Access在报表设计视图中进行报表设计

会计学1Access在报表设计视图中进行报表设计在本章开始即讨论了“销售交接班报表”的用途，并描述了“销售交接班报表”的运行视图。而使用向导创建的“销售交接班报表”显然不能满足所需要的所有功能及其格式要求，这就需要在报表设计视图中进行设计修改。在数据库设计视图中的报表对象卡上，选中“销售交接班报表”对象，单击“设计”按钮“

”，即进入“销售交接班报表”设计视图。根据“零售商店管理信息系统”数据库应用系统的需要，应该进行如下设计操作。

7.5.1、“销售交接班报表”设计第1页/共23页1．为报表设置页面单击菜单栏上的【文件】|【页面设置】，可以在“页面设置”对话框中分别设置纸张大小、纸张来源、打印方向、纸张四周的页边距和每页列数等参数。这些参数的设置，完全相同于Windows环境下的其他应用软件的页面设置方法

对于本实例的“销售交接班报表”，可以设定A5打印纸、横向打印、自动送纸等三个参数。并将“页边距”和“每页列数”均保持为默认值。设定完成，单击“页面设置”对话框上的“确定”按钮“”，即完成了为报表设置页面的操作。此处设定的各项页面参数，仅仅只对本报表有效，并不会影响其他对象的页面设置数据。

第2页/共23页图7-31、销售交接班报表“页面设置”对话框

第3页/共23页2．修改报表格式布局（1）设定报表页眉格式将报表标题拖至报表上部居中位置，并将其设置为三号宋体。将销售日期字段及其标签均拖至报表标题下居中位置，并修改日期字段文本框的格式属性值为“长日期型”，这样可以使得销售日期在打印时，能以“2000年12月12日”这样的格式打印。

第4页/共23页（2）调整报表“页面页眉”和“主体”中各个数据字段的格式为了调整一个字段在报表中的尺寸，需要选中这个字段文本框控件或字段标签控件，使其成为“

”显示形式，即为选中状态。对于选中状态控件，我们可以改变其尺寸：用鼠标指向控件左右两侧的黑点，左右拖曳即可改变控件的宽度；用鼠标指向控件上下两端的黑点，上下拖曳即可改变控件的高度。也可以改变其位置：令鼠标指向选中控件并在其变成为“手形”状时按下鼠标左键，拖曳鼠标即可拖动控件的位置。还可以设置其各项属性：在相应的属性栏中设置所需要的属性值。

为了保证正确性，应该逐个控件地进行上述调整操作，直至每个控件尺寸、相互位置及其相关属性值的设置均满足实际需求为止。

第5页/共23页（3）绘制表格线段一般报表都具有一些表格线，我们以“销售交接班报表”为例说明表格线段的绘制方法。点取报表设计视图控件工具箱中的“直线”控件工具“”，逐一绘制各字段标签之间的竖线，再逐一绘制各字段文本框之间的竖线。注意，这是两段直线，分别位于“页面页眉”和“主体”中，因此必须分别绘制。在“页面页眉”中的底部绘制一条横线，用以分隔字段名与字段数据；在“主体”中的底部绘制一条横线，用以分隔各条记录数据。

注意：表格线段也是报表对象中的控件，而任一个控件都不可能跨越报表中的两个节，因此，上述竖线只能分成两段绘制；两条横线的绘制位置也必须合理地安排。

第6页/共23页（4）删除“报表向导”产生的日期控件、调整“报表向导”产生的页码控件位置由于我们在第（1）步已经将“销售日期”字段数据安置在报表标题之下作为报表日期显示了，而“报表向导”在报表“页面页脚”左部生成的“Now()”控件作用是显示打印报表当天的月份，因此需要删除它。单击这个控件（即选中这个控件），然后在键盘上按下“Del”键，即删除了“Now()”控件。另外，在报表创建过程中，“报表向导”将其生成的页码控件安置在需要放置计算控件的位置上了。因此需要将其调整至页面页脚的右下角处，以便留出安放下一步将要设置的计算控件的位置。其方法是，拖曳页码控件至合适位置。

第7页/共23页3．在报表中设置计算控件“销售交接班报表”不仅显示打印销售数据，而且显示打印销售金额的合计数，这就需要在报表上安置一个文本框对象，并将这个文本框控件设置为计算型文本框，用以显示通过计算得到的销售金额合计数。在报表设计视图控件工具箱中点取“文本框”控件工具“

