Oracle采购管理培训资料(一)

基础数据供应商档案采购员设置审批层次单据控制危险类代码检验代码自动来源供应商项目目录册业务流程请购单询价单报价单采购定单接收检验入库退货采购模块培训内容可以建立供应商档案，维护供应商必要的数据。包括名称、编号和地址。供应商管理1可以在线的查询供应商信息。可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。可以合并供应商。可以建立供应商列表。采购员设置2采购员只能建立自己的采购订单。在系统中，若你是采购员，则你所建立的任何单据，只能是由你负责。在系统中，可以设置采购员采购件的分类。例如：采购员A负责采购五金类；采购员B负责采购机电类；思考：采购员是否需要负责采购不同的物料分类。审批层次3审批层次确定了企业的采购业务中，由谁来审批；并且若某人无权审批时，又由谁来审批。审批层次由以下要素组成：雇员:在采购中即是参与采购业务的人员。工作(job)：在采购业务中指采购、审批、计划。职位(position)：指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。审批层次结构3.1审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。例如：若工作包括采购、审批；职位包括采购员、供应课课长、资材总监、财务总监、总经理；雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。则审批层次可为:采购审批采购员财务总监总经理资材总监供应科科长采购员采购审批审批审批ABCDEF思考：若要建立采购审批层次，需要哪些数据。单据控制4单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订单等等。单据控制包含三类：单据的安全级别单据的访问级别单据批准的规则单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能操作单据，影响采购业务。单据的安全级别4.1单据的安全级别用来表明谁能存取单据。安全级别有4种：公共的：系统中所有用户都可存取该单据。私有的：单据创建者和审批者可存取该单据。采购的：单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。层次的：单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者的用户。例如：设置计划采购订单为私有的，则只有输入计划采购订单和审批该订单的人可以存取。设置采购请购单为采购的，则所有的采购员、审批该单据人和提出请购者能存取该单据。单据的访问级别4.2单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做怎样的操作。访问级别有3种：仅查看：只允许查看单据。可修改：可查看、修改、冻结、关闭单据。完全的：可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。注意：Oracle中有两个访问选项级别高于以上访问级别，自己可审批：若该选项为Yes，则建立单据的用户可自己审批；审批者可修改：审批单据的用户可修改该单据。注意：建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。系统的访问控制对已存在的单据作用；用户若能进入建立单据的窗口，就能建立单据。单据的审批规则4.3审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。职位(position)：指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。单据类型：采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。审批权限：可以控制以下几方面的权限。科目、分类、金额、位置。例如：某人只能审批10000元五金类采购订单，则设置为采购订单，10000元，五金类。单据的审批规则构成4.3.1审批批规规则则确确定定了了某某职职位位对对某某单单据据类类型型具具有有怎怎样样的的审审批批权权限限。。例如如：：供应应科科科科长长可可审审批批标标准准请请购购单单，，可审审批批10万万元元的的标标准准采采购购订订单单资材材总总监监可可审审批批计计划划采采购购订订单单，，可审审批批100万万元元的的标标准准采采购购订订单单供应应科科科科长长审审批批标标准准请请购购单单10万万元元资材材总总监监审审批批标标准准采采购购订订单单100万万元元思考考：：审审批批权权限限应应该该如如何何设设置置危险类代码5危险险类类是是对对具具有有危危险险的的物物料料的的分分类类。。其其代代码码会会出出现现在在采采购订订单单上上，，提提供供给给供供应应商商以以保保证证以以相相应应的的安安全全手手段段运运输输物料料。。