简单高效,迅速行动

第二十七章简单高效，迅速行动第二十七章

1、追求完美：追求每一个细节，眼里容不下半点瑕疵，那么，面面俱到会让你抓不住重点，把简单的事情搞复杂。

2、目标不明：如果在做事情之前没有把握好大方向，走了很多弯路之后又回到原点，事情能不复杂吗？

3、无效沟通：信息浩如烟海，沟通有无限种可能，理解偏差在所难免，于是各种各样的复杂状况出现了……

4、不够整洁：你的东西总是一堆堆的没有次序，永远不能一下子找到自己想要的，一切都是那么复杂。

5、任务模糊：上级下达的指令是含糊的，员工在迷惑中做事，事情能不复杂吗？

6、文山会海：如果一个小的指令都需要几页纸，一个小的决策都需要开几次动员大会，这样必然会导致复杂。简单高效，迅速行动前言

是什么导致一件事变得复杂？拒绝完美主义

也许，很多人都不知道，IBM这个蓝色巨人，曾经也开发过Windows这样的电脑操作界面，叫做OS/2，如果IBM能追求简单一点的话，微软的命运尚未可知。当初，IBM的OS/2和微软的Win95展开争夺战时，在两个操作系统中都存在很多不完美，然而，Win95率先推出来了，并迅速占领市场，Win95很快升级到Win97，不到一年又推出了Win98，接下来又推出WinMe、WinXP,而微软总是刚刚在新版本中修复了几千个旧BUG，又同时制造了几千个新的BUG，以至于后来Windows都自带了自动更新功能，三天两头安装一个补丁。但是市场接受了微软，现在已经没有多少人知道曾经有过视窗界面的OS/2,据说界面比Win95漂亮。简单高效，迅速行动拒绝完美主义

挑刺儿、挑剔细节、看不得半点瑕疵，这些症状，就是确诊的完美主义。完美主义就像一个放大镜，芝麻大的事情都能放大到西瓜大的体积！再简单的问题也会“浑身长刺”，让你无从下手！世界根本不存在彻底的完美，丘吉尔说过：“追求完美主义，就等于让自己处于瘫痪状态。”有缺点？很好，这样才会不断改进！不完美往往才是真正的完美。千万别做为了100分，最终只拿到0分的笨蛋！简单高效，迅速行动拒绝完美主义

找准目标

我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么的拼命，结果却是白忙一场，没有什么成果。感觉自己一直被工作追着跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙乱不是因为工作太多，而是因为没有重点、目标不清楚，所以才让工作变得愈来愈复杂，时间愈来愈不够用。问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会。简单高效，迅速行动找准目标

目前担任沟通管理顾问公司詹森集团(JensenGroup)总裁兼执行长的比尔·詹森，自1992年开始至今，持续进行一项名为“追求简单”(TheSearchforSimplerWay)的研究调查，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低落的原因。最初的调查对象包括了来自460家企业的2500名人士，持续至今已经扩大到1000家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行(BankofAmerica)、花旗银行(Citibank)、默克(Merck)、与迪士尼(WaltDisney)等知名的大型企业。

根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的讯息，却浪费太多时间在不重要的讯息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。简单高效，迅速行动找准目标

——我现在的工作必须做出哪些改变？

目标清楚不是要解释公司的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。如果老板重新设定公司未来一年的营运策略与目标，你可以问说：“我的工作目标应该做出哪些调整？是否有必要改变现在的工作方式？”举例来说，如果公司预计提升10％的营业额，那么行销部门必须达成什么样的部门目标或是个别业务员必须达到多少的业绩，才能完成公司整体的目标。简单高效，迅速行动找准目标

你必须理清的问题包括：——可否建议我，要从哪个地方开始？

你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其它流程的变动而必须一再的重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。——我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？

可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失，应该要如何避免；根据过去的经验，曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试，当然更能增加成功的机会。

——有哪些可用的工具与资源？

你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。简单高效，迅速行动找准目标

有效沟通

有个朋友公司刚结束一个大项目，打算搞一个庆功会。于是老总让秘书通知下去，晚上就办，让现场的施工人员也来参加。秘书打电话给各部门经理，让他们叫下属穿的正式一些，来参加庆功会。部门经理转告助理，助理再通知组长，组长通知各个员工，等层层传达到了施工人员那里，已经是下班时间了。庆功会开始的时间到了，可是员工们稀稀拉拉地只到了三成。老总很惊讶，向到场的一名员工询问原因。员工扯扯身上刚换过的衣服，说到：“老板，大伙儿都去找正式的衣服去了，马上就来！”原来，员工最后听到的通知是：必须穿正式的衣服来参加庆功会，会上要进行批评和表扬。大家都很无奈，纷纷借衣服了！老总哭笑不得。简单高效，迅速行动有效沟通

