办公室工作规范和要求

办公室工作规范和要求主讲：邹金香培训内容常用公文写作公文管理办公室的接待办公室工作注意事项办公室工作体会办公室工作认知职能：参谋职能承办职能管理职能协调职能工作内容：办文办会上传下达接待日常事务

位置：单位工作的中枢承上启下桥梁纽带

能力：开口能说提笔能写遇事能办公文种类

14大类

决议决定公告通告通知通报报告请示批复条例规定意见函会议纪要工作计划功能：对一定时期的工作预先作出安排和打算，指明努力方向，防止无序状态，减少不利因素。工作计划种类

规划：比较长远、宏大的安排：比较切近、具体的方案：比较繁杂、全面的要点：比较简明、概括的计划：比较深入、细致的设想：比较粗略、雏形的

工作计划的结构形式

开头：“为什么做”阐述依据，概述情况，直述目的主体：“做什么”“做到什么程度”

“怎样做”结尾：其它XXX村2012年党员干部学习计划.doc计划之一：规划规划

特点：时间较长、范围较广注意：不能写得太细，大致的切合。接待方案\茅箭区十二五规划(130306).doc计划之二：工作要点工作要点特点：把主要内容摘出来的计划。注意事项：

1、以文件形式下发，多用通知作“文件头”

2、结构方式上没有过渡段，段落不长，并列式，可分几大项，大项下分若干小项，也可全文排列。..\茅箭区教育局2013年工作要点.doc

计划之三：方案

特点：是计划中内容最为复杂、常用的一种，对具体工作全面部署。分类：接待方案接待方案\接待方案1.doc

接待方案\接待方案2.doc

活动方案

三爱方案.doc结构：指导思想、主要目标、工作重点实施步骤、政策措施、具体要求建议：在活动中运用计划之四：安排安排特点：

是计划中最为具体的一种格式，由于其工作比较确切、单一，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作。安排.doc安排与方案的区别：方案和安排都必须写得很细、很全面、很具体。方案适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。意见：

因为是方案和安排的同一种形式，是一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握。均衡意见.doc计划之五：设想设想：

是初步的、不太成熟的计划，是为计划作准备的，也不必写得很细，只把大致的“思路”或想法写出来也就够了。它更注重“想”，即要有突破和创新。计划之五：计划计划：

如果内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。接待方案\小学教研工作计划.doc计划写作注意事项：开头：“为什么做”点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话，要写得简明扼要。接待方案\道德讲堂建设方案.doc

接待方案\十星级文明方案.doc计划写作注意事项：主体：要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。采取任务、措施分说。完成任务时限与步骤结尾，或突出重点，或强调有关事项

茅箭区教育系统办公室主任暨通讯员培训会方案.doc工作总结结构：1、情况的概述和叙述；2、主要成绩和措施；3、存在一问题和不足；4、今后的打算注意事项：

一是成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假，这是分析、得出教训的基础；二是在进行写作时对罗列的数据、案例一定要准确，以免给领导造成错觉。三是写作时要分重要的，次要的，有主次、详略之分，该详的要详，该略要略。2012年工作总结.doc学校总结存在的问题

1、不重视，不认真，大话套话连篇，年年的内容一个样，没有特色茅箭中学2012年工作总结oc.doc2、主次不清，不会用数据总结成绩，无特色

3、结构不规范，没问题和下一步工作打算茅塔工作总结.doc

..\活动中心2012年总结.doc

..\茅箭小学工作总结.doc

请示

定义：是一种上行文，是下级向上级请求批示或批准的公文。结构：请示包括标题、主送人员（机构）、正文和落款署几部分。写作要点：

1、请示的事由一定要在标题中体现出来，让领导一看就知道要请示的内容。关于xxx的请示

2、正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示事项是上级机关批准、帮助、解答的具体事项，这是请示的核心。因此，要写得具体、明白。请示3.doc3、结尾“妥否，请批示。”虽然是简单的一句话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊。

4、请示解决的问题要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性、可操作性。接待方案\规划设计费用请示.doc

