控制职能培训讲义

控制职能

2023/1/131《管理的职能》-控制美国北得克萨斯州立大学企业管理教授亨利•西斯克指出：“如果计划从来不需要修改，而且是在一个全能的领导人的指导之下，由一个完全均衡的组织完美无缺地来执行的，那就没有控制的必要了。”然而，这种理想的状态………无论计划制定得如何周密，由于各种各样的原因，人们在执行计划的活动中总是会或多或少地出现与计划不一致的现象。

2023/1/132《管理的职能》-控制第一部分什么是控制2023/1/133《管理的职能》-控制有七个人曾经住在一起，每天分一桶粥。要命的是，粥每天都是不够的。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个。于是乎每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。小故事：七人分粥2023/1/134《管理的职能》-控制七人分粥（一）七人轮流一天饱六天饥2023/1/135《管理的职能》-控制七人分粥（二）推选好人权力导致腐败绝对权力导致绝对腐败2023/1/136《管理的职能》-控制七人分粥（三）委员会制度公平了粥凉了2023/1/137《管理的职能》-控制七人分粥（四）真正好制度仍然轮流分分者最后取问题：控制在分粥过程中起了什么作用？2023/1/138《管理的职能》-控制一、什么是控制？控制是管理人员为保证实际工作与计划一致而采取的一切行动，是一种经常性的管理活动。控制就是使事情按计划进行，就是“纠偏”。控制是计划的孪生兄弟：没有控制,计划没有保证没有计划,控制没有标准现代组织规模庞大，人员众多，工作复杂，要使组织的各项活动达到协调一致，管理者就必须依赖于控制手段监督管理的全过程。2023/1/139《管理的职能》-控制控制是一项重要的管理职能管理的目的是有效地实现组织目标，为此就要进行计划、组织、领导、控制。控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，计划、组织、领导都有可能流于形式，组织目标就有可能无法实现。因此，控制是重要的管理职能。计划工作为整个组织确定目标，作出总体规划和部署Step1Step2Step3Step4组织工作通过内部结构设计和组织关系的确定，明确组织内各部门的职责，以保证计划的落实和完成领导工作是管理者运用职权和威信施加影响，以充分发挥每个人的积极性，指导各类人员努力实现组织目标控制工作通过检查、监督、对所出现的偏差加以纠正，从而确保整个计划及组织目标的实现控制贯穿于管理全过程组织工作：

领导工作：明确分工协作关系调动员工积极性计划工作

明确方向配置资源控制工作：检查纠偏确保成果2023/1/1310《管理的职能》-控制快速测试：某公司销售部的推销员张某，在2000年上半年的工作中一人实现了80万元的销售业绩，在同行业的推销人员看来这已经大大超额完成了工作任务。于是张某明确地向推销部经理提出额外发放奖金的要求，但是，却并未得到销售部经理的同意。假设，这位销售部经理是一位称职的管理者，你认为他不给推销员发额外奖金的最大可能是什么？（）A、他担心每个推销员过分追求销售量，从而忽视服务质量B、公司正处在扩张阶段，诸多方面需要资金，不能发额外资金C、公司中其他推销人员也同样超额完成了销售任务D、公司没有预先制定计划标准，缺少控制和考核的依据解析：计划与控制是一个事物的两个方面。D2023/1/1311《管理的职能》-控制二、为什么要进行控制？环境的变化管理权力的分散工作能力的差异避免和减少管理失误造成的损失。组织环境的不确定性为了使目标计划与变化的环境相适应，需要监控环境的变化和发展；管理失误的不可避免为及时发现失误，明确问题之所在，必须进行经常性的监督检查。组织活动的复杂性为避免本位主义，保证各项活动的顺利进行，要监控各部门及其各岗位工作情况。管理者通过他人完成任务，并负有最终的责任，为此，管理者就需要建立控制系统，以便使自己可以自始至终地掌握下属完成任务的情况和进度，以确保预定目标的实现。提升组织的效率和竞争力管理者要提升运作效率，必须掌握企业利用资源的现状，准确评估组织已有的生产或服务效率。2023/1/1312《管理的职能》-控制三、控制职能的实现条件有明确的执行标准。如数量、定额、指标、规章制度、政策等；

