学院采购内部控制管理办法

学院采购内部控制管理办法第一章总则第一条为进一步规范学院采购工作，提高资金效益，根据《政府采购法》《政府采购法实施细则》《招投标法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》，《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规，以及有关政府采购相关政策，结合学院实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于使用列入学院年度预算管理的资金或上级部门拨付的专项资金等财政性资金购买货物、工程和服务的行为及其相关活动。第三条采购工作遵循公开、公平、公正、诚实信用原则，坚持“先预算后采购，无预算不采购”原则。第二章部门职责第四条国有资产管理中心（下称“国资中心”）职责：（一）负责贯彻执行国家、省、市及上级部门有关政府采购管理方面的法律、法规和政策，制订学院有关采购管理制度和实施办法；（二）负责政府采购、政府采购网上商城采购项目报批;组织实施政府采购、学院内部集中采购、政府采购网上商城采购项目；（三）负责组织重大采购项目需求论证，组织招标文件中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。第三十七条政府采购网上商城采购项目，完成商城采购后，国资中心组织使用部门与供应商签订采购合同。部门自主采购项目，完成市场询价后，使用部门负责与供应商签订采购合同。第三十八条中标（成交）通知书具有法律效力，任何人不得擅自变更中标（成交）结果。国资中心、使用部门应当严格按照招、投标文件确定的事项签订采购合同，不得擅自修改。第三十九条政府采购项目的，国资中心在合同签订之日起2日内，按要求进行合同公示、备案。第七章合同履行与验收第四十条采购合同双方应当全面履行合同义务。供应商应当提供符合国家标准和合同约定的质量、数量的货物、服务、工程，按国家规定执行“三包”。第四十一条使用部门为采购合同的履行与验收主体，所有采购项目都应当对履约情况进行验收，以确认是否达到采购合同要求的质量标准和数量要求。第四十二条使用部门应当组织三人以上单数的验收小组，并明确验收小组负责人。参与项目评审的采购人代表,不得作为验收小组负责人。重大敏感的采购项目，纪检监督履约验收工作。第四十三条大型或复杂的采购项目或依法需要国家相关职能部门检测的项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。第四十四条验收小组应对供应商提供的货物、工程或服务的品牌、名称、型号、配置、规格、外观、产地、生产厂商、技术性能、数量、服务承诺及结果对照政府采购合同、供应商投标或响应性文件、封存样品逐项内容进行现场检验、核对和验收。第四十五条验收小组负责出具验收书，验收记录、验收意见、检测报告等作为验收书附件。验收合格的，在验收书上签署合格意见。验收结果与采购合同、招标文件和封存样品不相符的，应在验收书上写明偏差具体情况并提出处理意见。验收小组所有成员应在验收书上签字。依法由国家相关职能部门检测并出具检测报告的，其复印件一并作为验收报告的重要组成部分。第四十六条验收合格的采购项目，使用部门应当及时办理固定资产登记，并向财务处提交资金支付资料。中标（成交）通知书、合同、发票、政府采购计划备案或审批审核手续、工程（维修）财政决算评审书、验收书是资金支付必备资料。第八章采购档案管理第四十七条采购档案包括：请示报告、财政部门项目审批备案表、采购文件、采购文件论证资料、招标公告、投标（报价）文件、开标记录、评标报告、中标（成交）通知书、采购合同、委托代理协议、履约验收报告、质疑答复、投诉处理决定等涉及采购活动的全部文件资料。第四十八条政府采购、政府采购网上商城采购、学院内部集中采购项目由国资中心负责整理采购档案；部门自主采购项目由使用部门自行整理采购档案，并将相关采购信息汇总后，每季度报国资中心备案。第四十九条国资中心、各使用部门应当按学院档案管理规定及时将采购档案移交学院档案室，按法定期限保存。第九章监督与责任追究第五十条学院纪检（监察）部门采购项目及采购人员进行日常监督检查，对于重大或敏感采购项目实行全过程监督。任何单位和个人发现采购中的违规违纪行为，有权向学院纪检（监察）部门举报。第五十一条参与采购的相关人员，必须严格遵守《政府采购法》《招标投标法》等相关法律、法规，严格执行学院采购制度，组织实施采购活动。