复旦大学校园办公OA系统用户专题培训

复旦大学校园办公OA系统

用户培训『第十四班』

秘书角色版

主讲人：

吴濛

复旦大学信息办信息中心

Version:4.02006年4月26日

培训目标使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。预备知识本次培训假设各位已具有以下操作技能：熟悉计算机基本操作会使用MSOfficeWord会使用IE浏览器浏览、查询网上信息日程安排上午8：30－11：30新模块使用讲解/其他模块讲解下午13：30－14：30公文写作讲解14：30－15：00练习&答疑15：15－16：30考试OA系统

之

理性认识篇OA的概念什么是OA？OA(OfficeAutomation)是办公自动化的英文缩写通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称OA系统是做什么用的？提高办公效率主要功能：公文管理个人电子秘书网上协同工作等Word是做什么用的？（一般意义上的办公自动化）提高文字处理的效率主要功能：编辑文档排版对文档进行拼写检查等单轨制的概念校内公文流转使用公务系统

不再使用纸质公文OA系统

之

感性认识篇登录复旦OA系统登录常见问题解答是否可以以其他角色登录？可以，只要有登录密码注意：不同角色看到的内容是不同的。为什么已经登录过了，系统再次提示登录？为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。建议：请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。系统综综述1、、系统统结构构图2、、本系系统的的主要要功能能模块块日常办办公子子系统统公文管管理子子系统统公共服服务子子系统统个人服服务子子系统统事务管管理子子系统统系统管管理子子系统统系统结结构图图新模块块讲解解法律事事务会议管管理日常办办公——法法律事事务用途：：起草草、审审核合合同用户权权限：：各部门门秘书书：拟拟稿、、发文文等各部门门负责责人：：审稿稿、会会签等等法律事事务室室：初初审、、复审审等校领导导：批批示等等合同提提交概要图图部处院院系法律事事务室室部处院院系合合同流流转过过程图图秘书拟稿审稿意意见负责人审稿请求审稿送法律事务室初审人送复审人……合同拟拟稿演演示电子版版的合合同录入入秘书登录系统日常办公法律事务单击【创建】按钮填写基本信息并上载附件单击【发送】按钮选择角色人员单击【确定】按钮发送操操作术术语说说明审稿人人—————显示本本部门门负责责人列列表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择请负责责人审审稿步步骤步骤一一：拟拟稿用Word拟稿稿并保保存。。步骤二二：创创建合合同填写合合同主主题、、类型型上传合合同步骤三三：发发送先选角角色再再选具具体人人，并并发送送。注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。发送操操作术术语说说明初审人人会签人人显示初初审人人名单单显示其其他部部门负负责人人列表表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择审稿人人显示本本单位位负责责人列列表送初审审人步步骤步骤一一：查查看审审稿意意见单击查查阅意意见按按钮步骤二二：发发送先选角角色（（初审审人）再选人人员，，并发发送注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。查看合合同流流转过过程打开合合同单击[查查阅流流转]按钮钮请查看看前面面所发发送合合同的的流转转过程程。查看合合同历历史意意见打开合合同单击[查查阅意意见]按钮钮请查看看前面面所发发送合合同在在流转转过程程中产产生的的历史史意见见。新模块块讲解解法律事事务会议管管理事务管管理———会议管管理会议室室申请请用途：：申请请会议议室，，并按按照日日期查查看会会议室室安排排会议室室使用用用途：：按照照会议议室查查看会会议室室安排排会议室室一览览用途：：查看看所有有会议议室的的详细细信息息申请删删除用途：：删除除未通通过审审核的的会议议室申申请事务管管理———会会议管管理（续））操作演演示：：申请请会议议室用户登录事务管理会议管理申请其他模模块日常办办公公文管管理公共服服务个人服服务日常办办公模模块结结构图图

