第2章数据库和表

第2章

数据库和表

2第2章数据库和表本章要求：

1.掌握的数据库的建立、打开和表的添加

2.掌握数据库中表的

3.掌握表间记录的操作．本章要点：

表的维护与记录的查找与筛选学时安排：

4学时(理论）+4学时(实践）32.1数据库基本操作1数据库设计的步骤

2创建数据库3数据库的简单操作

41.确定创建数据库的目的

2.1.1数据库设计的步骤2.1数据库基本操作2.确定该数据库中需要的表3.确定字段4.确定主键5.确定表之间的关系6.输入数据52.1数据库基本操作2.1.2创建数据库创建数据库通常有两种方法：先建立一个空的数据库，然后再向其中添加表、查询、窗体等其它对象。使用“数据库向导”创建数据库，即使用系统提供的数据库模版在向导中设定合适的数据库类型。6

⑴.执行“文件/新建”命令⑵.在“新建文件”窗体中，单击“空数据库”选项⑶.在“文件新建数据库”对话框中设置数据库文件的保存位置、文件名称和保存类型等参数。

举例1.创建空数据库2.1数据库基本操作2.1.2创建数据库7⑴.

执行“文件/新建”命令⑵.在“新建文件”窗体中，单击“本机上的模板”⑶.在模板对话框的“数据库”选项卡中，单击要创建的数据库类型模板的图标，然后单击“确定”按钮。⑷.在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的名称和保存位置，然后单击“创建”按钮。⑸.按照数据库向导的指导进行操作，主要是选择表中的字段、屏幕显示样式、打印报表所用的样式等。2.使用向导创建数据库2.1数据库基本操作2.1.2创建数据库举例81.打开Access数据库

2.1创建数据库2.1.3数据库的简单操作在打开数据库时，可以使用以下4种方式：⑴共享方式打开数据库⑵独占方式打开数据库⑶只读方式打开数据库(4)独占只读访问方式打开数据库9⑴.单击数据库文档窗口右上角的关闭按钮。⑵.双击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标。⑶.单击数据库文档窗口左上角的控制菜单图标，在弹出的菜单中选择关闭命令。⑷.执行“文件”菜单中的“关闭”命令。3.关闭数据库

2.1创建数据库2.1.3数据库的简单操作102.2建立表

1Access数据类型2建立表结构3向表中输入数据4字段属性的设置5主键和索引6建立表之间的关系111.文本型2.2.1Access数据类型2.2建立表文本型是默认的数据类型⑴.文字数据如:姓名、地址⑵.不需要计算的数字如:电话号码、学号⑶.文本或文本与数字的组合如:多媒体教室201文本型的默认字段大小是50个字符，最多可以达到255个字符。2.备注型备注型字段可以保存较长的数据，可长达64KB个字符，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。与文本型数据本质上是一样的123.数字型2.2.1Access数据类型2.2建立表

表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计算出外。在定义了数字型字段后，还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等。4.日期/时间型用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为8个字节。135.货币型2.2.1Access数据类型2.2建立表是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该类型字段也占8个字节，向该字段输入数据时，直接输入数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入，精确到小数点左方15位数及右方4位数。6.自动编号型每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型字段固定占用4个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字段指定唯一的顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。147.是/否型2.2.1Access数据类型2.2建立表只包含两个值中的一个，例如是/否、真/假、开/关，该类型长度固定为1个字节。8.OLE对象类型OLE→ObjectLinkingandEmbedding它是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。OLE对象字段最大可以为1GB。159.超级连接类型2.2建立表2.2.1Access数据类型该字段以文本形式保存超级链接的地址，用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等，字段长度最多64k个字符。一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成：⑴显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。⑵地址：到达文件的路径，称为UNC。或到达页面的路径，称为子URL。⑶子地址：在页面和文件中的地址。1610.查阅向导类型2.2建立表2.2.1Access数据类型创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。172.2建立表2.2.2建立表结构创建一个新表分为两个步骤：

步骤一：创建表的结构。即说明表包含哪些字段组成二维表的表头。一个表中的所有字段组成了表的结构。因为字段属性决定了表的结构，所以在建表之前应先设计字段属性。

字段属性由字段名、字段类型、字段长度、小数位数而定。

步骤二：向表中输入记录。即向表中输入数据。18字段名

表中的每个字段都是有名称的，比如“人才档案”表中的“编号”字段，“编号”即为这个字段的字段名。

字段大小

一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在Access中被称为字段大小，采用字节数表示。字段的其他属性数据表中的字段对象还具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。字段类型

一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。表结构191.使用数据表视图创建表

2.2建立表2.2.2建立表结构Access提供了多种创建表的方法，这里只介绍使用数据表视图和设计视图创建新表的操作。⑴.在“数据库”窗口中，单击“表对象”，然后单击工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建表”对话框⑵.选择“数据表视图”,打开数据表视图(3).

