办公自动化系统

{管理信息化OA自动化}办公自动化系统均属虚构。未得到安徽科大讯飞股份信息科技有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段（电子的或机械的）复制或传播手册的任何部分。本文档可能涉及安徽科大讯飞股份信息科技有限公司的专利（或正在申请的专利）、商标、版权或其他知识产权，除非得到安徽科大讯飞股份信息科技有限公司的明确书面许可协议，本文档不授予使用这些专利（或正在申请的专利）、商标、版权或其他知识产权的任何许可协议。本手册提及的其它产品和公司名称均可能是各自所有者的商标。本软件产品受最终用户许可协议（EULA/或软件产品的联机文档中，使用本产品，表明您已阅读并接受了EULA的条款。版权所有©安徽科大讯飞信息科技股份有限公司目录目录前言1约定1系统介绍1第一章登录与退出2登录2安装客户端控件4退出5第二章首页信息介绍5天气预报6待办事宜6最新邮件、最新通知、最新简报、最新公文7已发布归档公文8草拟公文8草拟通知8新建邮件8政讯通9个人信息9修改密码10帮助10第三章系统管理11单位信息维护11部门管理12新增部门12编辑部门12角色管理14添加角色14删除角色15角色功能授权15为角色添加所属用户16用户管理17更新用户信息17目录添加用户18初始化密码19数据维护19第四章公文处理20公文配置20公文种类21发文类型21收文类型22公文编号22印章管理23模板管理24选择步骤24关联配置25代填权限26主/抄送单位27常用意见27发文处理28普通发文28联合发文41快速发文44收文处理45签收登记45拟办公文47批办公文48审阅公文49承办公文49传阅50归档50公文导出51科室收文51执行监督53发件执行情况53来件执行情况54目录科室执行情况55查阅公文56查阅公文列表56第五章通知管理57新建通知57我撰写的通知59我接收的通知60转发通知60第六章领导日程62草拟日程62领导日程62配置秘书64第七章电子邮件64新建邮件64查看邮件65回复邮件65删除邮件67第八章政务简报67分类管理67起草简报68简报列表69最新简报70添加关注70第九章市民连线71录入交办71新建媒体71新建交办72待办列表72交办统计73单位办理74待办列表74交办统计74领导批示74目录待办列表74交办统计75市民热线查询75附录1：公文模版制作方法76附录2：公文模板参考式样821.公文红头模板式样822.版记模板式样833.发文稿纸模板式样：844.收文承办标签模板式样：865.收文处理标签模板式样:87附录3：常见问题Q&A88阳光电子政务办公平台使用指南前言《使用手册》将向用户介绍《阳光政务信息处理平台v2.0地使用该系统。约定本书中所采用的约定如下表所示。约定含义“双引号”系统介绍科大讯飞公司从政务办公应用的实际出发，结合政府办公特点，在阳光政务系统(V1.5.1)的基础上开发推出了阳光政务信息处理平台v2.0。阳光政务信息处理平台v2.0品。市民连线、系统设置。本文将针对各模块，逐一为用户介绍本系统的使用方法。附：系统流程图第一章登录与退出登录1阳光电子政务办公平台使用指南第一种方式：1.在IE的地址栏中输入阳光政务平台部署时设定的系统网址；2.在出现的登录窗口中，键入单位帐号、用户帐号、用户密码和验证码后登录政务平台系统。第二种方式：用户使用。客户端控件安装方法见安装客户端控件。1.首先双击桌面图标启动政讯通软件；2.单击“登录，键入单位帐号、用户帐号和登录密码后登录政讯通通讯软件。3.登录成功后，单击即时通讯政讯通软件下方阳光政务图标（见右上图）即可登录阳光政务信息处理平台系统。安装客户端控件有待办公文提醒功能。其功能详细操作见政讯通右左角“帮助”菜单详细介绍。客户端控件下载安装步骤如下：1.单击页面右上角“客户端控件下载”按钮；如下图：2.在弹出的对话框中单击“运行”按钮，下载该控件。3.操作系统弹出安全警告，单击“运行IE浏览器和OFFICE办公软件。4.安装成功后，即可正常使用客户端软件退出退出阳光政务信息处理平台系统有两种方式：2阳光电子政务办公平台使用指南1.直接关闭系统页面，点系统页面右上角按钮，即可关闭。2.登录系统后,单击“退出系统”按钮，退出该系统。如下图第二章首页信息介绍公文、最新通知、最新简报、归档公文以及个人信息维护和密码修改等功能。天气预报最新公文况，将会提供最近2天的气象信息。单击“首页”即可看到详细天气预报。如下图：待办事宜待办事宜提醒页面列出了等待您处理的发文、来文以及发送给您的通知,如您要查看或办理这些事宜操可以直接单击代办事宜列表中各事宜标题，进入该事宜办理流程.最新邮件、最新通知、最新简报、最新公文色标题代表已读部分，直接点击标题阅读。注：科室来文和签收登记只有具有查看权限的角色才能查看。3阳光电子政务办公平台使用指南已发布归档公文则显示所有归档公文。草拟公文为了方便用户起草公文而设置的一种快捷方式,草拟公文处理流程详细操作见后面公文处理部分；草拟通知为了使用户更方便更快捷的建立通知而设置的快捷方式,草拟通知详细操作见通知管理部分。新建邮件为了使用户更方便更快捷的新建邮件而设置的快捷方式,新建邮件详细操作见新建邮件部分。政讯通1.直接双击桌面图标,即可登录政讯通软件;2.登录阳光政务信息平台，单击页面右上方“政讯通，即可登录政讯通通讯软件。如下图：个人信息4阳光电子政务办公平台使用指南1.单击“首页”→点击系统页面右上角“个人信息”菜单。2.查看并编辑个人信息。3.编辑信息后，单击“保存信息”按钮，即可更新你的个人信息。如下图：为保证短信会议通知功能的正常使用，您必须输入正确的手机号码或小灵通号码（加修改密码1.单击“首页”→点击系统页面右上角“修改密码”菜单，可修改用户登录密码。