能及时获得发生偏差的信息。如报表、简报、原始记录、口头汇报等；能够采取纠正偏差的有效措施。2023/1/1313《管理的职能》-控制标准不清会导致效率低下、工作质量不符合要求和上下级挫折感请你把这份文件打一下分配任务时一天后你怎么还没有打好？我还以为你周才要··你怎么打成这样？你又没有说要怎样验收时最终结果我真没用气死我了！2023/1/1314《管理的职能》-控制四、控制职能的系统结构:控制的目标体系：是控制系统存在的前提。控制的主体：各级管理者及其职能部门。中、低层管理者：常规的、例行的、程序化的的控制。高层管理者：非常规、例外、非程序化的控制。控制的客体：整个的组织活动。包括组织中的资源（如人、财、时间、空间）和活动的内容（如生产过程）。控制的方法与手段体系：包括机构、手段、方法等。2023/1/1315《管理的职能》-控制控制的对象——控制什么？人财物时间信息组织内不同的业务阶段和内容：研发、生产、采购、销售等组织成员影响业绩的各方面因素：思维、行为、态度、能力等组织中各个层次：如企业的部门、车间、班组、各个岗位和环境。组织的控制应该是全面的控制和统一的控制，组织控制对象原则上应是整个组织的各个方面。2023/1/1316《管理的职能》-控制昙花一现的水晶灯200×年×月×日，某市星龙湾大酒店在鲜花和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一集团公司成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供专业和体贴的服务。由于集团资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访。一时间，星酒店门前人头攒动，星光熠熠。最让星龙人感到骄傲和夸耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目、煜煜生光的水晶灯！这盏灯是公司王副总经理亲自组织货源，最终从奥地利某公司高价购回的，总价高达120万元美元。这样的超级豪华水晶灯不仅在全国罕见，即使是国外也只有在少数几家5星极大酒店里能见到！开业当天，来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口。尤其经过媒体报导，更成为当天的头条新闻，酒店在这一天也象那盏水晶灯一样一举成名，当天客房入住率就达到80%以上。王副总也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。2023/1/1317《管理的职能》-控制然而好景不长。两个月后，这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况。首先是失去了原来的光泽变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分金属灯杆都出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费数百万美元换回的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王总在限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总再也笑不出来了。事件真相很快就水落石出！原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利购得，而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯。这笔交易完全由王副总经理一人操纵！从签订合同到验收入库、支付货款等都由他说了算。之所以他会这样做，是因为在该笔交易中王副总收受了W公司的巨额好处费！虽然出事之后，王副总不无例外地得到了法律的严惩，然而酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。2023/1/1318《管理的职能》-控制五、控制的分类按照控制点及控制信息的性质划分：按照控制时采用的控制方式划分：按照控制的性质划分：反馈控制现场控制前馈控制纠正性控制预防性控制资源控制行为控制思维控制结果控制例外控制信息控制2023/1/1319《管理的职能》-控制故事一：扁鹊的医术魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？”扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。”文王再问：“那么为什么你最出名呢？”扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。”事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制！可惜大多数的事业经营者均未能体会到这一点，等到错误的决策造成了重大的损失才寻求弥补。弥补得好，当然是声名鹊起，但更多的时候是亡羊补牢，为时已晚。管理心得2023/1/1320《管理的职能》-控制故事二：曲突徒薪有位客人到某人家里做客，看见主人家的灶上烟囱是直的，旁边又有很多木材。客人告诉主人说，烟囱要改曲，木材须移去，否则将来可能会有火灾，主人听了没有作任何表示。不久主人家里果然失火，四周的邻居赶紧跑来救火，最后火被扑灭了，于是主人烹羊宰牛，宴请四邻，以酬谢他们救火的功劳，但并没有请当初建议他将木材移走，烟囱改曲的人。有人对主人说：“如果当初听了那位先生的话，今天也不用准备筵席，而且没有火灾的损失，现在论功行赏，原先给你建议的人没有被感恩，而救火的人却是座上客，真是很奇怪的事呢！”主人顿时省悟，赶紧去邀请当初给予建议的那个客人来吃酒。一般认为，足以摆平或解决经营中的棘手问题的人，就是优秀的管理者，其实这是有待商榷的。俗话说：“预防重于治疗”，能防患于未然，更胜于治乱于已成之后。由此观之，问题的预防者，其实是优于问题的解决者。管理心得2023/1/1321《管理的职能》-控制关于前馈控制治病不如防病,防病不如讲卫生！防患于未然，避免事后控制无能为力的弊端。人力资源的预先控制：挑选、培训材料的预先控制:进货检验设备的预先控制:设备维修财务的预先控制:预算针对某项计划行动所依赖的条件进行的控制，不针对具体人员，不会造成心理冲突，易于被接受。缺点：①需要及时和准确信息；②要求管理人员能充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。2023/1/1322《管理的职能》-控制对活动中的人进行指导和监督、发现偏离，问题通常可以在出现大量资源浪费或重大损失造成之前就得以解决。电子计算机系统的应用摄象设备的应用缺点：

