商务交际英语(1) Chapter4

English&Communication

forColleges

ReviewofChapter3PlanningandOrganizingMessagesPlanningMessages策划信息Fourstepstoplanamessageidentifytheobjective确定目的determinethemainidea确定主要内容choosesupportinginformation选择支持信息adjustthemessageforthereceiver为信息接收者调整信息内容Identifytheobjective.

确定目的(1)promotegoodwill增进良好的关系(2)inform告知、传递信息(3)request提出要求(4)record记录在案(5)persuade说服对方OrganizingMessages组织信息Directorder直接顺序Indirectorder间接顺序Direct-indirectorder直接-间接顺序多数商务信息的组织采用三种顺序：直接顺序，间接顺序或直接-间接顺序。Directorder:themainidea–supportinginformation.Positiveandneutralmessagesareorganizedusingthedirectorder.Indirectorder:supportinginformation–themainidea.Negativeandpersuasivemessagesareorganizedusingtheindirectorder.Direct-indirectorder:thepositivemessage–thereasonsforthenegativemessages–thenegativemessage.Whenyouhavebothapositivemessageandanegativemessageforthereceiver,usedirect-indirectorder.Ideafirst followedbysupportinginformationGoodNewsReasonsfirst followedbybadnewsitselfBadNewsGood&BadNewsChoosingWords

词语的选择CourteousWords谦虚礼貌的用词Positivewords积极的用词Propertitles合适的头衔Bias-freewords不带偏见的用词AppropriateWords得体的用词Precisewords准确的用词Up-to-datewords合乎时宜的用词Concisewords简洁的用词CreatingVigorousSentences佳句的打造Concisesentences简明的句子AvoidunnecessaryelementsAvoidpassivevoiceConcretesentences具体的句子specific明确的precise精确的necessaryinformation必要的信息BuildingStrongParagraphs

建构强有力的段落SentencestructureinaparagraphBeginningsentence/topicsentenceMiddlesentencesEndingsentenceParagraphstructureinbusinesscommunicationOpeningparagraphDevelopmentalparagraphClosingparagraphEditingandProofreadingMessages

信息的编辑与校对Toeditistoreviewandreviseawrittenmessagetoimproveit.编辑是对写好的信息进行重审和修改，以便完善该信息。Proofreadingistheprocessofreviewingandcorrectingthefinaldraftofwrittenmessage.校对是重审与更正书面信息的定稿这一过程。小练习Whichofthefollowingisareceiver-orientedstatement?A.IgrantyourrequestforvacationfromtheweekofAugust14th.B.Ourcompanyworkshardtomeettheneedsofourcustomers.C.Asourguest,youwillreceivetheattentionthatyoudeserve.D.Wemakeeveryefforttoserveourclientsefficientlyandattheirconvenience.KeyC小练习WhatisNOTincludedinthestageofplanningamessage?A.To

identify

the

objective.

B.To

determine

the

main

idea.

C.To

choose

supporting

information.

D.To

evaluate

the

message.KeyD小练习Positiveandneutralmessagesareorganizedin.

A.directorderB.indirectorderC.indirect-directorderKeyA小练习Whichofthefollowingisagender-biasedword?(page76)A.officeworkerB.employeeC.congressmanKeyC小练习Whatisthemainobjectiveofamessagethattellsthereceiveraboutanewproductthatwillsoonbeavailableinstores?A.

To

inform

B.

To

request

C.

To

record

D.

To

persuadeKeyDChapter4WritingMemosandE-mailsCasestudy:CommunicatingtoofastNancyDiMelio作为LloydEngineering公司计算机辅助设计（CAD）部门的一位经理已经取得了持续上升的好口碑。她的四名计算机操作员使用的是昂贵的、达到最新水平的计算机软、硬件。公司里其它部门的人员对CAD部门使用的软、硬件很是好奇，但是由于Nancy部门的工作量，她必须限制她的职员，让他们不要花时间在说明或解释CAD上。最近，正当Nancy阅读她每天得到的40多份电子邮件时，她发现了来自她的高级雇员LanceChow的报告。Lance报告，来自“主机维护部”的ConnieReyes“借”了新的CAD软件拷贝。这一借用破坏了LloydEngineering公司严格的软件执照规章。Nancy给她的上司写了一份电子邮件。她写道：“ConnieReyes是一名对自己希望过高的CAD艺术家。Connie应该多关心她自己的工作，而不是要求借这价值970美元的软件而破坏公司的法规。”Nancy同时还提到了Lance，认为他做了应该做的事，把这件事报告了自己。Nancy把这份电子邮件发给了她的上司，同时作为附件，发给了Lance。Nancy开始接到来自主机维护部的愤怒的电子邮件。他们对于Nancy批评自己的雇员之一很愤怒。Nancy的声誉由于主机维护部而受到了很大损害。后来，Lance困窘地到Nancy的办公室，告诉Nancy他不小心把Nancy的电子邮件发给了Connie。Lance道歉了，Nancy使Lance安心道：“这个错误，也是我的。”Computer-AidedDesign(CAD)计算机辅助设计reputation

