会展实务第六讲

第六讲展会现场服务和管理管理2/2/20231展品运输服务与管理一、展品运输代理服务与管理的工作内容1、展览运输包含的内容展品，展架，展具，布展用品，道具，维修工具，宣传资料，招待用品2、展览运输的方式运输代理2/2/20232二、国内运输代理工作环节：展品集中与装车——长途运输——接运和交接——掏箱和开箱1、展品集中和装车2、长途运输3、接运和交接4、掏箱和开箱2/2/20233三、国际运输代理1、运输方式①路线分三段：第一段，参展商所在地将展品及展具路运到参展商所在国的港口；第二段，从参展商所在国的港口运到展会所在国的港口；第三段，从展会所在国的港口运到展会所在地②运输方式：水运（海运，内陆水运）、空运、陆运（火车、汽车）、邮递、快递、自带2/2/202342、有关文件明确告知参展商提供各种文件的具体时间①展览文件展品及相关物品清单，展品安排指示书，需送海关审查的特殊物品样本和清单，发票②运输单证装运委托书，装箱单，集装箱配装明细表、提单、运费结算单，委托回运通知书（需回运）③海关单证报关函，清册，进口许可证，发票④保险单证展品和道具险，第三责任险，展出人员险，一切险（运输）2/2/202353、报关进口报关，出口报关①进口报关的方式◆ATA单证册方式只在ATA公约成员国之间使用，展会结束后货物必须回运；能缩短报关时间，简化手续，节约成本◆保税方式经海关批准，暂不征税。海关在展会现场设立临时监管区，进行监督检查展品不能带出保税现场2/2/20236◆再出口方式预先交纳和关税相同的保证金，展会结束货物再出口后，取回保证金货物不能随意出售或处理◆进口方式按进口商品处理，交纳关税这种方式，参展商可以随意处理展品2/2/20237②进口报关程序进口展品备案——进口展品申报、查验——展品转关——进口展品复运出境、处置——核销2/2/20238四、展品运输管理1、选择运输代理商①对运输代理商实行准入制度②可以只指定一家运输代理商，也可以指定多个代理商2、做好时间安排①展会主办单位根据布展和开幕日期，安排好运输时间，并向运输代理和参展商公布。运输时间要提早安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达会展场馆日期、回运日期等）②注意协调，让展品按预定时间到达，不宜过早，更不能过晚3、运输线路和运输方式督促运输代理安排最佳的运输线路和运输方式，确保运输代理提供最好的服务2/2/202394、包装要求①办展单位要和运输单位一起规定好运输包装的要求，以便搬运和装卸②运输包装要按规定标识、标注，标注的内容包括：运输标志、箱号、尺寸或体积、重量、展会名称、展馆号、座位号、收货人名称和地址5、费用问题运费：参展企业所在地路运费及杂费，发运地仓储费，港口、机场、车站费，运输费及杂费，装卸费，至展馆运费，掏箱费6、保险督促运输代理体现参展商注意投报有关险种。一切险7、对运输代理的现场管理实行“运输车辆准入证”管理，规定好运输车辆进出展会现场的时间、路线2/2/202310会展运输注意事项①全部或部分展品未及时运到②展品因包装不好而破损③缺少单证④包装箱出现问题⑤运输方式导致的问题⑥巡回展的运输2/2/202311布展和撤展管理一、布展期间的主要工作1、对与服务商等有关的工作的协调和管理对展会现场进行规划，对参展商、搭建商进行协调工作，为展会的开幕做好筹备工作。主要工作内容：布展前：到管理部门办理有关手续；与各服务商协调和沟通；争取其他部门支持布展期间：展位画线；地毯铺设；参展商的接待；展位搭建协调；展位楣板的制作、安装、核对；海关现场办公；现场安全保卫；现场施工管理和验收；消防和安全检查；现场清洁和布置垃圾的处理2/2/2023122、展会整体现场布置①开幕式布置◆布置好展会的背板、门楼或展会横幅◆布置好现场空飘气球或其他广告牌◆布置好表演场地②序幕大厅布置◆展馆、展区和展位分布平面图◆各服务网点分布图◆各参展企业及其展位号一览表◆展会简介牌◆展会参观路线指示牌◆展会宣传推广报道牌◆相关活动告示2/2/202313③提示牌设置显眼地方布置◆各展馆（展区）展览内容提示牌◆参观线路指示牌◆本区服务网点提示牌◆至其他展馆（展区）的路线提示牌◆本展区及其展位号一览表④嘉宾休息室布置◆咖啡、茶水、小点心◆展会介绍资料◆服务人员⑤各服务点布置设置网点集中处理参展商展具租赁、用水用电的额外申请、翻译、通讯、信息咨询等2/2/202314二、撤展期间的主要工作工作项目：1、参展商租用展具的退还2、展品的处理3、展位拆除4、展品出馆管理5、展场的清洁6、撤展安全保卫【知识链接4-2】2/2/202315三、对展位搭建商的基本要求展位搭建商的职责：①为展会提供标准展位的搭建②水、电、气等动力设备的预订及安装③展具租赁④为主办方提供大会整体布置（拱门、指示牌）⑤为提出特殊要求参展商提供如标摊变形、紧急加装、施展等服务⑥对展位的安全维护2/2/202316四、指定展位搭建商的基本方法1、对搭建商的考查考查内容：①技术的全面性②搭建商的经念③搭建商的报价④对展览场地及设施的熟悉程度⑤展位维护服务2/2/2023172、选择搭建商的方法①公开招标②选择招标③两阶段招标2/2/202318专业观众服务与管理一、专业观众登记与入场1、设置观众登记柜台①在展馆的序幕大厅或观众进馆大厅设置②可对专业观众柜台和通道分类管理。