第五十二条属于政府采购目录和限额标准以上的采购项目严格执行法律法规规定，严禁将公开招标的项目化整为零或私自采购，否则依法追责。第五十三条采购人员严格执行采购制度，保持廉洁自律、公正、公平、透明，禁止串通投标人骗取中标，对于违法违规违纪行为，按照学院有关规定追究责任。第十章附则第五十四条本办法由国资中心负责解释。第五十五条本办法自发文之日起执行，《学院内部采购招标管理办法（试行）》（**号）同时废止。审核;（四）负责按程序选定招标代理机构，监督开标活动；（五）负责监督部门自主采购活动；（六）负责组织签订采购合同；（七）负责组织答复采购项目的询问、质疑和处理投诉事宜；（八）负责采购资料整理和归档，配合使用部门、财务部门支付资金工作；（九）负责汇总统计上报采购相关数据信息。第五条财务处职责：（一）负责编制、追加、调整年度采购预算；（二）负责采购资金支付及相关工作；（三）负责对采购项目进行监督，组织开展政府采购绩效评价。第六条各系（院、部）、处室（下称“使用部门”）为采购需求和申请部门，主要职责：（一）负责提出年度采购计划、采购预算初步草案；申请采购事项，编制采购需求；（二）负责组织实施部门自主采购项目；（三）负责审核招标文件，确定采购项目资金；（四）负责按程序确定采购代表人参加采购项目评审;（五）负责答复针对采购需求的询问、质疑和处理投诉事宜;（六）负责参与中标（成交）供应商签订合同；（七）负责采购合同履行与验收，资产登记、申请资金支付等事项。第七条纪检（监察）室职责：（一）监督采购活动合法、合规，公开、公正、公平竞争；（二）监督采购部门及其参与采购活动的工作人员，对采购过程中的违纪、违规问题提出纠正和处理意见；（三）受理采购违规行为的举报和投诉，并进行必要的调查。第三章采购组织形式及限额标准第八条依据采购权限，本办法采购组织形式分为政府采购、政府采购网上商场采购、学院内部集中采购和部门自主采购。第九条本办法所称的政府采购是指达到省政府采购限额标准以上的采购。政府采购网上商城采购是指纳入省政府采购网上商城采购目录内的或采购限额标准以下，能够通过网上商城采购的货物类采购。学院内部集中采购是指预算总额3万元以上（含3万）省政府采购集中采购限额标准以下的，省政府采购网上商城采购目录以外的采购。部门自主采购是指预算总额3万元以下（不含3万）的，省政府采购网上商城采购目录以外的采购。第四章采购方式第十条政府采购项目采购方式包括：公开招标、邀请招标、询价、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源。政府采购网上商城采购项目采购方式包括：网上直接采购、商城竞价采购。学院内部集中采购项目采购方式包括：公开招标、询价（委托代理机构）、竞争性磋商、竞争性谈判、市场询价。第十一条政府采购项目采购方式，由市财政部门审批确定。预算金额200万以上货物、服务、工程采购项目，一般应采用公开招标方式采购；预算金额200万元以下的，货物类采购项目可以采用询价方式或公开招标方式采购；服务类采购项目一般采用竞争性磋商方式采购，工程类采购项目一般采用竞争性谈判方式采购。市财政部门另有批准除外。第十二条政府采购网上商城采购项目采购方式，由市财政部门审批确定。商城竞价采购限额以上的采购，应当采用商城竞价方式采购；商城竞价采购限额以下3万元以上的,通用设备采购一般采用商城竞价方式采购，非通用设备或特殊需要的通用设备采购，可以采用商城直接采购。市财政部门另有批准除外。商城直接采购的，应当从政府采购网上商城供货商中随机抽取不少于三家供货商进行比价，确定符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的为成交供货商直接采购。第十三条学院内部集中采购项目采购方式，货物类采购项目一般采用询价方式采购，工程类采购项目一般采用竞争性谈判方式采购；服务类采购项目一般采用竞争性磋商方式采购。根据采购项目需要，可变更为公开招标方式采购。第十四条除小额采购项目，学院内部集中采购项目一般应当委托招标代理机构采购。但有下列情形之一的，经使用部门申请，国资中心出具意见，主管领导审批后，可通过市场询价或谈判方式采购。（一）特殊情况，时间紧急，采购程序无法满足时限要求的；（二）特殊采购需求，确实无法通过招标方式采购，只能特定供货商供货或提供服务的；（三）其他特殊情况。