档案管理实务 06 档案检索

项目六

档案检索学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案检索的基本含义和要求；档案著录和标引的规范和方法、检索技术和方法等，以适用将来的档案检索利用工作。

知识要求能力要求通过本项目单元的学习与训练，能够按照档案检索方法和技巧，尤其电子档案的检索方法，进行档案检索工作。任务一认识档案检索和检索工具

1、掌握档案检索的含义与内容；2、掌握档案检索工具的种类；3、明确档案检索语言的规范要求。

知识目标：1、能够分析档案检索工作在档案整体工作中的地位；2、能够掌握和分析档案检索语言的规范性。能力目标：案例导入

天宇外贸公司是一家二十年历史的公司，档案室的档案在积累了一定数量后，由于只有案卷目录而没有其他检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至找不到的现象。该公司的档案员小齐决定编一些检索工具来解决这一问题。经分析小齐发现公司的领导和业务人员主要查找的是客户资料、公司的发文和内部文件等，于是他就决定编制文号索引、客户编号索引和专题目录等几种检索工具为查找档案提供途径。使用之后，明显地提高了查找效率，小齐也获得领导的表扬。上述案例说明：一方面档案检索工具是人们查找档案信息的导航，没有检索工具不论是档案工作人员还是利用者都难以从大量的档案中迅速及时地找到所需的档案。另一方面说明档案检索工具多种多样，各不相同，编制档案检索工具时，要根据单位的具体情况对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，这样才能使编制出来的检索工具实用、有效，大大地提高了查找效率。任务训练

活动目标通过网络或实地调查了解档案检索工作的含义及内容；活动组织根据情况灵活分组调查；学生分组实地调查某单位档案室或登陆档案馆网站了解档案检索工具的要求、种类，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并讨论分析如何提炼检索语言。

活动内容与要求

【理论支撑】

一、档案检索的工作内容（一）存储阶段的主要内容1．著录标引。即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录称为一个条目。2．编制检索工具。即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机建立计算机检索数据库。（二）查找阶段的主要内容1．确定查找内容。即对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。2．查找。确定好查找内容后，就利用相应的检索工具进行查找，在计算机检索中还应按实际需求把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。二、档案检索的意义

1．检索是提供利用的先期工作。2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。3．检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。三、档案检索工具

（一）分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种：1．按载体形式分为：书本式；卡片式；缩微胶片式等。2．按编制方式分为：目录、索引、指南。3．按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。如“全宗指南”等。4．按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具。（二）档案检索工具的基本要求为了保证检索的准确率和效率，在编制检索工具时，要结合单位利用档案的具体情况，力争做到“全、准、快、便”，这样的检索工具才会实用有效。（三）档案检索工具在档案管理中的作用1．是档案和利用者之间的桥梁。2．是档案馆（室）、利用者以及档案馆（室）之间的交流工具。3．为档案管理活动提供一定的手段。四、档案检索语言概述

（一）档案检索语言的特点档案检索语言的基本特点有两条：1．单义性。2．专业性。（二）档案检索语言的类别（有三大类）馆藏法分类法主题法（三）检索语言的作用档案检索语言的主要作用有：1．作为概念转换的依据。2．揭示检索标识之间的逻辑关系。3．衡量档案检索效率。检全率公式为：检全率全部有关档案漏检率未检出的有关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：漏检率＝（1—检全率）×100%检准率公式为：检准率全部有关档案误检率未检出的不相关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：误检率＝（1—检准率）×100%任务二档案著录与标引

1、掌握档案著录、标引的含义与内容；2、掌握档案著录的基本格式；3、明确传统的档案检索工具的类别及含义。

知识目标：1、能够按照标准格式进行档案著录；2、能够掌握档案标引的规范操作。能力目标：案例导入

某某机械设备公司由于不重视档案检索利用工作，档案人员更换多次，以至于检索工具类型不完整、不系统、不配套，不能全方位、多渠道、深层次地检索档案。以馆内现有的检索工具为例，案卷目录是虽系统完整，但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况，因此在使用过程中出现的弊病很多，如漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等；再如专题目录的种类极少，选题上多偏重于量少易搞，实用价值很低，也缺乏连续性；重要文件目录和部分文件分类目录的编制，带有许多人为随意性，不能尽收同一全宗的所有文件等等，这样一些看似种类繁多，却样样都不全面的检索工具拼凑在一起，难以起到依赖和互补的作用。档案检索工作是为提高查找利用效率而设计的，即将档案信息著录在册或计算机的电子检索系统上，都要求对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。如果著录的内容笼统、不准确，就不能全面、细致地反映出全宗内档案的情况，因此在使用过程中出现的很多弊病，如漏检、错检或因怕遗漏而导致调卷过多等等。任务训练