修改字段名称，用鼠标双击字段1，输入字段名(4).输入数据，在每列字段中输入相应的数据202.使用设计视图创建表2.2建立表2.2.2建立表结构设计视图是用来显示数据库对象的设计窗口。⑴.在数据库窗口中，单击“表对象”，然后单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮。⑵选择“设计视图”选项，打开表的设计视图⑶定义表中的每个字段。211.输入数据操作步骤2.2建立表2.2.3向表中输入数据⑴.在数据库窗口中，单击“表对象”。⑵.单击要输入数据的表名，然后单击窗口工具栏上的“打开”按钮，打开数据表视图，或者双击该数据表的表名打开数据表视图。⑶.在数据表视图中输入表数据。⑷.输入完毕后，单击“保存”按钮保存数据。⑸.关闭数据表视图窗口，结束输入操作。222.特殊数据的输入方法

2.2建立表2.2.3向表中输入数据⑴.输入较长字段的数据

可以展开字段以便对其进行编辑，方法是：打开数据表，单击要输入的字段，按下Shift+F2键，弹出“显示比例”对话框，在对话框中输入数据。继续232.特殊数据的输入方法

2.2建立表2.2.3向表中输入数据⑵.输入“是/否”类型的数据

该类型的数据字段上在数据表中显示一个复选框。选中复选框表示输入“是”，不选表示输入“否”。⑶.输入“日期/时间”类型的数据

在输入“日期/时间”类型的数据时，可以参照图2.16中列出的“日期/时间”格式。242.2建立表2.2.3向表中输入数据⑷.输入“OLE”对象数据

OLE对象字段用来存储图片、声音、MicrosoftWord文档和MicrosoftExcel文档等数据，以及其他类型的二进制数据。

OLE对象类型字段数据输入步骤如下：①.单击要输入的OLE字段，单击”插入/对象”命令。弹出“插入对象”对话框。2.特殊数据的输入方法

②.选择一个OLE文件对象252.2建立表2.2.3向表中输入数据⑸.输入“超链接”类型①单击要输入的超链接字段，在“插入”菜单中单击“超链接”命令，弹出插入超链接对话框。②在对话框的“查找范围”列表框中选择超链接对象所在的文件夹，在对象列表中选择超链接对象，单击“确定”按钮，超链接就可以保存到字段中。继续2.特殊数据的输入方法

262.2建立表2.2.3向表中输入数据(6)查阅向导类型创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段，在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。在字段的“数据类型”列中，从下拉式列表中选择“查阅向导”

继续2.特殊数据的输入方法

272.2建立表2.2.4字段属性的设置字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。常规属性包括字段大小、格式、输入掩码和索引等，字段类型不同显示的字段属性也不同。282.2建立表2.2.4字段属性的设置即字段的宽度，该属性用来设置存储在字段中文本的最大长度或数字取值范围。1.字段大小

注意事项1）在满足需要的前提下，字段大小越小越好。2）在一个数字类型的字段中，如果将字段大小属性由大变小，可能会出现数据丢失。292.2建立表2.2.4字段属性的设置格式属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据显示及打印的方式，对不同的字段数据类型使用不同的设置。2.格式302.2建立表2.2.4字段属性的设置方法有两种:⑴.直接输入掩码的格式符在文本框中直接输入一串格式符，用来规定输入数据时具体的格式，可以使用的输入掩码格式符如表2.4所示。3.输入掩码

使用输入掩码可以使数据输入更为容易,并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值

例如:学号录入时,必须为9位数字,不允许有字母或其他符号312.2建立表2.2.4字段属性的设置⑵.使用输入掩码向导对于“日期/时间”型字段和“文本”型字段，还可以使用输入掩码向导来进行详细的设置。①单击“学生信息表”

“出生日期”字段，。②单击属性区的“输入掩码”属性框，在属性框右侧会显示“生成器”按钮，单击这个按钮，弹出“输入掩码”向导对话框③在该对话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”，然后单击下一步按钮打开向导的第二个对话框，在该对话框中可以确定输入掩码方式和占位符。例2-1:

为“学生信息表”中的“出生日期”字段设置输入掩码属性。

3.输入掩码

322.2建立表2.2.4字段属性的设置只针对文本数据类型的字段有效4.输入法模式

有三个选项：随意、输入法开启和输入法关闭。在显示表中数据时，标题属性值可以取代字段名称。即表中该列的栏目名将是标题属性值，而不是字段名称。5.标题

在表中新增加一条记录时，如果希望Access自动为某字段自动填入一个特定的数据，则应为该字段设定默认值属性6.默认值

332.2建立表2.2.4字段属性的设置7.有效性规则和有效性文本

用于对输入到记录中本字段的数据进行约束。当输入的数据违反了有效性规则的设置时，将把有效性文本设置作为提示信息显示给用户。例:

