外贸部建立与管理

外贸部建立与管理目录三、外贸部门工作具体要求五、市场一、团队的建立二、外贸工作主要工作流程四、外贸平台的选择和维护六、其他相关合作伙伴的选择一、团队的建立1、行政机关的注册、登记。

3、岗位职责2、组织架构一、团队的建立1、行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理；使公司具备出口相关资质。

一、团队的建立2、部门组织架构

基本要求：英语四级以上，无论口语还是书面，基本交流无障碍；一年以上外贸行业经验，了解外贸基本操作流程；勤奋主动，善于学习，有责任心，有团队精神；勇于承担责任，不推脱；同事之前做好团结，营造和谐气氛。一、团队的建立2、部门组织架构

人员设定：除外贸经理负责部门日常工作开展外，初步招聘业务人员2人，形成内部合作和良性竞争。随业务量的增加考虑增加业务人员的数量，并增加单证1名总经理部门经理主管主管单证业务员业务员业务员业务员一、团队的建立外贸部经理岗位职责：1、带领外贸部积极开拓国际市场，联系国外客户，寻求订单，并领导商务谈判

与签订合同。2、制定相关的合同条款、支付方式。3、负责外贸定单的洽谈、签约、单证审核、定单管理、运输、报关、收汇等。4、负责对外贸定单的评估、跟踪、管理和风险控制。5、负责外贸业务流程管理和风险控制。6、负责所接定单的生产和货源，货物检验、商检报关等过程的跟踪，及时处理

各环节出现的问题。7、负责客户资料的整理，做好客户要求的及时反馈和处理。8、负责合同履行过程中紧急意外情况的妥善处理。9、负责下属业务员的培养和指导。10、协助公司选择良好的外贸平台和货运、船务、保险等合作伙伴。11、外贸部门费用的合理安排和使用。12、部门人员的绩效考核。一、团队的建立外贸主管岗位职责1.销售管理职位，负责其领域内主要目标和计划，制定、参与或协助部门经理执行相关的政策和制度；2.负责日常管理工作及业务员的管理、指导、培训及评估；3.建立、优化公司贸易业务的操作流程及管理制度；4.制订公司贸易业务的工作目标、工作计划并主导实施；5.收集整理相关市场发展趋势、需求变化和客户反馈数据信息。一、团队的建立外贸业务员岗位职责1、积极主动与客户保持联系。促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。2、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。精确地报出美金销售价格。严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。

