某公司公文处理办法

公文处理办法（ZJJS-ZH-02-2006）1目的为提高办公效率，使公文管理工作规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本办法。2适用范围本办法适用于公司及下属各单位。3职责3.1公司综合事务处是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。3.2公司各处、各单位应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。3.3公司和各单位要努力提高公文处理工作的效率和质量，严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商业秘密安全。4工作内容4.1公文种类公司公文种类主要包括：.1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。.2通知适用于发布规章制度；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。.3通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。.4报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。.5请示适用于向上级机关请求指示、批准。.6批复适用于答复下级单位的请示事项。.7意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。.8函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。.9会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公司公文划分为“文件”和“签报”。.1“文件”是指《中交建设工程公司文件》。.2“签报”是公司各职能部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章，送主管领导人原件批回。不得同时抄送几位领导人或抄送其它单位。4.2公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。.1涉及国家秘密和企业商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号。.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。.3公司发文标识为“中交建设工程公司文件”。.4发文字号由公司代字“中交建”、各处（各单位）代字、年份、序号组成。.5上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。.7主送单位指公文的受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。除普发性文件外，公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。.8附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，也是公文的原件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。.9公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。.10成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准。年月日要完整，不能省略。.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。.12公文应当标明主题词（见中交建设工程公司主题词表）。上行文按照上级单位的要求标明主题词。.13抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。文字从左至右横写、横排。公文中各组成部分的标识规则（见中交建设工程公司公文格式）。公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。4.3行文规则行文应当确有必要，注重效用。公司及各单位的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。公司在职权范围内，可向上级机关、所属单位或不相隶属单位行文。公司各部门除综合事务处外，不得对下一级单位正式行文。向下级单位的重要行文，应当同时抄报直接上级单位。凡是向上级机关请求指示和批准的函件，一律使“请示”文种。“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，以便上级主管部门迅速决策，及时批复；不得把两个或两个以上互相没有关系的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄送直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它部门协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。主送单位收到请示后，负责牵头办理或会签其它部门后批复。除上级单位领导直接交办的事项外，不得以公司的名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。同级党、政、工、团可以联合行文，联合行文应当确有必要，单位不宜过多。党政之间不能相互行文。4.4发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。公司发文程序为：主办部门承办人拟稿（负责承办发文稿上各项内容）→主办部门领导核稿→主办部门会签公司有关部门→综合事务处核稿→公司主管或分管领导签发→综合事务处登记编号→承办人校对并签字→综合事务处缮印→综合事务处用印→主办部门封发。4.4.2草拟公文应当做到：.1符合国家的方针、政策和法规以及公司的有关规定。如提出新的规章制度，要切实可行并加以说明。.