为学生成绩表中“数学”字段设置有效性规则和有效性文本，来说明有效性规则和有效性文本的设置方法。①在数据库窗口中单击“表对象”。②单击“学生成绩表”，然后单击“设计”按钮，在设计视图中打开学生成绩表。③在设计视图窗口中，单击“数学”字段。342.2建立表2.2.4字段属性的设置④设置数学字段的有效性规则为：“>=0and<=100”。设置数据字段的有效性文本为：“成绩应该在0-100之间！”

⑤单击“工具栏”上的保存按钮将所作的修改保存，然后单击“关闭”按钮关闭设计视图。352.2建立表2.2.4字段属性的设置为字段设置索引可以加速对索引字段的查询，还可以加速排序和分组操作。无：表示无索引，这是默认的选项。有（有重复）：该索引允许有重复值。有（无重复）：该索引不允许有重复值。索引属性有三个选项8.索引设置“是”时，表示此字段值必须输入。设置为“否”时，可以不填写该字段的数据，允许字段为空。如:学号,姓名9.必填字段

362.2建立表2.2.4字段属性的设置该属性仅用来设置文本字段，属性值也为“是”或“否”项，设置为“是”时，表示该字段可以填写任何信息。如:家庭地址10.允许空字符串返回372.3表的维护返回(自学内容)1打开和关闭表

2修改表的结构

3编辑表的内容

4调整表的外观

382.3维护表2.3.1打开和关闭表(略)392.3维护表2.3.2修改表的结构

用户常需要根据应用的变化对表结构进行修改，修改的内容主要有添加字段、删除字段、移动字段的位置等，表结构的修改主要在表的设计视图完成。。402.3维护表2.3.3编辑表的内容1.定位记录

使用数据表视图中的记录导航按钮可以定位并浏览记录。导航按钮位于数据表视图窗口的底端.编辑表的内容主要包括以下操作：定位记录、选定记录、添加记录、删除记录、修改记录和复制记录。412.3维护表2.3.3编辑表的内容2.选定记录

在数据表视图中，选定记录包括以下操作：⑴.选定一行记录：单击记录选定器(记录左侧的按钮)⑵.选中一列：单击字段选定器(字段名按钮)⑶.选中多行：选中首行，按下Shift键，再选中末行，则可以选中相邻的多行记录。⑷.选中多列字段：选中首字段，按下Shift键，再选中末列字段，则可以选中相邻的多列字段。⑸.选择整个字段：把鼠标指针移动到数据表中字段的左边缘，鼠标指针变为“空十字”形状，单击鼠标即可选中整个字段。422.3维护表2.3.3编辑表的内容3.添加记录

在数据表视图中，单击工具栏上的“新记录”按钮，输入记录数据。4.删除记录

5.修改记录

6.复制记录

432.3维护表2.3.4调整表的外观1.改变字段次序

调整表结构和外观是为了使表更清楚和美观。2.调整字段显示宽度和高度

3.隐藏列和显示列

4.冻结列

5.设置数据表格式

442.4.1主键2.4主键与索引

关系数据库系统的强大功能，在于它可以查询窗体和报表，以便快速的查找并组合保存在各个不同表中的信息。要做到这一点，每个表应该包含一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的惟一标识，称作表的主键。

Access不允许在主键字段中输入重复值或空值（NULL）。452.4主键与索引2.4.1主键⑴.自动编号主键向表中添加每一条记录时，可以将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。⑵单字段主键如字段中包含的都是惟一的值，则可将字段指定为主键。⑶多字段主键在不能保证任何单字段都包含惟一值时，可以将两个或更多的字段组合设置为主键。主键的基本类型462.4主键与索引2.4.1主键定义主键在设计视图中打开相应的表，选择所要定义为主键的一个或多个字段。如果选择一个字段，请单击行选定器。如果要选择多个字段，请按Ctrl键，然后对每一个所需的字段单击行选定器，然后单击工具栏上的“主键”按钮。删除主键在设计视图中打开相应的表，请单击当前使用的主键的行选定器，然后单击工具栏上的“主键”按钮。472.4.2索引2.4主键与索引

为了能够快速查找到指定的记录，通常需要建立索引来加快查询和排序的速度。建立索引就是要指定一个字段或多个字段，按字段的值将记录按升序或降序排列，然后按这些字段的值来检索。索引字段可以是“文本”类型、“数字”类型、“货币”类型、“日期/时间”类型，主键字段会自动索引，但OLE对象和备注字段等不能设置索引。482.4主键与索引2.4.2索引

在设计视图中打开相应的表，单击要创建索引的字段。在常规选项卡的下方，单击索引属性，然后单击“有（有重复）”或“有（无重复）”。(1)创建单字段索引492.4主键与索引2.4.2索引(2)创建多字段索引单击工具栏上的“索引”按钮，弹出“索引”对话框在索引对话框中输入索引名称,字段名称,排序次序502.5表间关系的建立与修改1.Access表间关系的概念

