GS前台系统培训大钢

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酒店前台管理系统

中国市场上领先的、专业的酒店管理软件系统服务供应商一、前台系统功能特点二、预订管理三、接待管理四、收银管理五、夜审管理六、房务管理七、营销管理八、维护管理九、报表管理一、酒店前台管理系统功能特点1、严密的数据安全和数据处理2、丰富的外围系统接口3、详细的操作轨迹跟踪及查询4、完善的权限控制（报表控制）5、合约单位优惠政策及佣金定义6、灵活严格的房价政策定义7、消费超额报警并触发联动程序8、内置消息系统主动引导操作9、财务报表击穿功能（审核）10、用户自定义菜单、界面、报表11、详细的客历管理12、身份证扫描、自动识别系统13、快捷入住操作、熟客自动识别通用操作（GeneralFunction）1.查询功能（Query）在各模块的工具栏下部有相关查询输入框，其中包括查询方案、查询字段、查询关键字（模糊查询）的输入框。

查询方案的选择经过滤后可进行多项模糊查询，功能强大、搜索范围齐全，具有自定义特点。2.通用功能（GeneralFunction）在各模块的主窗体中右键弹出通用功能，包括房态、报表、客历档案、跟进、客人留言和公共信息等。

二、预订（Reservation）2.1

预订界面介绍与功能说明右键菜单：快速预订、维护、分房、取消/恢复、入住等主界面：默认为当前有效的订单列表，该列表界面以颜色区分散客与团体的预订单，具体列示内容如图，双击列表中记录进入预订维护窗口查询方案：今天预抵、全部预订、已到、取消、NoShow、全部状态相关资料栏：每一条预订记录所包含的房类和房间数

GS前台预订模块用于处理酒店散客和团体的预订信息。主要包括：快速预订、维护、分房、取消/恢复、入住、确认单和空房预报表。2.2

快速预订（QuickReservation）快速预订时首先要确定是散客或团体，以方便客帐设置。只需录入带*号的就可完成预订，其他资料可另寻时间在预订维护界面补充。在保存成功预订单后弹出显示自动生成的预订号。中间左边窗口显示各种房类、可用房数、牌价、执行房价、预订数、预留数、每房人数等。右边窗口显示左边所选房类的房态图，方便选择预留房间。输入客人名时，如果客历档案中有同名的客人，则会弹出相关信息提示。如确定，则客人的基本资料会自动取该客人在客历中的资料。会员功能支持刷卡和手工输入，并显示详细积分和消费信息合约单位支持拼音首字母和五笔模糊输入，如选择已维护好的合约单位，则可实现自动取相关房价代码与业务员。2.3

预订维护F4（UpdateReservation）对已录入的预订单作修改操作或进一步安排，均通过预订维护完成，此窗口包括了预订资料、客人资料、提醒说明和图片资料四个分页。功能详尽，除一般的预订资料外，还包括帐务信息、市场信息、客人的个人资料。可在提醒说明标签页，输入提醒说明，根据系统提示信息的规则，在适当时间提示。另外，可根据客人提供的资料输入图片资料，包括相片、证件、签名的扫描。2.4

预订分房（RoomBooking）为预订单分配具体哪些客房可用，一般是在预抵日的前一天或当天操作。可根据各种查询条件，快速过滤出在本订单预计住宿期间可以分配的房间。可手工双击选房，也可电脑自动分房。2.5

预订取消/恢复（CancelReservations/RestoreReservations）应客人要求，或由于操作员错误录入等原因，取消客人的预订单。进行取消操作时，在选取框打上勾，同时必须输入原因，方便追踪查询。如果是恢复预订单，则对选中的已取消订单进行此操作。2.6

打印确认单（ConfirmationLetter）预订成功后，可选择是否打印书面的确认单，便于传真给用户确认。预订确认书的格式可由用户自由设置。2.7

预订入住（Arrivals）对当前选中的预订单执行入住操作时，在相关资料栏中，选择使用入住、分批入住、全入住三个按钮。对于分批入住，按住键盘上的Shift键不放，用鼠标左键选取要同一批入住的房间（必须已留房），即可实现。对于有订金的订单，系统将订金转为押金。2.8

