办公辅助工具

第11课办公辅助工具本章要点具体要求本章导读上机练习本章要点打印机的使用传真机的使用辅助软件的使用具体要求掌握打印机的安装与设置方法掌握传真机的操作方法熟悉几种办公辅助软件的使用方法本章导读各种办公辅助工具已成为现代化办公领域中不可或缺的重要部分，灵活地使用它们可以大幅度地提高工作效率，减轻办公人员的工作量，并能够更准确地完成各项具体的工作。 打印机：打印各种办公文档、数据资料以及图片。 传真机：实现公司之间、个人之间文字资料的快速传递。 压缩软件WinRAR：对资料进行压缩保存或传递，解压缩网络下载的文件。 看图软件ACDSee：以多种方式浏览图片，并能轻松对图片进行管理或属性修改。 金山词霸：查询英文资料中不懂的单词，将中文字词翻译成英文单词。11.1打印机打印机是计算机的重要外设之一，在计算机中制作的许多文件都需通过它打印到纸张上。两款打印机外观11.1打印机11.1.1知识讲解11.1.2典型案例——管理打印队列11.1.1知识讲解在办公领域中，打印机是必不可少的辅助工具。在选购打印机时，需要了解打印机的类型，并根据实际需要进行选择。使用打印机之前需要掌握打印机的安装和设置方法。另外，了解打印机的日常维护和维修方法，可帮助用户更好地使用打印机。11.1.1知识讲解1．打印机的类型2．打印机的安装3．打印设置4．打印机的日常维护和维修1．打印机的类型打印机的外观形状千差万别，但根据打印机的工作原理，可将打印机分为针式打印机、喷墨打印机、激光打印机与热转换固体彩色打印机4种类型。不同类型的打印机，其原理和打印技术各不相同，物理结构也有很大的区别，所以应用的领域也不相同。1）针式打印机针式打印机一般可分为9针和24针。9针打印机打印西文基本可以达到铅字印刷质量，而打印中文则无法达到铅字印刷质量，若打印图形则质量更差。24针打印机所打印的符号、图形、中文均可达到铅字印刷效果，但打印的图像效果较差。该类打印机的机械结构与电路组织比其他打印设备简单，而且耗材费用低、性价比好、支持多联复写打印、纸张适应面广，但打印速度比较缓慢。2）喷墨打印机喷墨打印机可分为普通打印机和宽幅打印机两类，在办公应用中较为普遍。喷墨打印机有较好的打印效果，对打印速度要求不高时可选用。该类打印机的优点是能打印彩色的图片，并且在色彩、图片细节方面优于其他打印机，可完全达到铅字印刷质量。但缺点是打印速度较慢、墨水较贵且消耗量较大，主要适用于打印量不大、打印速度要求不高的家庭和小型办公室等场合。3）激光打印机激光打印机具有很高的稳定性，打印速度快、噪音低、打印质量高，是最理想的办公打印机。它除了可打印普通的文本文件外，还可进行胶片打印、多页打印、邮件合并、手册打印、标签打印、海报打印、图像打印和信封打印等。4）热转换固体彩色打印机热转换固体彩色打印机具有特殊的色彩还原性能，可打印出亮丽的真彩“照片”效果，但其价格和耗材费用较高，且打印速度较慢，主要用于对图像质量要求很高的专业彩色输出领域，因而普及率不高。2．打印机的安装要使用打印机，首先必须安装打印机。打印机的安装包括硬件的连接及驱动程序的安装，只有正确连接硬件并安装了相应的打印机驱动程序之后，打印机才能正常工作。1）打印机的硬件连接实现打印机硬件连接的方法是：首先连接打印机的数据线到计算机，即将打印机常见的USB，LPT或COM端口插入到计算机机箱后面相应的插口中。然后连接电源线，将电源线的“D”型头插入打印机的电源插口中，另一端插入电源插座插口。2）安装打印机驱动程序通常情况下，连接好打印机后，打开打印机电源开关并启动计算机，操作系统会自动检测到新硬件，然后打开一个安装向导对话框，用户根据其中的提示便可进行驱动程序的安装。如果此时没有安装驱动程序，以后也可手动启动该向导，其具体操作如下：1）选择【开始】→【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，单击窗口左侧任务窗格中的链接，打开【添加打印机向导】对话框。【打印机和传真】窗口和【添加打印机向导】对话框2）安装打印机驱动程序2）单击按钮，在打开的对话框中选择打印机的连接方式。