第2章 创建数据库和表

第2章创建数据库和表2.1Access概述2.2创建数据库2.3创建表2.4对表进行操作2.1Access概述1992年11月美国微软公司（Microsoft）推出了一个在Windows操作系统环境下运行、基于关系模型的桌面数据库Access1.0。由于该数据库简单、易用，所以一推出便倍受关注。1995年微软公司将Access集成到Office办公软件包中，并随Office不断升级换代。本书以Access2003为基础来介绍Access的基本功能及应用。2.1.1Access特点Access之所以迅速走红，成为主流的桌面数据库，除了得益于Windows操作系统的有力支持外，其自身也具有很多特点，具体如下：1.友好的图形用户操作界面2.集多项功能于一体3.可与其它数据库、Office其它组件之间方便地交换数据2.1.2Access附带的示例数据库介绍为了便于用户学习Access的各项功能，微软公司为其配带来几个示例数据库：

CONTACT.MDB-----联系人数据库

INVENTRY.MDB----家庭财产数据库

Northwind.mdb-----商品销售数据库用户可以在“安装Office的盘符（C:或D:）\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11\SAMPLES”地址找到它们。2.2创建数据库可以使用下列方法之一创建一个数据库：1、创建空数据库2、使用微软提供的模板来创建数据库3、复制一个现有数据库的结构“创建空数据库”的方法是最常用的，因此我们主要介绍这种方法。2.2.1创建一个空数据库创建一个空数据库的步骤如下：⑴启动Access便出现Access的主窗口，如右图2-1所示。⑵单击窗口右侧区域的“空数据库”，随后出现“文件新建数据库”对话框，如图2-2所示。单击这里图2-12.2.1创建空数据库⑶在“文件新建数据库”对话框中，设置数据库文件的保存位置、文件名和保存类型等参数。设置好以上参数后，单击“创建”按钮。图2-2在此输入数据库文件名不要改这里2.2.1创建空数据库创建好一个空数据库后，便在主窗口内出现“数据库对象”窗口，如图2-3所示。图2-3Access主窗口数据库对象窗口一个数据库包含7种对象：表、查询、窗体、报表、数据访问页、模块。2.2.2打开、关闭数据库创建好数据库后，经常要打开、关闭数据库。打开数据库的方式有以下几种:⑴共享方式打开数据库可以被多个用户访问、可以对数据库进行修改。这是数据库的默认打开方式。

⑵只读方式打开数据库可以被多个用户访问、但只能查看数据库不能对数据库进行修改。⑶以独占方式打开

数据库只能被当前打开数据库的用户访问、当前用户可以对数据库进行修改。⑷以独占只读方式打开

数据库只能被当前打开数据库的用户访问、当前用户只能查看数据库不能对数据库进行修改。

1、打开数据库方法一：⑴启动Access，打开主窗口上的“文件”，单击“打开”菜单项，出现图2-4所示的“打开”对话框⑵在“打开”对话框中首先选定数据库文件的保存目录、文件名和文件类型，然后点击“打开”按钮。⑶如果要选择打开方式请单击“打开”按钮右边的“黑色倒三角”图2-4单击这里，选择打开方式1、打开数据库方法二：到存放数据库文件的目录中，双击数据库文件。这种方法是按默认方式打开数据库。2、关闭数据库单击主窗口标题栏上的“关闭”按钮。2.2.3Access帮助系统介绍如果在使用Access过程中遇到什么不解的问题，可以到Access附带的帮助系统中去查找。进入Access帮助系统的方法为：方法一打开主窗口上的“帮助”菜单，单击“MicrosoftOfficeAccess帮助”菜单项，便在主窗口的右侧出现Access帮助系统窗口，如图2-5所示。帮助系统使用帮助系统的使用方法有两种：1、在“搜索”文本框中输入要查找内容的关键字，单击文本框后的“搜索”按钮。2、单击“目录”按钮，在打开的目录列表中查找要看的内容。“搜索”按钮“目录”按钮图2-5要返回到上一级，请按它2.2.3Access帮助系统介绍方法二在遇到问题的环境中，选中你要查看的对象，按<F1>键，系统基本上可以根据你所处的环境状态，为你打开相应的帮助内容。2.3创建表一个关系型数据库主要由一系列表构成，我们把要管理的数据存放在表中。创建好空数据库后，首先应为其创建表。Access提供了三种创建表结构的方法：使用设计器创建表、使用向导创建表、通过输入数据创建表。使用设计器创建表是最常用的方式。2.3.1使用“设计器”创建表