空房预报F11（7Day’sForecast）显示未来的某段时间内，各种房间类型的可用状态。可选择日期范围、可用房是否含预离。双击某天的可预订数，弹出可用房数相关数据窗口。3.预订单保存成功后弹出提示窗口，并且显示自动生成的预订单号。1.刷会员卡后弹出对应客人名和基本资料，显示详细积分和消费信息2.选取合约单位广东电网，自动对应房价代码为商务合约价，市场分类为商务客，业务员为钟伟。预订实例（1.确定预订信息）注意：带*号的为必填项，包括客人姓名、住店的起始天数、房价代码、市场分类和客人来源光标选取的预订单已预留了3间高级双人房，绿色标识的为主单。双击房号此列可进入预订留房窗口完成后的预订记录显示在预订模块主界面，如是会员在客人姓名列有标识。此窗口上下两部分的房号可通过双击更换，也可以自动分房，在左边的房类栏更换房间类型。预订实例（2.预订单维护与分房）预订实例（3.预订单的取消与恢复）对要取消的订单，点击右键选择预订取消/恢复。勾选要取消的订单记录，选择或输入原因后按确定即完成取消预订，如需恢复预订用同样的方式操作即可。预订实例（4.预订抵达后入住）客人抵达后在查询字段中输入客人名查找出预订单，点击“入住”按钮即可。弹出门锁卡制作窗口，完成入住。

GS前台接待模块用于处理酒店客人的信息与资料管理。主要包括：快速入住、客情维护、延期、换房、调价、打印RC单和制门锁卡。3.1

接待界面介绍与功能说明右键功能：快速入住、维护、延期、换房、调价等数据分析：在住房数、房租、消费和付款汇总信息

三、接待管理（Reception）查询方案：在住、预抵、预离、未到、当日离店、历史离店、团体查询。主界面：默认为当前有效的订单列表，该列表界面以颜色区分散客与团体的预订单，具体列示内容如图，双击列表中记录进入客情维护3.2

快速入住快速入住与快速预订的界面相同，学会快速预订，也就能掌握快速入住的要点了。注意散客与团体的区别。中间左边窗口显示各种房类、可用房数、牌价、执行房价、已选房数。右边窗口显示左边所选房类的房态图，方便选择可用房间。3.3.1

客情维护F4预订维护与客情维护是同一界面，快捷键为F4。对已入住的客人资料作修改或进一步安排，均通过客情维护完成，此窗口包括了登记资料、客人资料、提醒说明和图片资料四个分页。功能详尽，除一般的客人资料外，还能做客帐设置。3.3.2

快速客情维护快速地对在住客人的资料进行维护，包括修改客人姓名、性别、证件类型、证件号码等相关信息。3.4

延期修改在住客人的预订离店时间，一般是往后，但也不限制往前，只是不能早过当天。如果是关联房延期，则会提示其他关联人是否同时延期。延期成功后会提示是否制作门锁卡。

3.5

换房双击新房号输入窗口或单击房号后的“省略号”按钮，弹出分房界面，选择房间即可。遇客人持有充分理由要求“在住房”合住时，可通过换房选择其中一间为合住目标房而实现，操作时留意换房提示，并根据提示判断“是”为随行关系、“否”为同住关系。3.6

调价通过修改房价代码（红色方框内）实现修改当前客人房价折扣的功能。如有必要，由操作员手工调整

。3.7

打印RC单3.8

门锁卡

GS前台收银模块主要用于处理酒店客人的各种帐务。主要包括四部分：帐务处理、相关操作、通用功能、报表查询4.1

收银界面介绍右键功能：交易入帐、转帐、清帐、结帐离店等数据分析：在住房数、消费、付款和余额汇总信息

四、收银管理（Cashier）查询方案：当前在住、当日离店、当日结帐、历史迟付、历史离店（1个月内）、未结工作帐、已结工作帐。主界面：默认为当前所有在住客人的记录列表，以颜色区分散客和团体，具体列示内容如图，双击客人名进入客情维护，双击房号进入帐务处理。

