sap人事部分培训材料

人事管理SAP操作培训人事管理处2009年5月1内容－录入一名新员工的基本操作，及人事信息维护的注意事项－人事调动操作及应注意的关键点－人事操作中维护错误后的修改方法：入司时间、职级、人事子范围。－合同续签操作及注意事项－各种报表导出操作－问题反馈2一、录入一名新员工的基本操作及人事信息维护的注意事项31.首先在组织模块创建一个合适的岗位。或者选择一个已经存在的空的合适岗位。2.此处填员工的入司时间。第一步：创建职位第二步：PA40录入正式员工第三步：维护事件3.1这个时间自动从前一屏带来。表示这个员工的入司时间。3.2行动原因选这名员工的招聘渠道。社会招聘或校园招聘等。3.3“职位”填刚才在组织模块刚创建的新职位的编号。3.4“人事范围”填此员工所在的公司。（分公司、中支都有独立的人事范围）3.5“员工组”代表此员工是长期员工还是短期员工等。“员工子组”代表此员工的职级。4第四步：日期说明4.1此处填该员工的参加工作时间4.2“新华工龄起算日”。指该员工计算司龄的起始日期。一般新入司员工的“新华工龄起算日”就是他的入司时间。但对于离职再聘的员工，新华工龄起算日应该根据实际情况做相应维护。第五步：任务监控5.1“任务监控”的意思是在SAP系统中保存一个任务到期提醒的记录。所有“任务监控”的记录直接打回车保存即可。第六步：能力资格6.1此屏幕的维护用来记录该员工的能力资格达成系数。目前默认使用“低一等”。打回车保存即可。5第七步：个人数据7.1个人数据包含了该员工的姓名，出生日期，国籍，婚姻状况等等。此屏就是PA30里的“个人数据”，以后如果发现姓名等信息有错误，可以直接到PA30“个人数据”里面修改。6第八步：组织分配

最关键一屏！8.1“人事子范围”。关键信息之一，对应的是公司制度中的“四条跑道”、“十二个专业”等。超级重要。8.2“工资范围”。默认自动带出来的。一般不需要修改。但续期前线人员工资范围应该是99。8.3“三个管理员”。看似没用实际最有用的信息。“人事管理员”代表此员工在公司内所处的组织层级。（是公司一级还是部门一级还是室一级）。“时间管理员”代表此员工所在的组织的工作属性（是人力资源还是团体督导等）。“工资管理员”代表此员工是主要负责人还是一般负责人还是普通员工。8.4“组织计划”。默认自动带出来的。一般不需要修改。此处显示出在“组织模块”里对应的组织和职位。组织分配这屏是录入新员工各步骤中最关键一屏，这屏不保存等于员工没录进来。而且这屏没保存就退出，只能从头再录无法修改了。组织分配保存后，此员工就被录进了系统。7第九步：关键岗位第十步：

计划工作时间“计划工作时间”

必须创建8第十一步：

地址的创建与维护11.1地址信息包含了员工的家庭地址、通讯地址、紧急联系人地址、户口地址。包括地址、电话、邮编都可以详细的记录。“地址信息1”必须创建912.1此日期代表合同的起始日期12.2“直到有效“代表合同的结束日期第十二步：合同如果一名员工有两个以上的合同，那么第二个合同的起始日期不能早于第一个合同的结束日期保存合同时，会跳出一屏让你创建“任务监控”，打回车保存即可。此处打钩，代表该员工签署《竞业避止协议》10第十三步：教育13.1选择一个教育类型13.2此处填写教育的起始日期和结束日期13.3”机构/地点“填写学校名称，对于公司内部培训，此处填写培训名称13.4”终止标记“

F：第一学历

H：最高学历

O：中间学历

FH：既是第一又是最高学历

T：公司内部培训如果一名员工原来只有一个学历FH，当他又修完一个高学历后，维护系统时，原来的学历终止标记要做相应修改。教育信息是最关注的人事信息，必须详细准确维护11第十四步：先前雇主14.1此处是”入司日期“到”99991231“。不是先前雇主的起始日期和结束日期14.2先前雇主名称。应该详细准确填写。14.3先前雇主的起始时间和结束时间。14.4“行业”不起眼但非常重要。任何一个新入司员工的先前雇主里，这里必须从“人事-保险寿险行业”、“人事-保险非寿险行业”、“人事-金融行业”、“人事-专业”、“人事-其他”五个里面选其一。先前雇主也是最关注的人事信息。必须详细准确维护。（对于刚毕业学生，不维护先前雇主）1215位身份证号维护方法第十五步：