活动目标档案著录标引；活动组织根据情况分组进行；1、学生按照标准格式将待著录的文件进行档案著录（文件级的著录格式）。2、成果展示，对比评价；

活动内容与要求

【理论支撑】

开展档案利用服务，档案馆（室）必须编制档案检索工具，建立相应的检索系统，传统做法是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息，通过多种途径集中和积累起来，以备人们按照不同的特定要求，从中检出所需要的档案。（一）著录项目《档案著录规则》中规定的著录项目有：（1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名*、副题名及说明题名文字*、文件编号*、责任者、附件*6个单元。（2）稿本与文种项。该项包括稿本*、文种*2个单元。（3）密级与保管期限项。该项包括密级*、保管期限*2个单元。（4）时间项。（5）载体形态项。该项包括载体类型*、数量及单位*、规格*3个单元。（6）附注与提要项。该项包括附注*、提要*2个单元。（7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号*、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。（二）著录用标识符标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。为识别各著录项目、单元（小项）及其内容，应添加如下规定的标识符：“．—”置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。“=”置于并列题名之前。“：”置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。“/”置于第一个责任者之前。“；”置于多个文件编号之间、多个责任者之间。“，”用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。“+”置于每一个附件之前。“[]”置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。“（）”置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。“？”用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。“-”用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。“…”用于节略内容。“囗”用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“囗”号（三）著录条目格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式条目格式，实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。格式如下：表1文件级条目著录格式分类号

档案馆代号档

号

电子文档号

缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件．—稿本：文种．—密级：保管期限．—时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注主题词或关键词提要二、档案标引

1．主题分析主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。正确的主题分析是保证档案标引质量的重要因素，主题分析的误差必然导致检索标识的误差，从而直接影响档案的检索效率。主题分析的主要内容有两方面：一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素，亦称主题因素。2．概念转换在确定了档案的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这个过程即为概念转换，也就是给出检索标识的过程。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，未能选择恰当的检索标识，造成误标或漏标，必然影响检索效率。三、传统档案检索方法

（一）常用的档案检索工具有1．案卷目录案卷目录具有以下功能：（1）固定档案整理顺序；（2）保管和统计档案的重要依据；（3）检索档案的工具。2．卷内文件目录汇集3．分类目录4．主题目录5．专题目录6．文号索引7．人名索引8．全宗指南9．专题指南（二）档案检索流程检索的过程和方法，主要包括下列几个步骤：1．分析利用要求；2．选定检索工具，确定检索途径和方法，如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；3．按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；4．通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。任务三电子档案检索训练

1、掌握电子检索的含义与特点；2、明确电子档案检索方法。

知识目标：1、能够按照标准格式进行将档案信息著录到数据库中；2、能够掌握电子档案检索的规范操作。能力目标：案例导入

钟苗是一拥有若干家分公司大型企业的办公室行政秘书。一天，一分公司工作售货员来查阅一份档案时说：“我用了半天的时间就为了查这份档案。”这件事引起钟苗的注意，她建议把分公司利用频率高的档案在总公司网站上公布，这样就可以省去了很多时间。目前，分公司已经具有的比较完备的纸质检索工作，但电子检索系统还没有建立，如果能成功实现地把档案内容传到了网上，分公司查阅档案再也不用跑到总公司去了。档案检索工具是连接档案工作与用户的纽带，检索工作的质量如何，在很大程度上体现在检索工作上。档案信息资源上网，现在越来越多的档案馆都有了自己的档案网站，越来越多的人也开始上网查找档案资源。这也是网络时代与技术发展的产物。从上例也可以看出，编制纸制检索工作是实现电子档案网络检索的前提。电子档案网络检索是时代发展的需要，是快捷、实用的导航系统。任务训练

活动目标通过训练掌握电子档案的信息著录与检索方法；活动组织上机登陆文档管理系统进行档案信息的录入与查找检索；学生上机登陆文档管理系统将待录入的档案内容与形式特征信息录入计算机，并按要求查找相应的档案，以训练电子检索技巧。