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。.3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。.5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。.6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。.7必须使用国家法定计量单位。.8文内使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。.9公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。.10应附来文和必要的相关文件、资料。.11承办人根据需要，确定主送、抄报、抄送单位，标明正文和附件印数。发文审核：发文审核是指对送领导签发的文稿所做的全面审核与修正。.1主办部门领导审核，重点审核发文所述事项情况是否属实，文字表达与所办理公文原意是否符合，观点是否明确，条理是否清楚。.2综合事务处核稿，重点审核发文稿各项内容是否填写完整，是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。公文格式是否符合本办法的规定等。在不改变原意情况下，综合事务处可对文稿进行文字加工和适当删节。.3公司领导核签，重点审核行文内容是否符合国家法律、法规、方针、政策和有关规定，以及与公司决定是否一致。拟制公文，对涉及其它部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调；仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。会签文稿均由主办部门送转会签，以会签部门领导签字为有效；会签中如有不同意见，应当协商一致后送综合事务处报公司领导。以公司名义制发的上行文，一般按公司领导分工，由总经理或其他主持工作的公司领导签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或由总经理授权的其他公司领导签发。公文文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。各单位发文，未经公司领导书面同意，不得以公司名义发文。公司发文，由综合事务处缮印，使用“中交建设工程公司文件”用纸，续页应使用A4白纸，标题字号为小2号宋体，正文字号为3号仿宋体。.1公司发文由承办人负责校对，校对人要对所校文件文字负责，校对后承办人要在发文稿纸“校对人”栏签字。.2公司上报的公文或其它重要发文，由综合事务处进行二校。办理“签报”应由部门承办人使用“签报”用纸，注明报送的领导，阐明所需签批事项，并经承办部门领导签字送综合事务处收发人员登记后，分送领导。签报续页可使用A4白纸，字体应为4号宋体或楷体。4.5收文办理收文办理指对收到公文的办理过程。收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。公司收文，由综合事务处负责签收、拆封、登记、分办；各部门收文，由各部门负责拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。收到下级单位上报的需要办理的公文，综合事务处应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范等。分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由部门承办。经审核，对符合本办法规定的公文，综合事务处根据文件内容，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合事务处领导批准后，可以退回承办单位并说明理由。拟办公文时，应当按照公司领导分工和部门职责划分，明确拟办意见。应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：.1上级机关下发的重要文件；.2涉及公司全局利益或局部重大利益的事项；.3无明确归口管理部门，需要领导批示的事项；.4特别紧急的需要领导批示的事项；.5领导亲自交办的事项；.6其它需要领导批示或阅知的事项。承办部门收到交办的公文后应及时办理，并在文件批转处理单上简要签注承办的结果（如已办复，则注明复文号与复文日期）或有关建议或意见，并签注姓名和日期。公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。公文签发人对所签发的公文内容全面负责。送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合事务处要负责催办，并负责将文件办理结果迅速、准确报告领导；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。4.6公文归档公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》、《中交建设工程公司档案管理办法》等有关规定及时整理（立卷）、归档。各单位的工程照片、录像带、竣工资料、投标文件等须报公司的文件、资料，应当交综合事务处统一保管。个人不得保存应当归档的文件。联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。综合事务处责监督、指导文件材料的立卷工作。4.7公文管理公文由公司综合事务处统一审核、用印、归档和销毁。上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经综合事务处领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。绝密电报不得翻印、复印，不得密电明复、明电密复。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。拟办、会签、修改、签批公文，所用笔墨必须符合存档要求。书写文稿，不得用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔，不得在文稿装订线外书写。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公司公章。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。不具备归档和存查价值的公文，经过有关部门鉴别及综合事务处领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。5附件5.1中交建设工程公司公文主题词表5.2中交建设工程公司公文格式中交建设工程公司公文主题词表使用说明1《中交建设工程公司公文主题词表》公司内部行文时，为方便公文拟稿人和文件办理部门标引主题词，参照《国务院公文主题词表》编排的。上报公文需使用国务院公文主题词表。2《中交建设工程公司公文主题词表》共分7大类，共292个主题词。