第四章第一节行政公文概述

行政公文概述一、公文的涵义

斯大林在《马克思主义与语言问题》中指出：“生产的继续发展，阶级的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书……”一、公文的涵义

行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一、公文的涵义公文有广义与狭义之分。广义公文：主要是指在处理各种公务活动中形成的文书材料。包括正式公文和日常公文两种。

正式公文：即《国家行政机关公文处理办法》中规定的

13种公文及通常所使用的规范性文体；狭义公文：特指国务院2000年8月24日颁发的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。日常公文：即机关日常使用的、未经正式公文形式印发不起直接效用的公文。

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文的特点P53法定性权威性公务性程序性规范性二、公文的特点法定性和权威性

1.公文的法定性：具有法定效力

2.作者的法定性：行政公文必须由法定的作者制发，其作者只能是依据法律、法令、法规，能以自己的名义行使权力承担义务的组织，公文起草者只是单位的代笔人。3.权威性:在其法定时间和空间范围内对主送机关具有强制性和约束力。二、公文的特点程式性和规范性

1.公文体式程式化，依照《国家行政机关公文处理办法》与《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999）国家标准）行文。

2.办文程序化。二、公文的特点行政公文必须按照特定的处理程序制发发文：草拟审核签发复

核缮印登记用印分

发二、公文的特点收文的处理程序签收登记审核承办拟办催办三、公文的类别P55

按行文的方向分：

上行文：下行文：平行文：下级机关向上级机关报送的公文上级机关向下级机关下达的公文同级机关或不相隶属机关之间来往的公文（请示、报告）（命令、决定、指示、批复、通知等）（函、议案等）三、公文的类别三、公文的类别三、公文的类别地方各级人民政府地方各级人民政府是地方各级国家权力机关的执行机关，是地方各级国家行政机关。地方各级人民政府实行省长、市长、县长、区长、乡长、镇长负责制。民族自治地方的自治机关是自治区、自治州、自治县的人民代表大会和人民政府。三、公文的类别省：河北省

山西省

辽宁省

吉林省

黑龙江省

江苏省

浙江省

安徽省

福建省

等等。自治区：内蒙古自治区

广西壮族自治区

西藏自治区

宁夏回族自治区

新疆维吾尔自治区直辖市：北京市

天津市

上海市

重庆市特别行政区：香港特别行政区

澳门特别行政区三、公文的类别

按秘密等级分：

绝密公文：

机密公文：秘密公文：

普通公文：指党和国家核心机密公文指党和国家重要机密公文指不涉及密级的一般公文指党和国家一般秘密公文三、公文的类别

按紧急程度分：

特急件

：

急件

：平件

：要求来文1天内办理完毕要求来文3天内办理完毕要求来文7天内办理完毕三、公文的类别

按适用范围分：

通用公文：

专用公文

：指党政机关、社会团体、企事业单位等在处理公务时普遍使用的公文。如法定公文、普通事务文书

是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的各种文书材料。如外交公文、法规公文、司法公文、经济公文、军事公文等等。

四、公文的文面格式眉首版记公文文面格式主体四、公文的格式（一）眉首（文头部分）

（二）主体（行文部分）（三）版记（文尾部分）秘密等级和保密期限（一）眉首（文头部分）

想一想：眉首包含哪些内容?公文分数序号紧急程度发文机关标识发文字号签发人（一）眉首（文头部分）

1、公文份数序号2、秘密等级和保密期限3、紧急程度4、发文机关标识5、发文字号6、签发人（一）眉首（文头部分）

1、公文份数序号同一份公文的顺序编号。

它的作用在于为分发、清退、查找公文提供依据，便于对公文进行统计和管理，掌握公文的去向和回收公文。

带有绝密和机密级的行政公文都要编公文份数序号。（一）眉首（文头部分）

2、秘密等级和保密期限

根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，如未具体标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保密期限为三十年，机密文件保密期限为二十年，秘密文件保密期限为十年。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三种。（一）眉首（文头部分）

