信息化机构设置及职责

第四部分信息部门信息部门是提供统一信息平台，对公司的业务信息系统进行维护的技术支持部门。主要任务是确保信息软、硬件环境适应业务需要，实现全公司信息资源共享。本部门业务单元：为各部门提供信息化服务和支持、搜集信息化需求、管理基础数据、组织项目实施、维护硬件及网络环境。1职能信息部门应具备以下职能：－维护、管理公司信息系统，保证其正常运行；－收集各部门信息系统软、硬件的需求情况，编制购置、更新方案；－维护、管理网络硬件；－负责网络信息系统的安全建设和管理；—建立信息共享的平台，搜集各用户的信息需求；－通过搜集用户的使用信息，向上级公司提出改进和开发相关软件的建议，推动新技术的应用；－参照国家烟草专卖局信息中心和相关部门的技术标准，制定信息化工作管理办法；－组织员工进行计算机理论知识和实际操作的培训；－负责本部员工的思想教育、业务培训和其他日常管理工作。岗位设置信息部门设经理、系统管理员、网络管理员三个岗位。岗位职责信息部门经理工作职责－组织制定公司信息系统的相关管理制度；－组织落实公司信息系统的维护和管理工作；－组织收集各部门信息系统软、硬件的需求情况，拟订购置、更新计划，制定实施方案；－组织落实相关软件的研究，提出软件修改建议及新技术的推广和应用工作；—负责计算机软硬件和网络信息安全，是信息安全的第一责任人；－负责落实公司相关人员计算机理论知识和实际操作的培训工作；工作要求信息化建设基本要求信息化建设在支持现行业务及管理模式的基础上，为未来的发展及竞争奠定基础。由于核心业务软件采用省级烟草公司配发的统一软件，因此地市级烟草公司信息部门的工作重点是为各部门提供信息服务、提供系统支持和日常的软硬件维护。本部门应按照国家局信息中心的有关业务规定开展管理和技术工作。－信息部门通过不断总结、分析公司在信息化建设与发展中所积累的经验和存在的问题，以及目前信息化建设的现状和公司核心业务操作对现有的系统应用情况，向上级公司提出信息化需求建议。－信息化建设主要包括客户关系管理、企业内部管理、信息资源管理、专卖管理、电子商务等方面。－通过完成信息系统的集成与整合，实现业务信息共享，提高流程的自动化程度和效率。主要工作内容－完善并改进现有信息系统对业务操作的支持，加强信息系统对业务活动的功能支持，提供完备的业务功能；通过改进优化信息系统的功能设计，提供合理的操作界面，方法；通过信息功能的强化，加强对数据、信息有效性和合理性的检验。－理顺业务流程。明确各系统对信息的需求和使用方式，通过信息系统的整合，实现信息在不同系统之间有效传递和共享；通过系统的集成和强化，减少系统之间的手工信息传递和相关的低效率流程。－明确管理需求。整理并实现相关的管理报表，为企业决策提供准确及时的信息。－延伸信息化范围，实现信息共享。实现与主要业务伙伴的信息系统整合，提高供应链的整体效率；同时，与主要业务伙伴通过战略联盟、信息系统集成的方式，建立良好的合作关系。—加强IT管理，提高信息化服务水平。－加强网络安全管理。网络安全应符合国家和行业的规定。信息系统维护系统日常维护信息部门对系统的日常维护工作包括以下内容：－检查设备及软件系统是否运行正常。－接受各类服务请求，做好技术服务工作（包括故障排除、软件维护、设备维修、通信线路维护等）。－故障发生时，能及时按紧急预案处理，并按故障级别逐级报告。－检查设备运行是否正常（上日各类数据备份是否完整）。－检查自动运行作业的完成情况。－对服务器、存储设备、网络设备、电源系统等进行周期性维护，对操作系统进行周期性维护和整理，备份并归档重要的日志文件，填写系统维护日志。－应用系统的数据周期性维护、传报与备份工作，并填写系统维护日志。－月底填写系统管理与维护工作报告。系统安装（升级）维护系统安装（升级）维护按下列步骤和要求执行。－准备阶段：每次升级前必须分析系统升级维护的风险，进行严格的测试。若无条件进行测试，应在软硬件提供商技术人员到场情况下进行；对于风险较高的升级维护工作，必须先在备份机上进行试验性安装，经过充分的测试后才能对业务机进行升级维护；同时对当前运行系统进行备份，确保在升级过程中遭遇问题时能恢复到安装升级前状态。－操作阶段：选择在非业务操作时间进行系统升级维护工作；对操作系统、应用系统的重要数据进行本机和异地双备份；完成系统升级维护操作后应进行测试，并检查数据是否完整、可靠；具体操作执行人员必须认真填写系统维护日志，记录安装（升级）维护过程的具体情况。－故障恢复阶段：如果升级维护失败或升级维护后影响系统的正常操作和数据的完整性、可靠性，必须及时报告信息部门经理，卸载升级维护操作，恢复重要数据，然后检查系统在原有数据上能否正常操作。系统故障防范与应急处理信息部门必须建立系统故障防范与应急处理服务体系、系统应急预案和系统故障等级分类及报告制度。