n.声誉，名声，名气state-of-the-art

adj.最新式的；使用了最先进技术的；顶尖水准的workload

n.工作量demonstrate

v.证明；演示；示范senior

adj.地位较高的；高级的；年长的；资深的seniorworker高级工人MainframeSupportdepartment主机维护部copyn.复制品；抄本；副本softwaren.软件hardwaren.硬件violatev.侵犯；违反；扰乱wannabeen.赶超崇拜者，赶超崇拜者的人bccBlindCarbonCopy密送cc

英文全称是CarbonCopy(抄送)两者的区别在于在BCC栏中的收件人可以看到所有的收件人名(TO,CC,BCC)，而在TO和CC栏中的收件人看不到BCC的收件人名4.1

UsesofInternalDocument

内部文件的使用公司内部经常使用的文件有备忘录，电子邮件等，像备忘录、电子邮件这样的信息交际，是上级和同事用来评价你工作表现的一种途径。因此，学习如何在公司内部使用备忘录或电子邮件，就显得十分重要了。本节的学习目标是：

1．了解如何在对内交际中使用备忘录。

2．了解如何在对内交际中使用电子邮件。MemosandemailsThemostcommoninternaldocumentsarememosandemails.

Amemoisaquick,easywaytocommunicate.Itismoreconciseandlessformalthanaletter.最常见的对内文件是备忘录和电子邮件。备忘录是迅捷、简单的交际方式，比信函更简单，没有信函那么正式。随着网络技术的发展，电子邮件在迅速取代备忘录。memo

n.备忘录=memorandumMemosandemailsareefficientmediaofinternalbusinesscommunicationforseveralreasons:备忘录和电子邮件是实现对内商务交际的有效媒介。原因如下：1.Theycanbesenttomorethanonereceiver.能一次送达多位信息接收者。2.Theytakelesstimetoformatandkeythanletters.在格式和录入的时间上比信函少3.Theyarelessexpensive,time-consumingandcomplexthanconferencecallsormeetings.与电话会议或真实会议比，备忘录和电子邮件的造价低，节省时间，简单不复杂。PurposesofusingmemosMemosareused(1)toprovidearecord(2)toadvise,directorstatepolicy(3)toinform(4)topromotegoodwill.像备忘录这样的信息交际，是上级和同事用来评价你工作表现的一种途径。因此，要谨慎使用备忘录，也要谨慎选择其接收者和主题。备忘录的使用目的有：（1）记录备案；（2）建议，指导或发布政策；（3）告知；（4）提高信誉。小练习checkpoint1page104Keys1.tostatepolicyandtoinform2.toinform3.topromotegoodwill4.toprovidearecord4.2Formattingand

WritingEffectiveInternal

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有效的对内文件的格式与写作如何让你所撰写的备忘录或电子邮件能够达到你的目的？如何让对内信息实现有效的交互、撰写一封有效的对内文件？在这一节里，我们将一起来学习有效的对内文件的格式与写作技巧。本节的学习目标是：

1．认识备忘录的组成部分。

2．了解传统和简化的备忘录格式。

3．了解组织备忘录和电子邮件信息内容的方式。

4．学习撰写有效的备忘录和电子邮件的指导策略。memo=memorandumInternal:

writtenmessagesaretransferredfromoneemployeeordepartmenttoothersFormat:

heading+messagesMEMOTO:receivers'namesandjobtitlesFROM:

sender'snameandjobtitleDATE:dateofissuingthememoSUBJECTspecificallywhatthememoisaboutOpening:

purposeorcontextofthememoBody:

detailsofthemainideaClosing:

anurgeforactionWhatismemo?MemoplanHeaderSubjectlineOpeningparagraphSupportingdetails/explanationClosing}}PartsofamemoMostmemoscontainaheading,abodyandoneormore

notations.大多数备忘录由信头、正文和附注组成。heading

信头Heading:TO,FROM,DATE,SUBJECT备忘录的信头通常有四个组成部分：To,From,Date和Subject。TO:TheTOlinecontainsthenameofthepersonorpeoplewhowillreceivethememo,oraparticularpositionordepartment.FROM:Thesender’snameappearsontheFROMline.DATE:

PutthedatethatyouwritethememoontheDATEline,showingthefullnameofthemonth,thedayandtheyear.SUBJECT:

TheSUBJECTlineshowsthetopicofthememo.

To这一栏后跟备忘录接收者的姓名，可以只写其姓名全称，也可以在其姓名后加上头衔或其部门名称。你还可以在To后面只写某个具体职位或部门。From这一栏后跟信息发出者的名字，还可以在后面加上你的职位，部门，住所或电话分机号。在Date一栏后注明写备忘录的日期，一定要写出日月年的全称。在Subject一栏写下备忘录的主题，不要写一个完整的句子，而是写出一个短语，简明扼要地展示主题。body

正文Body:Writeyourmessageinthebodyofthememo.Memosneednosalutation.Itshouldbeconciseandaccurate.备忘录的正文包含了信息内容，不用写称呼语，要保持备忘录的简洁精确。notations

附注Notations:thekeyboardoperator’sreferenceinitialsandanynotationsbelowtheinitials.在附注部分，在正文下写出打字人姓名缩写，然后加上其他附注。举例说明，如果一个备忘录有附件，那就在打字人姓名缩写下加上“附件”二字。SampleStudyMemorandumTo:

AllStaffFrom:

AllenSmith,AdministrativeOfficerDate:May12,2012Subject:OperatingInstructionsforNewCopyingMachinesAnewphotocopier(复印机)hasbeeninstalledinthegeneraloffice.Allstaffiswelcometouseit.

receivers’name/jobtitlesender’sname/jobtitle

currentdate

whatthememoisaboutopeningtopicofthememotheissuingtimeintroducingthemainpointsSampleStudyMemorandumToensurethecopier’ssurvival,itisimportanttokeepthefollowingproceduresinmind.

Usethemachinefornolongerthan30minutesatatime.

Afteruse,allowthemachinetocoolforatleast5minutes.

Makesuretheswitchisturnedoffafteruse.

Pleasespeaktomeifyouhaveanyquestionsaboutthemachine.

bodyclosingrequestingactionsFormattingthememosTwostyles:traditionalorsimplified.

Page108备忘录有两种格式：传统格式和简化格式。Inthetraditionalstyle,theheadingappearsatthetopofthepage.在传统格式里，备忘录的信头放在纸的上部分。Inthesimplifiedstyle,theheadingcomponentsareomitted.Thesimplifiedstyleismorefrequentwhenelectronicmemosarewritten.在简化格式里，不用写信头。简化格式更多地用于电子备忘录即电子邮件中。Guidelinesfor

planningand

organizingmemosPlanningamemooranemailrequiresfoursteps:备忘录或电子邮件的计划需要四个步骤：1.Identifytheobjective.明确写作目的。2.Identifythemainidea.明确主要内容。3.Determinethesupportinginformation.选择支持信息。4.Adjustthecontenttothereceiver.根据信息接收者调整内容。Usethedirectorderinamemothatcontainsgoodnewsorroutinerequestsforthereceiver.在含有积极或中性信息的备忘录中使用直接顺序，即先说主要内容，后加补充细节。

Usetheindirectorderinamemothatcontainsbadnewsorpersuasivemessageforthereceiver.在含有负面或说服性信息的备忘录中使用间接顺序，即先说细节，后说主要内容。Afterplanningandorganizingamemo,writingandeditingbecomeyourfocus.Therearesomeguidelineswhichhelpyouwriteclear,concisememos.