默认为选中单选按钮，若安装的是网络打印机，则可选中单选按钮，这里保持默认设置不变。3）单击按钮打开【选择打印机的端口类型】对话框，在其中选择打印机的端口类型。2）安装打印机驱动程序4）单击按钮，打开【选择打印机的品牌及型号】对话框，在其中选择要安装打印机的品牌及型号。此时也可将商家提供的打印机驱动程序安装光盘放入光驱，然后单击对话框中的按钮，并在打开的对话框中选择光驱下的相应文件进行安装。5）单击按钮，打开【命名打印机】对话框，在其中对打印机进行命名，并选择是否将其设置为默认的打印机。6）单击按钮，打开【设置是否共享打印机】对话框，在其中设置是否共享该打印机，这里设置为不共享。如果计算机位于局域网中，且要让局域网内的其他用户也可使用该打印机，则应共享。2）安装打印机驱动程序7）单击按钮，打开【设置是否打印测试页】对话框，在其中设置是否在安装好打印机后打印测试页，以测试打印机是否能够正常工作。8）单击按钮，在打开的对话框中单击按钮，系统自动开始安装所选的驱动程序。完毕后在【打印机和传真】窗口可看到安装好的打印机图标】，此时便可使用该打印机了。3．打印设置安装好打印机之后，还可根据实际需要对其属性进行设置。如可将经常要使用的纸型、墨盒、打印质量等常用打印参数设为默认值，以免每次打印前都进行设置。不同的打印机可设置的属性选项也不相同，但一般都可更改端口、设置是否共享或设置打印机的默认选项等。下面以设置前面安装的FXDocuPrint181XPL2打印机的属性为例讲解常用打印参数的设置方法，其他打印机可参照该方法进行设置，具体操作如下。3．打印设置1）选择【开始】→【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，在FXDocuPrint181XPL2打印机图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【属性】命令，打开【FXDocuPrint181XPL2属性】对话框。2）单击按钮，打开【FXDocuPrint181XPL2打印首选项】对话框，在【纸张/输出】选项卡中设置文档的打印缩放尺寸，以及所用纸张的输出尺寸。3．打印设置3）单击【图形】选项卡，在其中可以设置图像的打印类型。默认为【标准】，选择【高质量】选项可打印出较好质量的图形效果。4）在其他几个选项卡中可以进行相应的设置，设置完成后单击按钮。在对话框中所做的设置将作为该打印机的默认首选设置，最后单击按钮完成设置。4．打印机的日常维护和维修在使用打印机的过程中，为了能让其更好地工作，需要对打印机进行必要的日常维护，当打印机出现故障时，还可对其进行简单的维修。1）使用打印机的注意事项在使用打印机的过程中要注意以下事项：打印机应放置在清洁、无腐蚀、无酸碱、无振动和远离热源的地方。避免日光直晒，环境温度应保持稳定，不能剧变。保证交流用电输入有良好的接地，即一定要将打印机的三芯插头插在具有接地处理的电源插座上，否则机壳上会带110V左右的交流电。1）使用打印机的注意事项墨盒在长期不使用时应放置于干燥处，避免日光直射。不要使墨盒完全倾斜，不要拆开墨盒。打印机卡纸后，要及时取出，避免打印机温度过高。不要一味追求打印速度，无故介入打印过程。打印机在工作时不要打开前盖。1）使用打印机的注意事项清洁打印机时，若发现打印机内部有灰尘，应使用真空吸尘器清除废物。USB接口的打印机在工作或启动状态下，千万不要将插头从计算机主机中拔出来，这样会损害USB接口和打印机接头。使用喷墨打印机时，须确保打印机在一个稳固的水平面上工作，不要在打印机顶端放置任何物品。2）打印机常见故障的排除在打印文档时经常会遇到打印效果与预览效果不同、打印模糊以及无法打印等情况，下面讲解此类常见故障的排除方法。打印模糊：此类现象一般和硬件故障有关，如遇到喷墨打印机打印模糊、字体不清晰的情况，可以先对打印头进行清洗。如果故障依旧，可用柔软吸水性较强的纸擦拭靠近打印头的地方，如果仍不能解决问题，可重新安装打印机的驱动程序或更换墨盒。