部门职责梳理-财务管理课件

部门职责梳理主讲人：内容提要一、部门职能二、相关术语三、部门职责梳理的目的与作用四、部门职责梳理的方法与步骤五、部门职责说明书六、职位设置七、部门职责梳理说明一、部门职能职能划分职能归并设置部门部门部门职能的不同方面及特点方面特点部门职能•反映部门的本质职能、根本任务•在格式上用一句话表示即可•任何时候都不能因各级领导意愿而改变主要职能•按行业惯例或传统基本上不能变更的职能•不因上级或部门负责人变更而变化•如有变动，则会形成行业的革命性变化兼管职能•可以在不同部门之间改变责任范围的职能•往往属于边界或相关职能•其内容可由管理高层按一定程序增减•任何部门的兼管职能都不应过多、过滥界定部门职能和管辖范围1．互不重叠“政出多门”是管理的大忌；各部门之间应有固定分工，所管事务在时间、范围上都不能重叠。2．不留空白不同部门的职能互不一样，但各部门之间的职能必须互相衔接，即企业运转所需要的一切职能都要有相应的部门负责，不能留下任何空白。3．权责一致各部门所拥有的权力和应负的责任务必一致，避免有责无权或有权无责。4．切忌交叉不能有两个职能相似的部门。5．界定具体根据既定的部门职能，由相关人员或机构作出具体、明确的界定；有关部门之间的职能衔接，也需要作出清楚的界定。如无争议，即写出界定方案，报共同上级和有关部门存档；有争议，则由共同上级裁决后做出界定方案，并报有关部门存档。6．保持稳定没有新情况发生，旧的界定永远有效。应保持相对稳定，不要随意改变；必须改变时，应明确通报相关部门人员知道。例如：维护客户关系，以保持和提升公司在客户中的形象。是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合，它常常用行动加上行动的目标来加以表达。例如：批准……事项的权限是指为了保证职责的有效履行，必须具备的，对某事项进行决策的范围和程度。权限二、相关术语职责例如：董事会秘书行政秘书是组织机构的基本单位，职位存在的目的是因为他们是落实组织使命的具体承担者，并为人与工作之间架设了桥梁。有时也称之为岗位。职位例如：总监、经理职务指承担某种工作的人被赋予的头衔，职位是对工作而言，职务是对人而言的。职务例如：管理类、技术类一组基本特征相同，但知识与技能水平要求、复杂性及职责不同的职位。二、相关术语职位类别部门职责、权限在组织设计中位居于核心位置；部门这一层次的职责最容易出现交叉、模糊；通过制作部门职责、权限的过程，去思考、学习，把工作职责弄清楚；部门职责、权限的梳理直接影响下一阶段的职位分析和评估、薪酬、考核等工作；明确部门职责，将组织压力层层传递下去；明确部门职责、权限，有利于提高管理人员责任意识、是管理工作规范化的要求；部门职责梳理的目的和作用四、部门职责梳理的步聚与方法设计步骤详细说明部门负责人对收集到的信息进行分析分解、审查和重新组合按部门职责权限表的标准格式填上自己所获知的信息逻辑性检查组织一级部门负责人进行集体研讨原有部门书面信息部门内部人员提供的信息部门直接上司及相关部门提供的信息收集、分析部门相关信息部门职责、权限描述部门职责、权限研讨方法部门负责人收集相关部门讨论罗列分析法图表规范法集体研讨法设计步骤详细说明1、画出本部门及上级领导的职位图1、对本部门的工作进行分析，归纳出几大重要方面2、对重要方面进行详细的职责描述1、对部门名称、部门定编人数、所属部门及制定者、生效日期进行描述部门组织职位架构设置部门主要职责描述部门负责人权限描述1、对本部门的每一重要工作的业务权限进行描述基本信息描述四、部门职责梳理的步聚与方法五、部门职责说明书部门职责说明书是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。实质分工与合作横向与纵向作用职责清晰以及职责的进一步分解六、职位设置职位设置原则职位设置原则一般性原则：应基于正常情况的考虑，不能基于例外情况。例如，90%情况下这个职位需要多少工作量，多少工作强度。因事设职原则：从“理清该做的事”开始，“以事定职、以职定人”。设置职位既要着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围划定职位，而不应因人设职；职位和人应是设置和配置的关系，而不能颠倒。整分合原则：在企业组织整体规划下应实现职位的明确分工，又在分工基础上有效地综合，使各职位职责明确又能上下左右之间同步协调，以发挥最大的企业效能。客户导向原则：应该满足特定的内部和外部顾客的需求。最少职位数原则：