“沟通常常是无底洞。”管理大师汤姆·彼得如是说。一个公司的沟通成本是最难计算的，也是最容易被无限放大的。无效沟通把一个企业人为地变得复杂了许多，它表现在：正确的指令传不下去；部门间的想法互相理解不了；员工不知道客户的意图……所以，在工作中我们要完成一次有效的沟通，我们会把它分为六个步骤：简单高效，迅速行动有效沟通

第一个步骤是事前准备。了解沟通对象的背景、喜好、性格、脾气等，了解沟通事项的具体内容、时间、地点、人物、要求等。第二个步骤是确认需求。确认双方的需求，明确双方的目的是否是一致的。第三个步骤是阐述观点。即如何发送你的信息，表达你的信息。第四个步骤是处理异议。沟通中的异议就是没有达成协议，对方不同意你的观点，或者你不同意对方的观点，这个时候应该如何处理。第五个步骤是达成协议。就是完成了沟通的过程形成了一个协议，实际在沟通中，任何一个协议并不是一次工作的结束而是沟通的结束，意味着一项工作的开始。第六个步骤是共同实施。

沟通，并不需要正襟危坐，也不需要促膝长谈，这些只是形式上的东西。沟通的关键是：怎么样沟通更有效，如何能够通过沟通达成结果。跟下属交代工作，最好都是用语言，一次性说清楚，让对方重复一遍，确认无误就可以马上执行了。用不着报告、审阅、询问、修改、签字这么麻烦！企业内外部的沟通，绝大多数都是信息交流，所以，没必要考虑形式上的东西，不管是在电梯里，还是在卫生间，或是在餐厅里，不管是用书面报告还是口头报告，不管时间长短，只要能达到沟通想要的结果就可以了。简化沟通的最优效方法就是越过过程，只说结果。过程固然重要，但如果什么事情都把过程的来龙去脉讲清楚，时间不允许，机会也不等你。简单高效，迅速行动有效沟通

沟通简化——说结果，越过过程

麦肯锡曾为一家大客户做咨询，结束时，麦肯锡的项目负责人在电梯里遇见对方的董事长，董事长问负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于没准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的短短时间里把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一客户。从此，麦肯锡要求员工凡事要在最短时间内把结果表达清楚。因为人们最多记得住一二三，所以凡事要归纳在三条以内。这就是流传甚广的——

“电梯30秒理论”简单高效，迅速行动有效沟通

简洁而精辟的表达，给你带来的效果不仅仅是节省双方的时间，还提高了达成目的的几率，为成功创造了更多的机会。如果一个员工在30秒以内讲不清楚所要表达的意思，讲不清楚他自己的任务和权责，那么，这不是一个称职的员工。简单高效，迅速行动有效沟通

能口头报告的不要书面报告。能一句话说清楚的绝不要两句话，更不要一张纸。要求汇报工作时，开门见山说重点，不说套话、废话、拍马屁的话。要求对话时有条理化，一、二、三、四、五……想清楚再发言。任何的沟通都要紧紧抓住目的。只说大白话，不要生僻的、华而不实的字眼。时间、地点、人物、内容、要求，几个要素交代清楚就可以了。找对方法

一家大型连锁超市，将在“东华”小区附近设立新店。为了查清小区的购买力情况，销售部分成四个小组，分头调查。用时最短、信息准确的小组将赢得这个市场。各组的调查方法可谓五花八门：A组采取了抽样调查法：选取小区22栋楼中的单数，再取每栋楼的一个单元，每单元取两个房号，进行入室调查，查明每户家庭的人口、收入、消费支出与结构，根据这个数字再得出总体结论。耗时三天。B组用的是电话调查法：把电话打到每个家庭，征得主人同意后，逐项询问。耗时一天半，看上去时间节省了很多，但是电话费没少花。C组用的是直接问询法：站在小区门口，采访进出院门的住户。耗时一天。D组最特别，只用了半天便得出了和以上几组大致相同的结论。新超市开业时，D组的组长说出了自己的秘密：我们没有接触小区的任何一个人，只是查看了小区里所有的垃圾箱，根据垃圾的数量、包装、品牌，分析出了这个小区的总体消费水平。简单高效，迅速行动找对方法

通向成功的路，往往越简单越快捷。简单的方法往往是抓住了事情本质之后采取的手段，所以就像著名管理咨询公司麦肯锡80年的工作实践所得的结果一样：执行得难易程度决定效果的好坏！麦肯锡方法主张：以最快捷的方式、最少的时间、资源来解决工作中遇到的问题。就像是世界上出现锁以后，就必然有与之相应的钥匙一样，问题与方法是共存的。所以，如何找到最合适、最简单高效的方法，是每一个成功人士都需要认真对待的问题。简单高效，迅速行动找对方法

简单能带来高效，能带来利润，能带来成效，所以我们每个人要把简单作为一项战略、一种常态，而不是可有可无的东西！在这里，给大家提供一些简化定律，帮助各位从不同角度、不同方面入手，让自己的工作变得简单、变得高效！