3.单击“保存密码”密码修改成功，下次登录阳光政务平台时需使用新密码。帮助新增加了实时的帮助功能，在页面的右上点击帮助会弹出当前页面的帮助说明。第三章系统管理“系统设置”菜单的使用角色为系统管理员。为保证本单位政务系统的正常使用，系统管理员需要完成以下工作：1.检查并更新本单位的部门、角色、用户信息。2.配置各角色所使用的系统功能菜单。单位信息维护1.单击“系统设置”－“组织架构管理”菜单。2.编辑单位信息。3.单击“保存”按钮。部门管理5阳光电子政务办公平台使用指南使用该功能用来添加并维护本单位所属科室及部门。新增部门1.单击“添加部门”2.编辑部门信息。注：如直接在单位下添加科室或部门，上级部门选择：没有上级部门。如在某科室下面再添加下属科室，上级部门选择：该部门名称。3.单击“保存。编辑部门1.在组织结构中单击部门名称。2.可编辑部门的相关信息，单击保存完成编辑信息。3.单击“所有部门排序4.单击“用户排序可对部门内用户进行排序。选中用户，利用向上、向下的按钮调整用户排序，点击“保存”完成。5.单击“删除部门”可删除此部门。注：默认部门为系统内置部门，不能删除和修改。角色管理该功能用来添加并维护本单位人员所属的系统角色，以及对各类角色的功能授权。添加角色1.单击“系统设置”－“角色配置”菜单。2.如要添加新的角色，单击“新建自定义角色。3.编辑角色信息，点击功能授权中的文本框会弹出功能授权的对话框。4.功能授权方法见角色功能授权。5.授权完成后，点击“保存，角色信息填写完成。角色，新建角色默认已具有一般用户角色的权限。删除角色1.在“用户管理”→“用户列表”中单击任意用户名。6阳光电子政务办公平台使用指南2.可编辑该用户信息。3.在用户名前打上钩，单击“删除用户”可删除该用户。注：秘书长、机要管理员、系统管理员、办公室主任、单位领导角色不能删除。角色功能授权各角色相应用户所使用的系统功能菜单，由系统管理员通过该操作进行授权与维护。1.单击“功能授权。2.单击功能列表中的各功能菜单，勾选右侧页面中的子菜单。3.单击“保存，即将该功能使用权限赋予该角色。注：每勾选一行菜单须保存一次。为角色添加所属用户使用该功能把本单位的相关人员分配到对应角色下的用户。1.在“角色信息”中单击“设置用户”2.选择角色所对应的用户，点击箭头移到右边对话框，点击“保存”完成设置。用户管理该功能用来对用户的信息、所属部门、对应角色进行维护。更新用户信息1.单击“系统设置”－“用户管理”菜单。2.在“用户列表”中，单击“用户姓名。3.编辑用户信息，设置其所属部门和角色。注：用户可以具有多重角色身份，使用多重角色的功能。4.编辑完成后单击“保存。添加用户1.单击“添加用户。2.填写用户信息后，单击“重名检测”提示该账号可以使用，单击“保存。系统提示添7阳光电子政务办公平台使用指南加成功，新添加的用户自动显示在默认部门下。初始化密码用户在使用过程中可能会丢失或忘记密码，使用该功能可以将用户的密码初始化为原始密码1111。12．选择需要初始化密码的用户名3．单击“初始化密码”按钮4．单击“确定，密码即可初始化为1111如下图：注：新添加的用户，系统初始化的登录密码是1111。数据维护不可删除的公文是已经分发的公文，需要先点击公文标题进入在公文最下方勾选所有单位，填写删除原因，点击“删除处室收文”即可删除。删除后关闭对话框，此公文删除状态变成则可按正常流程删除。第四章公文处理够正常使用，需要管理员把本单位所需的公文种类、公文编号、印章、公文模板等相关信息在系统里面及时更新，并把这些信息依据各自单位的特点，定义符合需要的系统设置。对此系统管理员既要了解公文的处理流程，更重要的是要为本单位使用的公文进行配置与维护。公文配置8阳光电子政务办公平台使用指南系统设置。执行角色：管理员单击“公文处理”－“公文配置”菜单。公文种类公文种类是指：新建拟稿页面的“文种”下拉框中出现的选项。1.单击“公文种类，进行维护单位所需的公文种类。2.输入公文种类，单击可新建公文种类。3.在公文种类列表中单击可删除公文种类。4.单击“排序”可以对公文种类进行排序。注：排序发文类型发文类型是指：新建拟稿页面“发文处理标签”下拉框中出现的选项。1.单击“发文类型。2.输入发文类型，单击可新建发文类型。3.在发文类型列表中单击可删除发文类型。单击“排序”可以对发文类型进行排序。注：排序收文类型收文类型是指：签收登记页面“类别”下拉框中出现的内容。1.单击“收文类型。2.单击。3.编辑收文类型。4.单击。5.在收文类型列表中单击可删除收文类型。6.单击“排序”可以对收文类型进行排序。公文编号公文编号是指：本单位所用的发文字号。1.单击“公文编号。2.单击“新建。9阳光电子政务办公平台使用指南3.编辑公文编号。编号名一般为机关代字，编号模板自动生成。4.单击“确定。5.在公文编号列表中单击编号名称可对编号进行编辑。6.在公文编号列表中单击可删除公文编号。印章管理使用电子签章的用户可不用配置本单位所使用的所有印章均需要添加到系统。1.单击“印章管理。2.单击“新建。3.编辑印章名称。4.上传已做好的印章图片（.bmp5.在印章列表中单击“印章名称”可对印章进行编辑。6.在印章列表单击“删除”按钮可将印章删除。7.点击印章授权可以选择印章管理员，点击后面的“授权印章，选择需要授权的印章点击“确定”完成授权。点击“保存”退出。模板管理签时需要的；每类模板均需要添加。1.单击“模板管理。2.单击“新建。3.编辑模板名称，选择模板种类，上传事先做好的模版，单击“确定”按钮。提示：公文模版和版记模版必须是.doc是.xml4.在模板列表中选择一模板，单击可将模板删除；5.在模版列表中，单击“模版名称”可以修改模版名称、类型，重新上传模版；6.