超市管理信息系统-系统分析报告

一．背景介绍中商平价光谷购物广场位于武汉市洪山区珞瑜路453号，关山三路光谷国际写字楼的1-3层，于2006年正式营业。它的建筑面积达20000平方米，一楼是多功能休闲中心，主营运动休闲服饰、餐饮、小吃、美容美发、健身中心、银行、订票处、药店、洗衣店等；二楼经营各种食品、日用百货、服装专柜、居家用品等；三楼经营高品质的生鲜产品，如蔬果、水产、精肉以及各种自制熟食、面点、冷藏日配品等。超市商品总类达了国内外各种商品。3万多种，几乎覆盖随着超市规模的发展不断扩大，商品数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长。超市时时刻刻都需要对商品各种信息进行统计分析。加快网络信息化建设，对超市的运行和发展，迫在眉睫。通过开发实施超市信息管理系统，能让消费者少付出金钱、时间、精力和风险，而获得更好的品质、更新的创意、更多的信息和更加方便、新鲜的商品，使消费者和超市经营者共同成为市场的赢家。开发超市信息管理系统将提高超市各项工作的效率和质量，促进商品的销售资金的流转；减轻各类事务性工作的劳动强度，使超市的职员腾出更多的精力和时间来服务于顾客；改善经营管理，堵塞漏洞，保证顾客和超市的经济效益。二．现行系统分析1.现行系统组织结构调查通过实地观察，与超市管理人员和业务人员接触，有针对性的提出关于超市的运营环境、管理职能、业务职能、业务流程等方面的问题。对该超市运营模式及运营环境有了一个初步的认识：超市地处繁华地带，每月有稳定的顾客消费群光顾该超市，业务呈稳定上升趋势，特别是到节假日。前台有POS和货品采购录入、库存管理一体机数个负责商品销售和采购商品录入、分配条形码和库存管理等工作，随着销售量逐渐上升，该系统的负荷能力明显不足，每日光是各业务单元盘点就耗费大量的人力物力和时间，而且原系统报表、统计分析能力尤其欠缺，急需安装信息管理系统分担各个业务单元，加强系统统计分析，提供报表，加强决策支持的能力。管理信息系统主要为超市的日常营运、决策管理提供信息服务，它覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对采购单管理、出库单管理，还库单管理、入库单管理、销售管理、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总、等功能，超市中商品及供货商等信息由专门的基础数据管理人员在系统的基础数据单元负责录入和管理，采购单、请购单、比价单及询价单由采购管理人员在系统采购单元负责管理，

库存商品资料，出库、还库、入库信息由库存管理人员在系统库存单元负责管理。2.现行系统的组织结构图该超市的组织机构如下列图所示。超市经理库存部销售部采购部超市的组织结构图超市经理：全权总管超市各项事务。库存部：根据销售部提供的需求信息，保证库房货源充足；负责商品接收，安排商品存放；对进出库房的商品进行详细登记；保证库存数据完备。销售部：营销策划、市场宣传、导购咨询、促销活动、物品摆放、货架整理、收银结账；及时将销售信息反馈给各部门，保证商品的及时供应更新；处理消费者的各类疑问、投诉；为超市的运作提供实际销售的基础数据。采购部：根据库存部提供的库存信息，进行商品采购。对新产品采购决策进行执行；对采购的商品进行详细登记；保证采购的及时，准确。3.现行系统功能结构分析功能结构图如图1-2所示：超市管理商品信息管理库存管理销售管理采购管理

4.现行系统的业务流程分析现行系统的业务基本流程如下列图所示：否商品销售商品需求计划库存检查充足？缺货通知是采购计划商品销售商品出库审批是是否通过商品出库商品入库商品采购否结束商品销售现行业务基本流程图销售部在销售商品时发现某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划，提交至库存部。库存部检查这种商品的存货量，如果库存充足那么商品出库，补充给销售部；如果存储不足那么发出缺货通知，告知采购部，由采购部根据库存部提供的信息制定采购计划，提交至超市经理审批。超市经理审批后，如果不通过，驳回计划；审批通过那么授权采购部进行商品采购，然后将商品移交给库存部，进行入库登记，然后进行出库登记，送至销

售部进行销售。5.现行系统数据流程分析5.1现行系统顶层数据流程分析销售部对销售商品信息进行统计，更新销售信息，销售信息传至库存信息，进行更新。同时销售部将每日的销售量信息数据传至库存部进行库存处理，同时提交商品需求计划。库存部对库存信息进行整理统计查询，库存充足，那么无须进货，直接发货至销售部；库存不足将信息反馈给负责商品采购的采购部，采购部综合商品库存信息初步确定所需补充的商品。采购部提交采购信息，传至供应商，供应商接收采购信息，提交商品，采购部接收商品，将商品信息更新，同时移交库存部，库存部根据采购部采购信息更新库存信息，交给销售部，并满足其商品需求计划。具体过程如下列图。同时将信息传商品信息采购商品信息A1销售部商品信息商品销售采购操作信息采购部A2销售信息商品采购库存操作信息库存信息销售信息库存信息采购信息A3库存部库存信息库存处理供应商库存信息现行系统数据流程顶层结构图5.2商品销售1层数据流程分析销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、品名、数量核对现有的库存〔商品信息〕，检查是否需要补充库存，如果库存充足，那么可以发出“发货通知〞，否那么，那么需要补充库存商品，根据“库存信息〞发出“补货计划〞，将其信息数据写入“补货信息〞存档；同时向“库存部〞发出“订货单〞，库存将货物和“送货单〞送达后进行“库存处理〞，修改“库存

信息〞，更新库存信息，并将当前的“现有商品信息〞告之销售部，发出“发货通知〞流程见下列图：。具体B1B2销售清单采购部补充商品检查清单信息补货计划商品信息库存信息补货信息库存部发货通知新库存信息B3商品处理销售数据商品销售1层数据流程图5.3商品采购1层数据流程分析采购部将所需要采购的商品信息统计汇总，进行对商品信息采购的更新，同时生成商品采购的订单信息，提交至供应商处，供应商接到订货单，发出商品，同时提交发货单。采购部接收商品，同时更新产品相关信息，记录订单信息。具体流程见下列图

清单信息C1商品处理供应商采购部商品信息订发货单货单订单信息C2订单处理商品采购1层数据流程5.4库存处理1层数据流程分析库存部根据采购部传送的采购的商品的采购清单，进行入库管理，对商品清单进行整理，生成入库单后，对商品库存信息进行更新；库存部根据销售部传送的