电子表格学习课件

电子表格学习课件EXCEL2003第3章电子表格(中文Excel2003)本章主要内容

Excel基本知识工作表的编辑和格式化公式与函数图表的制作数据管理与统计

3.1Excel基本知识

3.1.1Excel窗口

当前工作簿名称为Book1；行号栏和列标栏工作表标签Sheet1,Sheet2等标题栏菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏编辑栏工作表标签Office助手状态栏滚动条任务窗格“全选”按钮二维表

1.工作簿

工作簿由一至多个相关的工作表组成

2.工作表

工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1，2，3…来表示，列以一个英文字母A，B，C…来表示每个工作表最大可达256列×65,536行切换当前工作表的方法

3.单元格

单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号行号 单元格及其地址(如A1，B3等)

4.单元格区域

一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3，B2:D5等)3.1.2工作簿、工作表和单元格

工作表工作表工作表......工作簿

3.1.3工作簿的建立、打开和保存

1．新建一个工作簿

单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或选择“文件”菜单中的“新建”命令新建的工作簿文件取名为Book2,Book3等文件名默认的扩展名为.xls

2．打开一个工作簿

3．保存一个工作簿

3.2工作表的编辑和格式化

3.2.1选定单元格

“先选定，后操作”是Excel重要的工作方式

1.选定单元格常用的方法有：

(1)单击；(2)使用光标移动键

2.选定一个单元格区域

3.选定不相邻的多个区域

4.选定行或列

5.选定整个工作表

6.撤消选定

3.2.2在单元格中输入数据

1.数据类型处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本(如姓名)、数值(如成绩、年龄和体重等)、逻辑值(如是否大学毕业)等等五种基本数据类型

数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和数组型

(1)数值型数据(简称数字)

用0～9和特殊字符构成的数字。右对齐科学记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08

(2)文本型数据任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐

(3)日期/时间型数据表示各种不同格式的日期和时间如21-Oct-96、1999-5-29等

(4)逻辑型数据

描述事物之间的成立与否的数据只有两个值：FALSE(假值)和TRUE(真值）

(5)数组型数据

作为一个整体处理的若干个数据通常一个数组用一个区域表示数据两种形式：

常量固定不变的量

公式可用于计算

2.输入数据时要注意的一些问题

(1)当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值型数据。任何输入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。

(2)如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽

(3)输入分数，应在分数前加入0和空格。如“02/3”(4)把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如“´1234”(5)在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开

(6)输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入

(7)在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键

(8)以12小时制来显示时间，需后加AM或PM。如“8:20PM”(9)按Alt+Enter组合键可强制在某处换行

(10)在一个选定区域内输入数据，输入结束后按Ctrl+Enter组合键确认

3.数据自动填充

使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据

1）填充序列

Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列

例如：星期一，星期二，…，星期日一月，二月，…，十二

1，2，3，…

2）自定义序列

用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据定义成自已的数据序列，即“自定义序列”选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”选项卡，即可在“输入序列”文本框中输入自已要定义的新序列，如“北京”、“上海”、“天津”……。最后“添加”也可以采用导入序列的方法来建立自定义序列

“自定义序列”定义成功以后，就可以通过“序列”对话框的“自动填充”功能，一次性地把数据输入工作表中

3）用鼠标拖放方法填充序列

(1)填充相同的数据

(2)填充自动增1的序列

(3)填充等差、等比数列

4.单元格批注可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。执行“插入”菜单中的“批注”命令，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容。当鼠标指向该单元时，就会出现标注3.2.3单元格的插入和删除

1.插入空白单元格或区域

(1)选定要插入新单元格的位置或区域。

(2)选择“插入”菜单中的“单元格”命令，打开对话框

(3)从对话框中选择一种合适的插入方式

2.插入空白行或列

例5.3在图5.3所示工作表中的第4行处插入2行

3.删除单元格或区域

4.删除行或列

3.2.4数据的复制、移动和清除

1.复制数据

方法一：使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据方法二：用鼠标拖放来复制数据

2.移动数据

移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同

3.选择性粘贴

一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过“选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性

先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可

4.清除数据

5.撤消与恢复

1.设置文本格式

字体、字号、字形、对齐方式等

2.设置数字格式

例如，数字1234.56在格式

#,###.#下为1,234.6

3.2.6

调整单元格的行高和列宽

方法一：采用菜单命令选择“格式”菜单中的“行”命令(或“列”命令)根据需要进行设置

方法二：采用拖放操作

拖动鼠标来调整行高(或列宽)