”，然后用鼠标摆放到报表“页面页脚”中的正对“销售金额”这一列之下，将其伴随的标签对象“标题”属性设为“销售金额合计：”，并调整好相互位置。如此，即完成了在报表设计视图中为报表对象增添文本框控件的操作。

第8页/共23页

最重要的是为这个文本框对象设计计算表达式，选中这个需要为之设计计算表达式的文本框控件，单击其控件来源属性行左端的“表达式生成器”按钮“

”。在随即弹出的“表达式生成器”对话框中，双击“所有窗体”，双击“交接班结转清”，在对话框中下部的列表框中双击“Text54”。即形成该控件的计算表达式：“=[Forms]![交接班结转清]![Text54]”。这个计算表达式的含义是：本文本框控件数据来源于“交接班结转清”窗体对象中的“Text54”文本框控件的当前数据。

第9页/共23页

注意：“交接班结转清”窗体对象中的“Text54”文本框控件也是一个计算型文本框控件，其计算表达式为：“=Sum([销售金额])”，这是在第五章中介绍的。报表文本框控件的计算数据直接取自引导窗体的对应计算型文本框控件，这种设计方案可以有效的提高程序运行效率。同时也表明同是文本框控件，将其置于窗体容器对象中的功能不同于将其置于报表容器对象中的功能。

第10页/共23页图7-32、“表达式生成器”对话框第11页/共23页由于报表的驱动（打印或预览）一般需由窗体上的命令按钮单击实现，因此报表总是运行在窗体运行时构造的动态数据集上。所以，报表中的计算型文本框可以基于窗体数据完成计算。设计完成的“销售交接班报表”设计视图如图所示。

第12页/共23页图7-33、设计完成的“销售交接班报表”

第13页/共23页图表报表通常都是作为某个报表中的子报表而设计，“零售商店管理信息系统”数据库中的“图表子报表”就是准备放置在“销售业绩查询”报表中的一个子报表。作为子报表，图表总是伴随着报表同时打印或预览显示的，因此它的设计应该满足报表总体设计的要求。在一般情况下，都可以使用图表向导创建“图表子报表”，然后再在报表设计视图中对之完成全面设计。在“图表子报表”设计视图中，可以很清楚地看到，用于显示图表的是一个绑定型OLE控件（OLEUnbound）。7.5.2、“图表子报表”设计

第14页/共23页双击这个OLE控件，即进入MicrosoftGraph图表编辑器。我们可以使用图表编辑器完成对图表的各种编辑操作，包括图形区域尺寸的设置、图形以及图形区域色彩的设置等等。用鼠标右键单击图表中的空白处，弹出的快捷菜单称为图表编辑菜单，如图所示。

第15页/共23页图7-34、MicrosoftGraph图表编辑器第16页/共23页图表编辑菜单列出了可以使用的图表编辑命令。【图表区格式】，用于设定图表区域内的文字字体、字型、字号、文字方向以及图表区色彩的取值；【图表类型】，用于设定或更改图表图形，包括圆饼图、直方图、折线图、散点图等等；【设置三维视图格式】，用于调整三维视图的视角；【数据工作表】，用于指定是否随着图表同时显示对应的数据表格。在这个实例中，我们使用Access2003图表向导创建的“图表子报表”是一个圆饼图，但是圆饼图的各块没有数据标志，如图所示。

第17页/共23页为了在圆饼图中标志数据，可以在图表编辑菜单中单击【图表选项】。在随之弹出的“图表选项”对话框包含三个选项卡。在“标题”选项卡上，可以指定图表标题以及各分类轴标题。在“图例”选项卡上，可以指定是否显示图例，以及在什么位置显示图例。在“数据标志”选项卡上可以指定是否显示数据标志，以及以哪一种数据形式显示数据标志。

第18页/共23页由于“图表子报表”要求在圆饼图的各块边缘处显示其所占总数的百分比，所以应在“数据标志”选项卡上单击“显示百分比”单选框，使其中显示“·”标志，如图所示。图表选项中的各项参数设定完成后，单击“确定”按钮“”，退回至MicrosoftGraph图表编辑器窗口，关闭MicrosoftGraph图表编辑器窗口，即完成了“图表子报表”的设计操作。第19页/共23页图7-35、“图表选项”对话框第20页/共23页我们已经介绍了“销售业绩查询”报表的设计方法，此处还需将“销售单价”、“销