文秘专业导论(一)

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在你心目中秘书是一种怎样的职业？关于秘书角色的社会认知

秘书网通过网络对学生、个体户、公司职员等1600人进行问卷调查，发现被调查者对秘书的角色定位大体有如下四种认识：一，家奴论，认为秘书就是事事听命于人，伺候人的角色；二，花瓶论，专门陪同上司应酬的公关人员；三，首长论，领导的代言人；四，助手论，是领导人的事务与信息助手。关于秘书的讨论秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。可以说秘书一职既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才。优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。

专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。

以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。

曾在英国获得“SuperSecretary”头衔的ShirleyTaylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。

中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。在众人眼里，秘书总是和花瓶、低职联系在一起，这在很大程度上限制了秘书考证和职业发展。在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书的确走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行听写工作的文书，写得一手好字。但随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工。

最近10年，秘书的变化更是天翻地覆，现代秘书要求学会使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。如果缺少秘书，许多成功的执行官可能就无法完成工作了，因为，秘书会告诉老板“今天你要做这个”、“这个可以明天处理”、“别忘了打电话给某人”……曾任美林证券集团亚太区行政副总裁的何冰仪女士表示，在老板无法顾及时，秘书往往是老板的形象代言人，将事情处理妥贴。

秘书们通过不断增强技能满足不断变化的工作需要，从而表现出专业程度，使得秘书职业地位不断上升。有关人士预计，这种趋势将一直持续下去。我国从1998年颁布《秘书职业技能标准》，经过6年发展，秘书的职业水平得到很大提升，但距离国际标准还有较大差距。国外同行在中国发现，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合专业秘书的要求。另外，中国秘书对待证书并不看重，这影响了秘书职业规范化发展。

随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。

保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。二、秘书的分类不同层次的秘书（一） 官员秘书（二） 秘书部门负责人（三） 领导人的专职秘书（四） 高级秘书（五） 中级秘书（六） 初级秘书不同领域的秘书（一） 社会政治生活中的秘书（二） 社会经济生活中的秘书（三） 科技文化领域的秘书三、我国开展的较有影响的秘书职业资格考试：

（一）劳动和社会保障部秘书资格鉴定（二）剑桥办公管理国际证书考试（三）LCCIEB（伦敦工商会考试局）秘书证书考试（四）IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试秘书职业资格考试（一）劳动和社会保障部秘书资格鉴定该鉴定分初、中、高三级，包括理论知识考试和操作技能考试，全部采用闭卷笔试方式。（二）剑桥办公管理国际证书考试该考试是由教育部考试中心从剑桥大学考试委员会引进，一年开考两次，设初、中、高三级，核心课程包括文字处理、沟通和项目管理、办公室管理三门。中国人民大学培训学院有培训。（三）LCCIEB（伦敦工商会考试局）秘书证书考试该证书考试在英国本土最高有四级，国内目前只开考二级和三级。考试形式为笔试，全球统一命题、统一考试，中国考生也需要采用英文试卷。该项目一年考四次，分别在3月、4月、6月和11月举行。根据英方和教育部考试中心签署的协议，考务方面由教育部和各地教育行政部门组织。

（四）IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试

该考试目前国内在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点。考试科目包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。合格者获“特许职业秘书”资格。四、文秘专业培养目标文秘专业的培养目标是：培养服务社会主义现代化建设文秘行业需要的，掌握具有企业单位文员、助理应有的基本知识；具有较好的人际关系技巧、沟通表达技巧、简报技巧、商务管理技巧等基本技能；具有必备的跨部门沟通、文件管理、会议管理、员工活动管理、商务接待、文书处理等专业技能；具有较强文秘工作业务能力和良好的文秘综合素养，毕业后能够胜任用人单位需要的德智体美全面发展的高素质技能型专门人才。秘书工作主要是发挥“四个作用”：参谋作用助手作用提供信息作用协调作用

特别是当前用人单位对秘书工作人员的要求正在发生“四个转变”：

1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存在“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质(33％)、文化素质(27％)、业务素质(13％)、心理素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。文秘专业人才的素质需求情况素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是：职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神(38％)、忠于职守(28％)。