1、受管理者时间、精力、业务水平的制约；

2、现场控制的应用范围较窄；

3、容易在控制者和被控制者之间形成对立情绪。

关于现场控制：2023/1/1323《管理的职能》-控制工作隐私问题：上帝有一双眼睛盯着你的一举一动？某家公司办公室安装了电子监控系统，目的是管理者可以更好的直接的进行管理和监控，安装之后，有一定的成效。但是并没有激发员工更多的热情，有些员工认为，系统固有的电子报告只是不必要的例行公事。因为最好的员工花费了很多时间了解客户，对这种被称为“电子警察”的系统感到很不高兴，管理者可以对他们所有的行动进行监视并通过“遥控”来威胁他们。

讨论：1．电子监控系统有什么有缺点？2．管理者是否有权监管员工的工作细节？返回2023/1/1324《管理的职能》-控制关于反馈控制：一般人没有先见之明同样错误不犯第二次的人！作用：1、提供了计划效果究竟如何的真实信息；2、反馈控制可以增强员工积极性。要点：信息、及时性的重要性、善于听不同意见方法：财务分析、成本分析、质量分析、职工成绩评价缺点：于事无补，在管理者获得信息之前损失就已经生成了。2023/1/1325《管理的职能》-控制当室内温度低于预先设定的值时，就会向空调的供热系统发出信号，随后这一系统开启。当温度增高到预先设定的值时，又会发出另一个信号并随之关闭供热系统。这一连续的测温一开启一关闭的过程使房间保持预定温度。空调的启动也是个类似的过程。一旦温度超过预先设定的值，空调系统就会把房间冷却到所希望的温度。同样，人体中也有一些反馈系统控制了体温、血压、运动神经反应以及身体其他条件。反馈的另一个例子是用期中考试的办法给学生评分，如果成绩不那么令人满意的话，这就发出了一个加强学习的信号。生活中常见的信息反馈系统2023/1/1326《管理的职能》-控制快速测试：以下工作内容：（1）《中华工商时报》聘请读者开展每月一次的评报活动；（2）某中学制定了一系列严格的规章制度要求教工遵守；（3）质检人员在仓库内检查产品质量；（4）某桥梁厂为了生产出高质量的产品而对原材料进行检验；（5）三威洗衣粉厂厂长发现产品销路不畅，做出加强促销的决定；（6）某大学内监考老师在考场巡视；（7）安乐居餐厅老板每周查看顾客意见本；（8）干旱地区的农民在春天播种耐旱作物的种子。请问哪类属于反馈控制？√√√√√2023/1/1327《管理的职能》-控制按控制方式分类思维控制行为控制资源控制结果控制例外控制信息控制实现对整个组织的控制2023/1/1328《管理的职能》-控制理念控制：明确和宣灌企业经营管理理念行为控制：目标导向、规章制度规范、工作表现鉴定。资源控制：预算控制、时间控制、资产管理、质量检验信息控制：信息管理系统、报告系统、保密制度例外控制：报表分析、现场走访、预警制度、风险管理结果控制：绩效考核、结果审计、安全控制2023/1/1329《管理的职能》-控制六、企业常用的控制方法预算员工绩效考核审计管理信息系统全面质量管理定量分析方法（统计分析）2023/1/1330《管理的职能》-控制第二部分实施控制2023/1/1331《管理的职能》-控制有人讲，事情没有按计划进行，存在偏差，消灭偏差就可以了，对吗？偏差是不可消灭的，应当消灭的是造成偏差的原因！各种各样的绩效指标，是过程的输出，要调整输出，仅仅在输出的地方做努力是不够的正确的理念：衡量发现偏差分析造成偏差的原因消灭此原因----“摁下葫芦起来瓢”！2023/1/1332《管理的职能》-控制一、控制工作主要内容：并不是所有的控制活动能达到预期的目的。控制三部曲：确立标准衡量绩效纠正偏差衡量成效纠正偏差确立标准结果执行2023/1/1333《管理的职能》-控制快速测试：2007年夏季，山东地区发生严重干旱，不少地区来用两种方法进行抗旱斗争：一是引入黄河水进行灌溉，以补充雨量的不足；二是改种耐旱作物，使之粮食损失能降低到最小限度。