“余额”是指消费总余额，公式为：余额＝消费金额-付款金额；“余额”显示为正数且余额状态为$则表示客人欠酒店钱，即客人已付押金小于客人实际消费额；“余额”显示为负数且余额状态为空则表示客人剩余的押金数，客人已付押金还大于客人实际消费额。

收银主界面除了强大的信息汇总外，还可以进入简便快速的操作。在信息分类方面，可按房号和颜色区分，如上面房号为比例值的记录则为团体主帐，其他原房号则为房帐。（10:9:1）数字含义为：总房数:入住房数:结帐房数。对于界面上的小操作如保密等功能，只要双击保密栏即可编辑保密内容，且字体以红色区分。

收银主界面默认的初始状态为“I---当前在住”，因此想要查询其他状态的客人，就必须改变查询方案中的接待状态。

假设需要查看房号为406或名字为张军的客人3月18号的历史帐务，方法如下：在“查询关键字”处输入406或张军，选择历史离店（1个月内），单击后面的图标，弹出左图，选取日期点查询即可。4.2

交易入帐F7收银模块的核心功能之一，除完成最基本的消费录入之外，还可完成订金录入、押金录入、错帐冲销、作废、扣回等功能。作废/冲销功能：选择消费项目，点鼠标右键选择操作类型，选冲销弹出此窗口，修改金额即可。作废实际是冲销的简化，即冲销结果为零的操作可直接用作废功能实现。只能对当天营业日消费的项目进行作废和冲销。4.3

帐务处理F8收银模块的核心功能，其最主要是在客人离店时进行结帐操作。双击客人选择方框，弹出“客人选择”窗口，可方便调换到其他房间或客帐的处理。房帐+团帐＝集体帐，每次操作帐务必须注意的地方。界面上显示所选择记录的相关帐务明细，并可对其执行各种入帐、拆帐、转帐、清帐、迟付、预结等操作。帐务说明房帐：指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自付的杂费等。团帐：团队费用一般分成两种，（1）由团队统一支付的费用，如房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐，即是团帐。（2）各成员房间发生的杂费，如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在房帐里面。集体帐：关联房帐或团体房的消费总帐，即集体帐＝房帐+团帐。工作帐：顾名思义就是酒店为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户。如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在酒店帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改，所以就可在酒店帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数正确。收银结帐实例（1.查找客人并核对输入完余下费用）在住的客人李建的费用清单如下：押金3000元康乐中心800元西餐厅520元迷你吧120元洗衣费80元商务中心

