粮油公司采购部管理制度手册

1、供应商管理制度2、供应商评价制度3、材料计划申报管理制度4、物资采购管理制度5、物资采购合同管理制度6、物资采购招议标管理制度7、物资稽核管理制度8、材料库存管理制度9、材料验收入库管理制度10、库房帐料管理制度11、废旧物资管理制度12、现场物资管理制度13、急用料采购管理办法14、退、换货管理制度15、返修材料管理办法16、代储代销管理办法17、材料费结算管理办法 供应商管理制度为规范供应商开发流程，使之有章可偱，并与供应商建立长期战略合作伙伴关系，满足公司发展需要特制定本制度。供应商的开发权责⑴总经办、行政部负责供应商开发主导工作⑵采购部、技术部、财务部、售后部组成评审小组，负责供应商的评核及价格评价。建立供应商准入制度⑴供应商来源有下列方式:①原有的优质长期供应商②同行介绍③行业刊物④各种采购指南⑤传播媒体⑥供应商主动联络⑦实地考察⑧其他途径⑵建立供应商档案，档案内容包括供应商编号、公司名称、法定代表人、详细联系方式、地址、主要供应产品等，评估合格者归档。并存档以下证件复印件：企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格证书、委托代理人授权书、合同签订人身份证复印件。⑶各个证件具有一定的有效时间。⑷生产厂家必须具有生产权，代理商家必须持有生产厂家出具的有效代理证书（函）。参考项：公司简介、代理范围及主营项目、售后服务承诺书。付款条件、配送方式、售后承诺等，如价格变动供应商有义务及时通知。4理。供应商评价制度为规范供应商管理，特制定本制度对供应商进行考核与评价。1.采购价格的控制⑴采购部对物资建立价格档案，每一批货物的报价应首先与归档价格比较，分析价格差异，无特殊原因，原则上采购价格不能超过存档价格，否则做出说明。⑵建立价格评价体系。评审小组收集有关价格信息，分析评价现有的价格水平，对重要物资价格进行更新。供应商的调查评核⑴采购部对下列因素作评核：（检验报告等）⑵技术部对下列因素作评核：①商品技术水准（优势，是否落后）②设备状况③品质规范与标准⑶售后部对下列因素作评核：①售后维修能力②维修后保修能力③异常排除能力④售后服务能力3.供应商复查规定⑴合格供应商，每年年底复查一次，不合格的除总经理特批，不在合格供应商之列。参与人员：总经办、采购部、技术部、财务部、售后部①供方的业绩和以往的履约能力，信誉及服务状况。②供方的价格和结算方式。③供方的供货方式和承诺。④供方保证合同要求的能力。评价结论：1、满足以上条件的供方经供方评定表评定合格后可选为合格供应商。2、对优秀的供应商可优先取得交易机会；或优先支付货款或缩短付款。3、不合格供应商不在采购选择择范围之内，如欲重新向本公司供货，应重新调查评核。4、凡因供应商品存在质量问题或交货期延迟成损失的，按合同追究损失；或减少订货；信誉不佳的供应商酌情作延期付款之惩罚。详见附表：附表：《供应商基本情况表》《供应商调查表》《供应商评鉴表》材料计划申报管理制度为加强规范材料计划上报管理，节约成本、减少支出，确保物资质量和物资快速到位的全过程得到有效控制，特制定本制度。本制度针对工程用料、各部门的计划上报进行统一管理。1、材料计划上报的要求①所有材料计划，统一上报到采购部。②上报的计划必须要标明工程名称，上报日期，要求到货日期等内容，详见后附《材料计划申请单》③材料的名称、规格、型号、到货日期要写明确；有参考价格可注明；需要送货到工地的，要说明卸货地点；需要提供图纸的要出具④对待某些特急料，按《急用料管理办法》执行。但事后要补报（已购2、计划的审批和执行①材料计划的审批流程：项目部（业务部）→技术部→主管领导→采购部，对于手续不全的计划采购部有权拒绝供应。②材料计划的执行:如有不可执行的项目，应及时于相关部门沟通，以便调整计划。审批完毕后的计划转交库管，有库存的标明不再重复采购，再交由采购员执行。计划审批工作流程部门名称部门名称采购部流程名称计划审批流程层次4任务概要计划审批节 业务副总经理 技术部负责人部门经理采购员点ABCD12345678时用料划划