下面使用设计器来创建一个“读者”表。读者表结构如表2-1所示。字段名字段类型大小主键默认值必填字段索引借书卡号文本9是有（无重复）姓名文本10是性别文本1是民族文本6汉族证件号文本18是密码文本11Email超链接个人电话文本11相片OLE对象读者类型号文本6是有（有重复）表2-1创建表的步骤⑴在“数据库对象”窗口的对象列表中选择“表”对象，然后在窗口的右侧双击“设用设计器创建表”或选中“设用设计器创建表”、单击工具栏上的“设计”按钮，随后便打开“表设计器”窗口，如图2-7所示。

图2-7创建表的步骤⑵在“表设计器”窗口中，输入“读者”表的各字段名、取值类型、字段大小等。如图2-8所示。字段名的长度必须是1~64个字符。字段属性区域图2-8创建表的步骤⑶选中“借书卡号”字段，然后单击主窗口工具栏上的“主键”按钮，设置“读者”表的主键为“借书卡号”，如图2-8所示。如果主键由多个字段构成，请先按下<Ctrl>键，然后点选够成主键的各个字段，再按“主键”按钮。创建表的步骤⑷单击主窗口工具栏上的“保存”按钮或单击“表设计器”窗口上的“关闭”按钮，打开“另存为”对话框，如图2-9所示。在“表名称”文本框中输入该表的保存名称“读者”然后单击“确定”按钮。⑸关闭“表设计器”窗口。图2-9在此输入表的名称课堂练习1、在读者表中增加两个字段：停借否，类型为“是/否”；挂失否，类型为“是/否”。2、创建以下表：图书品种、图书、借阅，结构如下：图书品种表字段名字段类型大小主键默认值必填字段索引品种号文本13是有（无重复）书名文本30是有（有重复）出版社文本20是有（有重复）第一作者文本30是中图分类号文本20是出版年份文本4单价货币版次文数字字节1图书表字段名字段类型大小主键默认值必填字段索引书号文本9是有（无重复）品种号文本13是索书号文本20是馆藏位置文本10状态文本2借阅表字段名字段类型大小主键默认值必填字段索引书号文本9是是主键索引借书卡号文本9是是借书日期日期/时间1是是应还日期日期/时间6续借否是/否18还否是/否11false2.3.2Access的数据类型Access提供了10种数据类型供字段使用，具体如下：字段取值类型1、文本型2、备注型3、数字型4、日期/时间型5、货币型6、自动编号型7、是/否型8、OLE对象型9、超链接型10、查阅向导型1、字节型2、整型3、长整型4、小数型5、单精度型6、双精度型7、同步复制ID