当故障发生时，应该首先确定引起故障的设备或软件；根据应急预案的操作步骤排除故障恢复系统；详细填写故障报告，说明故障现象、处理步骤、系统恢复情况以及未尽事宜。计算机故障处理对不能解决的计算机故障应及时通知信息部门系统管理员，由系统管理员对故障进行分析、确定和维修，并填写设备维修登记表。及时做好故障机替换工作，以免影响正常的业务操作。信息设备、设施管理信息设备的常规操作信息设备的常规操作必须遵循下列要求：－操作必须规范化。在操作过程中遇到的意外情况，应及时报告信息部门，不得擅自作主，随意操作。－定期检查各种设备的运行是否正常。若有问题应及时报告并提请有关人员处理，同时认真填写业务系统操作日志。－必须使用自己的操作工号及密码进入系统，并根据所分配的工作，在规定操作范围内办理各项业务，对所使用的密码，应注意保密。－按照操作程序进行数据录入、复核、打印。严禁伪造凭证和无凭证录入，一经录入数据，不得擅自更改。每天业务结束后轧平当天办理的业务，做好当天的日结工作。不得将已启动和进入工作状态的信息设备交给他人操作。－严格遵守保密制度，注意业务数据的安全、保密，不得泄露有关保密资料。在操作过程中需离开岗位时，应立即退出操作系统，以保证密码的可靠性。－做好设备的清洁、保养，保证业务的正常运行。机房管理为卷烟营销服务的各类服务器设备（小型机、PC服务器、数据存储设备等）必须放置于计算机机房。机房的操作间与设备间应作分隔，以保障工作人员的安全与健康。机房管理应符合下列要求：－机房内应保持清洁、安静，严禁吸烟。－未经机房值班人员同意，不得使用机房内任何计算机设备，不得操作任何服务器、网络路由交换设备以及相关设备。－不得在计算机机房设备上从事任何与公司业务无关的活动。－机房内任何设备、软件、资料未经信息部门经理同意不得外借。－机房必须建立值班制度。软件管理－核心业务软件使用全省统一软件，市公司不得自行设计、开发、购买。办公类计算机软件由信息部门统一购置，数量较大的软件项目采购应采取招标或议标方式，并经公司决策层批准。－采购的计算机软件一律由信息部门填写计算机软件登记档案卡，每个软件一卡；档案卡必须注明软件的类别、名称、版本号、基本功能、开发厂家、使用部门、使用人等信息。计算机设备管理计算机设备的采购应本着实用、可靠、适当超前及节约的原则。－信息部门对公司的计算机设备采购负有责任，计算机、打印机、网络交换等设备由信息部门组织采购，采购应采取招标或议标方式。－采购的计算机设备一律由信息部门填写计算机设备档案卡，每台设备一卡。档案卡必须注明设备的类别、名称、型号、配置、生产厂商、使用部门、使用人等信息，并经领用人签名。填写设备档案卡后凭设备档案卡及购货发票在办公室进行固定资产（低值易耗品）登记。－各部门计算机设备的管理责任落实到人，即每台计算机、打印机及网络设备必须专人负责。－计算机设备更换部门、更换使用人必须到信息部门办理变更手续。－使用人员应严格按操作步骤操作，不得拷贝使用与工作无关的软件程序，外来的与工作无关的软盘、光盘禁止在计算机上操作使用。－计算机设备日常保养采取谁使用谁负责的办法。各部门应爱护计算机设备，将日常维护工作落实到人，对出现的计算机故障无法处理时，应及时与信息部门联系。－信息部门应及时做好故障设备的维修工作，对无法自己维修的设备应及时送外维修。－由于公司购置的计算机设备一般均有保修期（三年左右），对在保修期内的计算机设备，应及时找保修单位修理，以免造成不必要的损失。计算机设备维修所产生的维修费用由各使用部门负责。由信息部门修理的设备，也应将维修材料费计入使用部门之中。－根据国家规定：计算机、打印机、计算机网络等设备的折旧年限为5年。－对已过折旧期的计算机设备，如不能使用的，应作报废处理。对虽未过折旧期但因各种不可抗拒的原因造成的计算机设备损坏，且无法修复的，也应作报废处理。技术（设备）档案资料的建立和归档－信息技术档案是指信息设备与信息系统在开发采购、使用运行、维护管理过程中产生的各类资料。信息技术档案包括下列内容：a.各类采购开发合同。b.采购开发中产生的设备随机资料、存放软件程序的各类介质、软件说明资料、开发文档等各类技术资料。c.系统使用所需的各类使用说明书、培训教材等。d.系统运行过程中产生的各类系统运行日志、机房管理日志、维护维修记录。e.信息部门日常管理中产生的各类文件报告、文档等。－必须指定专人负责技术档案资料的管理。－技术档案必须建立卷宗，分类归档。需报废的技术资料应有严格的销毁和监销制度。－对储存于主机中的经营、财务及其他电子数据，应每年刻录光盘或磁带备份一次，由信息部门统一归档保管。重要技术资料应有副本并异地存放。－借阅、复制技术资料应履行必要的手续。信息技术培训信息部门应按照下列要求对员工进行信息技术培训：－根据当年系统推广应用与员工情况制定年培训计划，制定计划时应同时考虑下列因素：a.信息部门提出的有关技术难点。b.新的项目及信息系统的引进。c.新的具体应用所需要的培训。－信息部门在每