开始施工用料用料计划用料计划表库存情况不意平衡计划 同意审批同意分类汇总计划销施 急销售工 用售用 自料 用 购料 审批 审批

符 审合 批标 未准 核对计划用量是 通过否符合标准采购员

审批通过物流采购为规范物资采购工作，特制定本制度。结束1特殊情况（独家制造或代理等原因）应在采购记录中注明。2 行选择，并按照优质、优价、原则筛选。货周期、算成本。4、遵守国家相关政策、法规，遵守企业采购工作制度，不做无原则交易，不违反公司相关制度。5、采购经办人员询价完成后，将询价或议价结果及拟定商务合同上报相关部门领导及公司领导审批。6、采购经办人员根据计划金额的大小，按规定对批量材料和设备组织招、议标，报部门经理批准后执行。7、采购人员根据审批的合同，做好预付款的支付及采购的执行工作。8、采购人员及时跟踪在途材料的到货情况，并将材料的到货信息及时反馈到事业部及相关领导。9、若属分批交货，采购经办人员应于“计划单”上加注“分批交货”进行备注识别。7、在采购工作中发生材料型号变更、不能按期到货等各种情况时，采购人员应以工作联系函的形式，与计划单位和供应商进行相互联系并做好记录。8、采购物资到货后，采购人员及时与库管做好材料的交接验收及入库工作。物资采购工作流程部门名称层次节部门经理采购部4流程名称任务概要采购员物资采购采购流程计划员点1ABC234 大额物资审5查看询价不满 满意意询价 合同审批情10

向供货厂家询价物资询价表

审批后的11 分类、分配材料计划与供货厂家签定采购合同合同备案、登核销购货合

落实计划执行情况办理入库手结束采购合同管理制度1、为做好采购合同管理，特制定本制度。2、本制度适用于股份公司物资采购合同管理的全过程。3、合同管理制度签订采购合同必须遵守国家《合同法》和《新疆克虏博工程技术有限公司合同管理规定》。司主管领导，股份公司总经理审批后才能进行具体签订。数量、单位、单价、供货期限及违约责任。一份采购部。对未按期到货的合同及时与领导研究对策，加强督促。涉及物资合同的索赔，按合同条款由采购部对供应商制定索赔方对所有执行完的合同定期归档，对合同执行情况定期评价。物资采购招议标管理制度为规范物资采购招议标工作，合理控制采购成本，确保采购物资的质量，特制定本制度。1、物资招议标范围是指在：20障的材料。新产品、新技术需要了解性能及对比的产品。设备及装备必须采取招标方式采购。2招标（两家以上的投标人）议标（一至两家投标人3、定价依据合市场变化情况来确定招标定价。合理的招标定价。同类产品在一年当中有一定进货量的材料，在考虑市场价格变化趋势的情况下，可采用一次招标定价，并签订全年供货合同（协议），全年以招标定价为依据。4、招标审核内容。投标人应具备招标方要求的资质能力。组织机构代码证、开户许可证、增值税一般纳税人资格证书、委托代理人授权书、合同签订人身份证复印件。许可证、ISO9000。主要生产装备情况，业绩和其他单位供货反馈情况。5.选择原则在质量同等的情况下价格优先；在价格同等的情况下，本地的原则选择中标人。动，有效的保障供货质量，合理的控制材料成本。认真落实中标后的合同执行工作。对照合同条款定期跟踪供应商的供货进度。务。造成损失的，要及时追究供应商责任，落实赔偿责任。7、技术文件的签订流，由各事业部专业技术人员拟定招标技术文件。对技术性较强的装备和总成件的招标必须由技术人员参加。订商务合同。8评标方法评标采取打分方法（100）评委由招标方、技术评委、商务评委、公司机关评委组成。9、投标费用序号1招标金额200万元以上收取招标费7000元工本费400备注2150~200万元6000元400元3100~150万元5000元400元480~100万元4000元300元550~80万元3000元300元630~50万元2000元200元710~30万元1000元100元85~10万元500元100元物资稽核管理制度1、目的23负责公司物资核算工作的业务指导和监督。负责本公司物资核算报表的填写及上报财务的工作，负责公整理和上报工作。4、管理内容和要求核算资料的管理“内容齐全，指标配套，数字准确，规格统一”。物资核算报表材料收、发、存（累计）月报表。各事业部使用材料（累计）报。发票（20）。发票汇总表（25）实存对比表和发票在途表（28）。责任权限对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。发现账薄记录与实物、款项不符的时候，应当立即向本单位领导报告，查明原因，做出处理。材料库存管理制度1、总则为实现仓储管理工作程序化、规范化，做到收发准确、及时，安全仓储，充分发挥仓储调节的作用，达到保证供应，满足生产需要的目的，特制定本制度。2、适用范围凡进入仓库的各类物资材料，自入库时起至出库时止的全过程、全时间的管理。3、具体要求材料入库必须验收数量、质量材料验收的依据是采购计划、产品质量证明、采购清单等。同进行。时处理，并按待检物资进行保管。4、材料的保管保养入库材料必须按照其不同性能和技术保管规程要求进行保柜保管。露天存放易变质，变形材料应采取防护措施。库区布局管规程，不超高、不超重。库房材料要定期检查，按照技术保管规程要求及时进行保处理。告，帐料调整必须按权限制度经过审批，保证帐、卡、物相符。物资验收入库管理制度1、总则23物资到库（场）100%。验收物资的凭证主要是装箱单、材料计划单（送料单）品合格证、产品说明书、质量检验证明、配套物资的附件清单。104验收准备备校验、搬运码垛用的设备、工具及人力。危险品必须按制度准备相应防护措施。即进行实物验收。5、实物验收5.1资必须全数验收，允许抽验的物资，要按制度的抽查比例进行抽检。物资验收入库工作流程部门名称层 次采购部4流程名称任务概要物资验收入库到货物资验收入库节 各公司部门经理仓库保管员 计划员点 ABC D123456789磅差单处理