1、文本型文本类型也叫字符串类型，通常用来表示取值为文字、数字字符串的字段，例如：名称、地址、书号、职工号、电话号码、商品号等。文本类型字段的大小（字符的个数）默认值是50个字符，最大值是255个字符。一个字段大小为n的文本类型字段，最多可以存储n个字符，每个字符占用2字节的存储空间。Access按每个记录（元组）在该字段上的实际取值长度分配存储空间。2、备注型用于存储超过255个字符的长文本数据，例如：注释、简介、简历等。备注型字段最多可存储64KB数据。3、数字型数字类型通常用来表示可进行数学运算的数据，例如：成绩、商品销售量、最大借书数等。用户可以通过设置数字型字段的“字段大小”属性，进一步把其设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”七种类型之一。这七种类型具体如下：⑴字节型字节型表示0到255之间的整数，每个数占用1字节的存储空间。⑵整型整型表示－2^15(－32768)到2^15-1(32767)之间的整型，每个数占2字节的存储空间。⑶长整型长整型表示-2^31(-2,147,483,648)到2^31-1(2,147,483,647)之间的整型，每个数占4字节的存储空间。⑷小数型表示－10^28-1到10^28-1之间的精确实数。小数位数最大可以达到28位，每个数占用12个字节的存储空间。用户可以指定其“数值范围”（小数点后可存储的最大位数）和“精度”（小数点右边显示的位数）属性，来精确指定小数。⑸单精度单精度型表示负数：－3.402823E38到－1.401298E-45、正数：1.401298E-45到3.402823E38之间的数，可以达到7位有效数字，每个数占4字节的存储空间。⑹双精度双精度型表示负数：－1.79769313486232×10308到－4.94065645841247×10-324、正数：4.94065645841247×10-324到1.79769313486232×10308之间的数，精度可以达到15位有效数字，每个数占8字节存储空间。⑺同步复制ID同步复制ID也叫GUID（全球唯一标识符），用于建立同步复制唯一标识符的16字节字段。这种类型一般用于将多个数据库中的数据复制到一个数据库中，例如：将多个分公司的销售数据复制到总公司的数据库中。数据库如果设置某字段的数据类型为自动编号、字段大小属性为同步复制ID，那么往表中添加记录时系统会为该字段自动生成一个16位的全球唯一编号（在全球范围内不会重复）。4、日期/时间型日期/时间类型是用来存储与日期、时间或日期时间的数据。每个数据占用8个字节的存储空间。5、货币型货币类型等价于具有双精度属性的数字类型，其取值范围为：－922337203685477.5808到922337203685477.5807。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。6、自动编号型如果设置某字段的类型为“自动编号”类型，那么每次向该表添加新记录时，Access会按规则自动地为该字段分配一个唯一值，用户往表添加记录时不能为该字段输入值。自动编号一但被指定，就会永久地与记录连接，即使用户删除表中的全部数据，编号也不重新开始。每个表只能有一个自动编号类型的字段。7、是/否型用于表示只能从两个值（例如：“是/否”、“真/假”、“开/关”）中取一个值的数据。该类型的每个数据占用1个字节的存储空间。8、OLE对象型OLE是中文“对象链接与嵌入”的英文缩写。OLE对象型字段一般用来存储：WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音等数据。OLE对象型字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。9、超链接型这种数据类型的字段存储的是一个超链接地址，当单击一个超链接时，Web浏览器或Access将根据超链接地址到达或打开指定的目标。超链接的目标可以是文档、Web页、电子邮件地址。10、查阅向导这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。2.3.3设置字段数据类型和字段大小的原则Access提供了如此多的数据类型，我们在设计表时，应如何为字段选择数据类型、长度呢？这里我们给大家一些建议：1、选择字段的数据类型⑴如果字段的取值为字符串、长度不超过255、不需要进行数值运算（例如：加、减等），那么应设置为“文本”类型。例如：书号、借书卡号、书名、职工号、身份证号、姓名等等。⑵如果字段的取值为字符串、长度超过255，那么应设置为“备注”类型。例如：简历、课程简介、图书简介等等。⑶如果字段的取值为对象，那么应设置为“OLE对象”类型。例如：WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音等等。⑷如果字段的取值为数值、需要进行数值计算，那么应设置为“数字”类型。例如：成绩、最大借书天数、最大借书数等等。⑸如果字段的取值为“是/否”、“真/假”两个值之一，那么应设置为“是/否”类型.。例如：图书证的“停借否”、“挂失否”等字段。⑹如果一个表不容易确定主键或作为主键的字段过多，那么我们可以为该表添加一个自动编号类型的字段并用它作表的主键。例如：微软公司Northwind.mdb数据库中的“销售单”表的“销售单号”字段就是自动编号类型。2、确定字段的大小对于文本、数字类型的字段需要确定其“字段大小”属性，确定字段大小的原则是：在满足需要的基础上，尽量少占用存储空间。例如：“读者”表的“姓名”字段取值类型为“文本”型，其字段大小设置为10即可；“读者类型”表中的“最大借书数”取值为“数字”型，其字段大小设置为“字节”即可。2.3.4往表中添加数据在“数据库对象”窗口中，选中要输入数据的表，单击工具栏上的“打开”按钮。便可进入了“数据表操作”窗口，如图2-10所示。