第五章采购程序第十五条政府采购项目，使用部门依据学院年度采购预算，在采购活动开始前一个月编报采购计划。采购计划包括：采购项目名称、采购标段划分、采购需求、采购预算金额、预计采购时间、采购方式建议等。第十六条使用部门编制采购需求应当合规、完整、明确，符合实际要求，具有实操性、前瞻性，能够通过客观指标量化的应当量化，定价与采购内容、配置标准、质量、实际使用相匹配。采购需求主要内容：采购标的需实现的功能或者目标;采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范；采购标的需满足的质量、安全、技术规格物理特性等要求；采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点；采购标的质量保障期限要求；采购标的的验收标准；采购标的的其他技术、服务等要求。第十七条政府采购工程（维修）类项目应编制工程（维修）预算，市财政评审机构评审结果作为采购标底；学院内部集中采购工程（维修）类项目一般也应编制工程（维修）预算，可委托财政评审机构评审后，作为采购标底。政府采购、学院内部集中采购工程（维修）类项目，工程（维修）完工后，使用部门应当组织中标供应商编制工程（维修）决算，国资中心报市财政评审机构评审，评审结果作为结算依据。第十八条服务类的政府采购项目使用部门应当通过市场询价方式编制预算方案。预算方案中包括：询价小组成员名单，邀请的社会主体名单、简介、初始报价，谈判过程及二次报价，最终预算金额的审核确认过程，主管领导审批意见。第十九条技术需求复杂、贵重仪器设备或其他重大采购项目的采购需求及采购方案，必要时应当组织专家进行论证。第二十条政府采购的项目应当在采购活动开始前30日,在政府采购网上对采购项目名称、采购需求概况、采购预算金额、计划实施采购时间、采购方式进行公开。市财政部门另有批准的除外。第二十一条使用部门按学院内部请示报告制度逐级审批。没有列入年度采购预算的项目，原则上不得进行采购。上级部门拨付专项资金或财政部门批准追加或调整年度政府采购预算的除外。第二十二条采购代理机构选定应当依法合规，限额以上纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购；未纳入集中采购目录的政府采购项目或学院内部集中采购项目，可以委托社会代理机构在委托的范围内代理采购；重大敏感采购项目，纪检（监察）部门监督选定。第二十三条依据使用部门提供的商务、技术等方面的采购需求，代理机构负责编制招标文件及公告，并由使用部门进行审核。第二十四条招标文件编制应符合法律法规要求，体现政府采购政策。明确资格条件、技术要求、合同条款、评审办法和投标文件相应格式等，要科学、合理、规范、完整。招标文件中不得有“量身定做、唯一性、排他性、指向性”等歧视性、差别性条款。招标文件设置评审因素的，应当细化和量化，与投标人所提供货物和服务的质量相关，包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等，且与相应的商务条件和采购需求对应。第二十五条达到限额标准，或专业性强技术复杂的政府采购项目应当组织专家对招标文件进行论证。第二十六条审核通过后发布招标（询价、谈判、磋商）公告。政府采购项目在省政府采购网等指定网站发布，学院内部集中采购的项目在学院网上发布。第二十七条招标代理机构负责组织开标、评标，国资中心负责监督开标过程，重大敏感项目纪检参与监督。第二十八条评标委员会（询价、谈判、磋商小组）独立完成评标（询价、谈判、磋商），不受任何人干涉。评标（询价、谈判、磋商）过程不公开。第二十九条评标委员会（询价、谈判、磋商小组）由一般学院采购人代表和政府采购专家共3至7人组成。政府采购专家，在开标前一小时从政府采购专家库相关专业技术人员中随机抽取。第三十条采购人代表一般由使用部门推荐不少于三人具有相关专业背景人员，本着适应性原则确定1-2人作为采购人代表。对专业性强、复杂程度高的项目，也可以委托具有相关资格、专业背景的专家作为学院采购人代表参与评标（询价、谈判、磋商），专家费用由学院承担。第三十一条采购人代表在评审过程中应当秉持公平公正，不得发表带有倾向性或其他影响评审公正性的意见。原则上参与采购需求确定和招标文件编制人员不得作为采购人代表参加评审工作；采购人代表与采购活动潜在供应商有利害关系的应当回避。第三十二条评审结束后两日内公示中标（成交）结果。政府采购