三一公文写作规范讲座

常用实用公文写作2目录第一部分公文的基础知识第二部分公文写作的要点第三部分常用公文写作第四部分三一员工公文写作常见错误第五部分工作邮件书写规范及注意事项3一公文的基础知识第一部分公文的基础知识三、公文要求实事求是、精简、高效及时、准确、安全。一、公文的概念公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。二、公文的特点办理公务、有法定效力、规范格式、应用文。4四、公文分类主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。一公文的基础知识按行文方向分，公文大致分作三类：1、下行文。即上级单位向下级单位的行文。如命令（令）、决定、指示、通知、批复等。2、平行文。即平级单位、不相隶属的单位之间互相行文。如函。3、上行文。即下级单位向上级单位的行文。如报告、请示。5五、公文格式《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）——国家标准基本构成公文样式公文格式一公文的基础知识6（一）基本构成包括眉首、主体、版记3部分

1.眉首部分：由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等5项内容组成

2.主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件等8项内容组成

3.版记：由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期3项内容组成一公文的基础知识7份号空一字“★”

秘密等级和保密期限，使用三号黑体字使用初号宋体字或小初号宋体字一公文的基础知识8平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。一公文的基础知识9标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。大标题推荐使用二号宋体字，小标题推荐使用三号宋体字上行文一般只写一个主送机关。有时，一份下行文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关，三号或四号仿宋体字。上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。

公文的核心部分。一般包括开头、主体、结尾三个部分。三号或四号仿宋体字

写在正文之后、成文时间之前，如果附件不止一份，还要依次注明顺序号“附件一”、“附件二”等。三号或四号仿宋体字一公文的基础知识10用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为3－5个主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。一公文的基础知识11（二）公文样式

1.文字及其排列方法：汉字；横写，横排。

2.用纸和装订：国际标准A4型；天头（上白边），订口（左白边），版心；左侧装订。3.排版规格和印刷要求：

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字；双面印刷；页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。一公文的基础知识12（三）公文格式

1.标准格式发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm。发文字号标识在发文机关标识下方居中摆布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2.上行文格式一公文的基础知识发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为80mm，版心的上边缘以下至55mm处是“空白区”，是留给上级领导处理公文时拟办、批办和领导批示用的；需要标识秘密等级、保密期限、份数序号或者紧急程度，均须在“空白区”以下。需标识签发人姓名，平行列排于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。13注意事项:

(1)正确使用结构层次的序数

：

第一层用：一、二、三……

第二层用：（一）、（二）、（三）……

第三层用：1、2、3、……

第四层用：（1）、（2）、（3）……(2)正确使用数字：除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识，在同一份公文中数字的使用应前后一致。

一公文的基础知识14三一重工〔2012〕**号签发人：

文件标题主送机关：

（正文）附件：成文日期主题词：类别词+类属词+文种送：校稿：

说明：此模板为OA标准模板三一公文标准模板一公文的基础知识15一、要认真领会领导的意图（一）动笔之前一定要搞清楚以下几个问题：

1．领导布置这个任务的目的、背景是什么？

2．领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？

3．领导对文稿的内容提出了什么要求？

4．领导对文稿的文种有什么要求？

5．受文对象是谁？

6．受文对象曾提出过什么问题？其态度和意见是什么？第二部分公文写作要点二公文写作要点16（二）对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是员工，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是员工的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。二、要正确使用文种公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（案例1-4）二公文写作要点17三、引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范

《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题。二公文写作要点18四、公文涉及内容的协调（一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。（二）如有分歧意见，拟文部门的主要负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。（三）经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级协调或裁决。（案例6）二公文写作要点19

批转、转发、颁发性通知指示性通知事务性通知会议通知任免通知第三部分常用公文写作1、通知的分类：一、通知传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级部门、同级部门和不相隶属部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项以及任免和聘用干部等时所使用的一种文体。三常用公文写作20标题发文单位＋事由＋文种事由＋文种文种正文通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求结语特此通知单位年月日2、通知的结构、内容和写法三常用公文写作21ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ大会的通知Χ字【20ΧΧ】ΧΧ号ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，决定召开ΧΧ会，现将有关事项通知如下：一、ΧΧΧΧ（议题，议程）二、ΧΧΧΧ（时间，会期）三、ΧΧΧΧ（报道的时间、地点）四、ΧΧΧΧ（参加会议的人员）五、ΧΧΧΧ（与会人员应做的准备）六、ΧΧΧΧ（交通）七、ΧΧΧΧ（住宿，收费事项）