活动内容与要求

【理论支撑】

与国外相比，我国档案管理应用计算机技术起步较晚，但发展较快。1983年仅有个别档案部门利用微型计算机开展档案自动编目、检索的试验，至1989年底全国档案部门已经配备了微机约1000台，还有少数中、小型机。数百个档案部门因地制宜研制了各自的档案编目和档案检索系统，建立了大小不等，功能不同的档案目录数据库。平均每个数据库录入目录超过4万条，其中中央档案馆的档案目录数据库录入数达30万条，是国内最大的文献目录数据库。这些系统的建立并开展实际应用，标志着中国档案管理应用计算机技术已经有了良好的开端。现在多数档案馆（室）利用计算机对档案有步骤地进行数字化，建立档案目录数据库，实现检索自动化。一、电子档案检索特点（1）检索方式自动化。（2）检索速度快。（3）检索途径多元化。（4）检索效果好。（5）检索灵活方便。（6）对计算机检索系统的依赖性。编制检索策略最常用的逻辑表达式主要有以下三种：（1）逻辑与关系（AND）表示两个词之间的重合关系，即必须同时满足这两个检索条件，一般用符号“*”或“·”表示。如“女性*医生”表示检索有关女医生方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格，因此在一般情况下使用逻辑与关系有利于提高检准率。（2）逻辑或关系（OR）表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。如“教师+医生”表示检索有关教师或医生方面的档案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大，因此在一般情况下使用逻辑或关系有利于提高检全率。（3）逻辑非关系（NOT）一般用符号“—”表示。如“干部—共产党员”表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高检准率。二、电子档案检索方法（1）、建立网站（2）、加工检索信息，组织检索数据库

第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析，每一种联系都可能成为检索的一种途径。

第二步，在分析的基础上，着手设计站点体系结构和导航方案，实际上就是设计检索的路径，包括按机构、主题、责任者、保管期限等多条途径，导航方案一般为网状结构，各个节点之间的关系包括层次结构、时间关系、水平关系、内容关系等，可以借鉴一些用户网站的经验，提供直接检索和间接检索两种检索方式。

第三步，根据导航方案，设计数据库。（3）、实现文件信息的共享

以创奇文档管理软件为例，介绍电子档案检索方法与技巧：

（一）软件说明该系统根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》的行业标准,按照“简化整理,深化检索"以件为归档文件整理单位的思想开发设计的。适合于各行政机关、企事业单位使用，并完全符合文书档案达标升级的要求。集编程文档的收集、查询、浏览、编辑等功能于一体的辅助编程类软件。（二）系统主要特点1．具有按分类方法对收发文件进行自动归档的功能。2．分类方法可设置定义，可设置"年度-机构（问题）-保管期限"方法,也可设置“保管期限—年度—机构（问题）”等其他分类方法，文件浏览时，结构层次树可根据您的定义，自动对应的生成。3．支持对文件内容的海量搜索功能，通过扫描仪获得文件内容文字，然后导入系统后，输入条件就能快速找到您所需的文件了。4．对文件提供三个附件的功能，您可把制作好的PDF、WORD、JPG图片等文件上传进来了，实现在电脑上查看就能查看原文件内容。5．能方便快速录入文件条目信息，录入完全键盘控制，并支持定义简单的值替代录入和对下一条记录文件条目值进行递增、重复、空值的处理。6．系统表格支持多种导出格式（EXCEL、WORD、HTM、TXT）。7．系统提供简单有效数据备份和恢复功能，使您无后顾之忧。8．系统界面背景及表格的位置、宽度可以支持自定义。首先运行安装程序，方法是用鼠标双击SETUP.EXE文件，系统将自动开始安装，在安装过程中，用户可根据自己的需要修改安装目录路径，用户也可全部用回车键来完成安装。安装结束后有的计算机可能要重新启动一次。系统启动：用户在启动了WINDOWS以后选择开始→程序→创奇档案管理软件v3.0→创奇档案管理软件或将鼠标双击桌面‘创奇档案管理软件v3.0’快捷图标，即可启动本系统。若系统已启动，再次启动将会提示系统已启动的信息。然后在对话框中输入初始用户编号密码。系统初始用户：用户编号

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