150元要求输入这些费用，并且结帐，结帐时收全天的手工房费。收银模块中，查询关键字处输入姓名并回车，系统显示查询结果，按F8弹出帐务处理，单击“入帐”按钮打开交易入帐，在项目栏选择项目名称，填入单号与金额，保存。收银结帐实例（2.开始结帐、加收日租并确认付款）费用输入完毕，单击“结帐”按钮。弹出结帐窗口，单击“开始”。弹出加收日租/半日租窗口中，点击加收，如免收则要输入免收原因。点击“确定”（实际业务中必须同时退还客人多余押金或收取不足费用），确认付款后弹出打印帐单窗口，此处不打印退出，客人状态由“I”→“O”，结帐完毕。收银结帐实例（3.结帐时修改付款方式和开发票）如果客人要退回全部押金，改由银联卡结帐，那么在金额栏则输入全部押金的负数并点击“增加”。接着在付款方式中选取银联卡，系统自动统计出需要结帐的全部费用，最后“确定”结帐完毕。如果付款中的“发票”前打上了勾，则会弹出开发票窗口，点击增加，输入完保存即可在A4016报表中查询到，如需事后开票，在帐务处理中有发票按钮。收银结帐实例（4.帐单的格式与保存）帐单打印可任意分级打印明细或汇总，可修改全打套打格式或加上Logo。支持手工帐单功能，点击“另存为”，弹出提示框，选“否”另存为Excel文件。收银结帐实例（5.迷你吧消费录入窗口）在F8帐务处理中点击“迷你吧”按钮，弹出Minibar管理窗口，根据消费帐单录入项目的数量，如有赠送项目，在赠送框中打上勾即可。收银结帐实例（6.客帐设置）点击“设置”按钮弹出客帐设置窗口。每张客单均可分拆成多个分帐单，以方便将不同类型消费项目分别存放到不同分帐单下，打印或付款。在分帐定义中将消费项目与各分帐单相关，所有未相关的项目，均入到主帐单上。为了实现自动转帐，即事先定义好某客人某些项目由另一客人支付，则在发生消费时，自动转帐到目标客人帐上。定义住店客人在各营业点消费签单（挂房帐）所允许的最高限额。客人登记时，选择房价代码后，会默认与之相关的包价项目，此处可以对这些项目进行调整，或增加新的项目。可事先在系统参数中默认团体的包费定义，也可在客帐设置中再修改。收银结帐实例（7.折帐与调帐）在F8帐务处理中点击“拆帐”按钮。在弹出的窗口中，左边勾上需要拆分的帐，右边显示对半拆分的金额，也可以手工输入后按确定。点击“全选”清除选定，只勾上需调到B帐单的帐务，点击“调帐”按钮。“调帐”可以根据客户的需要把帐务转到B或C帐单，以方便显示、查询和打印。收银结帐实例（8.转帐与转付）“转帐”在各种帐单之间转移交易记录，点击弹出转帐处理窗口。左上角输入房号后回车显示转帐房，选中需要转移的明细，右上角调出目标房号，点击转移箭头命令按钮，再点击“转帐”按钮确认。“转付”是离店时转给别人付帐。如2202房转付到3208房，点击出现客人选择窗口。在左下角输入需转付的房号后回车确定，弹出确认框选择“是”。即完成2202房的离店，帐转到了3208房。收银结帐实例（9.清帐与迟付）如对一笔12元的电话费作结清，在帐务前勾选后点击“清帐”按钮。选择付款方式，确定后根据提示点击“是”。结清后的帐务在“已结”中才能看到。清帐的反操作取消清帐。点击“迟付”，即退房不结帐，输入迟付说明确定后，判断并提示是否有当天需增加的消费记录，如半日租等。还可根据系统参数，确定迟付客人的消费部分是当时结算还是到付款时再结算。收银结帐实例（10.会员卡处理）输入会员卡号，按回车显示会员卡资料，点保存即可

。

4.4

快速离店当客人帐务零余额且不需加收当天帐务时，直接对当前选中的帐单右键作“快速离店”操作，在弹出的确认框中点“是”，以加快结帐速度。

4.5

催租报表1.催租是由收银根据客户当前押金的不足进行催收。2.“余额”是判断押金的依据，余额＝消费金额+房价-付款金额-信用额度3.余额情况说明:

1)余额>0说明消费大于押金，需催租。

2）余额<0说明消费小于押金，尚剩有押金，并根据酒店本身的要求在条件中设定余额上下限查出所有需催租的客人资料。4.查询条件：含当天房租倍数为1是指包含当天的房租4.6

交班报表左边统计的数据是当天或当班所有交易的消费金额右边统计的数据是当天或当班付款金额。

GS前台夜审模块根据事先定义的夜间审核操作流程，逐步提示用户完成夜审操作，其中的每一步均被记录到详细的操作日志中。5.1

夜审窗口介绍与功能说明夜审窗口：需要运行的步骤，准备期校验、过租、核心步骤、计算统计信息、后台处理、夜审结束。点“开始”弹出左边的选择界面。

五、夜审管理（Audit）点“是”开始自动处理夜审操作，点“否”取消夜审操作。5.2

酒店大事记和审核日志酒店大事记：录入当天的天气说明、备注和日志。审核日志：统计“酒店大事记”的报表说明：酒店大事记是录入信息，审核日志是查询酒店大事记

五、夜审管理（Audit）酒店大事记：录入信息审核日志：查询信息5.3夜审报表定义

五、夜审管理（Audit）选择是否打印,分不打、审前、审后,在此定义好后，在前面的夜审前和夜审后页面中会显示相关的报表，并在夜审时会自动作打印处理。5.4夜审报表定义