人员标识——

身份证号18位身份证号维护方法13

第十六步：

家庭成员14

第十七步：

“附加个人数据（中国）”

民族、政党17.1

民族17.2政党ZHR014和BW的花名册报表中民族和政党都是取自这个信息类型。15

第十八步：

人事档案建议：档案调入就创建此信息。档案未调入就不创建。16二、人事调动、离职等操作及应注意的关键点17第一步：创建一个新的职位第二步：

进入PA40第三步：

事件复制1在组织模块中创建一个新职位2.1此处填写事件起始时间（特别注意，如果做离职时间，此处填写“工作的最后一天”）（注意：这个日期必须要与当前的工资发放周期之间的关系）2.2选择一个“事件”类型。（调动、晋升、降职、离职、转正）3.1新事件的起始时间，从前一屏自动带来。（特别注意，如果是离职，这个时间变位“不工作的第一天”）3.3填入在组织模块新创建的职位编号3.4此处填写新的“人事范围”、“员工组”、“员工子组”3.2在“更改原因”中选择合适的调动原因18第四步：组织分配复制4.1起始时间，自动从前一屏带过来4.2结束日期，必须修改为9999.12.31切记！4.3人事子范围，根据“事件”类型，特别是调动，必须做相应修改。人事子范围是表示“4条跑道”、“12个专业”的关键信息。4.4工资范围，一般情况下不需要变动。但在该员工转为续期收费员时，必须改为99。4.5

“三个管理员”。“人事管理员”代表此员工在公司内所处的组织层级（是公司一级还是部门一级还是室一级）。“时间管理员”代表此员工所在的组织的工作属性（是人力资源还是团体督导等）。“工资管理员”代表此员工是主要负责人还是一般负责人还是普通员工。此信息应该随”事件“进行相应修改。4.6保存”组织分配“时，弹出“创建空缺”，点“否”即可。第五步：关键岗位19三、录入员工操作中维护错误后的修改方法：1.入司时间2.员工组、员工子组（职级）3.人事子范围4.职位分配5.人事范围20