接待方案\运动场立项请示doc.doc请示注意事项：

1、一文一事，不多头请示，不越级请示，不得抄送下级机关。

2、请示必须要在事前

3、请示内容简洁明了报告用途：

1、是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。

2、汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问等。报告的分类工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告、调查报告、审计报告、咨询报告、立案报告、评估报告、述职报告等报告的特点1.内容的汇报性。一切报告都是下级让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导。..\自查评估报告.doc2.语言的陈述性。因具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。宜昌学习考察报告正.doc3.行文的单向性，一般不需要受文机关的批复,属于单项行文.4.成文的事后性，多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文。自查报告.doc5.双向的沟通性:报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁。配套用房的报告1.doc...\述职述廉报告2010（梁）.doc报告注意事项注意事项：

1、情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项；260001.JPG2、结尾处有“特此报告”，如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，26.JPG3、要避免太长，一般应控制在3000字以内。自查报告：主要是答复上级机关的询问工作落实情况，要回答怎么查，查的情况、取得的成绩，存在的问题，下步改进一措施几个方面，不能等同工作总结。自查报告.doc汇报根据对象分类：1、对上级领导汇报2、向同级同行介绍、交流情况的汇报3、总结、推介经验的汇报材料汇报对上级领导汇报写作技巧：

1、要紧扣上级领导听汇报的意图和工作汇报会的主题，防止走题。关心什么、重视什么、想听什么，就汇报什么，以引起共鸣。

2、确定汇报的主题和内容。实的讲经验，虚的讲困难和建议

3、要紧扣听汇报者的职责。同听汇报者分管的工作相对应

4、切忌罗列人人皆知的套话、空话、大话。朱华伦调研教育均衡发展汇报2.doc

..\市人大均衡教育调研报告2.doc

..\老党员汇报.doc

向同级同行介绍、交流情况的汇报材料

写作技巧：1、贵在“预警”和“实用”。2、对自己做这项工作，曾经遇到的困难、矛盾、阻力要尽可能告知对方，对尚在探索中的一些难点问题更要提醒对方注意。3、就是要把做这项工作的缘由(背景因素，为什么要抓这件事)、决策过程、实施情况及效果作系统、全面的总结和介绍，使对方明了整个工作思路，得到实实在在的启发。交流国学教育经验.doc总结、推介经验的汇报材料写作技巧：1、撰写经验材料要“高”、“新”、“实”、“特”、“精”、“深”2、注重于总结和挖掘人们普遍关注但苦于找不到解决办法的问题思路

3、经验材料要真实和实用4、要突出特色，不总结经验时，不能面面俱到，记流水账一般

5、贵在给人一种思路的启示，而不能满足于就事论事地告知别人怎么办

..\区教育局救灾典型材料.doc

汇报材料写作技巧共同性的问题：多用事实、数据、典型说话

注意：

明，即情况明，突出重点。不面面俱到、集中笔墨，把最精彩、最体现水平的地方，烙入人的脑海。精，即选材精，注重特色。从实际出发，创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去，而这也是上级领导最想要了解的，多选实质性的材料，多选有特色的材料，少讲空话、套话和恭维话。高，即立意高，写出思想。汇报材料不能只是罗列情况，是一个总结、提高、升华的过程，把思想蕴于在汇报的情况和角度之中的。力求有思想、有见解、有高度，给人以启发，为领导在更高层次上的决策提供思想资源。简，即结构简，脉络清晰。听汇报和看材料是有区别的。看材料可以“回头”。听汇报一是线条单一，每部分只说一项内容，二是情节简单，突出主要情节，对复杂的情节要剧繁就简；提纲挈领，运用主题句作为小标题，每个层次也运用主题句领起，以便听汇报的思路跟上趟。汇报时反映问题要谨慎茅教发〔2013〕15号（原稿2）doc.doc

茅教发〔2013〕15号.doc

推进情况汇报（原稿）.doc.doc重点项目推进情况汇报（修改）.doc

卢天兵事迹材料.doc

十大杰出青(教育局卢天兵).doc

补课投诉的回复.doc领导讲话种类：会议发言、开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、答谢词四个特点：口头性、直接性、针对性、情感性，共同特点：主题明确，减少重复，避免遗漏，文句畅通，平仄起伏，注意讲话对象，增加鼓动性和号召力。宣讲话.doc