特此通知

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日通知范例三常用公文写作22（发文单位）（通知编号）签发人：关于的通知（标题，20号宋体，加粗）（主送单位）：（正文，四号宋体，行距为固定值，28—32磅）…… ……………………

（正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位）二O

年月日主题词：通知三一通知标准模板董事长办公室会议通知模板1三常用公文写作OA会议通知模板2231、请示的特点

针对性单一性时效性呈批性二、请示下级向主管上级或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。三常用公文写作24

批示性请示批准性请示批转性请示2、请示的分类三常用公文写作25

标题（单位+事由+文种、事由+文种）主送单位（只有一个主送单位，不能多头请示，不要越级请示）请示缘由+请示事项结语：妥否，请批示当否，请批准为感署名成文时间3、请示的结构、内容和写法三常用公文写作26ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示Χ字【20ΧΧ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

鉴于ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ。拟ΧΧΧΧ（提出请示的事项）是否妥当，请审查批复附：ΧΧ件共ΧΧ项

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日请示范例三常用公文写作27

请示（发文单位）（编号）签发人：关于的请示（标题，20号宋体，加粗）（主送单位）：（正文，四号宋体，行距为固定值，28—32磅）…… …………

（正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位）二O年月日主题词：请示说明：此模板由董事长办公室提供三一请示标准模板三常用公文写作28

一文一事理由充分、要求合理（合法）格式正确，语言得体一般只写一个主送部门，如需要同时送其他部门，应当用抄送形式一般不得越级请示，因特殊情况须越级请示时，应当抄送被越过的上级部门，不得抄送其下级部门应在附注处注明联系人姓名和电话4、请示写作中的注意事项：三常用公文写作29三、报告1、报告的特点行文的单向性表达的陈述性下级向上级汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。三常用公文写作30首部标题主送单位（可以一个，也可多个）事由+文种发文单位+事由+文种正文主体（陈述说明报告事项）开头（交待缘由、目的、意义、依据）结语（特此报告专此报告以上报告请审阅）2、报告的结构、内容和写法三常用公文写作31ΧΧΧΧ关于ΧΧ的报告Χ字【20ΧΧ】ΧΧ号

ΧΧΧΧ:

为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ，我们在ΧΧ期间，进行了ΧΧ工作（总情况，总做法，总步骤，总成果），现将有关情况报告如下：一.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（工作的条件，经过和成效、实绩）（可分条）二.ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ（做法和体会）（一）ΧΧΧΧΧΧΧΧ

（二）ΧΧΧΧΧΧΧΧ………………ΧΧΧΧ（存在的问题）

ΧΧΧΧ（今后的打算）以上报告，请审查（或如无不当，请批转）

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日报告范例三常用公文写作32报告（发文单位）（编号）签发人：关于的报告（标题，20号宋体，加粗）（主送单位）：（正文，四号宋体，行距为固定值，28—32磅）…… ……………………

（正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位）二OO年月日主题词：报告送：

说明：此模板由董事长办公室提供三一报告标准模板（对内）三常用公文写作33

陈述问题要清楚扼要表达观点要精练清晰语言要简洁朴实不得越级报告3、报告写作中的注意事项：三常用公文写作34综合报告专题报告定期报告不定期报告5、请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅4、报告分类三常用公文写作356、报告的写作要点报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：（1）立意要新提炼主题，应该在占有大量材料基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，形成主题。（2）内容要真实、具体报告的内容必须真实，实事求是，绝不能编造假情况，欺骗上级。三常用公文写作36（3）重点突出报告内容要根据主题要求来安排，分清主次轻重，重点的，主要方面的内容，要安排在前面，应详写；非重点的，次要方面的内容，可略写，可写可不写的内容，就不写。同时，要注意处理好点和面的关系，比如有典型的事例，也要有面上的综合性情况，做到点面结合，眉目清楚，说服力强。（4）报告中不能夹带请示事项报告属陈述性文体，领导不用答复，如果夹带请示事项，不便处理，会贻误工作。需要领导解决问题，应另用“请示”。做到一文一事，专文专用。不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”文种。三常用公文写作37报告应该越短越好；建议推行一页纸报告。三常用公文写作（6）凡需公司领导书面签字或审批的报告，必须在首页或最后一页预留有足够显目的位置给领导签字或签署审批意见。报告提交人应提醒各级领导按级别由低往高的顺序依次预留给上级领导签批位置。案例19;案例20;案例21;案例22;案例23（7）凡提请副总裁以上领导签批的报告，必须严格按规定模板书写，且篇幅一般不超过2页纸，如确因内容太多无法控制在2页纸以内，必须在公文前面附上一页XXX文件呈阅表，格式必须严格按公司统一模板要求书写。（5）控制篇幅38四、会议纪要用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级部门共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。