五、夜审管理（Audit）对“选择”的报表根据开始结束进行重算更新。，

GS前台房务模块主要用于对酒店所有客房服务的管理，包括房态修改、维修停用、临时占房、遗留物品、MiniBar、洗衣管理等。6.1

房务界面介绍与功能说明房务信息界面：按房间、楼层或房类排序显示房态，双击房间进入客情界面，右键点击支持快速预订/入住、维修、停用、干净或脏房管理

六、房务管理（Housekeeping）鼠标滑过显示房态详细信息功能查询功能栏：条件范围查询或字段模糊查询信息栏：分类统计客源和房态信息6.2

房态修改：用于脏净的互转处理将脏房修改为空房或将净房修改成脏房,不能用于维修房恢复房态。6.3

维修/停用、恢复房态维修/停用：用于设置维修房（OOO）和停用房（OOS）,实现有效的房态控制,此类房是不允许预订和入住的。功能窗口列示所有状态为OOO或OOS的房间，同时有新增、修改、完成、退出等功能，进入下一页。

新增时弹出此窗口，可输入房号，可以一间，也可多间（各房间要用逗号隔开），同时也可输入起止房号，或输入房务区，此外还可输入起止时间、种类、原因等，界面上会同时显示出操作员与时间。

注意：修改停用/维修房的界面与新增停用/维修房界面相同，只需填上“完成人员”名称和“完成时间”并保存即可。6.3

维修/停用、恢复房态恢复房态：用于将维修房（OOO）和停用房（OOS）的房态恢复为空净房，释放房号可提供使用。直接在房态界面或房务界面中找到相应的房号后右键选择“恢复房态”即可还原为空脏房态，PA清理好房间后，在做“房态修改”还原为空净房。如下图：找到房号右键操作恢复房态。

6.4

房态历史：显示当前选中房间最近的房态变化历史。（也可选择条件房态变化的记录）界面如下图：可按房号和房态查询相关的信息。6.5

遗留物品：登记失物信息、认领信息及最终处理结果等。可以新增和完成来对登记记录做处理.也可按客人姓名和物品名称来查询.如下图：录入遗留物品信息和处理情况。

GS前台营销模块主要用于合约单位的管理，包括单位档案、合约、合约单位消费人、消费帐务、往来帐、优惠政策、旅行社回佣管理等7.1

营销界面介绍与功能说明常用功能：新增、删除、改房价、往来帐管理等合约单位信息栏：每一条记录是一个合约单位信息，双击单位名称进入合约单位资料维护查询功能：条件范围查询或字段模糊查询

七、营销管理（Sales）7.2

客历档案完成对来店消费过的历史客人的档案资料、消费明细、往来帐等内容的查询、维护功能。历史客人的概念非常广泛，除了消费过的客人、会员等，还包括团队、旅行社、会议、合约单位签单人等历史资料。7.3.1

合约单位档案管理这里是一套完整的合约单位管理系统，包括单位档案的管理、合约的管理、合约单位消费人、消费帐务的管理、往来帐管理、优惠政策管理、旅行社回佣管理等等相关功能。双击打开合约单位信息,转下图:合约单位基础资料合约单位消费信息:查看合约单位在各营业区的消费明细.往来明细:挂帐往来明细信息预期消费:该合约单位的预订信息.合约信息:含合约单位的折扣代码、佣金代码、房价代码、有效期、生效日期、信用等级、新增、作废、审核等信息。消费签单：设置授权签单消费人限额及签单状态。优惠记录：积分兑奖项目记录。7.3.2

合约单位往来帐管理这里是一套完整的合约单位管理系统，包括单位档案的管理、合约的管理、合约单位消费人、消费帐务的管理、往来帐管理、优惠政策管理