开始仓库保管员按计划的内容外观、包装、数量外观质量的检查决定 查询

不 验收合格合合格通知用料事业部来库领料

索赔单直达料直接送至用料事业部

验收情况记录入库计帐

分类汇总计进行三方验收 是否全到计划核销计划结库房帐料管理制度12本制度适用于股份公司范围内的仓库帐料管理。3采购部负责对公司物资仓库帐料工作进行检查和考核。4账册管理必须分类分库建立账册，做到一料一帐。其后为材料明细账页。计”章。累计数均用蓝黑色填写。要求各项内容齐全，字迹清晰端正。45记，不得加总后记一笔账，也不能用非正式凭证和白字条记账。数量，审核员负责全面审核对记账凭证，无误后，抽取料单，在最末一笔结存数后填写库存金额并盖章。做到及时准确，日清月结。记账发生笔误时，用红笔在笔误处画一道红线，在上加盖刮、擦或更换帐页。记账凭证管理调拨单、直达送料单、调价单等。单等。以便核销。帐料保管并装订成册统一保管。认定，并将旧账册全部收回，连同全年收、发凭证存档保管。借阅制度，不得丢失、损坏。5核。行一次检查考核。发现问题做好记录，及时处理。废旧物资管理制度1、目的通过对公司在施工过程中产生的废旧物资进行控制和合理处置，节约成本,提高资源利用率。23废旧物资：指在施工过程中剩余的旧料、边角材料、短碎、残缺料、包装品以及报请批准的报废物资。4、职责采购部负责对废旧物资进行统一管理。各事业部负责施工后的废旧物资的回收、上缴和定点存放和权限范围内废旧物资的处理。财务部负责废旧物资帐款的结算工作。采购部经理负责废旧物资处理的监督工作。采购部库管负责废旧物资出门证的检查、验收工作。5、工作程序废旧物资的分类用物资清单》见附表，并进行处理。废旧物资包括：废钢材、废有色金属、废旧电缆、加工铁屑、设备包装物等。废旧物资的回收按照《可回收利用物资清单》，各事业部对各自生产区域内处理；予一定处罚。废旧物资的利用修旧利废、节约代用。对于部分包装物可在以后的采购活动中进行重复利用；其它废旧物资的处置A、卖出对于生产现场不能再利用的物资，采购部可组织对其进行作废处理，出售给废旧物资收购站或其它需用单位，按市场价格收取现金后上缴财务。采购部卖出的所有物资须明码标价，价格浮动者应标出价格上下限，以增加价格透明度。严禁将有用之料作为废旧物资处理B、 交由垃圾处理站对于无利用价值的废旧物资，可当作施工垃圾委托当地垃圾处理站进行处理。现场物资管理制度为加强现场材料管理，控制材料成本，减少不必要的浪费，特制定本制度。12现场物资管理要做到有专人进行看管。并对材料进行标识。着位置进行标识。对于危害职业健康安全及环境的物资还应悬挂警示牌。坚持现场材料“谁用谁管”“谁用谁收”“谁损失谁负责”对于工程竣工后，由于各种原因未使用完的工程材料，用料急用料零星用料采购制度为进一步规范和明确急用料、零星用料采购渠道和范围，加强急用料、零星用料的管理，确保公司生产顺利进行，特制定本制度。1、各事业部要严格按照急用料、零星用料采购的规范范围购料。23零星用料，为五金杂料，并且数量较少。