单击“下载”链接可以将现有模版下载到本地计算机上。10阳光电子政务办公平台使用指南选择步骤1.单击“选择步骤。2.单击复选框，选择需要的步骤，单击“确定”按钮。3.注：签发、复合登记、签收登记为必选步骤。选择的步骤可以点击上面的“发文步骤排序“来文步骤排序”和“科室收文步骤排序”来进行排序。点击来调节排序，点击“保存”来保存排序结果。关联配置理标签等相关信息。说明：可以在发文类型中选择发文类别，有X政府文件、X会议纪要、X文件等，在下方勾选当前发文类别的发文稿纸。1.单击选择发文类型，单击选择发文稿纸。2.单击上方“保存”按钮。3.单击选择收文处理标签和收文承办标签4.单击下方的“保存”按钮代填权限秘书、办公室主任、机要管理员中选择。1.单击“公文配置”—“代理权限。2.要为某个领导配置代理人，单击其后的“选择代理人”按钮。3.在弹出的对话框中选择人员后单击“确定。4.设置结束后，单击“保存。主/抄送单位该处添加的主/抄送机关，对应为公文起草时供选择的主/抄送机关1、单击“主/抄送单位。11阳光电子政务办公平台使用指南2、单击“新建，添加新的主/抄送单位。3、编辑单位名称，单击“确定。常用意见的设置。1.单击“常用意见。2.单击“新建，添加新的常用意见。3.填写意见名称，单击“确定。发文处理单击“公文处理”－“公文起草”菜单。系统根据用户的实际情况，设置了三种不同的发文处理流程：普通发文、联合发文、快速发文。各流程只是在步骤上存在一些差异，各步的具体操作基本相同。普通发文签、签发、复核登记、整理排版、校对、印制、用印、分发、归档，各单位根据本单位实际情况也可跳过某些流程，下面分别介绍各步骤的详细操作方法。拟稿执行角色：各部门1.单击“新建公文”菜单，进入拟稿页面。2.编辑公文基本信息。a)起草日期：系统默认为当前日期，可单击修改。b)拟稿类型：单击选择。c)文种：单击选择。d)文件密级：单击选择。e)紧急程度：单击选择。12阳光电子政务办公平台使用指南f)主题词：输入主题词或者单击按钮在弹出的页面中选择。g)主送机关：输入主送机关或者单击按钮在弹出的页面中选择。h)抄送机关：输入抄送机关或者单击按钮在弹出的页面中选择。i)附注：输入附注信息。j)拟稿人、拟稿部门：系统自动提取。k)单击“添加文件”按钮，可添加附件。I）跨单位会签：如欲进行跨单位审批，则勾选此项。3.wordWord中编辑公文正文，公文必须先编辑正文后才能发送。提示：在Word中编辑公文时要使用OA控件，控件工具栏按钮说明：：单击，将公文保存到服务器上。：单击，确定编辑完成。4.正文编辑好后，单击按钮。注：系统中使用word对公文进行编辑后，一定要使用控件中的、按钮。5.系统关闭word，返回起草页面。6.选择下一步对应流程以及该步骤执行人。7.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。8.单击“保存”按钮可将公文保存在“拟稿列表”中。核稿执行角色：部门领导1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可将公文打回给起草人。3.单击“编辑正文”按钮，可以查看或编辑该公文正文。4.5.选择下一步流程以及该步骤执行人。13阳光电子政务办公平台使用指南6.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审核人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。审核公文执行角色：分管领导1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面，查看或修改拟稿单的各项内容。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4.填写审核意见。5.选择下一步流程以及下一步执行人。6.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。审阅1．单击“待办公文”－“待办发文列表。2．单击“公文标题”进入公文审阅页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3．单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4．填写审阅意见。5．选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为会签。6．单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7．单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。会签执行角色：单位领导8．单击“待办公文”－“待办发文列表。9．单击“公文标题”进入公文会签页面。14阳光电子政务办公平台使用指南提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。10．单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。11．填写会签意见。12．选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为签发。13．单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。14．单击“拟稿人代转”将公文发送给拟稿人，由拟稿人进行下一步操作。????????????15．