函的写作讨论

函的写作讨论2010年12月15日12

一、函的含义

函有广义的函和狭义的函两种。

1．广义的函

一是指匣、封套。如“书函”“石匣”“镜匣”。

二是指信件。如“来函”“公函”。“函件”“函授”“发函致谢”“函告”“函购”“函售”。信和电报的总称就叫“函电”。一般说的函，就是书信。函的写作，就是书信写作的一部分。书信，是生活、学习和工作中用得最广泛的一种应用文，它是人们普遍使用的一种交际工具。

书信的种类很多，常见的有一般书信和专用书信两种。

专用书信，是指介绍信、证明信、申请书、建议书、商务信函、党政机关函件等，亦即公函。

一般书信，是指私人间来往的书信，亦即私函。3

2．狭义的函

所谓的狭义的函就是诸多种类公函。例如，党政机关公文处理法规规定的函件，我们企业因行政事务或者经济事项对外制发的函件等等。尽管以函行文的对象，其行政级别可能高于或低于本机关、本单位，因为发函与受函的机关或单位互相之间并无隶属关系，不存在所谓“上报”（上行文）或“下发”（下行文）的概念，仍为平行的行文方向。函是党政机关18种法定公文中唯一的一种只能平行行文的文种。4

3．公函与私函的区别

⑴公函行文要用公文语言、规范语言。私函的文字基本上较为随意，大多是怎么想就怎么写，直抒胸臆，较少人为的修饰。相对于私函的口语化，公函的语言就显得更为书面化。

公函较多使用诸如“均”“系”“兹”“暨”“特此函复”“收悉”等文言词和公文专用语，显得稳重老练，给人一种值得信赖、可以放心的感觉。5

⑵公函忌用口语，尤其忌用不成熟的网络语言。如果用口语化的文字来写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的感觉，有损公文的严肃性，如：“×月×日的来信和随信寄来的×××定单一份，我们都已经收到了”。这种口语化的文字出现在公函中，就会使公函显得很平俗。与其说这是一份公函，倒不如说这更像是一封家书。正确的写法应该是：“×月×日来函暨所附×××定单一份均已收悉。”这样措辞，一方面体现了发文者的成熟，值得信赖，另一方面也表示了对受文者的尊重。公函如果使用网络语言如“玉米”“饭盒”“粉丝”“伊妹儿”等，会使受函方莫名其妙，以至公函法定效力受损。至于机关、单位之间因为意见相左，而在公函中蓄意使用隐晦的不文明的网络语言侮辱受函方，是更其要不得的。6

⑶公函忌用寒暄用语。

公函中除了极少使用口语化的文字之外，一般也不能使用针对个人的寒暄用语。

公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展，相反还会使严肃的公文庸俗化。另外，在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾，而要用“特此函告”“特此函复”之类的公函专用语来收尾。便函则可以用“此致敬礼”来收尾。7

三、函的特点

1．沟通性。函充分体现平行文文种的功能，能在不相隶属的机关之间起沟通作用，这是其它法定公文所不具备的特点。

2．灵活性。一是行文灵活。可向高级别机关行文，可向平级机关行文，也可向低级别机关行文，不受其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活。“公函”要按《国家行政机关公文格式》规定以“信函式格式”行文。但“便函”比较灵活自便,可以不用眉首，不编制发文字号，不拟标题，结尾如未用习惯结束语，也可用“此致敬礼”这类书信礼貌用语。

3．单一性。类似于请示文种一文一事的特点，一函宜写一个事项。

4．恳切性。鉴于函是在不相隶属的机关之间起沟通作用的平行文文种，因此函的语言更加注意缓和恳切。8

四、公函的分类

1、按形式分，可分为公函和便函

公函属于正式公文，发文时要按正式公文的格式和规则办理；便函联系的事情一般为具体业务，不属于正式公文，发文时一般使用便函纸。

2、按行文关系分，可分为发函和复函

3、按内容分，可分为告知函、商洽函、询问函、答复函、请批函和批复函

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（1）“商洽函”如：

济南市人民政府《关于在北京市设立办事处的函》（两个市政府互为不相隶属机关）

南京市人民政府交通局《关于建议对×××路立交桥设计作局部修改致市规划局的函》（两个局同为一个市政府下属的平级机关）。（2)“请批函”如：

2002年12月12日《南京市软件发展办公室（致南京市政府的）关于振兴软件产业行动纲要的函》（市政府与市政府软件发展办公室不是直接上下级关系）。（3)“批复函”如：