图2-10各种数据的输入方法⑴“文本、备注、数字、货币”型数据这几种类型的数据可以直接输入。如果输入的数据较长，那么可以按<Shift+F2>键打开“显示比例”对话框，如图2-11所示，在对话框中输入数据，然后按“确定”按钮。图2-11各种数据的输入方法⑵“日期/时间”型数据日期/时间型字段的数据输入，可参考字段在设计时“格式”属性确定的格式输入。日期/时间型字段的“格式”属性值及输入数据格式如表2-2所示。

格式名称输入数据的格式示例常规日期1996-6-1917:34:23长日期1996年6月19日中日期94-06-19短日期1996-6-19长时间17:34:23中时间下午5:34短时间17:34表2-2各种数据的输入方法⑶“是/否”型数据在数据表中，“是/否”型字段上显示一个复选框。选中复选框表示输入“是”，不选中复选框表示输入“否”。⑷“OLE对象”型数据OLE对象型数据一般是用其它软件制作好的图像、音乐、电子表格等文件，输入这样数据的操作步骤如下：①将光标移到要输入数据的行的“OLE对象”型字段列处，打开主窗口上的“插入”菜单，单击“对象”菜单项，随后打开如图2-12所示的对话框。各种数据的输入方法②在图2-12对话框中，点“由文件创建”单选钮，然后按“浏览”按钮，出现如图2-13所示的对话框。图2-12各种数据的输入方法③在图2-13画面中，选定“存放对象的文件”所在的位置、文件类型、文件名，然后单击“确定”按钮，系统便把对象插入到表中。图2-13各种数据的输入方法⑸超链接型数据对于超链接型数据，数据库中只存储一个链接地址并不存储链接的内容本身。输入超链接型数据的方法如下：将光标移到要输入数据行的“超链接”型字段列处，打开主窗口上的“插入”菜单，单击“超链接”菜单项，随后打开如图2-14所示的对话框。各种数据的输入方法在这里输入Email地址如果超链接的内容是来自文件，请点击这里。然后在这里选择文件如果超链接的内容是Email地址请点击这里。图2-14这里输入超链接的标题2.3.5设置字段的属性

每个字段都有若干属性，字段的属性用来对字段进行说明、约束。不同类型字段的属性也不相同。在“表设计器”窗口中，选择一个字段后，在窗口的左下角便出现该字段的属性。下面我们就来介绍常用字段属性的作用及用法。1、字段大小属性“字段大小”属性用来设置文本类型字段的最大取值长度或数字类型字段的具体取值类型。例如：如果设置“读者”表“借书卡号”字段的“字段大小”属性值为9，那么“借书卡号”字段的取值最多为9个字符；如果设置“读者类型”表“最大借书数”字段的字段“大小”属性值为“字节”，那么“最大借书数”字段的取值为0-255之间的整数。2、标题属性标题属性的作用是在显示表中数据时，标题属性值可以取代字段名称，以便用户理解。例如，如果设置“读者”表的“姓名”字段的“标题”属性值为“Name”，那么在“数据表操作”窗口显示表时，“姓名”字段名便显示成“Name”，这有利于只懂英语的用户理解。3、格式属性格式属性用来设置字段在显示及打印时的格式。例如：如果设置“借阅”表“借书日期”字段的“格式”属性值为“短日期”格式，那么“借书日期”字段的数据在显示时，便以“####-##-##”（如：2010-6-23）方式显示借书日期数据；如果设置“选课”表“成绩”字段的字段“大小”属性值为“单精度”、“格式”属性值为“固定”、“小数位数”属性值为1，那么“成绩”字段的值在显示时只有一位小数。4、默认值属性如果为字段的“默认值”属性设置了一个值，那么在输入数据时若未给该字段输入数据，则系统便将该字段的默认值属性的值赋给该字段。例如：设置“读者”表“民族”字段的“默认值”属性值为“汉族”，那么在输入数据时若未给该字段输入数据，则系统便将“汉族”赋给“民族”字段。5、必填字段属性如果设置某字段的“必填字段”属性的值为“是”，那么在往表插入一条记录时，该字段必须输入数据（除非为该字段设置了默认值）。6、输入掩码属性设置字段的“输入掩码”属性，可以使在输入、显示该字段数据时，按掩码规定的统一格式输入、显示，达到强制用户按规定输入数据的目的。掩码使用的字符及含义如表2-3。表2-3掩码字符作用掩码定义示例输入的数据0必须在此位置输入0到9的数字，不允许输入其它字符。(000)00000000(220)345678169可以在此位置输入将数字（0-9）或空格，不允许输入其它字符。如果不输入任何字符，系统不存储任何内容。9000-00000009□010-345238910471-4392451□：表示空格#可以在此位置输入数字、空格、加、减号，当用户移动光标通过该位置而没有输入任何字符时，系统认为是空格并且不存储任何内容。#09-21+23□71L必须在此位置输入A到Z之间的字母（大小写字母均可）。LL-00BK-12，ZK-01？可以在此位置输入A到Z之间的大小写字母（可以不输），当用户移动光标通过该位置而没有输入任何字符时，系统不存储任何内容。?09A8，b23，78，5表2-3续掩码字符作用掩码定义示例输入的数据A必须在此位置输入字母或数字。LAA8，Baa可以在此位置输入字母或数字（可以什么也不输）。LaA，B1，Ay&必须输入一个任何字符。L&LF0W,YsE,R@QC可以输入一个任何字符（可以什么也不输）。L0CA1,d2,f3&,L2#.,:/