2宣讲话.doc领导讲话写作技巧：引言强调时间、空间，概略描述场面。庆祝大会比较多地采用这种引言。如：今夜月明风清，波平如镜。表示慰问和祝贺。上级领导出席下属某部门或系统会议时的讲话，较多采用这种引言。开门见山，提出中心话题。在传达精神、布置工作的会议上的讲话，较多采用这种引言领导讲话写作技巧：主体要求围绕讲话目的和意图展开表述，重点阐明形势，任务、方法、对策等内容。结尾，对讲话内容小结，自然收束并提出希望。..\教师节讲话2.doc领导讲话写作技巧方法1、要善于积累和运用资料2、要认真细致地构思谋篇3、要切实吃透上级精神4、要切实领会和把握领导意图5、要精益求精地反复修改函的写作分类：商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函、转办函，催办函，报送材料函等等注意：首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。函.doc

茅箭区教育局关于争创计划生育先进单位的函.doc二、公文管理

收文程序：文件签收——文件打印登记——文件送阅——文件转办——文件催办——文件传阅——文件归档。

发文程序：拟稿（起草）——审核——核稿——签发（会签）——编号、排版、校对、印制——分发——归档。

中共十堰市委办公室关于印发《市委文件印制格式标准》的通知(定稿).doc

公文管理要求：1、及时查收文件，每天两次，由专人负责，特殊情况要向局办报告；2、认真落实文件签收、所有的材料要打印；3、严格落实文件阅签、办理、归档程序，禁用“三色笔”签办处理，办理完毕的文件要定期催收归档。4、正式印制的文件和材料，字迹必须工整，格式必须规范，所有材料要注意落款时间，加盖印章，用纸双面打印。公文排版格式要求.doc5、上级文件、单位人员个人信息及重要的决策的纸张材料，需要处置的要销毁后处理。办公室的接待席卡的摆放。1、主席台人数为奇数时：习近平、李克强、张德江、俞正声、刘云山、王岐山、张高丽奇数.png

十八大.jpg2、主席台人数为偶数时毛泽东、刘少奇、朱德、周恩来、邓小平、陈云偶数1.png

偶数2.jpg3、教育局领导排序..\茅箭区教育局工作分工.doc电话的接听电话接听制度礼貌用语电话通知要记录防电话炸骗领导电话信息不要对外会议座位安排

长条桌长条桌.png

长条桌2.png沙发室沙发室2.png

沙发室1.png乘车礼仪

小轿车１、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之。轿车.png

２、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。

３、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。

４、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座。

５、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

６、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。

面包车（中巴）面包.png旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

就餐接待农家乐，人均30—50元中午不饮酒，酒水档次要分接待层次就餐清点好人数，尽量节约接待礼仪碰杯时，杯子不要高于对方的杯子。敬茶时不要手抓茶叶，水不要倒的太满，手从杯子下方托起。先问候再握手，伸出右手，握手3秒左右，用力要适度。不要用左手和戴手套和别人握手，要按顺序握手，上下级之间：先介绍下级再介绍上级。（就是把下级介绍给上级）年龄不同的人之间：先介绍年轻者，再介绍年长者把一个人介绍给众人：先介绍一人者，再一一介绍众人．办公室工作要注意的事项

要加强印章管理上报材料和报表一定要领导审核后上报重大活动和事项报告制度要做好大事记区教育局2012年大事记.应急事件处理重大突发事件上报制度：必须在事后30分钟内立即报局领导，先电话口头报情况，不得越级报区里，不能滞后于媒体。信访处理：先倾听﹐再发言，抚平对方情绪，请对方说出要求，不要轻易承诺，做好记录。加强门卫值班，不允许外来人入校内，对陌生人进行主动询问。工作常识正科级单位：区实验学校、三堰小学、武当路小学、文锦学校、茅箭中学、职教中心、大川学校副科级单位：二堰小学、火车站小学、青少年活动中心股级单位：茅箭小学、鸳鸯小学、许家小学、西坪小学、