单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。签发执行角色：单位领导1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文签发页面，查看或修改拟稿单的各项内容。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.单击“编辑正文”按钮，查看或编辑公文正文。4.填写审核意见。5.选择下一步流程以及下一步执行人。下一流程应为复合登记。6.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。7.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。阅后发阅后发是为了方便平级领导间多次审阅公文而设定的功能，选择阅后发可以多次在领导间传阅，最后流转给复合登记，进行下一步操作。复核登记执行角色：机要管理员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入复核登记页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.复核公文的审批意见，选择填写相应的发文字号。15阳光电子政务办公平台使用指南4.选择下一步流程以及下一步执行人。5.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。6.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。整理排版执行角色：办公室人员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.选择相应的公文模板和公文版记模版。4.单击“公文排版。5.启动Word，插入红头、版记、秘密级别等内容进行排版。提示：工具栏按钮说明：单击，插入文件红头。单击，插入文件版记。6.选择下一步流程以及下一步执行人。7.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。8.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。校对执行角色：办公室人员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.校对公文4.选择下一步骤以及下一步骤执行人。5.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。6.单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。用印16阳光电子政务办公平台使用指南执行角色：办公室人员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.选择印章,（使用电子签章用户无此项）4.单击“用印”按钮。5.系统启动Word，单击“盖章，用鼠标把印章拖到公文合适的位置。如果使用电子签章则点击，弹出选项选择自己的证书，点击“确定”再选择需要使用的印章，点击“确定”即可盖章。6.盖章结束后，单击按钮，文档保存并关闭。7.选择下一步流程以及下一步骤执行人。8.单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。分发公文执行角色：办公室人员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面。提示：单击“退回”按钮可选择公文退回的步骤，也可以实行批量退回。3.4.具体操作详见收文处理。联合发文联合发文的流程与普通发文的流程基本相同，区别是在发文过程中审核、会签、签发、用印、分发这五个步骤需要联合外单位相关人员来共同完成；当外单位完成这一步骤并提交后，公文就会返回到原单位，由原单位执行下一步操作，这个过程叫流转具体操作，与普通发文的各步操作是基本相同的。17阳光电子政务办公平台使用指南拟稿1.单击“公文起草”－“联合发文”菜单。2.编辑公文拟稿单，具体操作详见普通发文拟稿。核稿执行角色：部门领导1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入公文审核页面，具体操作详见普通发文核稿。提示:进行下一步审核公文。审核公文执行角色：分管领导（可跨单位）4、具体操作步骤和普通发文中的审核公文一样，就是审核完之后只需“发送，公文就会流转给前一核稿的工作人员。5、单击“公文起草”→“拟稿列表，待外单位审核完毕后收回。6、单击“收回，点“确定。流转执行角色：核稿人员1.单击“待办公文”－“待办发文列表。2.单击“公文标题”进入流转页面。3．选择下一步流程以及下一步执行人。7、单击“发送”按钮，将公文发送给所选操作人，由该人执行下一步操作。8、单击“打印拟稿单”可将拟稿单打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办发文”中找到要审批的公文。会签执行角色：单位领导（可跨单位）具体操作步骤和普通发文中的会签一样，区别是会签完之后只需“发送转给前一核稿的工作人员。签发18阳光电子政务办公平台使用指南执行角色：单位领导（可跨单位）转给前一步骤的工作人员。复核登记执行角色：机要管理员与普通发文类似，具体操作请见复核登记。整理排版执行角色：办公室人员与普通发文类似，具体操作请见整理排版。校对执行角色：办公室人员与普通发文类似，具体操作请见校对。