整理的艺术(正式版)

舒适高效整理的艺术读书分享整理是一件苦差事！如果可能的话真希望某个道德高尚的人代替自己下这个地狱！此系列书籍希望能够传递一种愉快的信息。让大家享受整理的过程！一学就会的90种整理术，至少有10种适合你至少能帮你改掉3个导致混乱的坏习惯至少能确保你将重要的事情弄利索这也是我的切身感受，有时候面对挤得满满的书架，想要整理但是无从下手，再加上手上工作，于是心想，啊~算了吧，再等等有空再整理。或者是工位上，桌面各种东西，计算器，纸、笔、钥匙、各种临时看的资料、加上键盘、鼠标一大堆的东西。突然5S突击检查，怎么办！！怎么办！！好焦急啊，打开抽屉一股脑的全都塞进去，桌面豁然开朗了，但是抽屉惨不忍睹。本书……＠平凡不美老板这些悲催的情况有木有？电话的一端客户要的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！没在办公室/出差/休息，突然老板要某个资料马上要看如果有那么你可能真的需要这本书“愉快而迅速的做好工作，不但让他人开心，自己也感到快乐。”一切从整理开始打印的纸质资料要毫不留情地废弃改变已有习惯已有电子版的，再保存纸质的是一种浪费断绝不需要的东西！舍弃多余的废物！脱离对物品的执着！整理术一：纸质资料既然是打印的纸质资料,电脑中就必然保留着原始的电子文件。同时保留电子版和纸质版,毫无疑问是莫大的浪费,所以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。书中的案例，提到某公司会议上分发的资料会后统统废弃。理由是打印的资料是帮助做决策的，决策完毕，会议结束，资料就没有存在的意义，过期的资料没必要保存。但是习惯是一种可怕的东西，人总是将分发的东西保存下来，可能单纯的基于一个习惯“我以前也是这么做的”要改变这种习惯,就要改变自己的思维方式,将“既然电脑中已保存有电子文件,再保存纸质资料就是-种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此,在资料架汗牛充栋之前,大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。但是不完全绝对，一些需要手到擒来的东西，例如近期的计划表之类的。

不过这个只是例外，还是应当坚持“及时废气打印的纸质资料。整理术二：扫描纸质文件变为

电子版存储纸质资料和手写记录可以坚决的扔掉毫不手软！例如一些检查记录，签批记录，外来的技术文件等所有资料都用扫描仪扫描成电子版存进电脑前面介绍过一种整理术,即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印资料,非电子文件的纸质资料和手写记录,我也坚决地扔掉,毫不手软。正因如此,我的办公桌抽屉几乎全部清空了。之所以能这么洒脱,原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪扫描成电子版,存进了电脑。以后只要有需要,就能随时从电脑的文件夹中找到它们。顺便说一下扫描仪，现在有能够自动识别文字内容的扫描仪，扫描完后识别内容，然后变成PDF存在电脑里。最近我还研究了一下扫描笔，录入文字极其方便，必要的情况下可以考虑入手一个。整理术三：电子文件整理例如：应急疏散图江苏加工厂应急疏散图20160504文件归档建立文件夹按照时间