判断：这两种作法分别属于（）A、调整计划和纠正偏差B、纠正偏差与调整计划C、全都是预先控制D、全都是反馈控制A2023/1/1334《管理的职能》-控制控制过程图目标标准衡量实际绩效将实际绩效与标准进行比较标准正被达到吗？差异是可接受吗？标准是可接受吗？修改标准纠正绩效识别差异的原因通过通过是是是否否否

2023/1/1335《管理的职能》-控制二、控制工作中的误区构成控制的基础是要有一套合适的控制标准。控制标准对人们的行为起着指挥棒的作用，如果控制标准不合适，就会误导人们的行为，影响目标的实现。现实的管理活动中，人们存在着很多的误区。人们希望的是一回事，但是实际用标准来调整和鼓励的却是另外一回事。2023/1/1336《管理的职能》-控制这中间有你吗？◆宣称期望的是长期的增长，但在考评的时，却着重于短期业绩！点评：这种情况下，再强调希望长期的增长，对人们的行为也是无济于事的，人们仍然会把行为集中到短期业绩上。◆管理当局常嚷嚷鼓励团队合作，但是实际上考评指标常常却是鼓励人们独行其是，鼓励排出名次，选出冠军！点评：这样又怎么促使人们进行团队合作呢？◆经常说要缩减规模，优化规模，减少层次等。但在现实生活中，又增加人员、增加预算等等。点评：财务目标如何实现？◆口号喊的是要重视质量，但是现实中要求的却是按时交货，哪怕有缺陷也在所不惜。点评：。。。。。。◆鼓励人们说真话，正直，但是现实中的考核机制却是在促使人们做假，报告好消息，赞同上司，做种种唯唯诺诺的事情。2023/1/1337《管理的职能》-控制三、所谓控制活动确定控制对象：选择控制重点：如：市场地位、获利能力、市场地位、生产率、人员发展、员工态度等；确立标准：采取管理行动：2023/1/1338《管理的职能》-控制快速测试：小郝是一家台资企业的总经理助理，为了提高企业的经济效益，总经理要求他研究提出一套加强企业的管理控制，建立企业有效管理控制系统的可行方案，总经理在提出工作要求时提醒他一定要做到“牵牛要牵牛鼻子”，小郝分析了半天也不知道应该如何去牵“牛鼻子”和什么是“牛鼻子”。问题：下面的哪一条是总经理所说的“牛鼻子”？（）A、确定控制对象B、选择关键控制点C、制定标准D、采取纠偏措施B2023/1/1339《管理的职能》-控制所谓有效控制适时控制：适度控制：防止控制过多或控制不足多则扼杀积极性，少则无序处理好全面控制与重点控制的关系ABC、例外原则使花费一定费用的控制得到足够的控制收益客观控制：弹性控制：与规模相关的控制标准2023/1/1340《管理的职能》-控制净收益最大控制收益控制成本控制程度EX2X1CBA成本与收益