既考虑到最大限度地节约人力成本，又要尽可能地缩短职位之间信息传递时间，提高组织的战斗力和市场竞争力。规范化原则：

职位名称及职责范围均应规范。对企业脑力劳动的职位规范不宜过细，应强调留有创新的余地。六、职位设置职位设置规范职位设置规范1、等同于职务如：部门经理/负责人2、和职称等级混淆如：会计师3、和工作性质混淆如：技术管理4、和身份混淆如：工人、职员错误设置限定词+名词如：人力资源部经理财务部经理销售代表软件工程师成本会计办公室文员招聘专员卖场主管………………规范设置七、部门职责梳理说明部门主要职责：用一句话概述部门的职责范围

例：财务部部门主要职责

负责公司财务管理、会计核算工作，在公司经营过程实施财务监督、稽核、审计、审查、协调和指导，为合法、有效经营提供保障。工作领域：按工作性质将本部门工作划分为几大块内容部门职责描述：例：财务管理/会计核算/预算管理/资金管理/……练习：1.目前的工作领域；2.在部门职能范围内应有的工作领域。做……什么……以/使/确保……审核各部门人力资源需求保证各部门人力资源的合理配置描述格式：动词+内容+目的七、部门职责梳理说明部门职责描述：主要工作职责描述：部门职责的核心内容正向目的反向目的支持目的确保……保证……促进……提高……提升……完善……防止……避免……防范……致使……作为……支持……提供……利于……帮助……实现……控制……目的举例序号工作领域主要工作职责描述1组织管理1）制定运营中心各项财务管理制度/会计核算制度/流程，规范财务管理和会计核算；2）执行并监督各项财务管理制度/流程和会计核算制度/流程的执行情况，使相关制度/流程能够有效执行；3）制定并组织实施运营中心年度/月度财务工作规划和计划，确保运营中心目标的实现；4）负责本部门员工的培训、考核，不断提升员工的业务能力和综合素质；2管理会计5）编制运营中心月度财务分析报告，为集团和运营中心经营决策提供依据；6）负责新投资项目的财务分析报告，为投资决策提供依据；7）负责采购合同、销售合同、租赁合同的有关财务部分的审核，确保财务风险减低到最小；8）与银行保持良好的沟通，配合集团的资金筹措和融资计划；9）向业务部门提供各类临时性的财务分析及数据，为经营决策提供依据；3会计核算10）负责产品成本核算，保证提供真实可靠的数据；11）负责销售核算，为集团和中心制定销售策略提供依据；12）负责经营费用核算，对经营费用变动情况进行分析，为公司合理控制费用支出提供依据；13）负责固定资产核算，折旧计提，为会计核算提供依据；14）负责公司应收、应付款核算，确保准确无误；4预算管理15）安排、汇总月度资金预算，为合理控制费用支出提供依据；16）组织、编制运营中心年度预算工作，作为下年实际执行的参照；17）审核、分析、反馈预算执行情况，以便检讨并调整业务的发展；18）编制年度预算外的新项目的财务预算，保证新项目在预算控制下顺利执行；七、部门职责梳理说明示例详细描述部门负责人在工作、任务活动过程中的业务权限；业务权限包括：拟制（执行）、审核、复审/审议、批准/签发例如：工作事项拟制/执行审核复审/审议批准/签发部门人员需求申请用人部门主管招聘专员人力资源部经理总经理工作权限描述：七、部门职责梳理说明序号工作事项拟制（执行）审核复审/审议批准/签发1编制记帐凭证核算会计财务经理2编制财务报表核算会计财务经理行政副总裁3编制年度财务预算财务经理行政副总裁集团执行副总裁4编制财务规章制度财务经理行政副总裁5税务报表、发票购买管理会计财务经理行政副总裁6合同评审业务部门财务经理行政副总裁7编制存货报废申请表核算会计财务经理行政副总裁8编制固定资产报废申请表核算会计财务经理行政副总裁9编制固定资产盘盈、盘亏报告核算会计财务经理行政副总裁10销售人员佣金计提业务部门经理结算会计财务经理行政副总裁10客户服务费减免业务部门经理结算会计财务经理行政副总裁11款项支付出纳财务经理行政副总裁示例七、部门职责梳