使用相对独立的表之间具有某种联系,必须定义关系.在定义关系前要确保各表具有主关键字或唯一索引:

一对一:两个表相关字段都是主关键字或唯一索引一对多:只有一个表中相关字段是主关键字或唯一索引

注意:在建立关系前，需要把相关的数据表关闭。

在表和表之间建立联系，可以保证表间数据在编辑时保持同步，既对一个数据表进行操作要影响到另外一个表中的记录。512.5表间关系的建立与修改⑴.关闭所有表.单击工具栏中的“关系”按钮，打开“显示表”对话框⑵.在“显示表”对话框中，添加表⑶.从一个表中相关字段拖动到另一表中相关字段上2.建立表间的关系

继续522.5表间关系的建立与修改3.编辑表间的关系

⑴.打开关系窗口⑵.用鼠标左键单击两个表之间的关系连线对于已经创建好的表间的关系可以进行编辑，例如删除关系或修改关系操作。继续532.6表的其他操作1查找数据

2替换数据3排序记录

4筛选记录

542.6表的其他操作2.6.1复制表的操作在进行更改表中的数据、向表中追加数据之前，将原表通过复制粘贴操作留下数据备份，属于数据库管理的常规操作，是一种良好的习惯。复制表的操作如下：(1)打开数据库窗口，选中要复制的表。(2)单击“复制”按钮(3)单击“粘贴”命令

(4)在“表名称”文本框中输入复制表的名称，在下面的三个“粘粘选项”中选择其中一项。552.6表的其他操作2.6.2删除表的操作2.6.3重命名表的操作562.6表的其他操作2.6.4查找替换数据操作方法如下：⑴.打开表。⑵.将光标定位到相关字段上⑶.执行“编辑\查找”

⑷.执行，打开“查找和替换”对话框，单击对话框中的“查找”选项卡.Access提供字段数据查找功能来实现快速查找，避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动的手工数据查找操作。举例:在学生成绩表中查找“成绩为95的记录。572.6表的其他操作2.6.5排序记录举例:对“学生成绩表”中的记录按“成绩”字段升序排序。

在数据表视图中，有时需要记录数据以不同的顺序显示。这时就可以对数据表中的记录进行排序操作。

首先，在数据表视图中选择要排序的字段，然后单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮完成排序操作。1.按一列（一个字段）重新排序582.6表的其他操作2.6.5排序记录

2.按多列（多个字段的组合）重新排序

按照多列重新排序的规则是：表中记录首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当记录中出现第一个字段具有相同的值时，再按第二个字段排序，以此类推，直到表中的记录按照全部指定的字段排好顺序为止。按多列（多个字段的组合）592.6表的其他操作2.6.5排序记录

2.按多列（多个字段的组合）重新排序操作步骤:(1)打开“数据表视图”选择“记录/筛选/高级筛选/排序(A)…”，打开“筛选”设计窗口排序字段及升降序设置(4)选择“筛选/应用筛选/排序”命令或在“筛选”设计窗口中右击，从弹出的快捷菜单中选择“应用筛选/排序”命令602.6表的其他操作2.6.6筛选记录筛选记录的操作是按某种条件把符合条件的数据筛选出来，不符合条件的数据隐藏起来。筛选方法

选定内容筛选按窗体筛选输入筛选目标高级筛选/排序612.6表的其他操作2.6.6筛选记录1.按选定内容筛选

首先需要选择某一字段的一个值，然后按这个值进行筛选，具体操作方法如下：

选定要筛选字段的全部或部分，并单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，便可以按事先选定的内容进行筛选。

622.6表的其他操作2.6.6筛选记录2.按窗体筛选

按“窗体筛选”方法通过在数据表的空白视图中输入值来筛选记录，其操作方法如下：⑴.在数据表视图中打开表。⑵.单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮，切换到“按窗体筛选”窗口。⑶.单击要在其中指定条件的字段，⑷.单击工具栏上的“应用筛选”按钮。632.6表的其他操作2.6.6筛选记录3.输入筛选目标

这种方法可以通过在数据表中输入条件来筛选记录⑴.在数据表视图中打开表⑵.用鼠标右键单击要进行筛选的字段，然后在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入筛选条件。⑶.按“回车键（Enter）”应用筛选。642.6表的其他操作2.6.6筛选记录4.高级筛选/排序

使用“高级筛选/排序”可以进行复杂筛选，其功能比前几种筛选更强大。⑴.在数据表视图中打开表。⑵.执行“记录”菜单的“筛选”子菜单中的“高级筛选/排序”命令，打开“高级筛选/排序”窗口。⑶.将指