113在对备忘录进行计划和组织以后，接下来的重点就是撰写和编辑备忘录。你可以采用一些指导策略，以便写出清晰简明的备忘录来。1131.poseashort,ofreadyourmessageGuideline2Composeashort,clearsubjectline.Thesubjectlineofamemoshouldreflectthemainidea.Thesentencethatcontainsthemainideaandthesubjectlineofthememoshouldbesimilarandtheyshouldusethesamekeywords.策略2主题要简短清晰。备忘录的主题一栏应当能够反映出主要内容，主题与主要内容的句子要基本一致，使用同样的关键词。4.3

AbusesofInternal

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对内文件的滥用虽然备忘录和电子邮件是实现内部交际的有效手段，但并不意味着使用得越多越好，对内文件的滥用不仅不能促进你和他人的交流，反而会阻碍交流、甚至有可能危害到你的人际关系。在这一节里，我们将来学习对内文件的滥用，并学习如何解决这些问题。本节的学习目标是：

1．了解备忘录和电子邮件的滥用。

2．掌握解决滥用问题的方法。Abuseoccurswhenmemosandemailsare(1)writtentoofrequently(2)writtentogainattention(3)writtenbyacommittee(4)rewrittenforeachlevelofmanagement.备忘录尤其是电子备忘录的便利性，有时会导致滥用，可能会有以下几个方面：（1）写得太频繁，（2）为了引起关注，（3）撰写者是整个委员会，（4）要写给各层人员。(1)Writtentoofrequently

Communicationoverloadisamentalconditionthatoccurswhenapersonreceivessomanymessagesthatheorshefailstotakethetimenecessarytoreadorunderstand.Thesolutiontocommunicationoverloadisfewercommunications,notmore.

在备忘录被滥用的时候，整个公司机构都将因为超负荷交际而受到不良影响。超负荷交际指的是一种心理状况，当一个人收到太多信息而抽不出时间来阅读或只能草草浏览的时候，就出现了超负荷交际。解决的办法是减少这种交际。(2)Writtentogainattention

Toooften,anambitiouspersonwillconsidermemosasawaytocallattentiontowhatheorsheisdoingforthecompanyorasawaytoreceiverecognitionfromasupervisor.Amemolikethisisoftenfullofwordslike“I,me,my”.

一个雄心壮志的员工往往会把备忘录当做引起公司关注的方式，他希望能通过这样的途径获得上级的认可。这种备忘录里充满了“我，我的”等类似的词汇。在这样的情况下，与其说这个员工是个人才，还不如说他是个问题。(3)Writtenbyacommittee

Amemoisoftenspoiledwhenitisacommitteewhowritesit.Thesolutiontothisproblemistoletonepersonrepresentthecommitteeandwritethememos.

厨子太多，反而坏了一锅汤。这句话比喻的是人多误事。在一个委员会的人都参与到撰写备忘录的时候，也会遇到这种情形。委员会的成员们在备忘录的格式和内容上争论不休，让撰写的过程既困难又费时。解决办法是由一个人代表委员会进行撰写。(4)Rewrittenforeachlevelofmanagement

Sometimes,messagesneedtobesenttoeachemployeelevelofacompany–fromentry-levelworkerstothepresident.You’dbetterwritewhatisclearlydirectedtoandappropriateforitsreceivers.

有的时候，信息需要传达到从基层到总裁的公司各层员工手中。在这种情况下，信息发出者可能会复写很多封一模一样的备忘录。但是，这么做是不对的。最好是根据不同的信息接收者，有针对性的组织内容。4.4

WritingMeetingCommunications

会议交际文件的写作除了备忘录和电子邮件，常见的内部文件还有一些会议文件，如通知、议程、会议记录等。它们在实现内部有效交际的时候也起到了重要的作用。本节的学习目标是：

1．了解几种会议类型。

2．学习会议文件的写作。MeetingsMeetingsareanimportantmethodofinformationexchangeinanybusinesssetting.

Thereareboardmeetings,conferences,trainingsessionsandstaffmeetings.在现今的全球经济下，许多公司采取了团队策略，不同部门的员工组成团队、共同解决一些问题、交换意见、分担责任。会议是商务环境下信息交换的重要手段，有董事会会议，新闻发布会，培训会，员工大会等几种。Notices,agendas

andminutesInmeetingcommunication,youmayuseseveralinternaldocumentslikenotices,agendasandminutes.

会议交际里常用的对内文件有：通知，议程，会议记录等。notices通知Notificationofameetingisusuallygivenbymemos,nomatterhard-copyonesoremails.Thenoticeshouldincludethedate,time,location,themeofthemeeting.会议通知往往以纸制或电子备忘录的形式发出，通知应该包括日期、时间、地址、主题等内容。agendas议程Anagendaistheorderofbusinesstobediscussedduringaparticularmeeting.