1、会议纪要特点

纪要性知照性约束性

三常用公文写作392、会议纪要分类

工作会议纪要例行会议纪要三常用公文写作40

会议纪要编号（秘级）签发：会议纪要（标题，黑体小二，加粗）时间：（黑体，小四）地点：与会人员：记录：会议听取了，形成会议纪要如下：（正文，四号宋体，行距为固定值，28—32磅）……特此纪要！主题词：会议纪要送：签发日期：年月日说明：此模板由董事长办公室提供三一会议纪要标准模板1三常用公文写作董事长办公室会议纪要模板2413、会议纪要的写作要点（1）掌握会议的全部情况。首先要弄清楚会议的目的、任务、内容和开法，掌握会议纪要的所有文件材料，了解、参加会议的全过程。（2）抓住要点，突出会议主题。要有主有次，有中心，有重点，有详有略，准确、详尽、扼要地反映会议要解决的问题。（3）文字简洁明快，不含作者感情元素三常用公文写作会议纪要：重点关注主持人或职务最高领导的讲话，只写结论。其他人的发言，只有在主持人同意时才写入纪要！（4）注意会议纪要与会议记录的区别会议记录：记录每一位发言人的讲话；42五、函

是部门之间办理日常公务的交往性公文。

1、函的特点：

形式灵活，活动性强务实性强三常用公文写作43商洽函问复函请准函知照函2、函的分类三常用公文写作44标题首部

主送单位

发文单位名称、事由和文种

事由和文种

正文

开头

主体

结尾

结语

结尾落款发函的目的、根据、原因

致函事项，一函一事用礼貌性语言向对方提出希望。“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”

署名和成文时间

3、函的结构、内容和写法三常用公文写作45国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函××大学：近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一、（略）二、（略）三、（略）四、（略）五、（略）以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。中国科学院××研究所（盖章）一九九五年×月×日函范例一三常用公文写作46

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长/博士/大使/院士：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、联系人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二○年三月×日三一对外邀请函案例25函范例二三常用公文写作47

一事一函，直陈其事语言要平实、亲切、自然函时效性，特别是复函更应该迅速、及时4、函写作中的注意事项：三常用公文写作48（主送单位，三号仿宋_GB2312加粗）（正文，三号仿宋_GB2312，行距为固定值，31—34磅）……………………………………………………此致敬礼！

三一重工有限公司二OO年月日说明：此模板为对外公函，由董事长办公室提供三一公函标准模板三常用公文写作49六、通报1、通报的特点

典型性引导性严肃性时效性

通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。三常用公文写作50

表彰性通报批评性通报情况通报

2、通报分类三常用公文写作51首部正文尾部标题主送单位

发文单位名称、事由和文种

文种

开头

主体

结尾

说明通报缘由主体说明通报决定提出通报的希望和要求发文单位署名和成文时间

3、通报的结构、内容和写法三常用公文写作52

××市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县（市、区）人民政府，市属各部门：

“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了二00一年，是“十五”计划的第一年，各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神，继续把计划生育工作放在更加重要的地位，坚持不懈地抓下去，切实加强领导，坚持按《条例》规定依法管理，大力加强基层基础工作，力争我市“十五”期间人口出生率控制在5以内，为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗。

附：××市计划生育先进集体、先进工作者名单（略）

××市人民政府（盖章）

二00一年二月五日通报范例一三常用公文写作53

内容必须真实决定要恰如其分语言要简洁、庄重

4、通报写作中的注意事项三常用公文写作54

通报（发文单位）（编号）签发人：对的通报（标题，20号宋体，加粗）（主送单位）：（正文，四号宋体，行距为固定值，28—32磅）…… ……………………

（正文最后一行与发文单位之间空一行。）（发文单位）二OO年月日主题词：通报送：说明：此模板由董事长办公室提供三一通报标准模板三常用公文写作55七、总结是机关、企事业单文和个人对过去一段工作情况回顾和分析评价、判明得失用以指导今后工作的一种常用文书。1、总结的特点