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

（一）眉首（文头部分）

4、发文机关标识发文机关标识是公文制发机关的标记，“山东商务职业学院文件”、“上海市人民政府文件”、“山东省粮食局文件”、“国家旅游局文件”、

“

××公司文件”。由“发文机关全称（或规范化简称）+文件”组成。（一）眉首（文头部分）

4、发文机关标识由“发文机关全称（或规范化简称）+文件”组成。“中共中央文件”、“国务院文件”。

简称必须是规范化的，所谓规范化就是应由该机关向上级机关申报批准的，也有由本机关自定的，但一定要得到大家公认的，不能只是自己使用而别人不认同。0000001机密一年特急

山东省人民政府文件

鲁政发〔2007〕12号签发人：李某某（一）眉首（文头部分）

4、发文机关标识“北京理工大学会议纪要”

对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。如“函”只标识发文机关全称或简称，不加“文件”字样；

“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种名称。（一）眉首（文头部分）

4、发文机关标识

联合行文在排列时应注意：

应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。0000001机密一年特急

陕西省人民政府文件山西省人民政府

陕政发〔2007〕12号签发人：李某某（一）眉首（文头部分）

5、发文字号发文字号由“发文机关代字+年份+发文顺序号”组成。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入，后面不加“年”字，如“〔2012〕”；序号前不加“第”字，也不编虚位，即1不编为001。

发文字号的作用是为检索和引用公文提供专指性代号，便于对公文进行统计和管理。一件公文只有一个发文字号，联合行文时，只标明主办机关发文字号。如：“国发〔1998〕12号”、“渝府发〔2006〕56号”、“陕政发〔2007〕12号”、“中办发〔2010〕16号”、“京政发〔2008〕1号”、“沪教委[2006]16号”。0000001机密一年特急

陕西省人民政府文件山西省人民政府

陕政发〔2007〕12号签发人：李某某

（一）眉首（文头部分）

6、签发人

上行文必须标识签发人姓名

作用在于表明机关发文的具体责任者，督导各级领导认真履行职责，并为直接联系工作、迅速查询有关问题提供方便。

0000001机密一年特急

山东省人民政府文件

鲁政发〔2007〕12号签发人：李某某0000001机密一年特急

陕西省人民政府文件山西省人民政府

签发人：李某某陕政发〔2007〕12号张某某

眉首部分：置于公文首页红线以上的各要素统称眉首。0000001机密一年特急

烟台市人民政府文件

烟政发〔2010〕12号签发人：王某某眉首版记公文文面格式主体（二）主体（行文部分）

1、公文标题2、主送机关3、正文4、附件5、成文时间6、印章7、附注（二）主体（行文部分）

1、公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般还要标明发文机关。“发文机关名称+事由+文种”“国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定”（二）主体（行文部分）

写公文标题时，应特别注意以下几点：

1、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种。2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。

例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。（二）主体（行文部分）

写公文标题时，应特别注意以下几点：

3、标题排列要对称、美观。字数如不多，可居中排一行。如果字数较多，可排成两行或三行，最多不要超过三行。各行的字数一般不相等，一般有“正梯形”、“倒梯形”、“除号形”等。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开4、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）主体（行文部分）

2、主送机关

指公文的主要受理机关，即对公文负法定办理或答复责任的机关。主送机关要用全称或规范化简称。

注意：普发性文件（比如公告、通告、会议纪要等）没有该项。

“抬头”、“受文机关”或“上款”

如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低依次排列，机关名称之间用顿号、逗号分隔“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位：”

（二）主体（行文部分）

3、正文

是公文的主体部分，也是公文结构的核心部分，它的作用在于阐述公文内容，表达发文的意图，使接受者对公文所表述的信息获得具体、明确的认识。（二）主体（行文部分）

4、附件

附件指附属于公文正件的其它公文或材料，它的作用是对正文作补充说明或提供参考资料。如随文颁发的规章、制度，以及文件中提到的报告、数据、人员名单等………………。附件:粮食价格限定表二○○七年三月四日………………………………。

附件:1.粮食价格限定表

2.农副产品价格限定表二○○七年三月四日（二）主体（行文部分）

5、成文日期公文必须写明成文时间，以表明公文从何时生效。

成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。

“二0一二年九月十三日”“2012年9月13日”