2）打印机常见故障的排除预览与打印效果不符：出现这种情况是因为在编辑时设置不当造成的，改变打印文件【页面属性】中的纸张大小、纸张类型、每行字数等再重新打印即可。打印出现乱字符：打印机出现打印乱码现象，大多是由于打印接口电路损坏或主控单片机损坏所致。实际检修中发现，打印机接口电路损坏的故障较为常见，一般只要更换接口芯片，该类故障即可排除。另外，字库没有正确载入打印机也会出现这种现象。2）打印机常见故障的排除无法打印大文件：这种现象在激光打印机中较常见，解决方法是查看硬盘上的剩余空间，删除一些垃圾文件，对于Word文档，若页数较多可分成几次打印。打印机卡纸或不能走纸：出现这种故障时，操作面板上的指示灯会发亮，并向主机发出一个报警信号。出现这种故障的原因有很多，例如纸张输出路径内有杂物、输纸辊等部件转动失灵、纸盒不进纸、所用纸张不合适、传感器故障等，排除这种故障的方法也十分简单，只需打开机盖，取下被卡的纸即可，但要注意，必须按进纸方向取纸，绝不可反方向转动任何旋钮。11.1.2典型案例——管理打印队列用户可以一次性向打印机发送多个打印任务，打印机在打印第一个任务的同时，会对其他任务进行预处理并将其安排在当前任务的后面，形成打印队列。本案例将练习结束或停止某个任务的打印，并取消队列中的某个等待打印的任务。操作思路：停止发送至打印机的某正在打印的任务。取消打印队列中等待打印的任务。操作步骤本案例分为停止任务和取消任务两部分（其具体操作请老师参照软件讲解）。案例小结当用户向打印机发送了打印任务后，如发现发送错误，或有其他用户要先打印某个文件，就需要采用上面的方法暂停或取消打印任务。当打印机亮红灯时，也可通过上面的方法大致判断打印机的故障原因。11.2传真机传真机在日常办公事务中发挥着非常重要的作用，通过它可以不受地域限制地发送信息，而且其传送速度快、接收的副本质量好、准确性高，现已成为众多公司传递信息的重要工具之一。11.2传真机11.2.1知识讲解11.2.2典型案例——给分公司发传真11.2.1知识讲解传真机通常具有普通电话机的功能，但其操作比电话机复杂一些，在使用过程中也要注意一些事项，以便更好地使用传真机。11.2.1知识讲解1．传真机的操作2．使用传真机的注意事项1．传真机的操作传真机的外观与结构各不相同，但一般都包括操作面板、显示屏、话筒、纸张入口和纸张出口等部分。而最重要的操作面板中包括电话机中也存在的“数字”键、“免提”键、“应答”键和“重拨/暂停”键等，另外还包括“自动/手动”键、“功能”键、“设置”键等按键和一些工作状态指示灯。传真机的外观1）发送传真在连接好传真机之后，便可使用传真机传递信息了，其具体操作如下：1）将导纸器调整到需要发送的文件的宽度，再将要发送的文件正面朝下放入纸张入口中，在发送时，应把先发送的文件放置在最下面。2）拨打接收方的传真号码，要求对方传输一个信号，当听到从接收方传真机传来的传输信号（一般是“嘟”声）时，按【开始】键进行文件的传输。2）接收传真接收传真的方式有两种：自动接收和手动接收。当设置为自动接收时，用户无法通过传真机进行通话，当传真机检测到其他用户发来的传真信号后便会开始自动接收。当设置为手动接收模式时，传真机的来电铃声和电话铃声一样，用户需手动操作来接收传真，其具体操作如下：1）当听到传真机响起时拿起话筒。2）按对方要求按【开始】键发一个接收信号，对方发送传真数据后，传真机将自动接收传真文件。2．使用传真机的注意事项为了确保传真机发信和收信达到最佳质量，在使用传真机时应注意以下事项：传真机应安装在免受阳光直射和热辐射的位置，勿将机器置于潮湿、灰尘多、震动以及不稳固的环境，环境温度应保持在5℃～35℃内。应使用单独的电源插座，尽量不与噪声大的机器（如空调、打字机等）共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量。传送文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物去除。切勿发送过厚的文件以及被弄湿的文件。