材料采购管理

材料采购管理1目的为确保国际公司项目采购物资管理，满足公司生产经营需要，使采购过程处于受控状态，制定本程序文件。2范围本程序文件规定了国际公司项目采购物资管理的职责、采购计划管理、采购价格管理、采购招标管理、采购合同管理、材料人员管理、材料质量记录和表单的具体要求；对物资采购计划的审批以及材料产品的验证等方面提出了要求及本公司国内外采购工作的实施也做出了具体规定。本程序文件只适用于国际公司各级材料采购管理。3引用标准依据中华人民共和国国家标准《建筑工程项目管理规范》，及中油吉林化建工程股份有限公司有关《经营系统管理标准》、《材料管理规定》等相关内容。本程序文件执行时，如所参照标准中有关内容与本程序文件矛盾、不符时，且没有可参照的标准，将按照本程序文件执行。中华人民共和国国家标准《建筑工程项目管理规范》中油吉林化建《经营系统管理标准》、《物资采购控制程序》《不合格品控制程序》、《材料质量管理规定》4定义和术语组织——职责权限和相互关系得到安排的一组人员及设施。组织安排通常是有序的，可以是公有的或私有的。供方——是指提供产品的组织或个人。供方可以是组织内部或外部的，在和材料合同情况下，供方可以称为“承包方”。顾客——是指接受产品的组织或个人。顾客可以是组织内部或外部的。重要物资——指用于工程的A、B类材料设备和其他施工设备、计量设备等，具体分类见《材料管理》规定，重要的供方应建立合格供方档案。职责5.1国际公司经营管理部是物资采购的主管部门，材料主管负责对项目物资采购、供应的监督、检查和指导。5.2国际公司经营管理部材料主管代表股份公司负责对自行承揽项目或分包项目所需物资的采购及验收。5.3国际公司经营管理部材料主管负责组织施工机械和计量检测设备（固定资产）购置计划的审批并组织采购及验收。5.4国际公司财务部负责对采购材料单据的记帐等财务工作。5.5国际公司工程管理部负责劳保护具质量的验收的监督、检查工作。5.6项目部负责对所需物资采购计划的编审、采购的实施、验收和材料管理。采购计划的管理6.1采购计划的编制及内容：采购单位根据工程项目的需求，结合库存与消耗等具体情况，编制物资采购计划。计划中应清楚地说明采购物资的要求，包括：名称、型号、规格、数量、计量单位、单价、时间、交货地点、质量标准及供方名称等，经经营管理部领导审批。重要物资的采购必须是在经合格供方目录中进行采购。6.2采购计划的上报及审核：各项目部负责编制采购计划，递交经营管理部材料主管，由材料主管指定采购管理人员编制“工程公司采购计划”，采购计划经单位主管领导审批后，每月5日、25日向股份公司物资采购中心报送下月采购计划，物资采购中心根据所需材料的种类和数量，对第三国际工程公司进行授权采购，其他材料由物资采购中心进行集中采购。各项目部上报的采购计划应说明采购物资的要求，包括名称、规格、型号、数量、单价、验收标准、交货时间和地点、供方名称等。6.3新开工的项目，各项目的材料负责人（现场项目经理）应将本项目的标书及合同的复印件交经营管理部材料主管，公司经营管理部材料主管根据标书及合同提前安排项目的材料供应，来保证材料及时供应和材料的价格合理。7采购价格管理7.1价格确定：具备招标条件采购材料价格的确定，公司经营管理部（采购管理）参考市场平均价，通过招标方式确定。对于暂时独家供应的，要进行市场调研，并根据供求情况，及时协商调整价格，同时要积极寻找其他厂商，以便进行比价采购。对于不具备招标采购的零散材料，要实行货比三家，比价采购。8采购招标管理8.1原则：材料采购招标投标工作必须坚持科学有效、公开、公正、公平、诚实信用的原则，在报价、产品质量、售后服务、技术管理水平、企业业绩、社会信誉等方面综合评定，择优选择供货单位。批量材料（十万元以上）必须实行招标采购。通过招标的方式确定材料采购的渠道和价格。8.2招投标工作程序8.2.1主要采取邀请招标的形式，直接向有供应能力的合格供方发出招标邀请。招标工作必须遵守国家法律法规及有关规定，维护双方合法权益。招标方负责编制〈招标文件〉，〈招标文件〉应包括投标邀请、投标须知、合同条款、技术规格书等几个部分。8.2.2材料合格的投标人是具有法人资格、供应能力强、信誉好的合格分供方，投标方应如实提供〈招标文件〉，并接受招标单位的有关质疑。投标单位在评标过程中有义务接受招标方的询标及实地考察，中标后有义务履行合同规定的责任和义务。8.2.3开标应按照招标通知规定的时间、地点以公开的方式进行。招标方对投标书是否符合〈招标文件〉的要求进行判定，开标后任何外来证明无效。以竞争为前提，所有投标者机会均等，开标后不允许投标方随意改变其报价及实质内容，招标方也不得在没有充分理由的前提下让投标方降价。比较报价的同时，考虑产品的性能、质量、交货期、运输、经营信誉、售后服务等综合因素，综合评价最优者为中标单位，同等条件下内部供方优先中标。8.2.4招标方有权对中标单位的产品性能、技术状况、生产条件、产品质量、资质、信誉以及要了解的其它问题进行询问或实地考察后再签定购销合同。招标方与中标单位按中标价格签定购销合同，中标单位按质按量履行合同义务。8.2.5采购供应均实行异体监督制度，物资采购中心组织集中采购招标工作，由相关部门人员共同进行评标。由主管经理、工程公司经理（经营管理部部长）、工程技术人员、公司审计人员、财务人员及物资采购中心相关人员共同评标确定供货厂商。9采购合同管理9.1批量材料（十万元以上）必须由公司经营管理部（采购管理）签定采购合同，一般零散材料签定采购协议即可。9.2采购合同一律采用书面形式，明确双方经济责任。有关合同的文件、函电等都是合同的组成部分，须与合同一齐妥善保管。材料合同签定完毕后公司经营管理部（采购管理）将合同文件及附件交于资料人员统一存档备案。9.3采购合同应认真按“工矿产品购销合同”内容填写。由公司经营管理部（采购管理）部长进行签订。9.4采购合同须经物资采购中心审核后方可实施，并将合同（含附件）上报物资采购中心一份。9.5公司经营管理部材料主管建立合同台帐，整理建档保管。10材料人员管理材料人员配备与调动：材料人员配备要根据施工项目具体情况确定，原则按项目大小、集中程度、工程类别、供料方式配备相应的材料人员；材料人员调动由公司经营管理部根据公司系统资源状况统一协调调动。系统人员调动必须经过公司经营管理部批准。11材料质量记录和表单：1、到货记录;2、材料入库验收单；3、复验报告；4、合格证登记发放台帐；5、竣工材料统计表6、附录12施工材料采购管理台帐（）材料采购计划填报单位：时间：年月日序号材料名称材质规格型号计量单位数量预算单价计划单价计划到货时间使用方向可代用规格供方名称编制人：审批人：时间：时间：物资订货、采购、验收、付款、登记台帐填报单位：