确定小数点、千位分隔符、日期时间分隔符的位置。099.090000-09-09□09:0909/09/00003.2,34.56,345.82009-9-1217:483/26/2009表2-3续掩码字符作用掩码定义示例输入的数据<将所有字符转换成小写。<AaGT显示为gt>将所有字符转换成大写。>AaCgt#显示为GT#!当输入掩码左边的字符为任选时，使输入数据从右到左填充输入掩码。99!\使该掩码后的第一个字符按原义显示，不按掩码理解。例如：中国大陆出版的图书ISBN号掩码为：\9\7\8-\7-0099-000099-A978-7-04-024224-9978—7-302-02520-7978-7-5635-1448-9Password隐藏输入的文本，以“*”代替输入的字符。password输入：lk123显示：*****关于“输入掩码”属性的详细信息可以查阅Access帮助系统，在“表设计窗口”用鼠标单击字段属性区域的“输入掩码”标题后的文本框，然后按F1键。7、有效性规则和有效性文本字段的“有效性规则”属性用来设置对“输入到字段的数据”进行完整性约束，只有符合有效性规则的数据才能被输入到字段中。字段的“有效性文本”属性用来设置对“有效性规则”的提示、说明的文字，当用户输入数据违反有效性规则时，系统便向用户显示有效性文本中的文字。例如，可以对“选课”表“成绩”字段的“有效性规则”属性做如下设置：成绩>=0And成绩<=100；对“有效性文本”属性做如下设置：成绩必须在0到100之间。当用户往“选课”表输入“成绩”值时，系统将按有效性规则对输入数据进行检查，如果不符合，系统拒绝接受该数据并显示有效性文本提示用户。设置表级有效性规则如果要设置一个表的两个字段之间的有效性规则，这叫表级约束，例如：要设置“借阅”表的“应还日期”大于“借书日期”。操作步骤为：⑴进入“借阅”表的设计窗口。⑵用鼠标指向表设计器窗口的空白处，然后按鼠标右键，在打开的快捷菜单中点选“属性”，最后打开“表属性”对话框，如图2-16所示。⑶在“表属性”对话框中的“有效性规则”标题后的文本框中输入“应还日期>借书日期”，关闭对话框。设置表级有效性规则在此输入有效性规则在此输入有效性文本的内容8、其它属性用户可以在表的“表设计器”窗口中，把光标放到要查看其用途的“属性标题”后的文本框中，按<F1>键。系统会从帮助系统中，找到关于该属性的帮助信息，供用户查看。2.4对表进行相关操作创建好一个表后，我们可能要修改其结构、查看其内容等等，本节我们介绍一些关于表的常用操作。2.4.1修改表结构1.添加字段进入表的“设计器”窗口，指向要插入字段的位置的下一行、击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“插入行”，在当前位置前插入一个空行。在空行中输入要插入的字段信息，按主窗口工具栏上的“保存”按钮。2.删除字段进入表的“设计器”窗口，指向要删除的字段、击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“删除行”，按主窗口工具栏上的“保存”按钮。3.改变字段的顺序进入表的“设计器”窗口，选中要改变位置的字段，然后按住鼠标左键，将鼠标指针移动到要插入位置的前、后两个字段之间的间隔线上，放开鼠标。2.4.2调整“数据表操作”窗口的外观1.调整行高、列宽进入表的“数据表操作”窗口，打开主窗口上“格式”菜单，选择“行高”或“列宽”菜单项，出现如图2-17所示的对话框。在图2-17中输入新的行高或列宽值，单位是毫米。单击“确定”按钮。图2-172.4.2调整“数据表操作”窗口的外观2.设置字体进入表的“数据表操作”窗口，打开主窗口上“格式”菜单，选择“字体”菜单项，出现如图2-18所示的“字体”对话框。在“字体”对话框中设置字体、字形、字号、字的色彩等项目，单击“确定”按钮。图2-182.4.2调整“数据表操作”窗口的外观3.设置背景进入表的“数据表操作”窗口，打开主窗口上“工具”菜单，选择“选项”菜单项，随后打开“选项”对话框，点击“数据表”选项卡，出现如图2-19所示画面。可在此画面中设置“数据表”窗口的背景色、默认单元格效果等项目。注意：必须先关闭“数据表操作”窗口然后在打开，才能看到变化。图-192.4.2调整“数据表操作”窗口的外观4.隐藏、冻结列在Access的“数据表”窗口中，如果“读者”表的字段很多，在窗口中不能全部看到，需要拖动“滚动条”才能看到后面的字段；而看到后面的字段时，前面的字段有看不到了。要想使你所要看到的字段始终保留在窗口中不随滚动条滚动，你可以使用隐藏或冻结列技术。隐藏、冻结列进入表的“数据表操作”窗口，选中要隐藏或冻结的列，打开主窗口上“格式”菜单，选择“隐藏”或“冻结列”菜单项。要取消对列的冻结，可以打开主窗口上“格式”菜单，选择“取消对所有列的冻结”菜单项。要取消对列的隐藏，可以打开主窗口上“格式”菜单，选择“取消隐藏列”菜单项，出现如图2-20所示的“取消隐藏列”对话框。将取消隐藏的字段前的复选框勾选上单击“关闭”按钮。隐藏、冻结列点击这里，有对号时不隐藏。图2-202.4.3查看表中数据1.查找、替换数据