要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。记录纸属于热敏纸，因此不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。11.2.2典型案例——给分公司发传真公司在与客户或其他公司进行商业活动的过程中，经常会遇到需向对方传送文件或接收对方文件的情况，这时就可使用传真机，通过它可快速完成文件的交流。本案例将以向分公司发送一份数据清单为例，让读者掌握实际操作传真机的步骤。操作思路：在传真机中装入要发送的文件。拨打接收方号码，待收到对方的应答信号后开始发送传真。操作步骤使用传真机向分公司传送数据清单文件（具体操作请老师参照软件讲解）。案例小结本案例演示了发送传真的常规操作，应注意源文件有数据的一面应该正面向下放置，在传真数据的过程中，可挂上话筒，也可将话筒放在一旁。按【开始】键传送结束11.3常用辅助软件在进行办公操作的过程中，除了会用到一些辅助设备外，还会用到一些常用的辅助软件，这类软件是专门针对各方面应用需要而设计的。11.3常用辅助软件11.3.1知识讲解11.3.2典型案例——备份客户资料11.3.1知识讲解常用的办公辅助软件有压缩软件、图片浏览软件、下载软件和翻译软件等，这类软件的特点是小巧实用、操作简单，下面简单介绍其中几款常用软件的主要功能和使用方法。11.3.1知识讲解1．压缩软件WinRAR2．看图软件ACDSee3．下载工具FlashGet1．压缩软件WinRARWinRAR是一种利用压缩原理进行文件的压缩和解压缩的工具，压缩后所生成的文件称为压缩包。在办公中有时需要将某些文件传给客户，若文件太大便可先压缩再传送，同时也常用于将以往的资料文件进行压缩备份等。1）压缩文件安装好WinRAR后，即可开始使用。若要进行文件的压缩，可采用WinRAR的图形模式进行，即启动WinRAR后，在其操作界面中进行压缩设置，设置的方法将在本节典型实例中介绍。另外，由于WinRAR在安装后会集成到右键菜单中，因此也可使用右键快捷菜单进行文件的压缩。例如采用这种方法压缩一个名为“产品图片”的文件夹，其具体操作如下。1）压缩文件1）在要压缩的文件夹上单击鼠标右键，弹出快捷菜单。2）根据文件夹名称不同，右键菜单中会出现不同的命令，这里选择【添加到“产品图片.rar”】命令，打开显示压缩进度的对话框。3）稍等片刻便可在要压缩的文件夹所在位置生成一个与该文件夹名称相同的rar文件。这就是压缩后的文件，对照一下即可发现该文件与原文件夹相比小了很多。2）解压文件当要使用压缩过的文件时，必须先将其解压还原。解压文件的方法与压缩文件一样，也分为使用WinRAR的图形模式解压文件和使用快捷菜单解压文件两种。通常情况下都使用快捷菜单直接进行文件的解压，即在压缩文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【解压到当前文件夹】命令，可将解压后的文件保存在当前文件夹下，若选择【解压到产品图片\】命令，则将压缩的文件解压到“产品图片”文件夹中。2．看图软件ACDSeeACDSee是一种功能较强的图形图像浏览工具，它支持多种图像格式。通过它可方便地浏览计算机中的各种图片，并可将图片导出到其他位置或转成其他格式。下面以ACDSee7.0为例进行讲解。使用ACDSee7.0浏览计算机中图片的具体操作如下：1）选择【开始】→【所有程序】→【ACDSystems】→【ACDSee7.0】命令启动ACDSee7.0。2．看图软件ACDSee2）在图片浏览窗格中浏览到需要查看的图片时，双击该图片切换到图片查看窗口显示该图片的全貌。3）单击【上一幅】按钮或【下一幅】按钮，可以观看当前图片所在文件夹中的前一张或后一张图片。4）浏览完成后，双击图片返回原来的图片浏览窗格。3．下载工具FlashGetFlashGet是一款免费的多线程断点续传下载软件，可以到站点下载。FlashGet不仅具备断点续传的功能，而且还有下载速度快和易于管理等特点。安装好FlashGet后，可通过该软件在右键菜单中添加的命令，或在软件操作