按照项目文件按“项目名+文件名+制作日期"的格式命名我们将所有的文件变成电子版的就要给他们分类存到不同文件夹里为了以后快速的提取使用，我相信每个人都会根据自己的习惯进行命名、归档这里面就会体现出很大的差异，我就遇到过这种问题，我习惯将文件以全标题的形式命名（显得比较正式、发邮件之类的可以直接添加），有的可能以简标题，有的要加上日期，有的还要有其他的关键词，这种情况在我收集法律法规的时候特别明显例如同样的内容法规不同的人存的文件名不一样，我在收集的时候要花很大的精力改名字，识别内容是不是一样的。这里提出了一个文件命名方式（见大屏幕）另外跟大家分享我的一个方式，我在归档文件的时候会按照两种方式，一种是按照时间，每个月一个文件夹，每天需要存档的所有文件都存到里面，另一种是按照项目分类的方式进行，比如内审、应急、法规等等第一种相当于一个资料库，保证所有文件不丢失，还可以按照日期进行查询第二种按照项目的比较普遍，有点就是容易找到。＠平凡不美整理术四:云备份、无障碍办公所有文件云端同步/备份无论走到哪都有强大的办公支持办公的节奏越来越快，电脑、笔记本电脑、智能手机，无线网络等等将我们的拉得极尽，夸张点说有时候是72h待命，不间断办公。那怎么办？总不能抱着自己的台式机到处跑。之前讲了通过将资料电子化,我们可以轻松管理资料,不用再为选择资料的保管场所而苦恼。其实我们还可以将这些电子文件存放到网络的“另一端”——就是云端！向大家他推荐360云盘，百度云盘1拥有强大的云端备份/同步功能，本地资料上传云端不丢失。例如手机丢失……2超大的储存空间，2T+的空间，任性存！电脑的空间500GB多平台，多终端随时随地查看，无论是电脑、手机、各种系统等等全部兼容一键分享文件速达所有文件具备分享功能，即使再大瞬间分享5自动上传备份，手机照片也能自动备份。信息术1：扔掉书本BeforeAfter毫不犹豫的扔掉旧信息不断吸收新信息读罢即扔让书架也开始新陈代谢人体有新陈代谢的功能,旧的细胞自行毁灭后会排出体外,同时新的细胞生成,使人体保持鲜活的状态。这种功能一旦出现故障就会产生癌细胞。信息也一样,假如你不果断地及时扔掉旧信息,反而加以保管,那就等于拥有了大量的“癌细胞“信息。毫不犹豫地扔掉旧信息,不断吸收新信息非常重要正如资料整理术中我们非常重视“扔掉资料”一样,这里我们将着重介绍如何扔掉不用的信息。在这个信息大爆炸的时代,整理信息就意味着果断地扔掉垃圾信息。其一就是扔掉书本。一般人按照普通速度阅读书籍,书架上的书肯定会越堆越多。而书架的大小是有限的,因此放书的地方就会越来越少。当你发现书架已被塞得满满的,自然会萌生一种想法:“看来不能再这么没有节制地买书啦”,然后对书籍就越来越无欲无求。本来大家这般年纪,应该像饥饿的人扑向面包似地啃读书本,吸收知识。现在却受书架大小的限制,不得不收起对知识的渴求心。这实在非常可惜,就如同正值生长发育期的八却没能摄人足够的营养∵样。这种情况下我们就需要用信息整理术,果断扔掉书本,原则与信息整理术一样——“读罢即扔”。遵守这一原则对那些酷爱书籍的书虫们而言恐怕是种折磨,但大家务必要坚持贯彻到底。旧书一扔,书架自然也空了出来。屈指可数的几本书,空空如也的书架,看着看着你就会萌发买书的念头了。如此一来书架便也开始了新陈代谢,旧书被淘汰,伸手触及的必然是新书了1。可能有些书你无论如何都想保留下来，那就上面介绍扫描成PDF文件保存下来，目前很多图书出售电子版的，也很不错，价格相对纸板要低。还有的专门做电子书阅读的例如掌阅iReader平常不爱读书的人可以买个大点的书架,看到空荡荡的书架,就必然会有种想要填满它的冲动,这样自然而然就会养成买书阅读的习惯了。这其实是对自己耍的小伎俩有时候对自己用用这些小伎俩很有意思。信息整理二：制作数据库将工作模块制作成数据库将随时迸发的灵感制作成数据库例如：法规库、专项技术库（电、氨气、危化品）、培训的数据库等等例如对突然想到的某个问题、对某个词语的突然理解、其他领域的知识记录下来怎么办？云端看书过程中或者自己头脑风暴的时候突然想到的一些东西某个问题解决的或者困然你好久了，某瞬间突然灵光一现，想到一个方法，然后就可以记录下来，下次时候可以参考做。某个词语以前怎么也不懂的，但是突然一天略有感悟，赶紧记下来，可能还不深刻，但是一点点积累

，不断完善，比如降本增效，字面好理解，但是具体怎么做不知道一点方向都没有，后来随着见识增长，慢慢有思路了。还有管理上的知识：例如精益生产，管理的系统知识，等等都可以记录下来记录方法：有很多时候想想就过去了，因为每笔没纸。但是现在现在方便多了，人手一个智能手机，都有笔记功能，简单记录几个词，几句话，回头形成比较完整的想法，然后云端备份，不断完善。为什么不用笔记本？容易丢啊，谁还知道去年这个时候的笔记本在