项目7商务会务礼仪

项目7商务会议礼仪

商务会议礼仪

知识点：职业素质：

会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称

确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场

准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案

制作会议证件

会场检查明确会议组织机构确定与会者名单

会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作

报到及接待工作做好后勤保障工作

编写会议简报或快报做好会议保密工作

会议信息工作

会务工作流程图（会后）撰写会议纪要

催办与反馈工作

安排与会人员离会

会议总

结会议文书的立卷归

档会议的宣传报道

知识点掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务会议的礼仪规范

职业素质组织能力策划能力协调能力沟通能力

任务

会议组织礼仪会务与会礼仪常见的商务会议礼仪洽谈会礼仪基本要求P131洽谈准备P132洽谈过程中的礼仪P133展览会礼仪

展览会的特点展览会的基本程序展览会的礼仪规范展示会的分类（1）宣传型展览会。向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念，所以称为陈列会。（2）销售型展览会。主要通过展示参展单位产品、技术和专利，招徕顾客，促进其生产与销售，通常称为交易会或展销会。（3）展览会的种类。分为单一型展览会、综合型展览会。（4）展览会的规模。分为大型展览会、小型展览会、微型展览会。（5）展览会的区域。国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会。（6）展览会的场地。分为室内展览会、露天展览会。（7）展览会的时间。分为长期展览会、定期展览会和临时展览会。

指导会务工作的原则

准备充分组织严密服务周到确保安全1、２、３、４、2、选择参展单位尊重参展单位意愿

严把质量关

会前准备工作1、确定展览会的主题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。

4、展览内容的宣传要量力行事，并且要严守法纪3、分配展台位置井然有序、浑然一体。5、确定会议所需用品和设备

必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

6、培训工作人员

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、成立专门的新闻发布机构

9、精心准备纪念礼品宣传性荣誉性独特性

8、做好安全保卫工作防损、防盗、防火、防水10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、制作会议证件

代表证出席证

会议正式证件列席证来宾证

会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

12、准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

参展单位的礼仪规范具体说包括三个方面：

1、整体形象的维护与塑造。参展单位的整体形象有两部分组成：展示物的形象（主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。）与工作人员的形象（主要指在展览会上直接代表参展单位露面的人员应当统一着装。

2、礼仪礼节规范到位。

3、运用解说技巧扬长优势。

在宣传性展览会与销售性展览会上，解说技巧的共性在于：要因人而异，使解说具有针对性。与此同时，要突出自己展品的特色。在实事求是的前提下，要注意扬长避短，强调“人无我有”之处。必要时还可邀请观众亲自进行操作，或由工作人员为其进行现场示范。新闻发布会礼仪

新闻发布会的常规形式是：由某以商界单位或几个商界单位出面，将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点举行一次会议，宣布某一消息，说明某一活动，或解释某一事件，争取新闻界对此进行客观而公正的报道。一、会议准备工作1、主题的确定。2、时空的选择。

新闻发布会的时空选择，通常是指其时间、地点的选择。一般来讲，一次新闻发布会所使用的全部时间，应限制在两个小时以内。同时应注意以下几点：

一是，要避开节日和假日；二是，要避开本地的重大社会活动；三是，要避开其他单位的新闻发布会；四是，要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。3、人员安排。一是，新闻发布会主持人的选定。一般由办公室主任、公关部经理担任。二是，新闻发布会的发言人。一般由本单位的主要负责人担任。三是，新闻发布会的礼仪接待人员。4、材料的准备。一是，发言提纲。它是在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。二是，问答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时抓住重点，资讯翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。另外，为宾主之便，并显示其隆重、重视，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均需在会上佩带事先统一制作的姓名胸卡。

二、媒体邀请

一是要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待。二是要对所有与会的新闻界人世一视同仁，不能厚此薄彼。三是尽可能地向新闻界人世提供对方所需要的信息。四是要尊重新闻界人世的自我判断。五是要与新闻界认识保持联络。

三、现场的应酬

召开新闻发布会的主角自然是主持人和发言人，因此应当注意：

1、仪表仪态；

2、注意相互间的协调配合；

3、注意讲话的分寸。

一是，要了解新闻界的反应。二是，要整理保存会议资料。三是，要酌情采取补救措施。四、善后事宜公司大小型会议中尊位及位次排序方法

小型会议的两种尊位及位次排序的方法

大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排

小型会议室

椭圆形回字形Ｔ字型长方形

中型会议室半圆型、课堂型。

大型会议室

礼堂型、众星拱月型。

会场的布置

①主席台

主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。

②场内其他人员的座次安排

横排法。竖排法。左右排列法。

③会场内外的布置：

会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

主方谈判的接待准备

（1）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。①成立接待小组成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。②了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。③拟订接待方案根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。日程安排还要注意时间上紧凑.日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。（2）主座谈判迎送工作主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。

迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。Nicetoseeyou!（3）谈判室的布置与座次安排①谈判室的选择与布置小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为主要谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。②谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形.若谈判桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方。双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。

会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方人员1244213535门主方人员门

竖式横式圆形多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)，国际惯例上称为“圆桌会议”。马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边(见图9—4).13576421246753{译员}主宾{译员}主人正门客方主方（4）客座谈判的礼仪“入乡随俗、客随主便”，对一些非原则性问题采取宽容的态度，以保证谈判的顺利进行。明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。可与主方协商提出自己的参观访问、游览观光等活动要求，但应尊重主方安排。谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示感谢。客座谈判有时也可视双方的情况，除谈判的日程外，自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。2.出席商务谈判的仪表仪态要求（1）整洁的仪容仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。①男性头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。♂

面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯，不准留胡子，也不能留大鬓角。谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。②女性♀

出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油美饰一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）规范的服饰①男性：应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。

②女性：端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。(Yes)(No)（3）文明得体的言谈举止①说话商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬语和谦语，尽量采用委婉的表达方式。商务谈判时，还要善于倾听对方的意见，要求准确把握对方的意图。