表的建立和管理

会计学1表的建立和管理3.1表的建立

字段：用来描述数据的某类特征。记录：由若干字段组成，用来反映某一实体的全部信息。关键字：能够唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合。在Access中也称为主键。第1页/共52页3.1表的建立表由两部分构成：表结构和表内容。

表结构表内容第2页/共52页3.1.1表结构的组成

1．字段名称每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。字段名称的命名规则为：（1）长度为1～64个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（[]）和重音符号（’）。（4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。第3页/共52页2．数据类型数据类型适用范围大小文本不必计算的数字，文本等<=255备注长度不固定的文本<=64000数字用于计算的数字日期／时间日期及时间，可用于计算8货币货币形式的值自动编号系统自动生成,用户无法操作是/否描述状态之一,如真/假等1位OLE对象其他应用程序、声音图像等超级链接

保存超级链接

第4页/共52页2．数据类型按照字段的性质和用途来选择恰当的数据类型定义字段的长度应足够长，但不应浪费第5页/共52页3．字段属性字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等

定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等第6页/共52页3.1.2建立表结构

1．使用数据表视图数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。第7页/共52页2．使用设计视图

表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。第8页/共52页3．使用表向导

使用表向导创建表是在表向导引导下，选择一个表作为基础来创建所需表。第9页/共52页4．定义主键主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。第10页/共52页4．定义主键自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。第11页/共52页4．定义主键

定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。第12页/共52页3.1.3设置字段属性

字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。第13页/共52页1．字段大小字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。第14页/共52页1．字段大小如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。第15页/共52页2．格式格式属性影响数据的显示格式。可确定数字、货币、日期等字段格式。在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。第16页/共52页3．输入掩码用于指定数据的输入格式。可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。只为文本型和日期/时间型字段提供向导。可使用字符定义输入掩码属性。输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。第17页/共52页3．输入掩码字符含义0必须添入数字（0～9）9可以选择添入数据或空格#可以选择添入数据或空格（在“编辑”模式下空格以空白显示，但是在保存数据时将空白删除，允许添入加号和减号）L必须添入字母（A～Z）?可以选择添入字母（A～Z）A必须添入字母或数字a可以选择添入字母或数字&必须添入任何的字符或一个空格第18页/共52页3．输入掩码字符含义&必须添入任何的字符或一个空格C可以选择添入任何的字符或一个空格.:;-/小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的字符将根据“Windows控制面板”中“区域设置属性”中的设置而定）<将所有字符转换为小写>将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号\使接下来的字符以原义字符显示（例如，\A只显示为A）第19页/共52页4．有效性规则为防止数据的输入错误而设置。有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。第20页/共52页5．有效性文本当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。通常与有效性文本同时定义。第21页/共52页6．默认值设置默认值可以减少数据输入量。在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。第22页/共52页7．索引索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。第23页/共52页3.1.4建立表间关系1．定义关系的条件表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。建立表间关系的条件：（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。第24页/共52页２．参照完整性指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。第25页/共52页3．建立表间关系建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。第26页/共52页4．编辑表间关系编辑表间关系能够进一步优化数据库性能。编辑内容包括：删除、修改表间关系等。第27页/共52页5．子数据表子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“□”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“−”号，如图3-35所示。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部折叠”命令。第28页/共52页3.1.5向表中输入数据

1．以数据表视图方式输入数据2．创建查阅列表字段第29页/共52页3.1.6获取外部数据

1．导入数据导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。第30页/共52页2．链接数据

链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。第31页/共52页3.2表的维护为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。

第32页/共52页3.2.1打开/关闭表

1．打开表使用打开命令（改内容）使用设计命令（改结构）2．关闭表第33页/共52页3.2.2修改表结构

1．添加字段2．修改字段3．删除字段4．重新设置主键第34页/共52页3.2.3编辑表内容

1．定位记录

组合键定位功能Tab回车右箭头下一字段Shift+Tab左箭头上一字段Home当前记录中的第一个字段End当前记录中的最后一个字段Ctrl+上箭头第一个记录中的当前字段Ctrl+下箭头最后一个记录中的当前字段第35页/共52页1．定位记录组合键定位功能Ctrl+Home第一个记录中的第一个字段Ctrl+End最后一个记录中的最后一个字段上箭头上一个记录中的当前字段下箭头下一个记录中的当前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏第36页/共52页2．选择记录（鼠标）数据范围操作方法字段中的部分数据单击开始处，拖动鼠标到结尾处字段中的全部数据”后单击鼠标左键相邻多字段中的数据”，拖动鼠标到最后一个字段尾部一列数据单击该列的字段选定器多列数据将鼠标放到第一列顶端字段名处，待鼠标指针变为向下箭头后，拖动鼠标到选定范围的结尾列一条记录单击该记录的记录选定器多条记录单击第一个记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处所有记录选择“编辑”→“选择所有记录”命令第37页/共52页2．选择记录（键盘）选择对象操作方法一个字段的部分数据光标移到字段开始处，按住Shift键，再按方向键到结尾处整个字段的数据光标移到字段中，按F2键相邻多个字段选择第一个字段，按住Shift键，再按方向键到结尾处第38页/共52页3.2.3编辑表内容3．添加记录4．删除记录5．修改数据6．复制数据第39页/共52页3.2.4调整表格式1．改变字段显示次序2．调整行显示高度有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整3．调整列显示宽度有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整第40页/共52页3.2.4调整表格式4．隐藏不需要的列在“数据表”视图中，使用格式菜单中的隐藏列命令5．显示隐藏的列在“数据表”视图中，使用格式菜单中的取消隐藏列命令第41页/共52页3.2.4调整表格式6．冻结列在“数据表”视图中，使用格式菜单中的冻结列命令在“数据表”视图中，使用格式菜单中的取消所有冻结列命令7．设置数据表显示格式在“数据表”视图中，使用格式菜单中的数据表命令设置数据表格式第42页/共52页8．改变字体显示

在“数据表”视图中，使用格式菜单中的数据表命令设置数据表格式。第43页/共52页3.3表的管理3.3.1查找数据查找指定内容在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令查找空值或空字符串空值是字段中还没有值,可用Null值代替空字符串是用双引号括起来的空字符串,即””,中间没有空格,长度为0第44页/共52页3.3.1查找数据字符用法示例*匹配任何多个字符wh*可以找到white和why，但找不到wash和without?匹配任何一个字符b?ll可以找到ball和bill，但找不到blle和beall[]匹配方括号内任何一个字符b[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill!匹配任何不在括号内的字符b[ae]ll可以找到bill和bull，但找不到bell和ball-匹配范围内的任何一个字符，必须以递增排序顺序来指定区域（A～Z，而不是Z～A）b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd，但找不到bdd#匹配一个数字1#3可以找到103、113、123等第45页/共52页3.3.2替换数据

在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的替换命令。第46页/共52页3.3.3排序数据

在“数据表”视图中，使用编辑