企业档案管理

企业档案管理1企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。2企业档案的含义序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D3企业档案的分类5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案J4企业档案分类原则：以全部档案为对象依据企业管理职能结合档案内容和形成特点5保持档案材料的内部有机联系方便管理与利用协调统一、不随便改动6A企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。7二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；8正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；9来文与复文文、去文与与复文（具具体包括请请示与批等等）可作为为组合件，，或各为一一件。10三、归档的的主要步骤骤和要求文件材料归归档可分为为11个步骤：111收集文件7文件著录2区分年度8填备考表3划分期限9文件装盒4文件装订10打印目录5文件排列11入库装箱柜6文件编号1、收集文文件收集文件是是档案管理理的第一步步，也是最最困难最重重要的一步步。公司项目多多部门多，，如何才能能确保资料料收集完整整及时？12积极参与部部门事务，，熟悉部门门运作与进进度，参与与部门相关关资料的形形成；做好收文发发文登记，，保证资料料的完整与与连续性；；及时处理收收到的资料料（或传阅阅、或送审审、或归档档）；只有办理完完毕的文件件才能归档档；按照公公司规定，，定时把收收集到的文文件送至综综合部存档档；13由于基建项项目的建设设周期长，，可以将定定期意移交交综合部的的资料复印印备份或者者扫描备份份，有助提提高办事效效率。142、区分年年度根据形成和和处理文件件的年度对对归档文件件进行区分分，即不同同年度形成成的文件材材料要按年年度具体分分开。15一般的文件件材料，放放在其形成成的年度归归档。计划、预决决算、总结结、报告、、统计报表表等，放在在文件内容容针对的年年度。16长远规划，，放在文件件内容针对对的头一年年。多年的总结结、报告，，放在文件件针对的最最后一年。。17跨年度的案案件，放在在结案的一一年。跨年度的会会议，放在在闭幕年。。183、划分期限限准确地判定定每一份文文件和每一一组文件的的价值，保保管期限分分别定为永永久（无限限期）、长长期（16－50年）、短期期（15年以下）。。194、文件装订订修裱破损或或页幅过小小的文件复制字纸模模糊或易褪褪变的文件件，对以纯纯蓝墨水、、红墨水、、复写纸、、圆珠笔、、印台油、、铅笔等字字迹材料制制成的文件件材料及传传真件等进进行复制。。20超大纸张折折叠对报表、图图样等纸张张幅面大于于A4规格的文件件，需要加加以折叠。。操作是要要尽量减少少折叠次数数，文件页页数较多时时，宜整份份折叠21去除会生锈锈的金属物物（订书钉钉、曲别针针、大头针针等装订用用品）。22如果是组合合件，按以以下顺序进进行组合件件内的文件件排列：正本在前，，定稿在后后；正本在在前，附件件在后；原原件在前，，复制件在在后；译文文在前，原原文在后，，转发文在在前，被转转发文在后后；复文在在前，来文文在后。23装订采用左侧、、下侧对齐齐方式对对，用不锈锈钢钉装订订或线装订订。2425××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉26××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装装订5、文件排列列由单位档案案室集中归归档的单位位:先将归档的的文件材料料按三个保保管期限分分开，同一一保管期限限的文件材材料按照““机构－时时间”或时时间先后排排列。27由各部门分分别整理归归档的单位位，先将归档文文件按机构构分开，在在将同一机机构的文件件按三个保保管期限分分开，同一一保管期限限内按时间间先后排列列。尽可能将关关系密切的的同一活动动、工作、、会议形成成的文件材材料排列在在一起。28统计报表、、简报、刊刊物、非诉诉讼性案件件材料、来来文与复文文、去文与与复文等成成套性文件件可集中排排列，该套套文件内部部按文件形形成的时间间先后排列列。29同一保管期期限文件的的排列顺序序应保持相相对稳定。。306、文件编号号归档文件应应逐件在首首页上方空空白处用红红色印泥或或黑色墨水水端正、清清晰地盖上上档号章，，并填写有有关栏目的的内容。全宗号类别号期限年度机构件号31全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1532全宗号：通常指国国家综合档档案馆给立立档单位的的代号（企企业没有全全宗号的，，可不填写写）全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1533类别号：不同门类类档案的代代号，如管管理性档案案为A全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1534期限：档案的保保管期限，，分为：永永久、长期期、短期全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1535年度：以四位阿阿拉伯数字字标注文件件形成年度度的公元纪纪年。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1536机构：填写文件件形成或承承办部门的的简称或代代号（不分分机构编档档号的单位位此栏可空空）。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1537件号：以年度为为界限，由由档案室集集中整理归归档的，一一个保管期期限编一个个大流水号号，由各部部门分别整整理归档的的，每个部部门内按保保管期限分分别编三个个流水号。。件号应做做到不重号号，不空号号。不分机构编编件号38年度期限文件数量件号2005永久451－45长期2501－250短期2851－2852005永久581－58长期2101－210短期2801－280分机构编件件号39年度机构期限文件数量件号2005综合部永久501－50长期2001－200短期2801－2802005营销部永久781－78长期1851－185短期2501－250………..…….40档案编号（（不用档号号章）2007-0-1-1件号（0-9）盒号（0-9）分类号（公公告、请示示）目录号（年年代）在每年归档档工作结束束后，如发发现有其他他应归档文文件材料未未归档，可可将该文件件排在相应应年度已归归档文件之之后编目归归档。417、文件著录录把归档文件件的有关项项目录入档档案管理系系统。著录项目必必须准确、、详细，以以提高利用用文件的查查准率、查查全率。42必须著录的的项目有：：文件题名名、责任者者、文号、、成文日期期、全宗号号（没有全全宗号可留留空）、页页数、件号号、归档年年度、保管管期限等。。（见图样样）4344全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025件号：以年度为界界限，一个个保管期限限编一个大大流水号。。45全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知200506-025责任者：制发文件的的组织或个个人，即文文件的署名名者或发文文机关；联联合发文的的，可只著著录第一责责任者。46全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知200506-025文号：文件的发文文字号，如如“从府[2005]X号”47全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025题名：即文件的标标题，一般般应照实抄抄录，不做做随意改动动。如文件件没有题名名或有题名名但无实质质内容，无无法揭示文文件的实际际内容或成成份，应加加拟或重拟拟，附于原原题之后，，外加“[]””号48全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025日期：指文件形成成日期。49全宗号类别号年度保管期限机构A2003