3使用时不受类别限制，标引次序应根据主题词涵义由小到大，从公文的内容到文种，一般标引3至5个。4标引时只能使用表内词；表内词不能拆开使用。公司公文主题词表1综合（61个）决定指示通知通报报告请示意见批复纪要会议考察转发印发讲话汇编总结经验材料呈报报送方案贯彻函授调查研究提案建议名单公文印章保密机要档案信访行政管理制度出席活动监察纪检贪污受贿廉政党风机关事务福利房屋住宅工会文体保卫治安消防防火综合治理扶贫信息节能函2体改规章（52个）经济体制改革开放产业结构承包厂长经理任期目标合同租赁拍卖破产公司企业经营变更注册行业质量产品效益政治思想精神文明职业道德行业风气班组表彰先进法律条例规定办法规则章程细则解释修订诉讼宣传新闻报刊所有制责任制股份制职代会董事会许可证音像3计划（44个）计划规划投资交通年度指标建设改建扩建改造土地开发调整大中型项目清理固定资产论证审查方案机电设备物资钢材木材拨给更新下达前期补充自筹立项项目建议书可行性研究停缓压缩规模追加延长补助装备合作统计4财务（42个）财务会计预算决算结算资金外汇留成经费价格支出收入收费基金免征减免征收利率税率费率税收成本本金利息审计补贴贷款核定盈利亏损拨款担保集资股份股票证券债务国库券国有管理费产权评估5人力资源（46个）人事劳动领导干部党群职务任免调动聘任辞退政审培训录用职工家属工人工种工龄职称评审晋级奖励处分荣誉称号机构编制定员分配更名休假劳务待遇离休退休社团组织人才保护知识分子工资资金津贴保险医疗卫生疗养6工程（21个）工程基建概算机械施工养护招标投标中标开工竣工验收咨询监理资质等级救灾设施环卫装修房地产7科技教育（26个）科技科研技术标准规范计算机自动化信息成果引进交流展览专利专家实验教育学术学位讲学专业职业学习证书成人进修实习中交建设工程公司公文格式1范围制发公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则予以明确规定。2定义本标准采用下列定义。字标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。2.2行标识公文中纵向距距离的长度单单位。3公文用纸公文用纸采用A44型纸，其成成品幅面尺寸寸为：2100mm×297mmm。4公文中图文的颜色色未作特殊说明公文文中图文的颜颜色均为黑色色。5排版、制版、印刷刷与装订5.1排版规格格正文用3号仿宋体体字，一般每每面排22行，每行排28个字。制版要求版面干净无底灰，字字迹清楚无断断划，尺寸标标准，版心不不斜，误差不不超过1mmm。印刷要求双面印刷；页码套套正，两面误误差不得超过过2mm。印品品着墨实、均均匀；字面不不花、不白、无无断划。5.4装订要求求公文应左侧装订，不不掉页。包本本公文的封面面与书芯不脱脱落，后背平平整、不空。两两页页码之间间误差不超过过4mm。骑马马订或平订的的订位为两钉钉钉锯外订眼眼距书芯上下下各1/4处，允许误误差±4mm。平订订钉锯与书脊脊间的距离为为3mm～5mm；无坏坏钉、漏钉、重重钉，钉脚平平伏牢固；后后背不可散页页明订。裁切切成品误差±1mm，四角角成90°，无毛茬或或缺损。6公文中各要素标识识规则本标准将组成公文文的各要素划划分为眉首、主主体、版记三三部分。置于于公文首页红红色反线（宽宽度同版心，即即154mm）以上的的各要素统称称眉首；置于于红色反线（不不含）以下至至主题词（不不含）之间的的各要素统称称主体；置于于主题词以下下的各要素统统称版记。眉首公文份数序号公文份数序号是将将同一文稿印印制若干份时时每份公文的的顺序编号。如如需标识公文文份数序号，用用阿拉伯数字字顶格标识在在版心左上角角第1行。秘密等级和保密期期限如需标识秘密等级级和保密期限限，用3号黑体字，顶顶格标识在版版心右上角第第1行，两字之之间空1字；如需同同时标识秘密密等级和保密密期限，用3号黑体字，顶顶格标识在版版心右上角第第1行，秘密等等级和保密期期限之间用“★”隔开。紧急程度如需标识紧急程度度，用3号黑体字，顶顶格标识在版版心右上角第第1行，两字之之间空1字；如需同同时标识秘密密等级和紧急急程度，秘密密等级顶格在在版心右上角角第1行，紧急程程度顶格标识识在版心右上上角第2行。发文机关标识由发文机关全称或或规范化简称称后加“文件”组成；对一一些特定的公公文可只标识识发文机关全全称或规范化化简称。发文文机关标识上上边缘至版心心上边缘为225mm。对于上上报的公文，发发文机关标识识上边缘至版版心上边缘为为80mm。发文机机关标识使用用宋体字，用用红色标识。字字号为初号。发文字号发文字号由公司代代字“中交建”、有关部门门代字、年份份和序号组成成。发文机关关标识下空2行，用3号仿宋体字字，居中排布布；年份、序序号用阿拉伯伯数码标识；；年份应标全全称，用“[]”括入；序号号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。发文字号之下4mmm处印一条条与版心等宽宽的红色反线线。签发人上报的公文需标识识签发人姓名名，平行排列列于发文字号号右侧，发文文字号居左空空1字，签发人人姓名居右空空1字；签发人人用3号仿宋体，签签发人后标全全角冒号，冒冒号后用3号楷体标识识签发人姓名名。主体公文标题红色反线下空2行行，用小2号宋体字，可可分一行或多多行居中排布布；回行时，要要做到词意完完整，排列对对称，间距恰恰当。主送机关标题下空1行，左左侧顶格用3号仿宋体字字标识，回行行时仍顶格；；最后一个主主送机关名称称后标全角冒冒号。如主送送机关名称过过多而使公文文首页不能显显示正文时，应应将主送机关关名称移至版版记中的主题题词之下、抄抄送之上，标标识方法同抄抄送。公文正文主送机关名称下一一行，每自然然段左空2字，回行顶顶格。数字、年年份不能回行行。附件公文如有附件，在在正文下一行行左空2字用3号仿宋体字字标识“附件”，后标全角角冒号和名称称。附件如有有序号，使用用阿拉伯数字字（如“附件：1.××××××）；附件名名称后不加标标点符号。附附件应与公文文正文一起装装订，并在附附件左上角第第1行顶格标识“附件”，有序号时时标识序号；；附件的序号号和名称前后后标识应一致致。如附件与与公文正文不不能一起装订订，应在附件件左上角第1行顶格标识识公文的发文文字号并在其其后标识附件件（或带序号号）。成文时间用汉字将年、月、日日标全；“零”写为“○”。公文生效标识.1单一发文印印章单单一机关制发的公公文在落款处处不署发文机机关名称，只只标识成文时时间。成文时时间右空4字；加盖印印章应上距正正文2mm～4mm，端正正、居中下压压成文时间，印印章用红色。当印章下弧无文字字时，采用下下套方式，即即仅以下弧压压在成文时间间上；当印章章下弧有文字字时，采用中中套方式，即即印章中心线线压在成文时时间上。.2特殊情况说说明当公文排版后所剩剩空白处不能能容下印章位位置时，应采采取调整行距距、字距的措措施加以解决决，务使印章章与正文