用印执行角色：办公室人员（可跨单位）提示：由于上一步骤是发给外单位人用印的，所以此时是外单位人在进行这项操作。转给前一步骤的工作人员。分发公文执行角色：办公室人员（可跨单位）提示：流转成功后接下来的操作就是分发公文，由于是发给外单位人进行此项操作的，所以此时是外单位人在进行这项操作。具体操作步骤和普通发文中的分发公文一样。快速发文执行角色：单位领导或部门，然后由各相关单位或部门的公文管理员进行签收登记，再转入收文处理流程。1.单击“公文起草”－“快速发文”菜单。2.编辑公文拟稿单，具体操作详见普通发文拟稿。3.单击“编辑正文”按钮，系统打开word，您可以在Word中编辑正文。19阳光电子政务办公平台使用指南注：目前最新版本支持在快速发文里可以加入红头和印章，这样可以根据需要快速的来创建一个完整正式的公文。4.选择分发对象。5.选择该公文的分发对象，设置办理时限。5.单击“发送按钮，公文将发送给所选定的分发对象，由签收单位或部门的公文管理员进行签收登记，并转入收文处理流程，具体操作详见收文处理。收文处理科室收文功能，接收的是本单位发送到本科室的公文，两种收文处理操作类似。签收登记执行角色：各单位办公室指定公文收文员系统提供两种方式进行操作：一种是在系统中流转的公文，可以直接签收；一种是纸质流转的公文，可用手工登记的方式签收。直接签收1.单击“签收登记”－“未签收列表。2.在未签收列表中选择公文，单击“公文标题”进入签收页面。提示：如拒绝签收公文可在需要退回的公文前面打钩，单击“退回”按钮3.单击“保存”按钮将公文保存在“已签收列表”中。4.在已签收列表中单击公文标题进入签收页面。5.填写选择类别、收文号、办理时限、办件性质、拟办意见等信息。6.根据公文类型，选择相应办理流程及执行人。提示：如需要将公文导出，可单击“导出PDF”按钮7.单击“发送”按钮，将公文发送给选定执行人，由该人执行下一步操作。8.单击“打印标签”可将标签打印出来。手工登记1.单击“签收登记”－“手工登记。2.登记收文信息。20阳光电子政务办公平台使用指南3.选择下一步办理流程及下一步骤办理人。4.单击“发送”按钮，将公文发送给选定执行人，由该人执行下一步操作。拟办公文执行角色：办公室主任1.单击“待办公文”－“待办来文列表。2.单击来文标题进入办理页面。提示：需要导出文档可以单击“导出”按钮。3.填写拟办意见。提示：如需要将公文导出，可单击“导出PDF”按钮4.选择下一步和下一流程执行人。5.单击“发送”按钮发送公文至所选人员。6.单击“打印标签”可将标签打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办来文”中找到要审批的公文。批办公文执行角色：单位领导1.单击“待办公文”－“待办来文列表。2.单击来文标题进入办理页面。单击“退回”按钮可将公文退回到上一步。提示：如需要将公文导出，可单击“导出”按钮3.填写批办意见。提示：如需要将公文导出，可单击“导出PDF”按钮4.单击“发送按钮，公文发送至签收登记人员处，由收文人员发送到相关部门的人员来承办该公文。5.单击“打印标签”可将标签打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办来文”中找到要审批的公文。审阅公文执行角色：审阅人员1.单击“待办公文”－“待办来文列表。2.单击来文标题进入办理页面。3.填写审阅意见。注：下图中附件是该公文本身的附件，流转步骤附件是指流转过程中产生或添加的承办公文21阳光电子政务办公平台使用指南执行角色：承办人员4.单击“待办公文”－“待办来文列表。5.单击来文标题进入办理页面。6.填写承办意见。7.单击“提交”按钮，来文提交给签收登记人员。8.单击“打印标签”可将标签打印出来。提示：审批人还可在首页“待办事宜”－“待办来文”中找到要审批的公文。传阅执行角色：办公室公文管理员1.单击“待办公文”－“待办来文列表。2.单击来文标题进入办理页面。3.填写传阅意见。4.单击“提交”按钮，来文提交给签收登记人员。5.单击“打印标签”可将标签打印出来。归档执行角色：公文接收员1.单击“待办公文”－“待办来文列表。2.单击来文标题进入办理页面。3.选择“归档”流程。4.单击“归档”按钮，来文办理归档。5.单击“打印标签”可将标签打印出来。注：此时归档后的文件是显示在“签收登记”－“已签收列表”中。公文导出功能导出后的文件格式为PDF格式。1．单击“公文处理”－“归档公文”－“归档公文列表；2．找到需要导出的公文，单击“导出”即可。如下图：说明：为了能正常查看导出的公文，建议用户机器安装AdobeAcrobat。科室收文22阳光电子政务办公平台使用指南科室收文功能，接收的是单位内部发送到部门的公文。执行角色：各部门指定公文收文员1.单击“公文处理”－“科室收文”－“未签收公文。提示：如拒绝签收公文可在公文前面打钩，单击“退回”2.单击来文标题进入办理页面，填写相关信息。3.根据公文类型，选择相应办理流程及执行人。4.单击“发送”按钮，将公文发送给选定执行人。5.单击“打印标签”可将标签打印出来。注：1.科室收文后，转入科室来文办理流程，相关执行人可以从“待办公文”—“待办科室来文”找到需要自己办理的科室来文执行。具体各步骤操作详见收文处理中各步操作。2.科室收文归档后的文件在“科室收文”－“所有公文列表”中。执行监督该功能用来监督公文（包括发出的和接收的公文）目前的流转状态。发件执行情况1.单击“执行监督”－“发件执行情况。2.提示：可按照发文类别及年份进行查询。3.单击“办理情况”列中“查看详细”链接。查看接收单位的办理情况以及承办意见和本单位各步骤执行情况。4.单击“分发”按钮，可进行对其他单位的二次分发，设置办理时限。5.