查找是指在“数据表操作”窗口中，查找符合自己要求的数据；查找替换是用新的数据替换找到的数据。在对文本型字段进行查找时，可以使用通配符。通配符是用来表示特定含义的特殊字符，Access中使用的通配符见表2-4。字符功能示例*表示此位置可以是任意个（包括零个）任何字符。对“民族”字段用“蒙*”查找，表示查找以“蒙”字开头的民族。?表示此位置可以是一个任何字符。对“姓名”字段用“?君”查找，表示查找姓名的第二个字是“君”字的姓名。#表示此位置可以是一个数字（0-9）字符。对“借书卡号”字段用“2009#####”查找，表示查找以“2009”开头的读者。[]表示此位置可以是方括号给出的字符。对“借书卡号”字段用“########[2,4,6]”查找，表示查找尾号是2、4、6的借书卡号。[!]表示此位置必须不是方括号给出的字符。对“借书卡号”字段用“########[!2,4,6]”查找，表示查找尾号不是2、4、6的借书卡号。表2-4查找替换操作⑴进入表的“数据表操作”窗口，将光标放到要查找的字段上，打开主窗口上“编辑”菜单，选择“查找”菜单项，随后打开“查找和替换”对话框，如图2-21所示。查找替换操作在此输入要查找的内容确定是在整个表中，还是在某个字段上查找。确定查找内容如何与字段匹配，例如：在“读者”表的“姓名”字段上查找“丽娜”，如选“整个字段”，那么只有姓名是“丽娜”的才能找到；如果选“字段任何部分”，那么只要姓名中含有“丽娜”二字的都能找到；如果选“字段开头”，那么只有姓名开头含有“丽娜”的才能找到。用来确定是对表的全部行进行查找，还是从当前行往后找或往前找选中时区分大小写，否则不区分点击它找下一个图2-21查找替换操作⑵如果要查找并同时替换，那么点击“替换”选项卡，如图2-22所示。在“查找内容”处输入要查找的值，例如：输入“蒙”；在“替换为”处输入要替换的值，例如：输入“蒙古族”；单击“全部替换”按钮，系统把表中所有“民族”字段值为“蒙”的记录的“民族”字段值替换为“蒙古族”。