日常办公

待办事宜

通知公告法律事务

信息报送

日常办办公———待办事事宜待办事事宜用途：：显示示有待待当前前用户户处理理的各各项事事宜待办事事宜的的种类类：公文、、通知知等。。已办事事宜处理后后的待待办事事宜将将自动动转到到已办办事宜宜中处理方方法视视事宜宜种类类而定定，如如通知知正文文被浏浏览后后就自自动列列入已已办事事宜，，其他他类事事宜处处理的的具体体方法法将在在后面面分类类讲解解。操作演演示日常办办公———待办事事宜（（续））操作练练习：：查看看您的的待办办事宜宜（《OA培培训公公开通通知》）用户登登录日常办公待办事宜点击事宜标题查看待办事宜日常办办公——通通知公公告通知公公告用途：：用于发发布党党办、、校办办发送送的公公告和和各部部门的的通知知用户权权限：：校办秘秘书：：新增增、修修改、、删除除校办办公告告党办秘秘书：：新增增、修修改、、删除除党办办公告告部门院院系秘秘书：：新增增、修修改、、删除除本部部门通通知一般用户户：浏览览、查看看公告、、通知操作演示示日常办公公—通知公公告（部部门秘书书）通知的类类型公开开：：所有用用户可浏浏览，只只有通知知接受人人才能回回复通知知不公开：：由通知知发送人人指定哪哪些用户户可以看看到该通通知日常办公公——通知知公告（（部门秘秘书）通知的回回复通知接收收人：通通过待办办事宜或或通知页页面查看看、回复复通知通知发送送人：通通过通知知页面查查看接收收人的回回复用户权限限：秘书：新新增、修修改、删删除、发发送本部部门通知知操作演示示日常办公公——通知知公告（（部门秘秘书）注意：鉴于目前前单轨制制运行初初期，每每个部门门（院系系）账号号数目有有限，所所以各位位有义务务将在本本系统中中看到的的通知公公告书面面告知部部门（院院系）中中的其他他人。日常办公公——通通知操操作练习习一查看公开开通知请查看““开发小小组”发发送的《《OA秘秘书培训训通知》》用户登录录日常办公通知公告所有通知（选择时间）点击查看日常办公公——通通知操作作练习二二作为指定定的通知接收收人查看收到到通知请查看开开发小组组发送的的“关于参加加2006年OA系统统培训的的通知”用户登录录日常办公待办事宜未查看的通知事宜已办事宜已阅过的通知事宜待办事宜日常办公公——通通知操操作练习习三作为秘书发送通知知案例请发送给给OA培训训部部长长，内容为为“下周一9：00在校办办开会”用户登录录填入通知知主题、内容日常办公单击【新建通知】通知公告本部门通知公开不公开选择通知名单（公开可以不选）”发送通知”日常办公公——通通知操操作演示示作为秘书删除本部部门通知知用户登录录日常办公通知公告本部门通知在要删除的通知标题后打勾出现√表示选中可以一次选择多个单击【删除】问题思考考请操作后后回答：：在待办办事宜中中是否可可以查看看通知回回复？答案：否否！待办事宜宜显示的的是待办办公文、、通知等等主题的快捷方方式，故故通知回复只能到专专门的通通知页面面查看。。要发送一一个所有有人都可可以看到到的通知知，但是是要确认认某些人人的确是是看到了了该通知知，请问问如何操操作？因为发送送者只可可以看到到通知名名单中列列出的人人的阅读读情况，，所以应应选择公开方式并选选定通知名单单。说明日常办公公模块中中还有信信息报送送模块，，此模块块仅针对对信息员员开放。。日常办公公模块回回顾