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关于×××的通知2005-06-025页数：指归档文件的的有效页面数数，文件处理理单也要统计计页数。50全宗号类别号年度保管期限机构A2003

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关于×××的通知2005-06-025备注：用以标注归档档文件的变化化情况或参见见档号。8、填写备考表表盒内文件情况况说明：主要要用于填写本本盒文件缺损损、修改、补补充、移出、、销毁等需要要说明的情况况，如无上述述情况，可暂暂不填写。51整理人：由负负责本盒文件件整理归档的的人员签名。。检查人：由负负责本盒文件件归档质量审审核的人员签签名。日期：填写归归档的年、月月、日。529、文件装盒将整理好的归归档文件按照照编号顺序装装入档案盒，，文件松紧要要适当，盒满满为限。同一一盒内同一年年度，同一保保管期限。53在档案盒的背背脊上填上以以下项目：全全宗名称、全全宗号、类别别号、年度、、期限、机构构（不分机构构的单位可空空）、起止件件号。（详见见下图）5455全宗名称全宗号类别号年度机构期限起止件号档案盒背脊式式样××公司全宗号类别号A年度2005机构期限短期起止件号1－28已填好的档案案背脊事例10、打印目录按不同的保管管期限打印并并装订归档文文件目录，一一式一份。“档案目录””由“归档情情况登记表””、“归档说说明”、“归归档文件目录录”三部分组组成。56（1）目录夹封面面57全宗名称×××公司全宗号类别A期限短期年度2005（2）目录夹背脊脊58全宗号机构类别号A期限短期年度2005（3）填写归档情情况登记表59年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….单位名称：××公司归档情况登记记表（4）拟写归档说说明，内容包包括：本年度立档单单位主要工作作概况，本年度内设机机构及单位领领导人变化情情况本年度管理性性档案（文书书）归档情况况60×××公司二○○三三年归档说明明一、主要工作作概况（此部分内容容可在本单位位年终总结内内抽出主要内内容填写）二、机构、领领导人变化情情况1、本公司内设设5个部门（××、××……..）共有职工××人。2、领导人变化化情况××任总经理××任财务总监××任技术总监三、本年度文文书归档情况况本公司本年度度企业管理档档案归档按照照有关规定，，收集齐全，，严格划分保保管期限，及及时归档，编编制了档案目目录，共归档档308件，其中永久久108件，编号1－108件；长100件，编号从－－100件；短期100件，编号1－100。二○○四年×月61（4）打印归档文文件目录62全宗号类别号年度保管期限机构A2005