文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38％)、掌握宽阔的专业知识(28％)、了解一般的人文科学知识(26％)、掌握相关学科知识(16％)、了解一般的社会科学知识(4％)。

业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力(42％)、组织管理能力(35％)、实际操作能力(28％)、创新能力(23％)、获取加工和利用信息的能力(10％)。同时心理素质是秘书人员基本素质的基础。在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。五、专业能力培养要求（一）岗位能力目标：

1、对文秘角色的清晰认识；2、具备良好中文能力和合格的英文听、说、读、写、译能力；3、人格健全，亲和力强，熟练的人际交往技能，较强的沟通协调能力；4、熟练的电脑办公系统使用技能；5、初步的目标管理和会议管理、商务业务与活动能力；6、独立地处理办公室日常事务的能力；7、制作简报能力；8、良好的学习能力与反应能力。调查显示，中小企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为：语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。（二）资格证书1、全国中级秘书职业资格证书；2、全国英语能力A级证；3、全国办公软件高级操作员资格证书；4、普通话水平测试二级乙等及以上证书；5、汽车驾驶员C证(可选)。

从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书(15％)、创新型秘书(10％)，另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。六、文秘专业人才的需求情况

根据调查的结果，时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者单位领导。因为他们与各个部门都打交道，对于单位的架构和业务都比较了解，所以未来发展方向也是这些。

七、文秘专业的就业前景分析“对企事业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从基础文书、专职文秘、到高级行政助理、行政领导等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有专业知识与技能的秘书是各类企业、事业单位和社会团体急需的人才。文秘专业就业面广，需求量大，发展前景极为可观。曾担任当和国家领导人秘书的政要一览

王瑞林,原中央军委主席邓小平秘书,曾任解放军总政治部副主任.上将军衔.

许永跃,1983年任陈云同志政治秘书、陈云同志办公室负责人、党支部书记.现任国家安全部部长.

李伟,1998.03-2003.03任国务院总理朱鎔基办公室主任.现任国务院国有资产监督管理委员会党委副书记、副主任.

郭向远,2000年任李岚清同志秘书,2005年4月教育部部长助理。

金道铭,原中纪委书记尉健行秘书，现任山西省委常委、省纪委书记.

李鸿忠,全国人大常委会副委员长李铁映原秘书,现任广东省委常委,深圳市委书记.

吕聪敏,原全国人大委员长李鹏秘书,现任全国人大常委会副秘书长.

宋北杉,原全国人大委员长乔石秘书,现任山西省副省长.

刘琦,原全国政协副主席陈锦华秘书,现任海南省副省长.

伍绍祖,原国家副主席王震秘书,曾任中直机关工委副书记.

林雄,国务院总理温家宝原秘书,现任广东省委常委兼宣传部长。

杨景宇,原全国人大委员长彭真秘书,现任全国人民代表大会法律委员会主任委员.贾廷安.原中央军委主席江泽民秘书,现任中央军委办公厅主任.中将军衔

周强,最高人民法院院长肖扬原秘书,现任湖南省委副书记,代省长.

黄丽满,江泽民任电子工业部部长时的秘书,现任广东省人大主任.丘小雄,国务院总理温家宝办公室主任.王林森，原全国政协副主席毛致用任江西省委书记时的秘书，现任江西省政协副主席、省委统战部长。

李文卿，原开国上将，中央政治局委员，广州军区司令员许世友秘书，曾任国防大学政治委员。上将军衔孙大发，原中央政治局常委，国防大学政委李德生上将秘书，现任总后勤部政委。中将军衔。

唐国忠，中央政治局常委李长春原秘书，现任福建省委常委，宣传部长。李建国，原全国政协主席李瑞环秘书，现任陕西省委书记，省人大主任。黄华，1946年参加北平军事调处执行部中共代表团，任叶剑英的秘书。曾任国务院副总理、全国人大副委员长。

