行政秘书学-接待

行政秘书学

第九讲接待工作

第一节日常接待

第二节宴请接待1.以相应规格接待国内外来访的宾客

2.安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜3.组织来宾的参观、考察、拜访等活动

4.为来宾其他的合理要求提供服务等

日常接待接待内容1、按来访对象的国别分类①内宾接待②外宾接待2、按来访对象的组织关系分类①上级来访接待②平级来访接待③下级来访接待④群众来访接待3、按来访者有无预约分类①预约来访者接待②未预约来访者接待

日常接待接待类型某公司的小萌是一个新员工，与同事小石一起在前台负责接待来访的客人和转接电话。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。小萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。小萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，小萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石赶快为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问小萌有什么不妥的地方？日常接待1.心理准备2.物质准备①环境准备②办公用品的准备3.业务知识和能力的准备4.了解来宾的基本情况。5.确定接待规格

日常接待接待前准备工作6.制定接待工作计划1）主要陪同人员；

2）主要工作人员；

3）住宿地点、标准、房间数量；

4）用餐时间、地点、标准、人数；

5）会见、会谈时间、地点、参与人员日常接待接待前准备工作日常接待形成的文件：

1.人员安排表2.日程安排表

3.接待经费列支:1）工作经费

2）住宿费

3）餐饮费

4）劳务费

5）交通费

6）参观、游览、娱乐费用

7）纪念品费

8）宣传、公关费用

9）其他费用接待前准备工作日常接待工作流程布置接待环境迎候来访者了解来访意图向领导通报来访情况引导客人介绍主宾双方处理临时失约必要时帮助上司中断来访做好来访记录送客日常接待团体接待程序接受任务了解来宾确定接待规格制订计划准备工作会见、会谈迎接来宾宴请娱乐送客接待小结参观游览日常接待宴请：盛情约请贵宾宴饮的聚会宴请的目的：主要在于应酬答谢，祝贺共勉、增进友谊，协调沟通，联络感情，结交朋友以及讨论共同感兴趣的问题等国际上通用的宴请形式：宴会、招待会、茶会、工作进餐等

宴请的含义宴请接待宴会：指比较正式，隆重的设宴招待，一般为正餐。主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。宴请的形式与规格1宴请接待宴会的四种形式宴会正式宴会便宴家宴国宴宴请接待招待会：不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有食品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动招待会的两种形式招待会冷餐会酒会宴请的形式与规格2宴请接待茶会：一般在早、午茶时间（上午10时下午4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加，可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。工作进餐：现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶。34宴请的形式与规格宴请接待确定宴请的对象、范围和规格确定宴请的时间确定宴请的地点印制分发请柬布置宴会厅确定菜谱安排席次和座次宴请的筹划与组织宴请接待安排菜谱的原则排菜原则主随客好搭配合理营养平衡量力而行宴请接待席次：以主人的桌为基准，右高左低，近高远低座次：以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。宴请接待宴请的筹划与组织主人125643第二主人常见的宴请座次安排主人1234567较大型宴请的两种席次安排12456397812456397810111213宴请接待迎客——入席——致辞、敬酒——交谈——散席