2000年12月1日《青岛市物价局关于青岛市住房货币化分配软件系统收取直接成本费（致青岛市住房委员会办公室）的复函》（市物价局与市住房委员会办公室互为不相隶属机关）。10（4)“询问函”如：

《南京市化工园管委会关于园区内合资独资企业享受免税待遇有关问题（致南京市税务局）的函》。（5)“答复函”如：南京市税务局《关于南京市化工园园区内合资独资企业享受免税待遇有关问题（致南京市化工园管委会）的复函》。

（6)“告知函”如：

《国务院办公厅关于支持做好国家中长期科学和技术发展规划制定有关工作的函》（国办函〔2004〕1号）11

五、函的例文

函的正文总体上都是由发函或复函缘由、事项、结尾三部分构成。

1.缘由。即发函的目的理由。正文一开头不仅要有所交代，而且要交代得清楚明白、合情合理。

2.事项。就是发函要办理的公务。或要商洽、询问、请批的事项，或要回答、批准的问题，要说得明确、具体、实在。

3.结尾。即正文的结束语。不同种类的函，有不同的惯用结束语。

商洽函的发函、询问函、请批函，常用“请函复”“可否,请函复”；

回函，不论是答复询问或是批准，常用“特此函复”“专此函复”。12【例文1】商洽函关于商借教室的函××中学：□□我市为贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进行不脱产培训。因培训人员较多，场地不够，所以想向你校借用教室。时间是今年9-10月份的所有双休日，每天上午8时至下午6时；教室数目是8间。每次上完课，我局会派人打扫卫生；消耗水电等的费用，我局将如数支付。此次培训，关系到提高我市在职干部的素质，希望能得到你们的支持。是否同意，请研究后及时答复我们。□□此致敬礼

××市人事局

××××年×月×日□□□□13

【例文1简析】本例发函的目的是“商借教室”，一开头就把“商借”的原因说得清清楚楚：要培养公务员，要培养的人较多，场地不够。接着就提出“借用教室”，而且把借用的时间、数目和有关费用等的处理说得实实在在。这就容易得到对方积极的配合，满意的回复。由于本函处理的是“商借教室”这一类较为一般的事项，所以就没有编列发文字号，明显是以“便函”形式行文的。也因为是以“便函”形式行文的，结尾又用了“此致敬礼”这类书信礼貌用语，则不应再用“特此函告”或“特此函复”之类的习惯结束语结尾。函的语言要得体，有分寸，注意诚恳合作、尊重对方、平等待人。本函的发函机关××市人事局与受函单位××中学，虽然互相之间是互不隶属的单位，没有领导和被领导的关系，但是，单位级别高低悬殊是明显的。而发函机关市人事局在函中行文态度十分诚恳，语言更其平和，处处尊重别人，没有半点我“高”你“低”的味道，值得学习！

14【例文2】商洽函南京扬子石化金浦橡胶有限公司：□□兹有我校高分子化学及工艺学专业学生毕业实习即将开始。经研究分配2008届（一）班学生到贵公司实习，望能妥善安排。可否，请迅速回音。（秦淮工业大学印章）二○○七年六月一日□□□□【例文2简析】函，轻便快捷，使用广泛，因此，写作时，除了要注意内容的清楚明白，还要注意方法上的直叙其事，语言的得体与分寸感。否则，会影响公务的办理。本例无标题商洽函就是一个典型的反例（或者说是病例）。本函涉及的事项是秦淮工业大学与不相隶属的南京扬子石化金浦橡胶有限公司商洽联系安排该校学生的毕业实习问题。

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例文2商洽函起码应该注意两个问题：

1.行文要说清缘由、事项

既然要请托人家安排自己的学生实习，就得把学校的要求说清楚，就得把该班学生的有关情况说清楚。比如：秦淮工业大学需要安排到南京扬子石化金浦橡胶有限公司实习的学生有多少人？男女各多少？实习时间多长？实习主要内容是什么？有没有专业指导老师带队？要不要橡胶公司负责业务指导？要不要解决住宿和吃饭问题？有关经费如何计算和支付？等等，都是应该说清楚的。

但是，函里压根儿没有说，就叫橡胶公司“妥善安排”。众所周知，橡胶公司是个年轻的合资公司，2005年7月28日才成立,2006年年底实现机械竣工，2007年一季度刚刚投入运行，自身稳定生产、安全生产、人员培训还有大量的工作要做，有没有余力“安排”、能不能“安排”外来实习学生都无法决定，怎么能做到“妥善”呢？