回顾性经验性三常用公文写作562、总结的分类按性质:工作总结、生产总结、学习总结、会议总结等。

按范围：全国性总结、地区性总结、单位总结、个人总结。

按时间：月度总结、季度总结、年度总结、阶段总结。

按内容：全面总结和专项总结。三常用公文写作573、总结的结构、内容和写法标题公文式单位名称+时间+事由+文种新闻式正文前言简要概述基本情况，切入总结的主旨

主体做法和体会+成绩和问题+经验和教训结尾可以总结全文，也可以自然结尾。三常用公文写作58

××财经大学××××年普通本科招生工作总结一、概况二、今年招生工作的几项主要措施

1、坚决执行全面实行“并轨”招生制度

2、适时调整我校本年度招生专业

3、加强招生工作宣传力度，努力提高我校的知名度

4、改进和完善奖学金和资助贫困学生办法

5、认真培训招生干部

6、坚持不懈抓好廉政建设

7、全面实行了微机管理三、今年招生工作的不足和今后的打算总结范例三常用公文写作59

回顾工作情况要实事求是总结经验教训要着眼未来纲目要清晰，文风要平实4、总结写作中的注意事项三常用公文写作605、三一员工怎样写好工作总结(述职报告模板1述职报告模板2)①首先要给人以冲击感，最好要能打动人心。要将做得最好的，领导最满意的成绩放在前面；再写次要的，领导不知道的但意义又非常重大的；最后写日常的工作业绩。三常用公文写作(1)主要成绩②要突出亮点，并适当挖掘意义。可以从以下方面表述：具体开发了什么产品、突破了什么技术、解决了什么问题，达到了什么目的，实现了什么目标，为公司带来了什么社会效益或经济效益；比如实现国内第一、行业领先、取得革命性成果、填补了国内空白、实现新的经济增长点等等能鼓舞人心，有冲击性的成绩。

总之一定要让领导感受到您的这些成绩确实给公司带来了好处。61(2)主要问题①所写问题一定要注意高度。②只写结论，不写理由、不展开。③把握措辞，简明扼要。三常用公文写作③尽量用数字说话，并尽可能增加对比数据：④只写结论，不写原因和经过。如与去年同期相比增加多少？与年度计划相比完成多少？月度计划完成多少？与对手相比多出多少？62(4)职业规划三常用公文写作(3)个人优势与不足优势不足新员工学习能力强，可塑性强，有理想,有激情。对各项业务熟悉程度有待进一步提升老员工经验丰富，业务熟练，熟悉公司各类规章制度和工作流程，有较强的抗压能力。知识面局限，必须加强学习，适应公司快速发展

感激领导知遇之恩，愿怀着一颗感恩的心，立足本职，努力成为专家级员工，为公司的发展做出自己应有的贡献。63第四部分三一员工公文写作常见错误1、“请示”与“报告”不分（1）“请示”和“报告”均是上行文，但有很大区别。“请示”适用于向上级请求指示、批准；“请示”应当一事一文；一般只写一个主送领导，需要同时送其它部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级部门，“请示”只能事前汇报；上级对下级的“请示”，应予以回复。（2）“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。“报告”不得夹带请示事项；“报告”可以事前、事中、事后汇报；上级对下级的“报告”，一般不予回复。四三一员工公文写作常见错误（3）三一员工“请示”和“报告”常见错误形式主要有4种：该用“请示”时用“报告”；“报告”中夹带请示事项；请示一文两事；请示报告合用，如《关于申请某某事情的报告》。

案例1、案例2、案例3、案例4642、公文眉首、标题与实际内容不相符,张冠李戴。

（1）眉首是报告，标题是通知，内容是通知或协调函。案例5

（2）眉首是通知，标题是报告，内容是请示或协调函。案例6

（3）眉首是通报，标题是报告，内容是报告和请示。案例24（4）眉首和标题是会议纪要，内容是请示。案例27四三一员工公文写作常见错误4、公文中对所涉及的部门或个人称呼不规范。董办文件

公文中对所涉及的部门或个人应使用全称或规划化称呼，不得使用不规范的称呼。如XX部长、XX总等均属不规范称呼。案例2、8、93、公文标题空洞无内容无VI标志

(1)标题仅有“报告”、“请示”或“函”而无任何实际内容；

(2)不按公司规定模板,随意用白纸书写提交。案例7

标题应当简要概括公文的主要内容并标明公文种类。

例如：关于请求解决XXX问题的请示；关于XXX部门XX工作的报告

655、数字使用不规范

《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）规定：

（1）“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”

（2）党委系统发文日期和行政系统发文日期区别