电子采购商务平台项目实施方案草稿

2013年10月广汇汽车电子采购商务平台项目实施方案电子采购商务平台概述电子采购商务平台总体架构电子采购商务平台流程框架平台概述平台功能特点：1电子采购商务平台是前台网页与后台程序相结合的一套系统软件——该平台全面严谨地实现了广汇装饰集采部门进行采购固定资产及管理供应商的全部过程。平台中的网上招投标系统为核心环节：经电子采购商务平台管理员的许可，供应商可以通过网络注册会员获得供应商编码。当管理员发布招标公告或者邀请且告知供应商获准投标时，供应商可通过填写提交从平台上下载的《投标申请书》，同时缴纳规定额度的投标保证金进入投标流程——这样也节省了供应商的交通往返时间。管理员在开标日当天即进行开标评标流程——在此之前任何人是看不到供应商上传的标书的，只有在开标日由管理员输入密码，标书才可以打开；而且还能查阅到标书的状态，即是否被打开过。管理员通过平台公布中标结果——这样也减少了广汇的招待费用以及供应商往返的旅途费用。1.电子采购商务平台概述广汇汽车电子采购商务平台的建设要求从最基本的企业形象宣传开始，逐渐扩展到供应商管理、招投标信息管理、客户关系管理等业务功能，最终形成完整的“BtoB”的电子商务平台——专业的“BtoB”的电子商务平台，是连接供应商和区域采购部门，为其提供进行“BtoB”交易的统一服务，并凭借这种服务达到盈利目的一种经营模式。电子采购商务平台是电子交易平台的一部分，目的是为广汇各区域公司以及供应商提供一个“BtoB”的电子交易平台，主要涉及广汇内部的固定资产、基建项目的采购以及招标。1.1

平台功能平台概述平台功能模块：2

电子采购商务平台主要涉及广汇内部固定资产的采购和招标。本平台分“前台应用”和“后台维护”两大部分。“前台应用”面向注册用户（正式和临时）包括：首页、产品专区、企业专区、我的企业、服务大厅模块。“后台维护”由电子采购商务平台的管理员运作，包括对本部门运行所涉及到的功能模块的实现以及管理，具体模块有维护企业会员、分类管理、供应商行为信用等级管理、供应商资质认证、留言板维护、投诉邮件维护、企业排行榜维护、需求信息维护、供货信息维护等。前台模块：负责整个供应商登记，注册，发布信息，进行招投标工作等一系列的电子商务活动。后台模块：由电子采购商务平台管理员负责完成前台电子商务信息的功能模块。1.1

平台功能1.电子采购商务平台概述便于实现——广汇汽车总部以及各区域各部门在固定资产项目采购上的信息化、规范化、流程化；便于实现——广汇汽车总部建立以及管理供应商信息资源库；便于实现——广汇汽车总部以及各区域各部门与各地供应商之间的网上电子化交易。通过平台可以提高采购效率、降低采购成本、减少库存资金占用、减少采购申请和采购订单日常处理费用及周期；通过平台可以规范及管理总部及区域的采购作业流程；公司高层通过平台可以了解目前总部及区域的采购预算以及执行状况；公司管理层通过平台可以提取采购数据形成各种维度的统计报告。采购平台内部业务目标1采购平台外部业务目标2业务目标平台项目实施整体目标：总部及区域通过平台对供应商进行管理、认证及评估以便对供应商资质严格管控；平台作为广汇与供应商加强沟通的支持平台可以发布各种采购政策法规及公告；供应商可以通过平台进行投标竞价；供应商可以通过平台上传产品展示以及新产品推广。1.2

平台目标1.电子采购商务平台概述电子采购商务平台概述电子采购商务平台总体架构电子采购商务平台流程框架前台外部网站模块后台管理维护模块212.电子采购商务平台总体架构我的企业会员注册用户设置订单日志企业展板企业专区(1)汽配类企业基建类企业办公类企业企业排行榜产品专区汽配类产品基建类产品办公类产品产品排行榜2.1电子采购商务前台外部网站模块服务大厅下载中心政策法规意见信箱广汇汽车装饰集采前台外部网站采购项目公开招标邀请招标询价汽配招标项目办公招标项目投标阶段评标阶段定标阶段开标阶段基建招标项目投标阶段评标阶段定标阶段开标阶段投标阶段评标阶段定标阶段开标阶段(2)(3)(4)(5)简要说明企业/产品专区采购项目会员注册公开招标是指供应商依据招标公告参加投标，下载《投标申请书》。管理员从提交申请书的供应商中选择3-4家最符合条件的供应商入选。