关于行政文秘的时间管理介绍

行政文秘的时间管理

课程程序

1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱一.分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰讨论：如何排除办公室4大效率毒素？办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间效率专家挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专家挑挑错办公室室（图2）60分错误1公共通道和和私人空间间交叉错误2接接待待空间在办办公室尽头头错误3秘秘书书与主管座座位离开太太远错误4电电脑脑显示器朝朝向不对，，造成反光光错误5办办公公室没有隔隔板，声音音干扰严重重错误6适适合合安放办公公桌的窗口口位置被文文件柜占据据效率专家挑挑错办公室室（图3）70分错误1公公共通通道过长错误2主主管个个人空间失失去接待功功能效率专家挑挑错办公室室（图4）满满分优点1充充分利用用有阳光的的窗口位置置优点2私私人空间间和公共空空间交叉减减少优点3利利用隔板板阻断过多多噪音优点4主主管与秘秘书沟通方方便优点5减减少访客客对其他人人的干扰办公室排毒毒DIY自我检测问问题：我的办公桌桌为什么要要放在这个个位置？我的工作空空间和公共共通道是否否过近？我每天来往往于办公桌桌与文件柜柜的频率有有多高？我遭受的最最主要的办办公干扰来来自哪里？？提出办公室室改善建议议。二.时间间管理的陷陷阱猪八戒踩西西瓜皮———滑到哪里里是哪里不好意思拒拒绝别人“反正时间间还早”———拖延文件满桌病病喋喋不休的的“电话粥粥”源源不断的的信息1.猪八戒踩西西瓜皮———滑到哪里里是哪里没时间做计计划工作是程序序化，规律律化，根本本没必要做做计划计划常常被被打断不喜欢被计计划束缚“船到桥头头自然直””2.不好好意思拒绝绝别人——接受请请托比拒绝绝更容易——拒绝请请托会触怒怒请托者从从而导致请托者者报复——我想做做一个广受受爱戴的人人——我不懂懂得如何拒拒绝3．“反正正时间还早早”——拖拖延帕金森定律律工作会自动动地膨胀占占满所有可可用的时间间。时间管理陷陷阱隐含着着你可以为为一项工作作安排过多多的时间，，如果你给给自己安排排了充裕的的时间从事事一项活动动，你会放放慢你的节节奏以使用用掉所有分分配的时间间。4．文件满满桌病安全感犹豫的个性性半途而废的的工作习惯惯个人的喜好好5．喋喋不不休的“电电话粥”不分优先顺顺序打电话话没有充分准准备就打重重要电话电话的谈话话离题与喜欢的人人打电话，，容易失去去对时间的的控制6．源源不不断的信息息纸张的形式式：邮件、、传真、备备忘录、报报纸、杂志志、期刊、、报告电子的形式式：电子邮邮件、互联联网声音的形式式：面谈、、电视、广广播、电话话三.如何跨越时时间陷阱要事第一以最终的结结果来开始始行动（以以终为始））学会说“NO！”办公桌上的的“5S”运动恰当、有效效地使用电电话筛选信息1.要事事第一“大石头””理论与““二八”定定律ABC法则则办事的优先先次序并行工作法法2.以终终为始是必须要做做的吗？不完成会怎怎样？是自己想要要的吗？和目标直接接相关吗？？回报及收益益高吗？3.学会会说“NO！”1.耐心倾倾听2.如无法法当场决定定则要告诉诉他你还要要考虑长点点时间3.显示慎慎重4.表情应应和颜悦色色5.态度坚坚定3.学会会说“NO！”6.指出拒拒绝的理由由7.拒绝的的是请托而而不是他8.如有可可能为他提提供其他可可行途径9.切忌透透过第三者者来拒绝4．办公桌桌上的“5S”运运动整理整整顿清清扫清清洁修修养养整理废纸篓篓的作用文件存档系系统“各就各位位”的摆置置集中精力做做一件事不要总是重重复处理同同一文件不要为了表表面的整洁洁而塞入一一处下班前的清清理5．有效、、恰当地利利用电话选择打电话话的时间按照优先顺顺序打电话话清楚每个电电话要讨论论的要点对于自己花花在每个电电话的时间间，做到心心中有数6．筛选选信息迅速处理妥善存放没有保存价价值的资料料就销毁运筹他人的的时间时间管理矩矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项

·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动

·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视

紧急不紧急重要不重要五、时间管管理的工具具1．月历2．行事历与甘甘特表3．效率手册4．商务通与订订房卡5．闹钟钟6.其其它工具具六.你的的计划确立目标探寻达成目目标之各种种途径转化为每周周或每日之之工作事编排每周或或每日的行行事次序并并执行之定期检讨谢谢大家！！9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。21:30:0021:30:0021:301/7/20239:30:00PM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。1月-2321:30:0021:30Jan-2307-Jan-2312、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。21:30:0021:30:0021:30Saturday,January7,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2321:30:0021:30:00January7,202314、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。07一一月月20239:30:00下下午21:30:001月-2315、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。一月月239:30下下午午1月月-2321:30January7,202316、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2023/1/721:30:0021:30:0007January202317、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。9:30:00下下午9:30下下午21:30:001月-239、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。21:30:0021:30:0021:301/7/20239:30:00PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2321:30:0021:30Jan-2307-Jan-2312、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。21:30:0021:30:0021:30Saturday,January7,202313、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。1月-231月-2321:30:0021:30:00January7,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。07一一月月20239:30:00下下午21:30:001月-2315、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。。一月239:30下下午午1月-2321:30January7,202316、少少年年十十五五二二十十时时，，步步行行夺夺得得胡胡马马骑骑。。。。2023/1/721:30:0021:30:0007January202317、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。9:30:00下下午9:30下下午午21:30:001月-239、杨柳柳散和和风，，青山山澹吾吾虑。。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。21:30:0021:30:0021:301/7/20239:30:00PM11、越越是是没没有有本本领领的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。1月月-2321:30:0121:30Jan-2307-Jan-2312、越是无无能的人人，越喜喜欢挑剔剔别人的的错儿。。21:30:0121:30:0121:30Saturday,January7,202313、知人者智智，自知者者明。胜人人者有力，，自胜者强强。1月-231月-2321:30:0121:30:01January7,202314、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。07一一月月20239:30:01下下午午21:30:011月月-2315、最具具挑战战性的的挑战战莫过过于提提升自自我。。。一月239:30下下午午1月-2321:30January7,202316、业业余余生生活活要要有有意意义义，，不不要要越越轨轨。。2023/1/721:30:012