可分为“持有邀请函观众登记柜台”和“无邀请函观众登记柜台”分类管理的好处①减少观众登记现场工作量，提高登记效率②观众不必长时间排队等候登记领证③展会录入观众资料更容易、更准确，方便客户关系管理2/2/2023192、填写登记表①没有邀请函也没有在网上登记申请的专业观众，现场填写登记表②有邀请函或者网上登记过的专业观众，现场读取客户编号即可观众登记时的注意事项：◆专人负责，保持秩序井然◆提交资料尽量完整准确◆现场录入主要信息，其他信息展后录入◆提交资料妥善保存，以备核校◆现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了解【案例分析4-2】2/2/2023203、办理证件4、检查证件或门票在入口处，对证件上的条形码（或磁卡）扫描5、领取参观指南参观指南内容p1106、免费赠送或出售会刊①免费赠送对象：与本展会主题相关的行业协会、商会、外国驻华机构及所有参展商，部分专业观众②出售对象：专业观众（定价50-70元人民币）7、参观引导①设立指示牌②重要客商，安排陪同人员2/2/202321二、对专业观众的服务1、现场咨询设立单独的观众接待台，提供咨询、处理投诉服务2、贸易配对服务包含的内容：①观众进行在线登录时，选择感兴趣的展品类别，展会组织者将根据他们的兴趣提供相应的参展商名单和产品信息②专业观众在展览会网站上浏览参展商名单，寻找他们感兴趣的参展商和产品③观众随即可约定与公司某一参展代表的现场会谈3、餐饮、休息和娱乐活动在展会现场设置一定的餐饮服务柜台，设置专门的休闲、娱乐场地【案例分析4-3】2/2/202322开展中的服务与管理一、参展商行为管理依据《参展合同》《参展手册》，对其违规行为及时纠正。常见的违规行为：1、转让或转租（卖）展位2、从事现场物品买卖活动3、提前撤展4、促销活动影响其他参展商2/2/202323二、安全管理1、消防安全（的要求）p113【知识链接4-3】2、人身安全①要求参展商为参展人员购买“第三责任险”、“展出人员险”②要求展位搭建商购买相关险种3、展品安全①现场安排专门的保安人员场内巡逻，协助参展商保护展品安全②提醒参展商购买有关险种4、公共安全①专门的保安人员24小时巡逻②制定危机处理的流程及有关应急预案2/2/202324三、新闻管理1、新闻中心的布置①现场设置新闻中心②新闻中心的配置：电脑、传真机、写字台、纸笔、茶水、咖啡、小点心、展会资料2/2/2023252、新闻管理①安排专门的新闻主管，负责展会的官方信息发布，并接受采访②给媒体记者发放“新闻袋”（开幕新闻稿、展会背景介绍、展会亮点、展会有关数据、相关活动安排、会刊、参观指南、小礼品）③有意识地引导安排媒体记者对展会各个侧面进行报道和深度采访④及时收集整理相关报道，发现偏差，及时纠正2/2/202326四、证件管理与门票1、常见的证件①贵宾证；②参展商证；③筹（撤）展证；④专业观众证；⑤记者证；⑥工作人员证；⑦车辆通行证2、证件管理注意事项①版面设计与展会风格一致②便于区别管理区别展会：展会标志和色彩区别参与者身份：色彩③证件发放要规范，确保一人一证，人人有证，人证相符④明确制定管理规范。包括证件的申办和审核程序，证件的种类和适用范围，证件的使用规定，证件被盗用后的处置规定⑤采用信息技术管理。条形码管理，指纹证件2/2/202327五、展区保洁服务①布展是产生的垃圾，由搭建商负责②开展期间产生的垃圾，通道及公共区域，由主办方负责，展位的清洁由参展商负责③撤展时要求参展商及时撤离自己展位内的搭建物和物品2/2/202328六、展会酒店服务1、主办方自行安排①和宾馆、酒店签合作协议，作为展会接待酒店②选择离场馆近的，信誉好的酒店；提供高中低不同档次的酒店以供选择③通过“参展手册”、“服务指南”将酒店基本情况告知参展商和专业观众2、指定旅行代理商①指定旅游公司为参展商和专业观众提供酒店、票务、旅游和订车服务②指定的旅行代理商要在展会现场设立接待台3、委托专业代理机构优惠的价格、专业的服务2/2/