3.2.5

数据格式设置

3.2.7

表格框线的设置

使用“格式”工具栏上的“边框”各按钮，或执行“格式”菜单中的“单元格”命令，可以为表格设置线条和边框线单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，屏幕出现“边框”各小图标

3.3公式和函数

3.3.1

公式的使用

公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头

=5*10-20

常数运算

=A6+B1

对单元格A6和B1中的值相加

=SQRT(10+A2)

使用Excel函数，SQRT表示求开方根

1.运算符算术运算符、文本运算符和关系运算符

2.公式的输入和复制

当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动

例

计算出学生的总评成绩(=机试×40%+笔试×60%)

(1)单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格

(2)键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2(3)再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮

(4)选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮

三种表示方式

(1)相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动

(2)绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变

(3)混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变3.3.3出错信息当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息

3.3.2

单元格地址表示方式

格式：

=<函数名>(<参数1>,<参数>,…..)

举例：

=SUM(C2:C6) =AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM求和数

AVERAGE求平方值

MAX求最大值

MIN求最小值

COUNT求数值数据的个数

COUNTIF条件求数值数据的个数

FREQUENCY频率分布统计

IF条件选择

3.3.4函数的使用

3.4图表的制作

图表是工作表的一种图形表示，它使工作表中数据表示形式更为清晰直观。当工作表中的数据被修改时，Excel会自动更新相关的图表内容图表的基本知识

可以生成嵌入式图表和图表工作表数据源中的数据可以按行或者按列分成若干个数据系列依据工作表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表

3.4.2使用图表向导来制作图表

例

利用1996年的数据来制作“生产产值表”柱形图

先选定区域A1:B5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。用户可以在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作

制作图表

3.4.3

图表的编辑

图表完成后，用户可以对它进行编辑修改，比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等

1.改变大小、移位和删除

2.增删图表的数据系列

3.修改图表类型

4.修改图表标题和坐标轴标题

5.修改图例和网格线

Excel数据库又称数据清单，它按行和列来组织数据(二维表)

行————记录；列————字段

3.5.1

数据清单的建立直接键入利用“记录单”输入

3.5.2

记录增/删/改

3.5.3

记录的筛选(自动筛选/高级筛选)

使用到各种运算符西文符号比较符:=,>,<,<=,>=,<>

逻辑符:AND(与),OR(或)

通配符:?(代表单个字符),*(代表多个字符)

3.5数据管理与统计

1.自动筛选

自动筛选采用简单条件来快速筛选记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来，而将满足条件的记录显示在工作表上通过“数据”菜单中“筛选”命令的“自动筛选”来实现的

例

在成绩表中，筛选出成绩大于等于80分的记录

选定数据清单，选择“数据”菜单中的“筛选”命令从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项，此时在标题栏中每个字段名右边出现了一个下拉箭头单击“成绩”字段名的下拉箭头，从下拉列表单击“自定义…”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框本题筛选条件：成绩＞=80。设置如下例

在成绩表中，查找成绩在70～90分之间的记录

本例题筛选条件是：成绩＞=70AND成绩＜=90，因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下

2.高级筛选

高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行。

(1)同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录

例

查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录筛选条件：成绩＞=80AND班号=11，条件区域表示：成绩班号

>=80

11

(2)不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录

例

查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录

英语＞90OR计算机＞90，条件区域表示：

(3)对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题

例

查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录英语计算机

>90

>90姓名成绩成绩林*

>=60

<=90

3.5.4记录排序

按关键值从小到大(或从小到大)的顺序进行排列

排序时，最多可以同时使用三个关键字

例

将成绩表按“成绩”从高到低进行排序

(1)选定数据清单

(2)选择“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框

(3)设置对话框

先要对数据清单按分类的关键字进行排序

例

在成绩表中，按“班号”字段分类汇总“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分)

3.5.5分类汇总

格式：〈函数名〉(database,field,criteria)

database指定数据清单的单元格区域；field指定函数所使用的字段，可以用字段代号(如1，2，…)表示，criteria指定条件

例

求出11班的平均分,使用的函数为:=DAVERAGE(A1:D9,3,F1:F2)

3.5.6数据库函数

3.6.1使用多工作表

1.选定工作表

2.插入工作表

3.重新命名

重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中选择“重命名”命令，再键入新的名字

4.删除工作表

5.工作表的复制和移动

3.6其他有关功能

数据透视表是一种包含汇总数据的交互式表格使用Excel的“数据透视表向导”，可以创建数据透视表例

对下图所示的数据清单，统计出各部门及其男女的各项金额总数

3.6.2

数据透视表

1.数学函数

2.统计函数

3.文本函数

4.日期和时间函数

5.数据库函数

6.逻辑函数

IF函数举例：在工作表的