备注：利润=美金卖价X汇率X0.96-成本

销售利润率=利润÷(美金卖价X汇率)X100%美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。一、团队的建立3、现有客户的维护1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。4、新客户的开发通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。5、其他相关职责：1)外事接待2)建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式*、销售合同及附件进行备份，以备查用。3)留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。4)提交月/季度报表和年度总结。5)不断提高业务员自身知识和素养。一、团队的建立单证岗位职责：1、负责电子口岸网上申领核销单，并到外汇管理局申领。2、根据订单或是合同，编制合同号，建立客户资料档案，包括客户名称、品名、数量、金额、付款方式、起运港、目的港、唛头、联系电话等。3、根据生产通知单和业务员确定的货代，负责联系货代并确认费用，同时建立货代资料档案，包括货代营业执照，负责人身份证复印件，地址，联系电话等。4、根据进仓通知，告知业务员通知生产部门准备发货，同时做好电子口岸网上核销单备案，准备报关资料寄给货代，并进行提单确认。5、根据信用证的要求，准备相应的单据寄给银行结汇，或是将商业发票，装箱单，提单等寄给客户清关。6、根据货代退回的核销单，负责电子口岸网上企业交单，出口退税，报审系统网上申报，并到外管局核销。7、负责准备退税单据，包括开立六联发票，场站收据，提单复印件，出口货物明细表等，并将上述单证交给财务部门进行退税。8、根据各业务员的业务情况建立相应的台帐。一、团队的建立单证岗位职责：1、负责电子口岸网上申领核销单，并到外汇管理局申领。2、根据订单或是合同，编制合同号，建立客户资料档案，包括客户名称、品名、数量、金额、付款方式、起运港、目的港、唛头、联系电话等。3、根据生产通知单和业务员确定的货代，负责联系货代并确认费用，同时建立货代资料档案，包括货代营业执照，负责人身份证复印件，地址，联系电话等。4、根据进仓通知，告知业务员通知生产部门准备发货，同时做好电子口岸网上核销单备案，准备报关资料寄给货代，并进行提单确认。5、根据信用证的要求，准备相应的单据寄给银行结汇，或是将商业发票，装箱单，提单等寄给客户清关。6、根据货代退回的核销单，负责电子口岸网上企业交单，出口退税，报审系统网上申报，并到外管局核销。7、负责准备退税单据，包括开立六联发票，场站收据，提单复印件，出口货物明细表等，并将上述单证交给财务部门进行退税。8、根据各业务员的业务情况建立相应的台帐。二、外贸工作主要工作流程1、客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的询价，业务人员接收后，做一些细节上的了解。2、报价：业务员应及时回复客人询盘，确定货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，给客户做正式报价。3、从报价到最终得到订单可能会需要一个时间长短不等的过程，中间需要业务员跟客户不断的沟通和确认。最终得到客户的基本确认后，做形式发票给客户，主要内容是涉及到的产品所有信息。4、得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单。5、下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。二、外贸工作主要工作流程6、业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按"出口合同审核表"的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。7、下达生产通知：业务部在确定交货期后，通知工厂按时生产，并跟踪生产进度，及时反馈给客户。备注：不同的付款方式与生产和交货的关系如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。如果是T/T付款的客户（通常采取30%定金和70%尾款，而T/T也是目前最通用的付款方式），要确认定金已经到账。装运后，把相关海运单据寄给客户。船到港后，通知客户付余款，公司收到款后，通知海运放行，将货物交给客户。除以上2种付款方式外，其他外贸付款方式不建议使用，除非长期可靠的老客户，并由经理确认。二、外贸工作主要工作流程8、验货在交货期前一周，需由业务员或验货员验货，货物装运时，拍照发给客户（一般分3组图片：装运前的货物情况和空的集装箱；装运时的情况，包括货物摆放等；装运完毕封箱的照片，需记录集装箱号和锁号）。

如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前（货物生产完毕，未包装前）约客户查货并将查货日期告知单证员。单证员准备出货事宜。如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约时间确，保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。9、制备基本文件。提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。10、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。11、报关

12、出口收汇三、外贸部门工作具体要求

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

在客户问价格时，常规性产品是比较熟悉的，而有些定制产品则不能一时通知价格，这时要同技术和生产部门多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，这时要同主管或经理讲明后同生产联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，比如客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。生产也要即使与外贸部沟通，产品生产情况等事宜。一般情况下外贸部门无需过问干涉生产的安排。添加文本3、上班时间：9：00-6：00，可以灵活支配，一般情况下无需加班。2、内部要与工厂沟通，公司给一定的自由度。比如可能外出会客，接客，到工厂看货等，外出需向主管报备。1．外贸业务周期长，工作隐性。4．公司给外贸部门经理一定的处理事情的特权。比如价格方面在利润允许范围内可以当机立断，交货期方面可以根据当时情况通知客人等，这样才能更有效率地去解决问题。三、外贸部门工作具体要求添加文本7、外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。6、公司给外贸部门车辆使用，可以方便及时的完成工作。5、外贸经理可以有相应的活动经费，比如出差费用标准、客户招待、业务奖励等。三、外贸部门工作具体要求添加文本9、网站内容和产品要及时更新。8、每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用，必要时需加水印。11、外贸部需有单独电话线及传真线给外贸部门，可使用分机。10、要整理一份产品目录和报价单，以便能随情况掌握，快速回答客户的问题。三、外贸部门工作具体要求添加文本13、确保按照合同上要求，按质，按量交货。15、部门内部要沟通和协调。12、信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕，当天询价要当天回给客人。三、外贸部门工作具体要求14、在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。添加文本四、外贸平台的选择和维护

