采购过程控制程序

采购过程控制程序文件编号:版本/版次:B/0生效日期: 页次: 3/3PAGE修订日期修订页次修订内容s版本制作审核批准1-2全版修订B/0l.0目的确保所采购的产品符合规定的技术要求，在保证产品质量和公司生产需要的前提下，降低成本，减少物资库存，使整个采购活动处在受控状态下。2.0适用范围适用于本公司生产所需的原材料、外购件、外协件、辅料等直接构成生产成本的各类物资的采购。3.0定义：3.1A类物资--生产原材料直接用于生产所需的原材料；B类物资--生产所需的辅助材料货运公司等；C类物资--市场零星物资办公用品等。3.2A类物资采购计划：说明采购物资的类别、名称、规格、型号、数量、价格、交货时间的文件。4.0职责4.1采购部负责采购的归口管理；4.2质保部负责采购物资的检验和试验；4.3项目部负责制订采购物资的标准及有关检验和试验方案。5.0执行方法:5.1生产用物料的采购5.1.1当顾客有批准分供方名单时，相关材料应向顾客指定的分供方购买，需要向其他分供方采购时，必须经顾客批准并列入合格供方名录后方可进行。5.1.2使用顾客指定的分供方，并不能免除公司确认分供方的质量与服务的责任。5.1.3顾客未指定分供方时，可从公司认定的合格供方进行采购。5.1.4具体依《供方控制程序》执行。5.2采购计划6.1.1采购部在每年年底根据公司来年的生产计划，结合库存情况编制下一年度的A类物资采购计划，经采购部长审核后报总经理或管理者代表批准。5.2.1采购部在每月月底前根据下月生产计划、结合库存储备情况和采购周期，编制生产主要材料（原材料、外协件、外购件等）的月度《物资采购计划》，报总经理或其授权人员批准。5.2.2新产品试制由项目部产品科填写《物资采购申请单》，经部门经理审核，报总经理或其授权人员批准。5.2.3包装材料及生产辅料由物料部填写《物资采购申请单》，经部门主管审核，报总经理或其授权人员批准。5.3采购管理5.3.1各部门在提出采购需求时应有适当的前置时间，采购人员按各部门提出的《物资采购申请单》和《物资采购计划》向供应商下达《采购订单》。5.3.2《采购订单》经采购部经理审核、商务部经理核价后由采购部门发出。5.3.3所有采购的主要物料均需有顾客或项目部产品科的认可,认可的物料由项目部产品科列入BOM中进行管制。5.5.4《采购订单》经供应商确认后签回本公司，本公司《采购订单》一式两联,采购存底一联,一联送仓库作为收料依据。5.5.5采购员将物资采购回公司后应及时向仓库管员办理交接手续，验清物资的数量、外观，再通知质量检验员验收质量。5.4准时交货管理5.4.1采购部与供应商签订《采购合同》时，应在合同中须明确规定供应商准时交货，并根据生产周期与供应商协商确定采购计划/采购订单提前下达的日期，以配合供应商满足准时交货的要求。5.4.1采购部向供应商下达《采购订单》时，应先与供应商协商适当的生产时间及前置作业时间(包含运输的时间)，以确保100％准时交货的要求。5.4.2采购部负责按月统计采购计划执行情况，如发现供应商没有准时交货并影响公司生产时，应要求供应商分析原因并采取适当的纠正措施。5.4.3为确保供应商如期交货,采购部门应于进货日期前依据订单交货时间、如发现可能延误交期的情况，必要时必须前往供应商处实地跟催以确保材料能适时、适量供应。5.5超额运费控制：采购时发生超额运费，采购部负责作好记录，且注明为供应商之问题或本公司的要求，如为本公司要求的应进行分析原因并采取适当的改进措施以减少浪费降低成本。5.6采购订单内容变更因公司业务需要可填具《订单变更通知单》主动通知供应商变更交期、数量、规格等,供应商应予配合，如有任何困难而无法配合由双方协调解决。5.7收货/进料检验5.7.1供应商的交货时，仓库管理员根据《采购订单》对购回公司的物料数量、重量、体积、外观等进行核对，核对无误后通知质保部检验员进行检验。5.7.2质保部检验员依《进货检验和试验控制程序》执行。5.7.3经质保部验收合格的物料，仓库管理员填写《入库单》办理入库手续，作好物资台账管理，然后按类别、规格、批号进行保管。5.7.4若需到供方处进行检验，则由采购部在采购订单中规定检验时间及验收办法。5.7.5除实施检验外，还可采用如下质量活动确保所采购物资满足规定的要求：查阅检验报告、合格证、质保书及其它合格标识，封样对比，试用和第三方验证等。5.8对帐5.8.2采购部根据每次采购订单交货情况记录于《采购合同清单》，根据供应商开具的发票和入库单整理成发票清单。5.8.2采购部负责每月对账工作，财务凭供应商对账单、发票清单（发票、入库单）进行付款。6.0记录表单：6.1物资采购计划QR-FR-07-066.2物资采购申请单QR-FR-07-056.3采购订单QR-FR-07-196.4订单变更通