用户设置我的企业企业展板服务大厅下载中心政策法规意见信箱公开招标邀请招标汽配类企业/产品基建类企业/产品办公类企业/产品邀请招标是指管理员依据采购需求从供应商库中筛选供应商，下载《招标邀请函》，定向发送邀请函给选定的3-4家供应商。管理员从接标的供应商中最符合条件的供应商参加。前期注册所设置的基本资料、登录密码以及其他相关常规设置等，用户可以在本页定期维护，经管理员在后台的供应商资源库里进行审核验证通过方可正式公布，以保证供应商信息的准确性。2.1电子采购商务前台外部网站模块询价询价是指管理员向3-4家供应商发出《询价单》让其报价，然后在报价基础上进行比较并确定中标供应商的一种采购方式。只适用于采购价格弹性不大的现货或价值较小的标准规格的设备、小型的土建工程。订单日志企业专区栏目细分类筛选汽配类企业通用类各品牌类基建类企业基建建材钢结构玻璃幕墙涂料基建电器电气灯具电梯空调开关面板基建设备维修设备基建设计优化设计办公类企业办公用品文具家具办公耗材办公电子电脑整机电脑配件打印设备办公设备办公系统企业排行榜汽配类企业综合排序产品种类中标概率知名程度质保金额基建类企业办公类企业(1)企业专区2.1电子采购商务前台外部网站模块产品专区栏目细分类筛选汽配类产品通用类产品各品牌产品基建类产品基建建材钢结构玻璃幕墙涂料基建电器电气灯具电梯空调开关面板基建设备维修设备基建设计优化设计办公类产品办公用品文具家具办公耗材办公电子电脑整机电脑配件打印设备办公设备办公系统产品排行榜汽配类产品综合排序产品质量质保期限质保金额基建类产品办公类产品(2)产品专区区2.1电子采购购商务前前台外部部网站模模块项目各用户功能权限用户各阶段浏览功能权限各阶段操作功能权限投标评标定标开标投标评标定标开标公开招标供应商已投标招标公告评标状态中标产品中标价格中标公司填写投标申请未投标评标专家招标公告评标流程评标状态定标价格定标产品中标产品中标价格评标管理员招标公告评标专家评标流程评标状态定标价格定标产品定标公司中标产品中标价格中标公司发布招标公告接收投标申请选择参标公司汇总专家评分确定中标结果发布中标结果邀请招标供应商已投标邀标函评标状态中标产品中标价格填写投标申请未投标评标专家评标流程评标状态定标产品定标价格中标产品中标价格评标管理员邀标函评标专家评标流程评标状态定标价格定标产品定标公司中标产品中标价格中标公司发送招标邀请接收投标申请选择参标公司汇总专家评分确定中标结果发布中标结果询价供应商已报价询价单评标状态中标产品中标价格填写报价单评标状态未报价评标专家评标流程评标状态定标价格定标产品中标产品中标价格评标管理员询价单评标专家评标流程评标状态定标价格定标产品定标公司中标产品中标价格中标公司发送招标邀请接收投标申请选择参标公司汇总专家评分确定中标结果发布中标结果(3)采购项目目2.1电子采购购商务前前台外部部网站模模块项目栏目(模板)各用户功能权限设置浏览功能权限操作功能权限供应商专家需求部门管理员供应商专家需求部门管理员下载中心《投标申请书》浏览浏览浏览浏览下载修订更新《采购合同》浏览浏览浏览浏览下载下载《供应商调查表》浏览浏览浏览浏览下载审批《供应商评估表》浏览浏览浏览填写填写/邀请专家填写/汇总《供应商现场考察表》浏览浏览浏览填写《供应商评分表》浏览浏览浏览填写《供应商资质申请表》浏览浏览浏览浏览下载填写审批政策法规《平台管理制度》浏览浏览浏览浏览注册前点击协议下方“同意”修订更新《注册协议/须知》意见信箱《意见表》仅限同类企业浏览浏览浏览填表上传待审批填表上传待审批审批《建议书》(4)服务大厅厅2.1电子采购购商务前前台外部部网站模模块项目栏目各用户功能权限设置浏览功能权限操作功能权限供应商专家需求部门管理员供应商专家需求部门管理员会员注册申请注册注册须知注册协议浏览注册须知注册须知浏览缴纳注册金及质量保证金后可申请会员注册并等待管理员审批无需注册(各区域配置一个账号)审批验证用户设置用户名登录密码常规设置仅限本用户仅限该部门仅限本用户设置仅限该部门设置审批验证订单日志订单状态历史订单仅限同类企业浏览浏览浏览维护订单状态总部发订单供应商下单厂家生产中厂家已发货供应商验收供应商发货审批验证记录订单日志企业展板企业简介网址链接仅限同类企业浏览浏览浏览维护企业简介内容上传企业网址链接审批验证(5)我的企业业2.1电子