单击“打印”可将执行情况打印出来。6.单击“返回”按钮，系统返回上一页面。注：二次分发后归档公文显示在“归档公文”－“归档公文列表”中。来件执行情况1.单击“执行监督”－“来件执行情况。23阳光电子政务办公平台使用指南2.单击公文标题，进入来文详细信息页面。3.可查看承办单位/部门/人员办理情况。4.单击列表中办理情况“查看详细”链接，进入页面查看本单位详细办理情况。5.可单击“催办”对未办结公文发送催办信息。提示：用户可根据需要设置催办提醒。6.催办信息发出后，被催办人将在待办列表中看到提醒。科室执行情况1.单击“执行监督”－“科室执行情况。2.单击公文标题，进入来文详细信息页面。3.可查看承办单位/部门/人员办理情况。4.单击列表中办理情况“查看详细”链接，进入页面查看本单位详细办理情况。5.可单击“催办”对未办结公文发送催办信息。提示：用户可根据需要设置催办提醒。6.催办信息发出后，被催办人将在待办列表中看到提醒。查阅公文查阅公文列表1.单击“查阅公文列表”可以查看自己接受到的内部抄送公文。注：在发文时选择内部抄送，就会将分发的公文抄送给单位内部人员。2.单击“拟稿列表”可查看自己所起草公文的当前状态。3.单击“已办发文列表”可查看到自己所有已经办理过的发文。4.单击“已办来文列表”可查看到自己所有已经办理过的来文。5.单击“已办科室来文列表”可查看到自己所有已经办理过的科室来文。6.单击“归档公文”可查看到经机要管理员发布的公文，7.公文进行单位内发布。第五章通知管理该模块功能是用来发送一些日常通知。在系统中支持单位级、部门级以及个人级三种级别的通知。新建通知起草完成后，发送到相应的单位、部门或个人即可。24阳光电子政务办公平台使用指南新建通知1.单击“通知管理”－“新建通知。2.单击“接收人”框后的“选择”按钮。注：发件人可以要求接收人接收后给予回复。3.到已选择对象框中。提示一：接收对象可以是部门、用户。提示二：使用向左的按钮或直接用鼠标拖动可以将已选择的用户移动到待选对话框；使用向左的双按钮可以一次性将已选择的多个用户移动到待选对话框内。提示三：选择接收对象后可以单击鼠标右键删除所选中的接收对象。4.在“主题”框中，键入通知标题。在内容框中，键入通知详细内容；5.单击“发送”按钮，通知发送给指定接收人；6.单击“保存”按钮，可以暂不提交通知，将通知保存至草稿列表中。我撰写的通知1.提示：单击“通知标题”可重新编辑通知。单击“选择”按钮选择发送对象。单击可将通知发送给指定接收人。2.读的通知，你可以点击“图标删除此通知，当对方任一用户已经阅读你发送的通知后，你将无法再删除此通知。我接收的通知1.单击“我接收的通知”可查看到接收到的通知。择对象框中。提示：单击“通知标题”可查看通知。单击“删除”按钮删除该通知。有的通知会要求接收人给予回复25阳光电子政务办公平台使用指南转发通知1.单位通知转发人才能看到此菜单2.点击需要转发的通知标题3.在弹出窗口点击转发按钮，弹出转发窗口，选择转发对象，点击完成转发。第六章领导日程也可以由为其配备的秘书来代为草拟。领导可以查看自己的以及别的领导的日程安排，秘书可以查看其所对应领导的日程安排。草拟日程该功能用来添加领导日程。1.单击“领导日程”－“草拟日程。2.从页面中的日历选择需要起草日程的月、日。3.在页面中编辑日程的相关信息以及详细内容。注：“是否隐藏”指是否把您起草的日程对外公开，如选择为隐藏，则该条领导日程信息只有领导本人和他的秘书可以看到，别的领导不能看到。4.单击“确定，领导日程信息添加成功。领导日程看其所对应领导的日程安排。1.单击“领导日程”2.在领导列表中，单击领导姓名，页面显示其对应的本周日程安排情况。注：领导日程列表为区域领导和本单位领导。3.单击日程安排可以查看该日程的详细情况。1.单击“上一周26阳光电子政务办公平台使用指南2.系统可以对领导日程进行汇总，选择领导，设置汇总时间段，单击“汇总。配置秘书该功能有系统管理员来使用，用来为领导配置秘书。1.单击“领导日程”—“草拟日程。2.选择领导，页面显示单位的所有秘书。3.勾选为领导配置的秘书，单击“保存”,完成秘书配置。第七章电子邮件新建邮件1.单击“电子邮件”－“新建邮件。2.单击“接收人”一栏后面的“选择”按钮，在弹出的窗口中选择接收对象。3.单击“密送一栏后面的“选择按钮，在弹出的窗口中选择密送对象，普通接受人无法看到密送对象。4.编辑邮件主题和邮件详细内容。5.单击“发送”按钮，邮件发送给指定接收人。6.单击“保存”按钮，可以暂不提交邮件，将邮件保存至草稿箱中。查看邮件1.单击“草稿箱”可查看到尚未发送的邮件。2.单击“收件箱”可查看所有收到的邮件。3.单击“发件箱”可查看所有发送的邮件。回复邮件27阳光电子政务办公平台使用指南1.单击“电子邮件”→“收件箱。2.单击邮件标题，进入查看邮件详细信息页面。3.单击“回复，可回复发件人；单击“全部回复，可回复所有人。4.单击“抄送给…”，可选择需要抄送的人员。5.可重新编辑邮件主题和邮件详细内容。7.单击“发送”按钮，邮件发送给指定接收人。删除邮件您可删除“草稿箱3.选中邮件标题前的复选框。4.单击“删除”按钮。提示：单击复选框可将列表中的所有邮件选中。如下图：第八章政务简报发布，既可以提供给相应的领导查阅，也可以共享给相关人员查阅。分类管理该部分由管理员为上报材料设置分类，并进行维护。注：只有设置好分类，才能上报材料。1.进入“政务简报”—“分类管理。2.点击组织结构中的机关部门名称，下面会展开显示该单位的简报分类。3.可以添加新的分类或编辑、删除现有分类。起草简报可以按照以下步骤查看、或起草上报材料：28阳光电子政务办公平台使用指南1.进入“政务简报”—“起草简报。2.