例如如：：易燃燃类类易爆爆类类剧毒毒类类放射射类类思考：危危险类代代码提供供给供应应商的作作用和企企业会有有哪些危危险类。。检验代码6检验代码码用于接接收检验验时分配配给该次次接收的的物料，，表明该物料的的质量等等级。例如：一一等品A二等品B三等品C不合格D自动来源7自动来源源规则确确定了在在建立标标准采购购订单时时，价格格可自动出现。。可查询询报价单单。在自动规规则中，，指明了了物品、、供应商商和单据据（报价价单或计计划采购购订单）例如：在在自动来来源规则则中设置置A物品由由供应商商B、C提供，，现有与与B有关关的标价价单D和和与C有有关的报价D和和计划采采购订单单E。在建立采采购A的的订单时时，我们们可以根根据自动动来源规规则寻找找相应价格。思考：如如何应用用自动来来源规则则。供应商目录册8供应商项项目目录录册用来来查询物物品的历历史价格格、自动动规则等情况。。若曾经采采购过某某物品，，即系统统中存在在采购订订单，则则在建立立新的采采购订单时，可可以从供供应商项项目目录录册中查查到相应应的情况况，从而而得到比比较合理的价格格。思考：使使用供应应商项目目目录册册的优点点。业务流程9采购申清审批申请询价报价采购定单接收物品采购计划批准发票,付款采购请求9.1请购单：：反映物物料需求求的单据据。请购购行为是是采购行行为的一个开始始。请购单可可以手工工输入，，也以由由模板生生成。采购询价9.2询价单是是反映本本方需求求，要求求供应商商作出回回答的单单据。在询价单单中，有有物品、、数量、、日期、、发货等等信息。。建立询价价单后可可输入供供应商的的清单，，表示该该询价单单要发给给哪些供供应商，并且且可注明明反馈途途径，如如：Mail、、传真等等。报价单是是供应商商对询价价单的反反馈。在建立采采购订单单时，可可以引用用报价单单。采购订单9.3采购订单单：用来来明确表表示一次次采购业业务。采购订单单中包含含了订单单应包含含的信息息。如定定购的物物品，数数量，价价格，要货时间间，发货货情况，，接收情情况和付付款、运运费等其其它条款款。采购订单单需要审审批，原原因是价价格的存存在。所所以采购购订单可可能会存存在多版本，，所以采采购订单单不同于于采购合合同。采购订单类型9.3.1采购订单单类型用用来表示示与供应应商的一一种业务务类型。。比较：标准采购购订单：：表示一一次采购购，适用用于紧急急采购和和零星采采购。包包含了订单单应有的的信息。。计划采购购订单：：表示长长期定购购，适用用与供应应商的一一揽定购购。包含含了含了订订单应有有的信息息。一揽子协协议：与与计划采采购订单单类似，，但没有有价格信信息，只只有总金金额。合同采购购订单：：与一揽揽子协议议类似，，但没有有物品信信息。使用：除除标准采采购订单单外，其其它类型型在使用用时需要要下达审审批成为为实际订单。思考：计计划采购购订单、、一揽子子订单、、标准采采购订单单和合同同采购订订单的用法。采购订单建立9.3.2采购订单单建立有有手工和和自动两两种。手工：手工建立立订单，，输入必必要信息息提交审审批。自动：采购订单单建立有有两种方方式。1.通过过请购单单汇总，，自动生生成采购购订单。。2.下达达采购计计划订单单、一揽揽子计划划和合同同订单。。采购接收9.4采购接收收选项：：用来控控制采购购接收时时各种可可能性。。采购接收收路径：：用来控控制接收收是否检检查，是是否直接接入库采购接收选项9.4.1采购接收收选项：：用来控控制采购购接收时时各种可可能性。。允许替代代接收：：是否可可以用替替代品代代替定购购物品。。允许未定定购接收收：订单单上没有有定购的的物品是是否可接接收。允许快速速接收：：是否可可以一次次性按订订单全部部接收。。接收日期期容限：：到货日日期是否否允许有有差异，，允许该该如何反反应。接收数量量容限：：到货数数量是否否允许有有差异，，允许该该如何反反应。是否强制制收货地地：供应应商将物物品发往往其它地地是否可可接收。。采购接收路径9.4.2采购接收收路径有有三种类类型。标准接收收：接收收和入库库分两次次做。直接接收收：接收收入库一一次完成成。需要检查查：接收收后经检检验合格格才能入入库。接收入库接收地点点接收入库接收检验入库合格不合格接收9.4.2.1接收：表表示货到到，并不不表示认认可该批批货物。。接收要根根据采购购订单做做接收。。在作接接收时，，可以通通过查找找窗口，，根据一定的的条件寻寻找可接接收的订订单。例如：以以某供应应商为条条件，可可接收有有该供应应商的订订单。若要进行行未定购购接收，，可在查查找窗口口标注未未定购。。一次接收收以接收收单据号号为标志志。不同同批次的的接收可可记录在在同一单单据号。在接收时时输入物物品、接接收数量量后，可可以选择择标准接接收或快快速接收收。检验9.4.2.2检验：物物料检验验的评价价可用质质量代码码标识。。一次检验验必须根根据接收收单而来来。同样样可以在在查找窗窗口中输输入一定定条件来查找相相应的接接收单。。检验后的的动作只只要接受受和拒绝绝两种。。对于合合格或不不合格的的物料，，可以在质量代代码中标