目前，国内外平台很多，公司选择的时候，一方面看平台的综合影响力，另一方面看平台的专业性。建议选择阿里巴巴和中国制造网。另外，光有好的平台也不行，更要把产品陈列展示好，这代表公司的形象。公司形象是开拓外贸业务时公司的“名片”，客户主要是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的。一个有实力，让客户感觉可信赖的公司，不仅可以加快合作的进程，而且也有利于将来业务量的不断拓展。当然公司外贸形象的建设，也是逐步发展，不断完善的。添加文本综合性平台，国外影响力比较强，进口商60%以上会通过阿里巴巴来寻找国内供应商。基础费用29800/年，建议做5—10万左右的会员，效果会好。四、外贸平台的选择和维护1、阿里巴巴在国外也有比较高的影响力，偏机械类，考虑到激光打标机这个产品，适合在该平台上推广。基础费用31100/年，建议做5—10万左右的会员，效果会好。2、中国制造网3、Google推广

主要针对公司网站的优化和推广。首先网站本身不要用flash和占内存较大的图片，除图片外，一律使用文本形式，其次增加关键字在首页和内页的使用频率，再次做好网站整体架构和新闻页面的编辑。既要美观、方便用户体验和浏览，也要利于优化。不建议使用第三方做优化，一方面费用较高，另一方面目前还没有好的平台能实际做出效果。像ETW这样的公司，行业评价并不好。除英文版，可以另设法语版（法国、瑞士、比利时、卢森堡、摩纳哥和非洲大多数国家）和西班牙语版（西班牙、除巴西外的南美所有国家），使用这两个语言的国家地区和人口较多。4、国外平台

目前很多国家和地区也致力于外贸平台的推广，如欧洲黄页、北美进口商等，客户名单基本有效、真实。后期可以考虑。

添加文本四、外贸平台的选择和维护展会面对的是直接客户，可以做到现场面对面的交流，是得到订单最直接有效的方式。除产品现场展示外，参展人员也要具备较高的素质，给客户留下良好印象，还要做好客户记录，方便后期沟通。一般情况下，可通过协会和展览公司参加，都有一定补贴。

5、展会的参加和拓展

外贸协会的主要功能是为企业提供市场最新动态，包括国外进口商的资料。邀请相关主管部门，如海关、税务、商检、外汇局主管领导为企业进行培训、讲座，内容涉及国家最新外贸政策变化以及进出口操作实际注意事项等。由于外贸协会和政府的关系密切，在企业遭受困难，由协会出面，有利于困难顺利解决；另外，随着国际贸易争端纷起，反倾销案件的增多，在外贸协会的组织下的积极应诉，据统计获胜的案件很多。6、参加外贸行业协会，成为会员

7、除以上付费平台外，业务人员需通过免费的google和当地使用率较高的搜索引擎，还有国外客户使用率较高的facebook，twitter，linkedin等社交网站寻找客户，技巧要培训和不断总结。实际也有一定效果。

根据目前国内政策，公司网络需要翻墙才能寻找客户和方便使用某些网络，但这不是很大的问题。添加文本五、市场1、欧洲区客户群

激光打标机不受市场划分限制，只要有消费需求和能力的市场均可开发。从地理位置上看，客户分布其基带上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客人有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为参考，以实际情况而订）2、美洲区客户

主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活水平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此区客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。（作为公司重点开发市场）分为南北两大客户群：主要指包括北美的美国，加拿大，和南美各国家。北美地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。注意事项同欧洲区客户。南美洲经济一般，对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求做货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。（作为公司重点开发市场）添加文本五、市场3、中东区客户

4、亚洲区

这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。需求大，要求出货快。此地客户的订单较大，要求不高，做货以所提供样办为准。但一定要注意出货时间。一定要在客人规定的时间出货。或如可能尽量提前出货。也要注意货款回收。要求在货款到后再发货。

阿拉伯人从商精明，他们对于任何客户都表现出他们的友好热情，待人热忱，不会流露出蔑视，但是通常他们言语夸夸其谈，涉及到价格等关键因数，如果你拿不出来信服的理由说服他，价格上一点一滴都不会退让。阿拉伯人与朋友的交往看的比较重，良好的关系可以对生意的成功有至关重要的影响，所有日常友好的礼尚往来必不可少。（该地区客户要求比较多和细致，需要业务员有良好的耐心和细心）主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，国内外贸公司等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发，但南亚及其它市场视情况而定。（比如日本客户要求和沟通明显比欧美国家多，也需要一定的耐心，印度客户在礼仪上与我们存在很大差别，需要理解和尊重。）添加文本五、市场5、非洲区6、大洋洲区

非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。如要开展也要注意下列问题：特别要注意尼日利亚等地的客户（骗子最多