采购购商务前前台外部部网站模模块订单执行管理采购需求管理采购项目管理广汇汽车车装饰集集采后台台管理维维护系统统三库资源管理汽配类产产品基建建类产品品办公类产品汽配类企企业基建建类企业办公类企企业2.2电子采购购商务后后台管理理维护模模块专家库产品库供应商汽配类专专家基建建类专家家办公类专家(3)B采购合同管理(3)A(3)C(2)(3)(4)(5)(1)线下邮件件沟通采购项目目管理简要说明明采购需求求管理采购合同同管理采购项目目就是招招投标管管理系统统，是本本电子采采购商务务平台的的重要模模块，主主要进行行网上招招、投标标的工作作并负责责发布中中标编号号。订单执行行管理该功能模模块是通通过平台台下载固固定格式式的合同同模板经经供应商商填写完完整提交交到平台台，通过过后台程程序形成成正式合合同，由由供求双双方签订订。合同同完成后后对完成成情况进进行综合合评分作作为行为为信用管管理的依依据。该功能模块块是当合同同签订后，，跟踪合同同完成情况况，记载行行为记录。。每年度对对供应商合合同完成情情况进行信信用(资质)等级考核。。对供应商商进行信用用（资质））等级考核核的原始数数据来源于于每笔合同同的行为记记录。每季季度对供应应商进行一一次资质等等级考核。。供应商评估估管理供应商库管管理供应商档案案管理专家库管理理产品库管理理产品分类产品查询电子采购商商务后台管管理模块，，以建立和维维护供应商商伙伴关系系为导向，，涉及供应应商整个生生命周期的的管理。供供应商管理理通过两个核心业务流流程：供应商档档案管理和和供应商评评估管理，，实现广汇汇对供应商的全全面管理；；同时通过过与产品库管管理，专家家库管理和和招标投标标管理的集成，形形成一体化化的解决方方案。2.2电子采购商商务后台管管理维护模模块供应商需求部门总部3.总部采购订订单1.区域采购需需求(订单)4.供应商订单单执行采购确认采购实施2.采购项目实实施总部管理员员以及各区区域需求部部门均可以以在后台管管理维护模模块查看供供应商所维维护订单状状态及订单单状态日志志。供应商接单单后可以在在前台外部部网站模块块维护订单单状态，且且在每个订订单状态结结点细粒度度维护订单单状态日志志。2.2电子采购商商务后台管管理维护模模块(1)采购需求(订单)管理各区域均启启用各自的的用户名&密码登录平平台向总部部发出采购购需求订单单。总部管理员员启用管理理员用户名名&密码登录后后台进行维维护管理采购项目采购确认采购确认采购需求(订单)生成网上订订单后，管管理员可以以通过内部部平台查询询订单配送送状态；生成网上订订单后，需需求部门/区域可以通通过外网平平台查询订订单配送状状态；生成网上订订单后，供供应商可以以在外网平平台处理及及维护订单单配送状态态。总部需求部门(区域)供应商全程透明(授权)2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(1)采购购需需求求(订单单)管理理订单单执执行行采购购项项目目广汇汇总总部部、、区区域域公公司司多多视视角角订订单单查查询询及及统统计计采采购购订订单单信信息息，，实实现现从从管管理理员员向向供供应应商商下下达达订订单单到到需需求求部部门门对对采采购购产产品品验验收收的的全全过过程程跟跟踪踪：：项目采购项目信息录入所有采购项目结果管理采购结果信息录入手工录入系统生成中标流标栏目内容中标结果录入信息流标结果录入信息解决方案公开招标招标公告招标产品产品规格起止日期投标保证金项目编号比价表格中标通知中标供应商中标价格流标通知需求部门入选供应商评标专家采购订单订单编号产品信息含税单价含税总额发货日期交货地址支付信息发票信息签章扫描问题分析邀请招标邀标函邀标产品产品规格起止日期投标保证金项目编号比价表格需求部门入选供应商评标专家询价询价单询价产品产品规格起止日期项目编号比价表格需求部门入选供应商评标专家采购合同合同编号版本修订状态修订人法务审核状态邮件备案供应商评估2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(2)采购购项项目目管理理项目分类一级分类二级分类三级分类项目信息产品库管理汽配类通用类产品库查询名称各品牌编码基建类基建建材钢结构钢结构主材耗材及服务类别玻璃幕墙