电子文件的整理

美国的未来学家约翰·奈斯比特:“大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。第五章电子文件整理工作———整理：整顿使有条理，有秩序；常用于表示去除不需要的东西。第一节电子文件整理概述一、电子文件整理前期准备工作学习和掌握相关电子文件法律法规中有关电子文件整理工作的规定。《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002）《电子文件管理暂行办法》

(中办国办厅字〔2009〕39号)《档案著录规则》(DA/T18-1999）1.《电子档案移交与接收办法》

(档发〔2012〕7号)《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)———将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理规则(DA/T22-2000)正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后正文与附件为一件——正文在前，附件在后原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转发文在后来文与复文为一件——复文在前，来文在后报表、名册、图册等一册（本）为一件一般以每份文件为一件：8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行8.2归档电子文件以件为单位整理8.3同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。8.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体8.5电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识8.6将著录结果制成机读目录和纸质目录《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）电子文件管理的基本原则：统一管理全程管理规范标准便于利用安全保密《电子文件管理暂行办法》

(中办国办厅字〔2009〕39号)购买计算机、网络设备、存储设备、数字化设备等；安装并使用专门用于电子文件归档整理的软件工具——各种ERKS软件。《GD2000综合档案管理系统V5.0》世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等配备归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。2.二、电子文件整理的原则课堂讨论5-1电子文件整理与传统纸质档案整理将有何不同？传统意义上的文件整理是不能适应现代化的信息检索需要，只有现代化的文件整理方法才能适应现代化信息检索的需要。简化整理、深化检索（一）总指导思想在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索，是“点”对“点”一步到位的全文检索而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录—文件—全文的层层检索整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的，检索决定整理，整理服务检索，整理工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有利于检索则是检验整理工作的首要标准。检索第一位、整理第二位整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理的基础上，检索的查准率、查全率才能接近100%，档案工作的价值和作用才得以实现。———简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，体现在整理的各个工作流程中即：减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。1.简化整理对于归档：只需要使用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式就能确定电子文件的归档与不归档对于收集：可以通过计算机以及电子文件管理系统即时采集到齐全而完整的电子文件；对于检索：只需要在电子文件管理系统中按类目―年度―期限进行就可实现“点”到“点”的直接检索对于分类：只需按照电子文件管理系统中著录规则就可以轻松实现年度划分、保管期限设定、组织机构划分等2.深化检索———“深化检索”则是电子文件现代化管理的前提，即为符合计算机电子文件管理系统的检索功能需要，所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。（二）基本要求电子文件的整理以单份文件为单位进行，最大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子文件管理系统的管理和应用，并与办公自动化相适应，基本实现了与文档一体化相适应的新型整理方法。逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理，而物理归档的电子文件必须进行整理。要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义上的单“件”的观念：“份”即“件”。第二节电子文件整理内容与方法《归档文件整理规则》规定档案整理的基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。还适应电子文件整理吗？（一）电子文件的收集归档

——收集本单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括文件内容、背景信息和元数据。一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；

三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；六是常规性的文件材料，要逐项收；七是在机构人员变动时，要提前收；八是结合年终检查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷过程中，发现不全要反复收。（二）电子文件的分类（1）档案类别―年度―保管期限（2）档案类别―保管期限―年度（3）档案类别―年度―保管期限―机构（问题）（4）档案类别―保管期限―年度―机构（问题）同一单位的电子文件应在其全宗内按分类方案中的一种进行分类，而同一全宗应保持分类方案的稳定。1、电子文件分类的方式———电子文件按档案类别分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、生产经营档案、录音档案、录像档案、照片档案等门类。区分档案类目区分年度划分保管期限区分机构（问题）2、电子文件分类的内容（1）区分档案类别传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、生产经营档案、音像档案、实物档案等。（2）区分年度按电子文件的成文时间直接划分年度，不存在文件的针对年度和生效年度。（4）区分机构（问题）电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。（3）划分保管期限按现行国家、行业、部门或本单位制定的文件材料的保管期限的规定执行。例外原则二：有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。例外原则一：自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅（室）可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。（三）电子文件的排列编号电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内，按其成文时间先后顺序排列。传统档号的编制：由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件（四）著录标引在相应的电子文件管理系统中按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照DA/T18：档案著录规则(DA/T18-1999）的要求尽可能全面、准确、完整。（五）建立电子文件目录归档电子文件应依据分类方案和件号顺序建立归档电子文件机读目录。电子文件机读目录包括目录封面和内容两部分，应在电子文件管理系统中逐件进行。课堂讨论5-2双轨制下电子文件编目与纸质文件编目的关系？纸质档案整理：一般是对立卷归档后的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索。电子档案整理：电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，并可以根据不同需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以其整理在归档前就由各机关单位将杂乱的电子文件磁性载体分类、标引、组合，并对电子文件进行分类、编号和组建数据库。为此，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。———电子文件、纸质文件一般采取不同的编目方法。一、电子文件著录的概念第三节电子文件的著录国际档案理事会《国际档案著录（通则）》［ISAD（G）］(第2版)1999年