分类名称，右边显示出这个分类下的所有上报材料；3.点击材料名称，查看材料的详细内容。4.单击“起草，可以添加新的简报材料。5.编辑好材料信息后，选择相关单位、部门或人员发送简报材料。简报列表可以按照以下步骤查看简报：1.进入“政务简报”—“简报列表。2.点击组织结构中的机关部门名称，下面会展开显示该单位的简报分类，直接点击一个分类名称，右边显示出这个分类下的所有简报列表；3.点击简报标题，查看简报的详细内容。最新简报该部分为关注和查看上报的最新简报信息，并可以进行批示。1.单击“政务简报”—“最新简报，显示最新上报的简报信息列表。2.单击简报标题，查看简报详细信息，并可以进行批示。3.单击“我的关注”显示我已经添加关注的类别中上报信息情况4.办公室主任关注，从该菜单下可以查看本单位具有办公室主任角色的人员所关注的信息。添加关注29阳光电子政务办公平台使用指南3．单击“政务简报”→“简报列表，显示已经上报的简报列表；4．单击需要加入关注的单位名称，再单击该单位需要加入关注的简报列表；5．单击“加入关注”按钮，即可加入“我的关注；如下图：6．单击“最新简报”→“我的关注”即可查看到刚刚加入的关注信息。7．取消已经加入的关注步骤同上，进入对应简报列表，单击“取消关注即可。如下图：第九章市民连线办事件，将事件发给领导批示或者直接发给相关单位办理。录入交办在使用政务系统中市民连线前，系统管理员只有设置好媒体分类，其他相关人员才能正常使用新建交办功能。新建媒体1.单击“市民连线”→“录入交办”菜单。2.单击“媒体频道”按钮。3.输入要新建媒体名称，单击“新建，完成新建媒体。新建交办1.单击“市民连线”→“录入交办”菜单。2.单击“新建交办”按钮。3.填写交办信息。4.下图：5.单击“发送”把交办信息发送到接受对象处。待办列表1.单击“市民连线”→“录入交办”菜单。2.单击“待办列表，页面显示需要办理的交办事宜。30阳光电子政务办公平台使用指南3.单击待办事宜标题，查看该事宜办理情况。4.对办理的交办选择对象进行办理，对已经办理的事宜可以加上评价5.单击“发送，该事宜办理结束。交办统计1.单击“市民连线”→“录入交办”菜单。2.单击“交办统计，页面显示已经办理的交办事宜。单位办理待办列表1.单击“市民连线”→“单位办理”菜单。2.单击“待办列表，页面显示需要办理的交办事宜。3.单击待办事宜标题。4.输入单位办理情况后，单击“发送。交办统计1.单击“市民连线”→“单位办理”菜单。2.单击“交办统计，页面显示已经办理的交办事宜。领导批示待办列表1.单击“市民连线”→“领导批示”菜单。2.单击“待办列表，页面显示需要办理的交办事宜。3.单击待办事宜标题。4.填写批示后，单击“发送。交办统计31阳光电子政务办公平台使用指南1.单击“市民连线”→“领导批示”菜单。2.单击“交办统计，页面显示已经办理的交办事宜。市民热线查询该功能开通了四种市民热线查询方式:开始时间、结束时间、主题和媒体，可在“录入交办→“待办列表→“待办列表”→“待办列表1、单击“录入交办”→“待办列表”2、选择其中一项查询条件即可3、单击“搜索。如下图：附录1：公文模版制作方法公文红头模版制作方法设置页面格式1)新建一个word文档。2)设置页边距，上3.6cm，下3.6cm，左2.7cm，右2.7cm。3)在设置网格界面进行字体设置，3号仿宋字体。4)设置文档网格。指定行和字符网格，每页22行，制作发文机关标识和眉首的反线1)红头模版分为两个部分：发文机关标识、眉首的2)纸质红头相同。如下图：3)移动文本框，将文本框移动到正确位置。4)在文本框下面插入自选图形中的直线。然后对格色；粗细为“2磅；版式为“其他方式。如下图：5)将文本框和直线选中，进行组合。如下图：32阳光电子政务办公平台使用指南收文处理标签制作方法制作空白处理标签1)新建一个word文档。2)在word中编辑表格，按照单位实际的收文处理标签样式制作一个空白的标签，如下图所示。添加数据标签1)标题后面的单元格内需要系统自动填写上来文的标题。所以，在制作处理标签时，需要在来文标题对应的空白单元格中添加一个数据标签，以便不同的来文，系统能自动替换成来文的标题。2)写属性的地方添加上数据标签。属性和数据标签对应关系如下：收文类型：HeFei_DocType_HeFei收文号：HeFei_ReceiveNum_HeFei来文单位：HeFei_SendOrg_HeFei来文文号：HeFei_DocID_HeFei来文标题：HeFei_DocTitle_HeFei来文密级：HeFei_SecretLevel_HeFei来文份数：HeFei_Copys_HeFei来文日期：HeFei_SendDate_HeFei拟办意见：HeFei_ZSOrg_HeFei领导批示意见：HeFei_LeaderMind_HeFei办理时限：HeFei_TransactDate_HeFei当前日期：HeFei_Now_HeFei3)添加后的处理标签如下图所示：保存成xml文件33阳光电子政务办公平台使用指南1)单击word中“文件”——“另存为。2)选择文件保存类型为“XML文档，保存即可。收文承办标签制作方法收文承办标签的制作方法和收文处理标签基本相同，不同点在于数据标签的对应关系不同，收文承办标签的对应关系如下所示：收文类型：%DocType%当前日期：%Now%收文号：%ReceiveNum%来文单位：%SendOrg%来文文号：%DocID%来文标题：%DocTitle%来文密级：%SecretLevel%来文份数：%Copys%来文日期：%SendDate%处室承办意见汇总：%HuiZongYiJian%处室负责人拟办意见：%BanLiYiJian%领导批示：%LeaderMind%办理时限：%TransactDate%34阳光电子政务办公平台使用指南附录2：公文模板参考式样1.