急用料、零星用料单项34、急用料、零星用料不包含发动机、变速箱、离合器、泵、阀、5、急用料、零星用料的采购点，必须是股份公司指定《合格供应商》名录下的供应商，严禁随意选择供应商进行采购。63并在自购后三日之内按常规料申报程序补报自购计划，并注明已采购、参考价和供应商上报采购部。7、事业部负责应急、零星自购料的验收和质量把关，每月发生的8、公司采购部负责对事业部急用料、零星用料自购执行情况进行监督检查，如发现违反公司制度将常规料当作急用料和零星用料执行的，公司一律不予办理协议、出入库和结算手续，并进行通报。退、换货管理制度为了加强公司物资管理，规范物资供应退货、换货程序，特制定本制度。1、需要退货、换货的物资必须是质量、性能、规格达不到使用要求的材料，使用单位在发现问题后及时上报，确需退货或换货的必须在一周内提交申请。2、需要退货、换货的物资不能有明显的损坏，包装尽量完好。3、需要退货、换货的物资提交申请时，需阐述退货或换货的原因；4、 需要退货、换货的物资必须由单位主管领导签字确认；6、 需要退货、换货的物资时间跨度过长、损坏严重的，无法实退、换货的材料，由各单位自行承担相关费用。物资返修管理办法单位。明确职责，确保物资及时修理，保证生产单位正常生产不受影响。产材料、生产设备、仪器仪表、生产工具等。负责，切实保障生产的正常运行。信息，并建立返修材料台账。代储代销物资管理办法管理行为，特制定本办法。第二条为充分利用供应商库存资源，降低企业库存资金占用，分物资开展代储代销业务。第三条物资代储代销工作实行统一管理，以供应商代储和事业部代储这两种方式运行。第五条代储代销物资品种范围，由供应公司牵头，充分征求股份公司和各事业部相关部门意见和建议，采购部提报代储品种目录，股份公司领导负责审批，采购部负责落实。第六条代储代销供应商必须是合格供应商并通过了招标的，严禁在此之外选择。第七条代储代销业务应明确代储地点、代储期限、代储物资品种、价格、数量、质量要求。第八条代储物资品种有以下几类：(1)常用电器元件；(2)普通汽车及特种车辆配件；(3)测试仪器仪表修理配件。第九条代储代销供应商有效期限一年，期满后应重新评审确定供应商，不得以任何理由延长代储期限。协议期满后，凡未列入下一年度准入供应商的，作退货处理。退货清单应准确、完整，双方各自保留。第十条采购部负责监督各环节执行情况，审批计划，协助各事业部结算，部署阶段总体要求。第十一条各事业部负责制定计划，上报审批，管理代储料库房，第十二条供应商负责按需求计划及时的将合格的产品按时送交制定的地点，并定期上报用料的使用情况。第十三条代储代销业务必须签订《物资代储代销协议》，无协议的供应商不得从事任何代储代销活动。第十四条代储代销协议文本格式统一，协议条款必须齐备、明代储地点、结算及付款方式、质量要求、检验方法、代储收费、售后服务、违约责任以及双方的权利与义务等。第十五条《代储代销协议》由采购部负责与供应商签订。第十六条为鼓励厂商代储，减轻厂商负担，对供应商免收代储代销费用。第十七条规定代储代销物资的库存量以3个月需求为标准。第十八条代储物资计划由各事业