幕墙主材耗材及服务品牌涂料内外墙涂料环氧地坪漆服务及其他型号电器电气灯具消防应急灯吸顶射灯服务及其他金卤射灯格栅灯规格电梯单位空调容量开关面板材质基建设备维修设备描述基建设计优化设计供应商办公类办公用品文具价格家具图片办公耗材办公电子电脑整机电脑配件打印设备办公设备办公系统(3)A三库库之之产产品品库库管管理理2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块项目栏目各阶段功能权限设置用户产品库维护权限产品库审核权限产品信息修改产品信息删除产品信息新增产品信息修改产品信息删除产品信息新增产品库管理汽配产品基建产品办公产品供应商提交申请待管理员审批提交申请待管理员审批提交申请待管理员审批专家需求部门/区域提交采购订单管理员经供应商确认可以自行修改经供应商确认可以自行删除经供应商确认可以自行新增审核申请审核申请审核申请2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(3)A三库库之之供供应应商商管管理理项目来源权限设置部门职务用户账号权限方式基建类项目办公类项目基建建材电器电气基建设备基建设计办公用品办公电子专家库管理总部资产管理部工程经理部门员工xxx屏蔽非屏蔽屏蔽屏蔽非屏蔽非屏蔽运营管理部集采副总部门员工xxx屏蔽屏蔽屏蔽屏蔽屏蔽屏蔽信息技术部IT副总部门员工xxx非屏蔽屏蔽非屏蔽非屏蔽非屏蔽屏蔽行政部行政副总部门员工xxx非屏蔽非屏蔽屏蔽非屏蔽屏蔽非屏蔽区域需求部门区域经理区域员工xxx释义权限权限是指专家拥有某项目的评标权限，可以看到此项目的评标菜单，并能够操作这个菜单所对应的功能。权限设置权限设置可以按照部门、职务、用户来赋予。当某项目的评标权限赋予了某个部门，则属于该部门的全部用户均可以操作该菜单；当评标权限赋予了某个职务，则属于这个职务的全部用户均可以操作该菜单；当评标权限赋予了某个用户，则该用户可以操作该菜单；当评标权限既赋予了一个部门，又赋予了一个职务，则只有属于该部门、且属于该职务的人员才能够操作该菜单。权限方式权限赋予方式分为“屏蔽”和“非屏蔽”两种，当设置了屏蔽，则只有该用户/职务/部门可以独立具备此功能，其他用户如果没有明确赋予该项目评标权限的用户/职务/部门将不能够操作此菜单。2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(3)B三库库之之专专家家库库管管理理项目功能栏目内容界面举例供应商档案管理文件存档资质证明材料营业执照开户许可证供应商通讯录供应商调查表供应商评估表供应商现场考察表采购合同目录表查询产品质量事故历史合同记录历史绩效记录开发潜在供应商通讯录潜在供应商单独分类潜在供应商档案库2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(3)C三库库之之供供应应商商管管理理项目功能栏目内容价值界面举例供应商评估管理资质申请资质申请表格初步考评意见纳入合格潜在供应商通过资质申请表提交认证流程，规范了企业供应商准入制度，避免人为主观决策。不予合格需要考察临时交易评估指标评估指标设置支持定量定性指标设置评估指标得分标准，使供应商评估管理的评分过程更规范；可以根据供应商评估综合得分对供应商进行评定分级。多级评估指标指标类别调整指标得分设置评估等级设置为供应商建立档案后可以对供应商进行初步考评且在资质申请表中记录初步考评意见。根据初评意见的值更新供应商的评估状态2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(3)C三库库之之供供应应商商管管理理项目功能栏目价值界面举例供应商评估管理评分表管理定量评分自动计算根据供应商评估综合得分对供应商进行评定分级，促进供应商改善绩效。自动分类计算评分评估结果反写供应商档案分析报表供应商供货质量分析报表通过各种分析报表帮助企业及时掌握供应商业务动态和绩效状况。