图2-22点它把对表的所有记录都进行替换点它只对当前记录进行替换2.4.3查看表中数据2．排序“数据表”一般是按记录的“主键”字段值，由小到大的顺序显示记录。如果要想按自己所要求的顺序显示记录，可以使用记录的排序功能。例如，要按“姓名”字段值由小到大的顺序显示“读者”表的记录。操作如下：进入“读者”表的“数据表操作”窗口，将光标放到要用来排序的字段（本例为：“姓名”字段）上，打开主窗口上“记录”菜单，指向“排序”菜单项，在打开的下级菜单中选择排序方式（本例选择“升序”方式，既小到大排序）。2.4.3查看表中数据3、筛选数据如果表中的数据很多，在“数据表”窗口中查看数据就很不方便。有时用户只想看到自己想要看的数据。例如，要查看“读者表中民族为“蒙古族”、性别为“女”的记录”，可以通过使用记录的筛选功能达到此目的。操作如下：筛选操作步骤⑴进入“读者”表的“数据表”窗口，将光标放到要用来筛选的某个字段的所要保留的值上（本例为：“民族”字段的“蒙古族”值上），打开主窗口上“记录”菜单，指向“筛选”菜单项，在打开的下级菜单中选择筛选方式（本例选择“按选定内容筛选”方式），随后数据表中显示的都是“蒙古族”学生的记录。筛选操作步骤⑵再将光标放到要用来筛选的另一个字段的所要保留的值上（本例为：“性别”字段的“女”值上），打开主窗口上“记录”菜单，指向“筛选”菜单项，在打开的下级菜单中选择筛选方式（本例选择“按选定内容筛选”方式），随后数据表中显示的都是“蒙古族”、“女”读者的记录。筛选操作步骤⑶关闭“数据表操作”窗口，在出现的如图2-23所示的窗口中单击“否”按钮。图2-23选“是”2.4.4建立表之间的关联在现实世界中事物之间存在着各种联系，这种联系在ER模型中体现为实体之间的联系，在关系模型中体现为数据库中表之间的联系。在关系数据库中用表之间的外键关系来表现表之间的联系。在“图书管理”数据库中，“读者类型号”是“读者”表的外键，通过“读者类型号”可建立起“读者”表与“读者类型”表之间的联系。1.创建表之间的关联例2-1：创建“读者”表与“读者类型”表之间外键关联。操作步骤如下：⑴在“数据库”窗口中，单击主窗口工具栏上的“关系”按钮，随后打开的如图2-24所示的“关系”窗口。单击主窗口工具栏上的“显示表”按钮，随后打开如图2-25所示的“显示表”对话框。1.创建表之间的关联图2-24图2-251.创建表之间的关联⑵在“显示表”对话框中，选中“读者”表，单击“添加”按钮，再选中“读者类型”表，单击“添加”按钮，这样就把两个表添加到“关系”窗口中。关闭“显示表”对话框，此时的“关系”窗口如图2-26所示。

图2-261.创建表之间的关联⑶在图2-26画面中，用鼠标指向主键表（“读者类型”表）中的主键“读者类型号”字段，按住鼠标左键，将鼠标移到外键表（“读者”表）的外键“读者类型”上，放开鼠标左键，随后出现如图2-27所示的“编辑关系”对话框。1.创建表之间的关联⑷在“编辑关系”对话框中，将“实施参照完整性”复选框勾选上，然后再将“级联更新相关字段”复选框勾选上，单击“创建”按钮。此时的“关系”窗口如图2-28所示。