———档案著录是通过获取、核对分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果。———著录是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。《档案著录规则》（GB/T18—1999）认为著录作用不限于编制检索工具，而在于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统，指向编制检索工具背后的一些内容；认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档案的背景、文件系统等；认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录信息的工作，而且还是对著录信息主动“获取”过程；肯定著录不仅是“过程”，而且是该过程的“成果”。———《国际档案著录（通则）》中的著录概念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛，所蕴涵的管理思想更深刻。全要素:

描述对象包括电子文件的内容、结构和背景所有要素。全过程

著录贯穿电子文件编制、处理、归档、利用整个生命周期。综合性

著录手段演变为系统自动著录和人工控制相结。多级性

针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同。二、电子文件著录的特点与重要性当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非，而负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出面担保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录来评定该信息源是否可信。加拿大不列颠哥伦比亚大学露西安娜·杜兰蒂只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实性，通过对档案全宗的信息整理和描述，文件编制和管理过程中的各种联系得以永久保存。“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下来，也不会有证据作用”。著录涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。美国电子文件研究专家戴维·比尔曼在手工环境下，文件管理的主要难点在于以保存场所为代表的物质资源匾乏，高密度存储技术的出现使得保存场所的难点问题得到有效的控制。———将管理人员从物质资源匮乏的窘境中解放出来，把注意力集中到管理思路、理念上来。电子计算机技术的广泛应用引发了新的瓶颈——如何保证文件的长期真实性、完整性为代表，在更大程度上表现为智力控制问题。存在于文件形成时所在系统（如业务处理系统）中的关于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著录信息；存储于电子文件管理系统中关于案卷级以上的文件集合、系统，归档后管理活动及其相互关系的著录信息；以纸质形式存在的著录信息，主要包括电子文件积累登记表、归档电子文件登记表、文件更改登记表、电子文件接收检验登记表、电子文件使用权限保护登记表以及物理载体整理结果的登记表等。三、电子文件著录的内容《档案著录规则》（DA/T18—1999）中规定7项，每项分若干个著录单元(小项)，包括：1．题名与责任说明项2．稿本与文种项3．密级与保管期限项4．时间项5．载体形态项6．附注与提要项7．排检与编号项———著录项目是指描述文件内容、结构、背景及文件系统信息的记录事项。

1题名与责任说明项

1.1正题名

1.2并列题名＊

1.3副题名及说明题名文字＊

1.4文件编号＊

1.5责任者

1.6附件＊

2稿本与文种项

2.1稿本＊

2.2文种＊

6附注与提要项

6.1附注＊

6.2提要＊

7排检与编号项

7.1分类号

7.2档案馆代号＊

7.3档号

7.4电子文档号

7.5缩微号

7.6主题词或关键词3密级与保管期限项

3.1密级＊

3.2保管期限＊

4时间项

5载体形态项

5.1载体类型＊

5.2数量及单位＊

5.3规格＊l．题名与责任说明项l．1正题名1．2并列题名1．3副题名及说明题名文字1．4责任者1．5鉴定者1．6归档者1．7接收归档者1．8著录者1．9迁移者1．10附件2．稿本与文种项2．1稿本2．2文种2．3版本及版本说明3．密级与保管期限项3．1密级3．2文件缓急程度3．3保管期限《国际档案著录（通则）》国家档案局研究课题“电子文件著录标准”5.载体形态项5.1载体类型5.2数量5.3规格5.4盘带号5.5迁移前载体类型5.6迁移前盘带号4.时间项4.1形成时间或文件起止时间4.2归档或销毁时间4.3迁移时间6.附注与提要项6.1附注6.2提要6.3机构史或传记6.4保存史8.排检与编号项8.1分类号8.2档案馆代号8.3档号8.4电子文件名8.5迁移前电子文件名8.6路径名8.7迁移前路径名8.8电子文件编号8.9缩微号8.10主题词或关键词7．软硬件平台项7．1机器名称及型号7．2网络硬件环境7．3网络系统名称及版本7．4操作系统名称及版本7．5应用软件名称及版本7、6迁移前硬件环境7．7迁移前软件环境7．8文件类型7．9迁移前文件类型7．10文件签署所用技术9.检索与利用项9.1检索条件9.2版权/限制复制－置于下列各著录项目之前：

稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。＝

置于并列题名之前。：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。／置于第一个责任者之前。；置干多个文件编号之间、多个责任者之间。，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。＋置于每一个附件之前。《档案著录规则》（DA/T18—1999）：著录标记符[]置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。()置于下列著录内容的两端：

责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。？用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。

-用于下列著录内容之间：

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。…

用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。———密级按GB/T7156一1987第4章文献保管等级代码表划分为六个级别。四．电子文件著录的组织文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档。

在电子文件管理系统设计阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。五、电子文件的标引电子文件的著录是对文件全方位的描述，而标引仅是对电子文件内容的描述，即分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。———标引是著录的一部分，是著录工作中最需要发挥工作人员智慧的一个环节，由于标引需要从全面分析文件内容，提炼出最能反映文件主题的概念。全文自动标引主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。题名关键词自动标引从题名中自动抽取关键词的方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。我国档案部门主要采用的自动标引方法。分类号自动标引基本算法是基于对分类号人工标引思维方式和思维过程的分析和模拟。电子文件标引的主要内容第四节电子文件整理的质量标准归档电子文件在：遵循电子文件的自然形成规律；保持电子文件之间的有机联系；区分不同年度和价值；便于保管和利用；之基础上，整理时要达到以下质量标准：1、归档电子文件齐全完整立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为电子档案保存的电子文件的齐全完整，特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。2、归档电子文件真实有效归档的电子文件应真实有效，归档电子文件的文本文件应是最后定稿，图形文件应包括形成记录和最新版本，各种文件的草稿、定稿依据需要归档。有条件的单位应采用电子文件签章技术或认证体系等以确认电子文件的有效性。

3、归档电子文件格式规范归档的电子文件应采用国家规定的规范格式，以保证电子文件的长期可读性。4、电子文件归档范围准确按照国家和自治区有关档案的归档范围的规定，应归档的电子文件都要进行归档，不应归档的电子文件不能归档。5、电子文件分类合理电子文件按其形成的年度分类立档单位要制定电子文件分类方案，并按照分类方案分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。保管期限按其规定进行划分，划分务必准确。6、电子文件排列有序归档电子文件应在其分类方案的最低一级类目内，按时间先后顺序排列。7、电子文件编号科学归档电子文件依分类方案和排列顺序逐件进行流水编号。8、电子文件著录项目完整准确

归档电子文件使用《GD2000综合档案管理系统V5.0》，按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照《GD2000综合档案管理系统V5.0》设置项目进行。9、已建立电子文件机读目录归档电子文件需要依据分类方案和排列编号，建立机读目录。本章知识拓展条形码技术在纸质档案与电子文件整理中的应用条形码技术最早产生在二十世纪二十年代，最早被打上条形码的产品是箭牌口香糖。——条形码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。1988年我国成立了“中国物品编码中心”，并于1991年正式加入国际物品编码协会(EAN)。条形码技术在我国的应用是从80年代开始的，1985年北京市邮政局首先建立条形码挂号函件自动登录处理系统。上海船舶研究设计院、胜利油田地质科学研究院、西北勘测设计研究院、外交部档案馆、中国医学科学院阜外心血管病医院、江西洪都航空工业集团、上海第二医科大学、广东省广州市自来水公司档案馆和广东省档案馆等。河南省档案局2004年度科研计划项目《综合档案馆条形码文件级档案管理系统》——从2001年起，档案以“件”为整理与保管单位普遍实施。2006年4月14日,上海市档案局在闵行区档案馆召开“档案条形码管理系统”应用。一维条形码一般仅在水平方向表达信息，而在垂直方向则不表达任何信息，其一定的高度通常是为了便于阅读器的对准。其优势在于提高信息录入速度、减少差错，但也存在一些不足之处：数据容量较小：30个字符左右只能包含字母和数字条形码尺寸相对较大（空间利用率较低）条形码遭到损坏后便不能阅读——以条形码6936983800013为例，此条形码分为4个部分，从左到右分别为：1-3位：共3位，对应该条码的693，是中国的国家代码之一。（690--695都是中国大陆的代码，由国际上分配）4-8位：共5位，对应该条码的69838，代表着生产厂商代码，由厂商申请，国家分配9-12位：共4位，对应该条码的0001，代表着厂内商品代码，由厂商自行确定第13位：共1位，对应该条码的3，是校验码，依据一定的算法，由前面12位数字计算而得到。———公式第13位算法：1：取出该数的奇数位的和，

c1=6+3+9+3+0+0=21