公文红头模板式样X35阳光电子政务办公平台使用指南2.版记模板式样主题词：抄送：××××××人民政府2007打字：校对：（共印：份）36阳光电子政务办公平台使用指南3.发文稿纸模板式样：××单位拟稿单起草日期:HeFei_CreateDate_HeFei发文字文密号:HeFei_SendNumber_HeFei种:HeFei_DocType_HeFei级:HeFei_Secri缓急:HeFei_IsU公文标题:HeFei_DocTitle_HeFei主题词:HeFei_DocKeyword_HeFei主送机关:HeFei_MainCorp_HeFei抄送机关:HeFei_CopysCorp_HeFei拟稿人:HeFei_CreateUser_HeFei拟稿部门:HeFei_CreateDept_HeFei核稿意见:HeFei_CreateMind_HeFei审核意见:HeFei_AuditingMind_HeFei会签意见:HeFei_SubscriptionMind_HeFei37阳光电子政务办公平台使用指南签发意见:HeFei_ViseMind_HeFei附注:HeFei_AddComment_HeFei共印HeFei_Cop校对人:印发日期:HeFei_PublishDate_HeFei38阳光电子政务办公平台使用指南4.收文承办标签模板式样：××单位公文处理标签%DocType%%Now%收来来文单文%ReceiveNum%%SendOrg%文%DocID%位号号标题%DocTitle%份来文日密级%SecretLevel%%Copys%%SendDate%数期处室综合%HuiZongYiJian%意见处室负责%BanLiYiJian%人意见39阳光电子政务办公平台使用指南%LeaderMind%领导批示办理时限%TransactDate%5.收文处理标签模板式样:××单位公文处理标签%DocType%%Now%收来来文单文%ReceiveNum%%SendOrg%文%DocID%位号号标题%DocTitle%份来文日密级%SecretLevel%%Copys%%SendDate%数期分办%ZSOrg%40阳光电子政务办公平台使用指南%LeaderMind%领导批示办理时限%TransactDate%附录3：常见问题Q&AFAQ的形式补充，供客户、用户使用参考Q:使用平台对计算机有哪些要求？A:系统对计算机有以下几点要求：a)操作系统为Windows2000及以上b)浏览器版本为IE6.0c)Office版本必须为XP、2003及以上版本d)关闭网页拦截功能公文处理Q:打开IE浏览器，输入党政公文与信息交换系统的网址，为何登录不上？A:请根据以下几点进行检查：1、检查下系统登录的地址是否正确。2、确定本机的网络是否切入到政务专网的环境中？可以测试本单位其他机器是否可以登陆，同时也可以咨询电信人员。3、如果本机的操作系统为windows2003版，由于操作系统自身安全设置，请将系统网址加入到可信任站点中，再重新登陆政务系统。Q:用户的密码怎样修改？如果密码忘了，如何初始化用户密码？41阳光电子政务办公平台使用指南A1、所有用户第一次登录系统，初始密码为1111个人信息修改密码确定。2、初始化密码：用户忘记密码，可以联系本单位的系统管理员进行密码初始化，可以根据以下步骤操作：系统设置用户管理选中姓名前面的复选框，点击“初始化密码。Q:系统的组织结构中，用户和部门的顺序不对，用户或部门应在哪里进行排序？A：可以联系单位系统管理员进行排序。可以按以下步骤操作：系统配置组织架构管理选择部门排序或用户排序，系统弹出排序框，可以进行排序。Q:已经起草好的公文，在哪一步进行盖章？A：word具栏上找到，直接点击盖章即可。盖章人员的机器必须先行安装金格电子签章软件。提示：用印前必须经过“签发”和“复核登记”两个步骤Q:公文处理时，新建公文后，做核稿、审核等一系列操作步骤后，打印核稿单时，在word中显示空白，无法打印。A：这是由于系统调用模版时，无法找到模版。请联系单位机要管理员或系统管理员，确定在公文配置的模版管理中，发文稿纸的模版是否已上传或关联配置是否关联了发文稿纸。Q:这表明文档已被篡改。该怎么解决？A：1、联系发文人员，公文在分发前是否被篡改过，如果被篡改，此公文作废；2、如果使用的是老版本的电子签章软件，分发人在盖章时，如果选择了保护文档，那么点中间的打印按钮，系统会检测到文档被篡改。此种情况请联系驻点人员，获取最新的电子签章软件，重新安装后即可解决。Q:在系统操作中，选择页面调入Activex控件时会报daxERROR。A：这是由于IE拦截了控件，请根据以下步骤解决：点击IE的工具->选项->高级->浏览在的"启用第三方扩展"中选择uncheck,重启IE。Q:公文处理中，在排版或分发阶段，发现公文编号错误，该怎么办？A：142阳光电子政务办公平台使用指南送。2、将公文退至复核登记步骤进行修改编号也可以。3、如果公文已分发出去，请将所有收文归档，再联系负责驻点的技术支持人员，在系统后台删除公文后重新起草。Q:在公文发文，怎样与外单位进行会签？A：1、确定在公文配置中，已经开通会签步骤；2、在公文起草时选择“跨单位会签，在选择会签时就可以选择外单位工作人员进行会签。Q:在公文处理中，点击“编辑正文”或者“查看正文”时，word无反应。怎么回事？A：由于系统无法找到word控件1、检查word是否2003以上版本。2、查看首页的客户端控件是否安装？如果已经安装，请删除后重新下载安装控件。3、看看本机是否装了瑞星杀毒软件或者防火墙，先禁用，再试一试是否可行，如果是杀毒软件造成的，