定律1：思维简化——凡事都从简单的角度去考虑。

定律2：20/80法则——抓住重点，牵牛只牵牛鼻子。

定律3：制度和流程简化——制度简单明了，权责明确，方法简单易行。

定律4：组织结构简化——管理层级越简单越有效。

定律5：产品和服务简化——把精力投入到创造80%利润的20%的产品和服务中。

定律6：管理简化——从每一个细节杜绝不必要的消耗。

定律7：环境简化——建立一个整洁的工作环境，养成一种有序的生活习惯。简单高效，迅速行动找对方法

简单高效7定律你有什么好方法，说出来与大家分享一下？简单高效，迅速行动找对方法

接待简化对来访客人进行筛选，节省自己的时间，也节省对方的时间。接待来客不拐弯抹角，直截了当，询问来访目的，希望得到什么结果。一开始就说明谈话时间，例如：“你希望谈多长时间，15分钟够不够？”“我接下来已经约了别人，现在只剩下10分钟时间。”看手表和闹钟，或者站起来。该拒绝的要坚决拒绝，“不”只有一个字，说出来没有你想象的那么难！交际简化可去可不去的坚决不去。交通工具选择简便快捷，经济实用型。一个人能搞定的，绝对不要两个人。精简过程，少寒暄，少客套，少花样，直奔主题。简单高效，迅速行动找对方法

沟通简化能口头报告的不要书面报告。能一句话解决的绝不要两句话。汇报工作时，开门见山说重点。条理清晰，一、二、三……想清楚再说。任何的沟通都要达成结果。文案简化目标简单，想象你要沟通的人就坐在你对面，他只有3分钟的时间听你的想法，你会说什么？每次只准备一张纸。少说双关语、优雅句子、形容词、不用文字游戏。只要短句、直截了当、用通俗的话叙述重点。简单高效，迅速行动找对方法

立即行动

有个农夫新购置了一块农田，可他发现在农田的中间有一块大石头。

“为什么不铲除它呢？”农夫问。

“哦，它太大了。”卖主为难地回答说。农夫二话不说，立即找来一根大铁棍，撬开石头的一端，意外的发现这块石头的厚度还不及一尺，农夫一会儿就解决掉了这块石头。有时候困难没有我们想象的那么严重，先行动起来，然后再去想下一步怎么做，有时候船到桥头自然直。简单高效，迅速行动立即行动

我们正处于一个讲究效率的时代，在风云变幻的现代社会中，存在着很多不确定因素，稍有迟疑，就可能使原来非常精妙的构想在片刻之间变得一文不值。因此，我们必须及时行动，绝不拖延。

简单高效，迅速行动立即行动

立即行动，绝不拖延

在山丛林间种，一只老虎前来觅食。茂密的丛林遮住了老虎的视线，他不知道此时猎人布置的陷阱就在附近。这时，老虎似乎看到前方似乎有猎物出现，于是奋力追赶，忽然老虎的脚掌被一个铁圈勾住了。老虎想挣脱缚束，但是铁圈把他牢牢固定在了原地。这时，手拿猎枪的猎人出现了，他一步步向老虎逼近，老虎似乎感觉到了死亡的预兆。眼看着就要端起猎枪的猎人，老虎不再犹豫，它用尽全身的力气，猛的挣脱了铁链。但是老虎的脚掌却留在了铁圈上。老虎忍痛的离开了这个危机四伏的危险地带。

老虎断了一只脚自然是很痛苦的，但因此而保存了性命，就是聪明的选择。当你遇到困难的时候，怎么反应是一个很重要的问题，当机立断，方能转危为安。机会可遇不可求。要明白“机会永远不会主动来敲你的门。”

简单高效，迅速行动立即行动

在现实生活中碰到的问题，一般有两种处理方法：一是果断处理，二是犹豫不决。前者能够及时解决问题，为下一步工作做好充分的准备。而后者在做事上既耽误了时间，又失去了做事的最佳时机。正如马丁·科尔所说：“世间最可怜的，是那些做事举棋不定，犹豫不决、不知所措的人，是那些自己没有主意、不能抉择的人。这种主意不定、意志不坚的人，难以得到别人的信任，也就无法使自己的事业获得成功。”如果该当机立断的时候没有当机立断，不但会错过渡过危机的最佳时机，而且会造成更大的损失。所以在处理问题时，要当机立断，控制事态的发展。任何犹豫不决、等待观望的行为都将是问题变得更大、更难处理。简单高效，迅速行动立即行动

当机立断，抓住最佳解决时机

联邦快递公司，其创始人史密斯提出专门经营“隔天送货服务“的想法，但这个想法刚提出来的时候，所有的人都说不可能，有人告诉他，如果可行，美国有那么多航空公司为什么不做？而你现在连一架飞机都没有，是不是太异想天开了？果然，开始时并不顺利，第一架飞机的任务仅载送了5个包裹，其中3个是史密斯先生自己的，这时嘲笑的声音更大了，但是史密斯先生并未动摇，继续坚持别人认为不可能成功的事业，最后联邦快递终于成为世界上第一大