（二）主体（行文部分）

6、印章

印章是公文生效的标识。

公文除会议纪要、电报、翻印文件外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单个印章的盖法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

一九九九年三月九日两个印章的盖法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

一九九九年三月九日

三个或三个以上印章的盖法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

卫生局环保局环卫局二0一0年十月九日

第一节公文概述（二）主体（行文部分）

7、附注附注一般是在正文没有说清，需要加以说明的事项。

“（此件发各乡、镇人民政府)”“（此件可见报)”“（此件至××月××日对外公开）”

眉首版记公文文面格式主体0000123机密一年

重庆市人民政府文件

渝府发〔1999〕2号

—————————————————————————————重庆市人民政府关于的通知各区县（自治县、市）人民政府：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX特急

重庆市人民政府文件渝府文〔2003〕3号

签发人：王鸿举重庆市人民政府关于XXXXXXXX的请示国务院：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX______________________________________________________（正文略）附件：XXX

（重庆市人民政府印）

二OO五年一月九日（联系人：XXX

电话：XXXXXX）主题词：XXXX请示————————————————————————————————————————————

抄送：国家发改委，财政部。————————————————————————————————————————————

市政府办公厅2005年1月10日印发

（三）版记（文尾部分）

1、主题词2、抄送机关3、印发机关和印发日期1、主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。

主题词的作用在于与标题相配合进一步简要而精确地揭示公文内容，为日后计算机检索和管理公文，实现公文处理的标准化、现代化奠定基础。

标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院公文主题词表》《教育类公文主题词表》等），一份文件选用3至5个主题词，最多不超过7个。

（三）版记（文尾部分）

2、抄送机关

抄送机关是除主送机关之外需要了解或协助执行公文内容其他机关。

抄送多个机关时，用逗号隔开。（三）版记（文尾部分）

3、印发机关和印发日期

“×××办公室（厅）”

（三）版记（文尾部分）

“2012年2月19日印发”

×××××××。

××年××月××日主题词：粮食调价通知

抄送：………，………，………，……。长沙市人民政府办公厅2007年3月4日印发共印40份五、公文的行文制度

（一）公文的行文关系

（二）公文的行文规则

（三）写公文的基本要求五、公文的行文制度发文单位与受文单位之间的关系

如省人民政府与市下属的县人民政府之间的关系1、直接隶属关系：

如省、自治区与国务院之间的关系直接上一级机关与直接的下一级机关之间的领导与被领导的关系

2、间接关系：处于同一垂直系统的，但又不是上下直接相邻的领导与被领导关系。

（一）公文的行文关系五、公文的行文制度（一）公文的行文关系：发文单位与受文单位之间的关系

如省人民政府内厅、局、委等的关系，即财政厅、新闻局、公安厅、农业厅等单位之间的关系。3、业务指导关系

：

如国务院的职能部门中国家财政部与省人民政府的省财政厅之间的关系指各业务系统内上级业务主管部门和下级业务主管部门之间的关系4、平行关系

：指处于同一系统内的同级机关、单位之间的关系

五、公文的行文制度（一）公文的行文关系：发文单位与受文单位之间的关系

5、不相隶属关系

：

如国务院农业部直属的某高校和教育部直属的某高校之间的关系

非同一系统的机关之间的关系统称为不相隶属关系。五、公文的行文制度1、一般不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。2、向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。3、向上级机关请示问题，应当一文一事，只写一个主送机关，其他机关可抄送，但不得同时抄送下级机关。除特殊情况外(如领导直接交办的事项等)，请示不应直接送领导者个人。非请示性公文如“报告”不得夹带请示事项。4、向下级机关的重要行文，应当同时抄送本机关的直接上级机关。

（二）公文的行文规则五、公文的行文制度5、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。6、不相隶属机关之间一般用函行文。7、一般不得越级请示和报告。8、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。9、对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

（二）公文的行文规则五、公文的行文制度

（三）写公文的基本要求

1、人名、地名、数字、引文要准确，引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。日期应当写明具体的年、月、日。

2、结构层次序数。第一层为“一”