控制费用与收益变化2023/1/1341《管理的职能》-控制四、确定控制标准的方法标准的种类常用的定量标准制定标准的原则制定标准应考虑的因素2023/1/1342《管理的职能》-控制标准的种类实物类标准：费用类标准质量类标准：如ISO9000管理目标：如实现企业全面预算管理、目标管理等。各项方针：政策,规章制度外部标准：政府的各种规定，如减排2023/1/1343《管理的职能》-控制企业最常用的定量标准工时定额：生产率标准、时间标准影响直接人工成本标准：消耗标准数量标准、金额标准质量标准：一次检验合格率、残次品率、*成分的含量。。。。利润标准：人事标准：行为标准：不同部分的岗位没有标准不成方圆！2023/1/1344《管理的职能》-控制制定标准的原则标准应当明确！定量标准优于定性标准标准应符合实际讨论:是低而达得到的标准好,还是高而达不到的标准好?标准维度使用的衡量尺度需要达到的标准时间按时开始、按时交卷8点开始、10点结束数量完成考试题目做完四大题32小题质量差错率、合规性无违纪行为，成绩在60分以上成本考试时间在半小时到2小时之间2023/1/1345《管理的职能》-控制制定标准应考虑的因素顾客的需求：如一等品率、顾客满意度。竞争对手的标准：高于？低于？手中的资源：约束成本2023/1/1346《管理的职能》-控制制定标准应考虑的因素标准成本资源限制2023/1/1347《管理的职能》-控制起因：并非所有的管理人员都有远见卓识，也并非所有的偏差都能在产生之前被遇见。通过衡量绩效，检验标准的客观性和有效性。实际与预先确定的标准进行比较，找出实际与标准之间的差异，找出问题，对实际做出正确的评估。注意：确定适宜的衡量频度！时间特征值OUCLCLLCL可接受的偏差范围允许上限允许下限标准差异的允许范围五、衡量绩效（比较的过程）2023/1/1348《管理的职能》-控制衡量的目的：通过调查、汇报、统计、分析等，比较全面确切地了解实际的工作进展情况，掌握计划的执行进度。找出实际成效与控制标准之间的差异，以便找出目标和计划在实施中的问题，为纠正偏差和改进工作提供依据。为主管人员评价和奖励下级提供依据。2023/1/1349《管理的职能》-控制衡量的方法之一：检查工作第一手资源蹲点:实际,局部检查:实际,随机错误随机抽样第二手资源书面汇报:精确,系统；但怕假,报喜不报忧。口头汇报:信息丰富,双向,感情交流；但费时,不系统。注意：电话与面谈的差别2023/1/1350《管理的职能》-控制第一手资源的方法时间空间2023/1/1351《管理的职能》-控制检查的原则经济上要合算人数？规模？。。。检查要及时拖延的技巧。。。。检查要准确态度、工具、方法。。。检查要系统个人行为检查要有目的2023/1/1352《管理的职能》-控制六、纠正偏差在检查的基础上，分析偏差产生的原因，制定并实施必要的纠正措施。进行偏差分析确定纠偏措施的实施对象选择恰当的纠偏措施2023/1/1353《管理的职能》-控制采取纠正措施有无纠正的必要找出偏差的原因：心理、环境、技术、设备条件、品质。。。。。有无纠正的条件在目前的条件下。。。。。。。采取纠正措施2023/1/1354《管理的职能》-控制有无纠正的必要？金无赤足,人无完人！区域标准还是中心标准？有偏差是正常的！完全没有偏差是不正常的！关键问题是偏差是否在可接受的范围建议：制定标准时就应该制定可接受范围2023/1/1355《管理的职能》-控制一个分析问题及原因的好工具---鱼刺图试试看：用鱼刺图分析一个不满意事件的原因。逃课太累工作走不开课程不好考勤松不喜欢学习内容不好讲得不好2023/1/1356《管理的职能》-控制纠正措施：有无纠正的条件落实纠正方法责任与权力相匹配原则的重要性！权威的重要性：安排谁去落实！最后一招:降低标准2023/1/1357《管理的职能》-控制第三部分、控制方法介绍预算控制生产控制比率分析控制审计行政控制方法----人事考核其他控制方法2023/1/1358《管理的职能》-控制一、预算控制预算是指数字形式表示的计划，即用财务数字表明的组织未来经济活动的成本费用和总收入、净收益等。预算的重要性上级:算了吃,有余积,吃了算,差一半下级:花钱合法化预算的内容：业务预算、专门预算、现金预算部门分预算2023/1/1359《管理的职能》-控制预算的编制：确立企业经营活动中各环节、各时段的资金标准。销售预算材料预算人工预算单位成本预算管理费用预算推销费用预算制造费用现金预算利润预算专门预算2023/1/1360《管理的职能》-控制预算的作用：比较绩效、便于控制和纠偏局限性：1．对不能计量的业务活动难以预算。2．往往忽视本期活动的实际需要。3．不能灵活地适应外部环境的变化，缺乏灵活性和适应性。4．容易束缚各部门主管的工作积极性和创造性。5．惟恐费用被削减，造成预算时多申报。编制预算是否有必要？多报预算对不对?该不该突击花钱?现场讨论:2023/1/1361《管理的职能》-控制二、生