行政管理培训

行政管理培训

主讲：钟信2辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作行政人员的日常工作3行政人员的日常工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。4工作具体内容档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政人员的日常工作（表二）一、什么是行政管理管理的种类分为很多种，大致概括为行政管理、财务管理、工程管理、战略管理、人力资源管理。其中行政管理是企业运作的基础。二、行政管理的构成各企业各有不同的行政管理，但有一些基本的系统框架是必不可少的，如若缺少，企业就成了残废。如下表所示行政管理基础部分运作部分垂直指挥组织系统文化系统横向联络检查反馈预算计划第一节、组织系统一、三项基本原则一个上级原则责权一致原则既无重叠，又无空白的原则二、四项内容机构图部门职务岗位图岗位描述三、要求管理层次管理幅度部门岗位编制级别——直接下级、临时下级指挥线指挥权利报告途径行政隶属关系

四、组织系统表的五大要求9下属、同事、上司的“三位一体”上司同事下属10是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准则下属同事上司11

下属同事上司内部客户是同事是配合者是竞争者12作为上司时的六大角色业务骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事不同层次人员的工作重点类别基层中层高层例行工作70%20%10%遵守规定对例行工作的验收检查终端的符合性问题工作20%60%20%发现，并报告分析、查找根源，提出解决方案及需要的资源批准方案提供资源创新工作10%20%70%在新的例行工作中创新方法不走样的复制创新工作，并转化为可操作的程序新的思路、方向、路线，否定自己过去，并试验14A（态度）德S（技能）才你是属于什么样的人才？办公室管理气派个性舒适美观和谐便利环保健康实用、方便良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求我国现行党政机关使用的文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

18分清写作文类指挥性规范性报请性通知性记录性报道性19写作程序公文的作用20领导和指导作用行为规范作用宣传教育作用联系与知照作用依据与凭证作用21通知会议性通知任免通知指示性通知22

会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。 会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体

会议性通知23通知[***（发文机关名称）关于召开***的通知]

资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：

其他事项：提供午餐与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记特此通知！**公司资讯部（公章）

2009年3月3日

时间地点人员准备材料24通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内容。主题内容：具体事项结尾部分：一般写执行要求“以上事项望认真执行”。

指示性通知25

通知由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按《员工手册》上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！

**公司行政部（盖公章）

2009年3月5日

1、现场接待礼仪以主人身份接待文明待客语言要来有迎声、问有答声、去有送声。举止端庄大方、运用手势。态度自然、面带微笑、关心冷暖。礼貌待客使用问候、请求、感谢、道歉、道别语言热情待客心细眼勤、流畅沟通、文明用语介绍集体：介绍双方时先卑后尊介绍其中一方时先尊后卑2、介绍礼仪

介绍他人：按尊者优先与相互原则

先介绍下级给上级

先介绍年轻的给年长的

先介绍女士给男士

先介绍来宾给主人先介绍家人给同事、朋友

先介绍未婚者给已婚者

先介绍后与会者给先与会者

自我介绍：单位（全称）部门职务姓名（缓、顿、释）

4、握手礼仪禁忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用双手与异性握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移或旁观9、距离礼仪

私人距离：小于0.5米，又称亲密距离，好友、家人、夫妻、恋人、扶老携幼

常规距离：1~1.5米，又称交际距离，站行保持的距离

礼仪距离：1.5~3米，又称尊重距离（避免触碰与飞沫）

公共距离：大于3米，公共场合与外人相处的距离乘车礼仪了解尊卑次序同时尊重客人习惯

司机秘书上司来宾

秘书司机来宾B上司来宾A

上司来宾A来宾C秘书来宾B

您该坐哪个位置？办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政管理工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强4、行政部门范围与特点P46-17行政工作质量七项监测指标血压心率失血呼吸麻醉……部门满意度客户满意度员工投诉率自身流失率领导美誉度新标准新手段专业同行水平--手术中----工作中--领导公关研发作业行政管理人员的素质特点情商操作力思辨力感召力专注力智商类型优秀5良好4一般3一般3领导思辨力感召力专注力操作力公关感召力操作力思辨力专注力作业操作力专注力感召力思辨力研发专注力思辨力操作力感召力没有完美个人可塑完美团队行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队一、精简原则二、优化组合原则把握员工的3项需求薪资福利情感愉悦能力增值劳动成本情感成本员工满意度=收益×感知度付出×感知度文档管理与处理文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。电话管理电话房的设备设施语音信箱开通UPS支持系统维修合同管理与电话公司的服务外包集团管理系统（内部通话免费）电话铃响三声必接原则电话管理规范所有人员的电话点正确分机随办公桌变化更新接线员接话考核接化语言/语音质量监督节假日语音信箱接线员考勤安排原则管理手机购买费用归属职能导向型职位导向型限制上限节约归属原则被盗用赔偿原则遗失赔偿原则三种关系与三项原则一、处理好服务与监督的关系二、处理好保证工作与厉行节约、需要与可能的关系三、处理好企业与员工之间的关系一、合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保证部门需要。二、节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。三、监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监督。行政业务