事项说不清道不明，是这个商洽函的第一个毛病也是最根本的毛病。16

2.行文用语要注意分寸

商洽函应有商洽的口气，要考虑受函者的心理感受。本例函让人看到的却是语言不得体，说话没分寸。函与其他公文文种比较，“庄严度”不太高。但作为办理公务的工具，“方便”不是“随便”，写作中应注意的事情还得注意。办理公务，不论是办理“你有求于我的事”，还是“我有求于你的事”，无论是高级别机关要求低级别机关办事，还是低级别机关要求高级别机关办事，都是为人民办事，都要诚恳合作、尊重对方、平等待人，不可以居高临下命令式，更不可以颐指气使摆布式。

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但本例发函单位秦淮工业大学却摆出一付“老大”的面孔，对与自己没有隶属关系的南京扬子石化金浦橡胶有限公司“交代”“任务”，一是“兹有”，二是“经研究”，三是“望能妥善安排”，四是“请迅速回音”，简直没有一点商量余地，没有半点“平等”意味，好像别人是只能听凭摆布的“小弟弟”“小妹妹”似的。请设想，以这样的态度，这样的语言，跟人家“商量”办事，碰壁恐怕在所难免，会把本来可以办也可以办好的事，变成不能办或办不好。我们强调函的写作行为语言要得体，并不是说可以不分上下左右，而是说要在平等待人、尊重别人的基础上注意分寸。对上，不必恭维逢迎，但宜多用尊敬语

；对下，不可自傲训人，但可多用强调语以示严肃；对平行单位，更要讲究真诚合作，以礼待人。这样，就可以从一个方面保证函发挥其应有的作用。18【例文3】请批函

关于请求解决我县枯水期用电指标的函×府函(1989)××

号××市供电局：（注：例文3和例文4的发文字号应标识在眉首，这里是汇编示意）

□□1984年以来，我县利用本地水利资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网的电达3000-6000万度，每度电价0.05元。而枯水期我县则严重缺电，以每度电价0.32元购进1500万度电，仍然不能保证城镇居民生活用电。几间水泥厂、糖厂或因缺电或因电价过高企业用不起电而停产。为此，我县请求从1989年起每年11月1日至次年3月31日的枯水期内，每天配给我县基数电10万度。□□可否，请予函复。（××县人民政府印章）一九八九年六月三十日□□□□

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【例文4】批复函

××市供电局关于同意解决部分基数电给××县人民政府的复函×供函(1989)××号××县人民政府：（注：例文3和例文4的发文字号年份未用六角括号，是历史原因）□□你县×府函(1989)××号收悉。（按规定，此引述来文方式不规范，但这是历史）□□近年来我市各县的乡镇企业发展很快，工业用电供求矛盾比较尖锐，每年秋冬两季尤为突出。为顾全大局和用电需要，同时也充分考虑到你县给国家输电的贡献，同意从1989年起至1991年止，每年11月15日至次年2月15日，每天配给你县基数电6万度。□□专此函复。（××市供电局印章）一九八九年七月二十日□□□□

20【例文5】告知函

关于推荐律师行风监督员的函苏司律〔2007〕88号各有关单位：□□为了完善律师工作制度，规范律师执业行为，切实加强律师队伍建设，经省司法厅、省律师协会研究，拟在省人大、省政协及政府有关部门和司法机关聘请律师行风监督员，监督指导工作。现请贵单位推荐一名律师行风监督员（推荐表附后）。请在7月15日前将推荐表邮寄我厅律师管理处。（南京市北京西路28号，邮编210024）□□附件：1.江苏省司法厅、江苏省律师协会聘请律师行风监督员办法□□□□□2.江苏省司法厅、江苏省律师协会律师行风监督员推荐表（江苏省司法厅印章）（江苏省律师协会印章）

□□□□□□□二○○七年五月二十九日□□□□□□□

21【例文6】茶叶报价函茶叶报价函×××公司：□□贵方5月8日询价函收悉，谢谢。现将贵方询问内容，详细报价如下：□□商品：君山毛尖茶□□规格：一级□□容量：每包100克□□单价：每包×元（含包装费）□□包装：标准纸箱，每箱100包□□结算方式：商业汇票□□交货方式：自提□□交货日期：收到订单后10日内发货□□我方所报价格极具竞争力，如贵方订货量在1000包以上，我方可按96%的折扣收款。□□如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日订购。□□恭候佳音

×××茶叶厂

××××年××月××日□□□□

22【例文7】订购函订购函×厂：□□贵厂5月7日报价单收悉，谢谢。贵方报价比较合理，我方能够接受。兹向贵厂订购如下货物：□□××牌型号SAW--39计算机鼠标500只单价20元总计10000元。□□××牌型号ADV--58计算机键盘300台外观尺寸