何权，全国人大副委员长顾秀莲任江苏省省长时的秘书，现任江苏省副省长。鄂竟平，原全国政协副主席钱正英（女）任水利部部长时的秘书，现任水利部副部长、党组成员。殷介炎，1977年8月至1989年5月任陈慕华（当时任中国人民银行行长，后任全国人大副委员长）同志处秘书。现任交通银行董事长。孙亚夫，时任全国人民代表大会副委员长叶飞秘书。现任中共中央台湾工作办公室、国务院台湾事务办公室副主任。陈冀平，时任乔石同志秘书，现任中央社会治安综合治理委员会副主任。顾昂然，1949年后任中共北京市青委西南区委委员、青年团北京市西南区委、东北区委委员、彭真秘书。曾任第九届全国人大常委会法制工作委员会主任。梁保华，原江苏省委书记韩培信秘书，现任江苏省委副书记，江苏省省长。

郭开朗，原江泽民同志秘书，现任湖南省省长助理。邹哲开，全国人大副委员长王兆国任福建省省长时的秘书，现任福建省政协副主席、党组成员。

孙晓郁，原全国人大常委会委员长彭真秘书，现任国务院发展研究中心副主任。孙清云，原国务院副总理姜春云秘书，现任陕西省委常委、中共西安市委书记。王军，原财政部部长刘仲藜秘书，现任财政部副部长、党组成员。叶青纯，原尉建行秘书，现任最高人民检察院党组成员、中纪委驻高检院纪检组组长。丁向阳，全国政协副主席王忠禹任国务委员，国务院秘书长时的秘书，现任北京市副市长。

朱佳木，曾任陈云，胡乔木秘书，现任中国社会科学院副院长、党组成员兼当代中国研究所所长。吕新华，原国务院副总理钱其琛秘书，现任外交部副部长。

郭永祥，中央政治局委员，公安部长周永康任国土资源部部长时的秘书，现任四川省委常委、副省长。陈进玉，时任中央政治局常委、书记处书记胡启立秘书，现任国务院副秘书长兼国家科技教育领导小组办公室主任。肖天。原国家体育运动委员会主任李梦华秘书，现任国家体育总局副局长。张黎，1982年10月至1989年7月为肖华上将秘书，现任解放军副总参谋长，上将军衔。雷炳成，原中央军委副主席刘华清秘书，少将军衔。中央领导人的秘书经历一览十八大中央政治局委员和各省省委书记共有43人是秘书出身或有当秘书的经历（7个政治局常委中有5人，占比71%，25个政治局委员中有19人，占比76%，中央书记处7人全部是，占比100%）。他们当秘书的起步年龄基本上是在24-30岁之间，也就是基本上一参加工作就是在干秘书这个行当，也就是从秘书上开始起步发展。1、

习近平：1953年6月生，1979-1982国务院办公厅、军委办公厅秘书2、

李克强：1955年7月生，1983－1985年共青团中央学校部部长兼全国学联秘书长3、

张德江：1946年11月生，1970－1972年吉林省汪清县革委会宣传组干事、机关团支部书记4、

刘云山，1947年7月生，1969－1975年内蒙古自治区土默特右旗旗委宣传部干事5、

张高丽，1946年11月生，1970－1977年石油部广东茂名石油公司生产指挥部办公室秘书6、

马凯，1946年6月生，1965－1970年北京市第四中学教员7、

王沪宁，1955年10月生，1977－1978年上海市出版局干部8、

刘奇葆，1953年1月生，1977－1980年安徽省委办公厅秘书处秘书9、

孙春兰，1950年5月生，1969－1977年辽宁鞍山钟表厂工人、车间团委书记10、李建国，1946年4月生，1972－1992年天津市宁河县文教局、县委宣传部干事、农委宣传处干事、市委办公厅办公室干事、市委办公厅办公室副主任、市委办公厅主任、市委副秘书长、市委秘书长11、李源潮，1950年11月生，1974－1983年上海市南昌中学教师、卢湾区业余工业专科学校教师、复旦大学数学系团总支副书记、书记、校团委副书记12、汪洋，1955年3月生，1976－1981年安徽省宿县地区“五七”干校教员、教研室副主任、地委党校教员1