（1）更正入司时间

录入错误。1进入PA30，找到这个员工，点”实用程序“>>”更正条目“2进入第二屏，将入司日期改为正确的如期日期。点“保存”。3弹出一个新窗口，问你是否要把所有相关的信息起始时间都变更。选种所有信息后，点左下角的“绿色钩”。对于“0041日期说明”，现在修改的只是记录的起始时间。还应该PA30进入手工修改“新华工龄起算日”。这种方法只能修改实际入司日期比录入的错误入司日期晚的情况。对于实际入司日期比录入录入的错误入司时间早的情况，请事先通知我。21（2）更正员工组、员工子组录入错误1进入PA30，找到这个员工，点”实用程序“>>”更正条目“2进入第二屏，将员工组或者员工子组修正。点保存按钮3进入个人数据这一屏，一般不需要修改，直接点“下一个记录按钮”。4进入”组织分配“这一屏，将结束日期改为9999.12.31点“保存”按钮。修改结束。对于员工组，员工子组的修改，如果已经正式计算过工资，修改后必须通知薪资刚“清空回算”22（3）更正人事子范围录入错误1进入PA30找到这名员工，点“组织分配”，点“概览”按钮。2选择当前的这条”组织分配“记录，一般是从上面数第二条。点”修改“按钮。3将人事子范围更正。并将”结束日期修改为“9999.12.31”。23（4）更正职位录入错误1对于同一个人事范围内，一个员工刚录入后发现职位录入错误，例如，本来应该是在薪酬福利室的薪酬专员，错误的录为人事管理室的招聘专员了。我们讲解一下此种错误的修改方法2首先进入组织模块，选择该员工的入司日期作为进入日期。找到这个错误职位的员工，用鼠标右键点该员工，在出现的选择列表里选“删除分配”。“删除分配”的意思就是把这名员工与这个职位的“关系”删除。右健点该员工。3点“删除分配”后，弹出个对话框，直接点左下的”垃圾桶“按钮。4删除分配后，跳出一个窗口问你是否对这个职位创建空缺，点”否“即可。245该员工与此职位的关系被删除后，组织模块里就看不见他了。这时我们将这个员工重新分配到新的正确的职位上。6点”正确职位“。点左上的”分配职员“按钮。（4）更正职位录入错误（续）257点”正确的职位“。点左上的”分配职员“按钮后，弹出一个新窗口。8在此空里填如要分配的员工编号。9注意此”期间“。起始时间就应该是该员工的入司时间。然后点”保存“按钮。（4）更正职位录入错误（续）2610点保存按钮后，该人员就被从新分配到新的职位上了注意：从新分配岗位，还有一种”移动“的方法，但这些都是用来在刚录入系统就发现录入错误的修正方法，如果已经计算几个月的工资了，需要”职位变动“，必须用PA40做人事事件的调动。（4）更正职位录入错误（续）27（5）更正人事范围录入错误1首先说明，居然把这个公司的员工录入到那个机构去了，这样的错误简直不能原谅。2对于人事范围的录入错误，由于组织模块中职位和成本中心的限制，不能简单用”PA30更正条目“来修改，应该分为三步。第一步在组织模块中，将错误的职位进行”删除分配“。第二步在PA30>>更正条目中，将该员工的”人事范围“修改正确。第三步在组织模块中，将这名员工从新”分配“到正确人事范围的相应岗位上。28四、劳动合同续签及注意事项291.1选中“合同要素”，预览第一步：终止“旧合同”1.2修改已经到期的合同记录，注意合同正常到期或者合同变更致使需要签订新合同时，均需要旧合同维护“终止”，否则导出报表中容易出现多条记录1.4选择相应的合同期限1.3将“9999.12.31”修改为合同终止时间，即新合同起始日期前一天1.5同1.3。保存关闭。302.1新建记录2.2录入相应合同起始时间2.3已签订竞业避止协议的请勾选2.4选择相应的合同类型2.5录入相应合同终止时间第二步创建“新合同”将“9999.12.31”变更为相应合同终止时间，此变更不影响导出报表的数据31１选择相应错误记录，点击“修改”在此屏进行相应修改操作，保存即可录入错误更改32五、各种报表导出操作劳动合同明细表花名册331.录入“ZHRS102”，点击执行2.1结算日期如不变更默认为“操作当日”，2.2选择相应人事范围，如“上海分公司”或“镇江中心支公司”可在“人员选择”处进一步缩小人事范围，目前仅支持单选2.3执行操作3导出报表至“excel”,说明：1.预览合同签订情况，如出现红色“合同信息未维护”，或多条记录，检查原因，进行相应维护。2.按季度或月导出表格，查看将到期人员信息，及时办理续签手续一、劳动合同明细表导出34花名册导出录入“ZHRS114”，执行2.1结算日期如不变更默认为“操作当日”，2.2选择相应人事范围，如“上海分公司”或“镇江中心支公司”2.3确定文件下载路径，可在“人员选择”处进一步缩小人事范围，目前仅支持单选35问题反馈一、学历信息缺失目前存在问题：1.没有在系统中维护教育信息。必须维护并及时更新。2.最高学历空缺，导致花名册信息显示不完整。

导致最高学历空缺的原因是没有正确输入终止标记选项！36如果录入的学历是第一学历，但不是最高学历，输入“F”37如果该学历是最高学历，但不是第一学历，输入“H”38如果该学历既是第一学历，也是最高学历，需要输入“FH”39二、员工入司后更名，如何更改系统中的员工姓名？方法：

（1）在PO30模块下（维护人力资源主数据），选定需要修改的人员。（2）选择“个人数据”进行新创建。在起始日期处输入修改日期，在姓名栏中输入新名字，其余信息保持不变，保存即可。

这种方法有利于该名员工的信息查询，输入原名和新名字都可以查询到该员工的人事信息。40第一步：选定个人数据第二步：创建41第三步：输入修改的日期第四步：在姓名栏中输入新名字第五步：保存42三、如何正确