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关于×××的通知2005-06-025装订“档案目目录”如果每年文件件数量不多，，形成目录页页数较少，可可将若干年度度的同一保管管期限的归档档文件目录装装入一本目录录夹中（每年年的归档文件件须另起一个个流水号）。。63具体装订时，，先放置“归归档情况登记记表”，再按按时间先后顺顺序将若干年年的“归档说说明”排在前前面，在按顺顺序接排相应应年度的归档档文件目录。。6411、入库装箱柜柜65室库内档案箱箱柜装具应排排列有序，统统一编号。有有利于提供利利用。一般要求采用用分保管期限限排架方法，，这种方法便便于档案按年年度、保管期期限进行检索索。档案存放放方式采用竖竖放方式，从从上到下，从从左到右有序序排列存放，，它的优点是是便于存放和和拿取档案。。66企业会会计计档案案管理理67一、什什么叫叫会计计档案案按照财财政部部、国国家档档案局局制发发的《会计管管理办办法》规定，，会计计档案案是指指：会会计凭凭证、、会计计账簿簿和财财务报报告等等会计计核算算材料料。68二、企企业会会计档档案的的具体体内容容（一））会计计凭证证类：：原始始凭证证，记记账凭凭证，，汇总总凭证证、其其他会会计凭凭证；；（二））会计计账簿簿类：：总账账，明明细账账，日日记账账，固固定资资产卡卡片，，辅助助账簿簿，其其他会会计账账簿。。（三））财务务报告告类：：月度度、季季度、、年度度财务务报告告，包包括会会计表表、附附表、、附注注及文文字说说明，，其他他财务务报告告。69（四））其他他类：：银行行存款款余额额调节节表，，银行行对账账单，，其他他应当当保存存的会会计核核算专专业资资料，，会计计档案案移交交清册册，会会计档档案保保管清清册，，会计计档案案销毁毁清册册。70三、会会计档档案归归档要要求（一））企业业每年年形成成的会会计档档案，，应当当由会会计部部门负负责整整理立立卷，，装订订成册册，编编制会会计档档案保保管清清册；；（二））会计计档案案应做做到齐齐全、、完整整。71四、企企业会会计档档案保保管期期限表表序号归档文件材料名称或类型保管期限1

会计凭证15年2

现金账25年

总账、各明细账15年723

月、季财务报告3年

年度财务报告永久4

保管、销毁清册永久

移交清册15年73五、企企业会会计档档案分分类大类代号一级属类代号二级属类代号会计档案F会计凭证1会计账簿21.现金账2·12.总账、明细账2·2财务报告31.年度财务报告3·12.月、季财务报告3·2其他474六、企企业会会计档档案编编号75例：七、企企业会会计档档案整整理参照《办法》的规定定要求求，各各企业业每年年形成成的会会计档档案，，应由由会计计机构构按照照归档档要求求，负负责整整理立立卷，，装订订成册册，编编制会会计档档案保保管清清册。。76全宗号目录号案卷号件号F1.1.1.11677整理方方法：：1.编页号号（年年度财财务报报告））2.盖档号号章4.填写会会计档档案卷卷类目目录78会计档档案目目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8顺序号号：同同一本本目录录内流流水编编号4.填写会会计档档案卷卷类目目录79会计档档案目目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8类别：：案卷卷所属属类别别4.填写会会计档档案卷卷类目目录80会计档档案目目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8卷（册册、袋袋）标标题：：概括括案卷卷的内内容，，例：：××公司2003年财务务报告告4.填写会会计档档案卷卷类目目录81会计档案案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8起止时间间：4.填写会计计档案卷卷类目录录82会计档案案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8保管期限限：根据据会计档档案保管管期限表表确定83会计档案案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8卷内张数数：案卷卷内的张张数5.装盒、排排架企业员员工档案案管理84一、企业业员工档档案的含含义员工档案案是企业业为了管管理企业业聘用的的员工而而建立的的有关员员工个人人情况的的档案。。每一各员员工被企企业正式式录用后后，企业业人力资资源管理理部门应应及时建建立有关关的员工工档案。。85二、企业业员工档档案的归归档要求求（一）企企业人力力资源管管理部门门对应反反映员工工上述方方面的材材料应及及时整理理归档；；（二）归归档的材材料必须须真实，，文字清清楚；（三）企企业员工工档案实实行一人人一档的的立卷方方法。86三、企业业员工档档案保管管期限、、代号（一）保保管期限限：“定定期”（二）代代号：H（参照P3-P4的分类））87四、企业业员工档档案收集集范围序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1员工录用登记表定期2员工与企业的劳动合同等契约性文件定期883员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期4员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期5员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料定期89序号归档文件材料名称或类型保管期限备注6有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料定期员工与本企业合同期满后，企业应将有关材料交员工本人7员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期8员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期9有关该员工的其他应归档文件材料定期90五、企业业员工档档案整理理方法按入职先先后每一一位员工工分开管管理，即即在大类类代号后后直接跟跟案卷号号；职工工人数多多的可先先区分部部门或年年度，即即大类代代号后跟跟部门或或年度代代号，最最后加案案卷号。。也可以按按照姓名名的汉字字声母（（ABCD…）依次排排列。9192企业员工工档案目目录卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注1×××员工档案10定期卷号：193企业员工工档案目目录卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注1×××员工档案10定期题名：×××员工档