图2-281.创建表之间的关联⑸关闭“关系”窗口，在出现的如图2-29所示的“是否保存”对话框中，单击“是”按钮保存创建的关系。图2-292.关于表之间关联选项的说明⑴实施参照完整性勾选“实施参照完整性”的作用是：外键表（“读者”表）中不允许出现主键表（“读者类型”表）中没有的“读者类型号”。⑵级联更新相关字段勾选“级联更新相关字段”的作用是：当修改主键表（“读者类型”表）中的某个读者类型号后，系统自动将外键表（“读者”表）中的那个读者类型号也进行同步修改。⑶级联删除相关字段勾选“级联删除相关字段”的作用是：当删除主键表（“读者类型”表）的某个读者类型号后，系统自动将外键表（“读者”表）中的那个读者类型号的记录全部删除。3.修改表之间的关联在“数据库”窗口中，单击主窗口工具栏上的“关系”按钮，在打开的“关系”窗口中，用鼠标右击两个关系之间的连线，在打开的快捷菜单中选择“编辑”，在打开的如图2-27画面中对关系进行修改。注意：对两个表建立关系之前必须设置好主键。2.4.5导入/导出数据Access提供了对数据进行导入/导出的功能，可以利用它方便地与其他数据源进行数据交换。导入是将其他数据源的数据导入到Access数据库中；导出是将Access数据库中的数据导出到其他数据源中。Access的“导入/导出”所支持的数据源有很多，例如：文本文件、Word文件、Excel文件、SQLServer数据库、ORACLE数据库、VisualFoxpro数据库等等。⒈导入数据例2-2：将一个名为“读者.xls”的Excel文件中的“读者”工作表中的数据导入到“图书管理”数据库的“读者”表中。操作步骤如下：⑴在“数据库对象”窗口中，打开“文件”菜单，指向“获取外部数据”菜单项，在打开的下级菜单中选择“导入”菜单项，随后出现如图2-30所示的“导入”对话框。

⒈导入数据必须选择与数据源对应的文件类型，这里要选Excel文件类型。图-30⑵在“导入”对话框中，首先选择数据源的“文件类型”，这里选“MicrosoftExcel”；然后选择数据源文件所在的目录；单击数据源文件名，单击“导入”按钮，出现“导入数据表向导”的第1个画面，如图2-31所示。

⒈导入数据图2-31⑶在“导入数据表向导”的第1个画面中，选择存放要导入数据的工作表。这里选择“读者”工作表，按“下一步”按钮，出现“导入数据表向导”的第2个画面，如图2-32所示。⒈导入数据图2-32⑷在“导入数据表向导”的第2个画面中，勾选“第一行包含列标题”复选框，按“下一步”按钮，出现“导入数据表向导”的第3个画面，如图2-33所示。⒈导入数据图2-33⑸在“导入数据表向导”的第3个画面中，点选“现有的表中”单选钮，然后从后面的列表中选择要导入数据的表，这里选“读者”表，按“下一步”按钮，出现“导入数据表向导”的第4个画面，如图2-34所示。⒈导入数据图2-34⑹单击“完成”按钮。导入数据时出现错误的原因1、Excel表的各列与数据库表的各列不一致。2、Excel表中的数据，在数据库表的主键列上有重复值。由于主键冲突而不能导入数据。3、Excel表有边框。4、Excel表末尾有看不见的空行数据。⒉导出数据例2-3：将“图书管理”数据库的“读者”表中的数据导出到一个Excel文件中。操作步骤如下：⑴在“数据库对象”窗口中，选择要导出数据的表，击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“导出”菜单项，随后出现如图2-35所示的对话框。

⒉导出数据⑵在图2-35所示的对话框中，首先选择存放导出数据的“文件类型”，这里选“MicrosoftExcel”；然后选择存放数据的文件的存放目录；选择或输入存放数据的文件的文件名，单击“导出”按钮。图2-352.4.6为表创建索引1.索引概念表中的数据最终要存储到计算机磁盘文件中，表中的每个记录在磁盘文件中只能有一个存储位置（我们称它为：物理存放位置），其位置。用户每次要