供应商准时交货分析报表供应商价格趋势分析报表供应商状况分析报表供应商绩效对比分析报表供应商绩效趋势分析报表2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块(3)C三库库之之供供应应商商管管理理项目栏目功能功能权限设置总部需求区域供应商采购合同管理合同类型三类合同模式总部/区域合同模板操作步骤关键字段其他要点合同签订生成合同路径“合同管理”进入操作界面下载导入合同模板导入中标结果生成采购合同创建成功后，在合同工作区菜单可查看已经生成的合同草稿内容。下载导入合同模板导入中标结果根据中标结果生成采购合同合同确认“合同签订-确认”中分配确认方合同确认分配确认人合同文件查看任务详细信息无论是需求区域还是供应商拒绝确认，合同状态都变为“已拒绝”状态—此时合同回到草稿，修改后重新进入合同签订、确认、审批流程需求区域与供应商登录平台确认需求区域或供应商确认合同合同审批管理员分配审批人层级合同审批任务管理员分配审批人层级递进审批；如审批人审批不通过，合同状态变为“已拒绝”状态—此时合同回到草稿，修改后重新激进入合同签订、确认、审批流程审批者在合同任务栏中审批操作审批人层级管理员对已经通过的合同进行“审批完成”操作。审批完成(4)采购购合合同同管管理理2.2电子子采采购购商商务务后后台台管管理理维维护护模模块块电子子采采购购商商务务平平台台概概述述电子子采采购购商商务务平平台台总总体体架架构构电子子采采购购商商务务平平台台流流程程框框架架招标标投投标标管管理理采购购需需求求管管理理采购购合合同同管管理理订单单执执行行管管理理公开招标管理邀请招标管理网上竞标管理网上洽谈管理合同管理采购购合同同合同付款配送跟踪区间段综合报表生成导出供应商会员注册招标公告网上竞标中标公告政策法规下载中心留言簿/意见箱外网采购平台管理区域或店面采购需求申请临时或者应急采购需求申请总部各部门采购需求申请产品展板供应商展板维护供应商系统设置财务付款产品信息录入供应商实时评估供应商年度评估产品信息管理3.电子子采采购购商商务务平平台台流流程程框框架架产品库产品专区供应商档案管理供应商资质预审供应商开发管理供应商等级管理供应商评估制度邮件系统企业展板评标开标管理网上订单前台模块后台模块后台模块投诉邮件管理流程框架3.1(2)供应商注册流流程3.1采购前管理3.3采购后管理3.2采购中管理3.2(2)采购合同管理理流程3.3(1)订单执行管理理流程3.2(1)招标投标管理理流程3.1(1)采购需求管理理流程3.3(2)供应商评估流流程3.电子采购商务务平台流程框框架将此采购需求求以采购计划划形式导入平平台供货商筛选进入招投标流流程采购计划平台根据采购购订单，结合合供应商的经经营范围等相相关信息，对对供应商进行行自动筛选，，筛选出的合合格供应商作作为本次采购购需求的邀标标对象。平台导入以邮件形式发发送采购需求求适配产品搜索索(1)采购需求管理理流程管理员各区域/部门提交采购购需求注册供应商发布招标公告告发送邀标函特定供应商各区域/部门3.1采购前管理流流程供应商申请注注册产品信息企业信息供应商按要求求缴纳注册费费用并同时支支付产品质量量保证金供应商注册成成功——获取平台生成成的注册供应应商编码依据供应商编编码进行各项项操作平台注册账号号初始密码人工审核平台管理员对对总部集采已已经签约的供供应商的资质质证明材料进进行二次调查查以及审核。。人工验证验证合格(2)供应商注册流流程供应商管理员以邮件件形式式发送送获取3.1采购前前管理理流程程管理员员搜源源人工审审核产品信信息企业信信息人工验验证合格平台管管理员员需要要联系系该企企业提提取其其资质质证明明资料料以及及供应应商调调查表表潜在供供应商商提交样样品样品试试用放弃小批量量供货货定点试试用合格评审组组评估估供应商商注册册流程程合格不合格格提示潜潜在供供应商商申请请注册册平台台会员员平台管管理员员以质质量品品牌以以及服服务以以及市市场排排名作作为搜搜索选选项进进行筛筛选优优质企企业标标准(3)供应商商开发发流程程供应商管理员3.1采购前前管理理流程程发送邀邀标函函发布招招标公公告管理员员在后后台模模块里里依据据采购购需求求拟定定招标标文件件：招招标公公告/邀标函函/询价单单提交投投标申申请中标编编号询价/邀标审批投投标申申请缴纳投投标保保证金金报价参参与竞竞标专家评评标开标(1)招标投投标管管理流流程供应商管理员3.2采购中中管理理流程程供应商商向总总部缴缴纳投投标保保证金金后方方可进进入评评标流流程需求区区域