酒店物资采购项目操作流程

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物资采购项目操作流程一、采购项目的申请1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。2.酒店所需商品由财务部负责安排采购；3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品；积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。三、采购项目的验收1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。四、采购项目的结算1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算；必须办理现金结算的须经总经理同意。2.供应商结算的1000元以下可以办理现金结算，超过1000元的必须办理转账结算。3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物资采购管理流程审核：制作：编号版次生效日期第页共页1、目的为加强酒店采购管理，能够适时、适量、适价的提供各项采购物品，以保证酒店的正常运行。2、范围：凡本酒店各部门为保证酒店正常运转所需的各类物资的采购及外加工。3、权责：3．1各使用部门：提出正当申购；3．2采购部门：正常采购的执行与管理；3．3主管部门：审核采购需求，监督管理采购行为；3．4合约审查部门：副总以上人员核准。4、定义：4．1合同：为保证供需双方进行正常交易而签署的具有法律效力的文件。4．2物资：酒店各部门为保证正常运转而所必需的所有物料、食品。5、作业流程图（见附图）6、作业内容：6．1申购；6．1．1计划申购：6．1．1．1各仓库管辖的品种范围，应以最高库存量和最低库存量为标准，物料申购由有关使用管理部门负责在每月25日前报出下月的申购计划，食品申购则由食品仓库以采购周期及库存量提出及时申购。6．1．1．2各部门所需领用常备品种以外的物资，应在每月的20日前编制领用计划，报酒店财务部，由酒店财务部统一编制申购计划报采购部。6．1．1．3直拨厨房、餐厅使用的鲜活原料，由各餐厅经理和各厨房厨师长助理以上管理人员开“申购单”报食品原料仓库。6．1．2非计划申购：6．1．2．1凡预先未作计划，且又超出仓库常备物品范围的，按非计划性申购程序申报。6．1．2．2凡零星、急用、特殊性、偶发性的急需物品，由驻店经理审定安排临时申购，购置后再补办申购手续，急需的食品原料，可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。6．1．3申购程序：6．1．3．1物料：财务部的每月25日送达的申购计划，必须标明：品种、规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期，各部门临时申购单类似，但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、仓库主管审核。6．1．3．2食品：隔天预订的直拔厨房食品原料，必须在前一天下午20：30前将由厨师长助理以上管理人员签署的“食品原料进货申请单”交到采购部食品仓库。申请单必面详细标明品名、规格、数量。属仓库范围，其申购由仓库领班开列一式三联“食品原料申购单”经部门经理签署后进行申购。6．1．4需对外发包的工程，则由采购部会同工程部一起协调，工程部确定具体方案要求，采购部询价发包，验收时则需工程部与仓库会同进行。6．1．5设备维修类，原则上联系原供应厂家要求负责维修，若已过保修期，自己能修的则由采购部购买零件，工程部维修；不能修的由采购部另找厂商维修。6．2审核：6．2．1计划性申购根据仓库实际存货情况由仓管员提出，经仓库主管、财务经理签字方能生效；6．2．2属于非计划性采购或临时采购，须经部门经理、财务经理、采购经理合签审核；6．2．3采购部门收讫申购计划后，应按有关内容进行分类，着手组织落实货源同时及时向使用部门确认有无购买必要，并将有关落实情况及时反馈有关部门。6．3协商、洽谈，供应商寻找及定价作业。6．3．1采购员根据所需采购物品，在合格供应商名册中找三家厂家进行询价、比价、议价作业（若名册中无，另按合格供应商管理程序方法找）；6．3．2临时性或零星采购则由采购员直接进行购买，手续不齐的随后补办有关手续；6．3．3农副产品定价程序为：根据价格调查表提供的数据，验收人员与供方进行报价核对，进行初步议价；再由采购人员进行复议，最后经部门经理审定、签署，凡经以上三道程序的价格为有效。6．4合约申批：6．4．1对各供应商经过比较、洽谈后，根据申购计划选择最佳供应商，订立有关协议或统一合同文本，明确买卖双方的权利、义务、运输及结算方式等，以便双方共同遵行。6．4．2合同草签后，必须交部门经理、相关部门经理、财务经理、副总、总经理及董事会审核认可后，方能加盖公司公章生效。6．4．3具体询价、订货方式：发传真、面谈及电话联系等。6．5跟催：6．5．1签订合约后采购部把信息及时反馈给使用部门或仓库，告知到货日期及其他有关事宜。6．5．2采购部人员应不断地与供应商联系、保持联络，保证物资能保质保量按时到货。6．6管理：6．6．1跟催：采购部确认的购销行为进行跟催，直至顺利完成；6