日常办公

待办事宜

通知公告法律事务

信息报送

秘书必备备操作日常办公公公文管理理公共服务务个人服务务公文管理理公文管理行文管理收文管理文件查询公文管理理——行文文管理用途：起起草、传传递公文文网上公文文流转的的主要优优点：流转过程程的透明明化便于移动动办公的的实现便于流程程的规范范化提高流转转效率，，缩短公公文流转转时间便于历史史公文查查询用户权限限：各部门秘秘书：拟拟稿、发发文等各部门负负责人：：审稿、、会签等等校领导：：签发等等院系公文文流转过过程图院系秘书书拟稿审稿意见见院系负责人审稿请求审稿主送单位机关秘书机关处理送校办……发文拟稿稿演示用校办规规定的word公文模模板起草公文文并保存秘书登录系统公文管理行文管理单击【创建】按钮填写基本信息并上载word文档单击【发送】按钮选择角色人员单击【确定】按钮发送操作作术语说说明审稿人—————显示本部部门负责责人列表表发送角色色选择发送具体体人员选选择请负责人人审稿步步骤步骤一：：拟稿用Word拟稿稿并保存存。步骤二：：创建公公文填写公文文主题、、类型上传Word正正文步骤三：：发送先选角色色再选具具体人，，并发送送。注意：看到“发发送成功功”提示示才说明明发送完完成，请请在看到到该提示示之后再再关闭窗窗口，以以确保系系统正常常发送。。发送操作作术语说说明部门秘书书审稿人会签人校秘书显示本部部门秘书书列表显示本部部门负责责人名称称显示其他他部门负负责人列列表显示所有有校秘书书列表发送角色色选择发送具体体人员选选择部处秘书书显示单位位秘书列列表送主送单单位秘书书步骤步骤一：：查看审审稿意见见单击查阅阅意见按按钮步骤二：：发送先选角色色（部处单位位秘书））再选具体体人员，，并发送送注意：看到“发发送成功功”提示示才说明明发送完完成，请请在看到到该提示示之后再再关闭窗窗口，以以确保系系统正常常发送。。查看公文文流转过过程打开公文文单击[查阅流流转]按按钮请查看前前面所发发送公文文的流转转过程。。查看公文文历史意意见打开公文文单击[查阅意意见]按按钮请查看前前面所发发送公文文在流转转过程中中产生的的历史意意见。行文管理理常见问问题解答答首次使用用行文管管理时，，提示““是否要要下载AXNOTES控件””？是！首次使用用行文管管理功能能必须先先安装该该控件。。部门秘书书是否可可以删除除公文？？答案：是是！但是是只能删删除自己己拟稿的的公文。。但是删除除后，流流转中的的相关人人员也将将无法看看到此公公文，相相当于该该公文遗遗失，所所有操作作必须重重来，所所以请慎慎重操作作。秘书送本本部门负负责人审审稿练习习要求如下下：拟稿标题题：角色色名称＋＋您的名名字＋的的送稿测测试公文类型型：请示示稿件正文文：自拟拟审稿人：：由工作作人员担担当文件查询询文件查询询用途：查查找历史史公文。用户权限限：各部部门秘书书，各部部门负责责人，校校领导导公文管理理模块回回顾公文管理行文管理收文管理文件查询院系秘书书必备操操作日常办公公公文管理理公共服务务个人服务务公共服务务部门简报报规章制度度电子论坛坛公共服务务-----部门门简报部门简报报模块说明明：各院系能能够公开开发布本本院系的的部门简简报，所所有用户户可以浏浏览各部部门简报报用户类型型：秘书：新新建、修修改、删删除本院院系部门门简报一般用户户：分类类浏览、、查看所所有部门门简报公共服务务-----部门门简报演示案例例发布简报报（院系系秘书)删除本院院系的部部门简报报(院系系秘书)公共服务务-----部门门简报演演示案例例演示案例例：发布布简报(院系秘秘书)院系秘书登录公共服务务部门简报报选择左侧“本部门”点击右侧上方方“新建文档””填入必要简报报信息,保存关闭闭公共服务-----部部门简报演示示案例演示案例：删删除本院系的的部门简报(院系秘书书)院系秘书登录公共服务部门简报选择左侧“本部门”点选待删除的的本部门简报,出现勾表示选中中点击上方“删删除”按钮,删删除被选中的部门简简报公共服务-----规规章制度规章制度模块说明：各院系能够公公开发布本院院系的规章制制度，规章制制度类别由规规章制度权限限组中的成员员统一维护；；所有用户可可以浏览所有有院系规章制制度用户类型：秘书：新建、、修改、删除除本院系规章章制度规章制度管理理者：管理规规章制度类型型一般用户：分分类浏览、查查看所有规章章制度公共服务-----规规章制度演示案例发布规章制度度（院系秘书书）删除本院系规规章制度（院院系秘书）公共服务-----规规章制度演示示案例演示案例：查查看规章制度度用户登录公共服务规章制度选择左侧某一分类双击某条记录,查看该规章制度公共服务-----规规章制度演示示案例演示案例：发发布规章制度度(院系秘书书)院系秘书登录公共服务规章制度点击“新建文文档”输入内容保存关闭公共服务-----规规章制度演示示案例演示案例：删删除本院系规规章制度(院系秘书)院系秘书登录公共服务规章制度选择左侧“本院系”点选待删除的的本院系规章制度度,出现勾表示选选中点击右侧上方方“删除”按钮,删删除被选中的规章制制度公共服务-----电电子论坛电子论坛模块说明：所有用户能够够发布主题供供大家讨论，，所有用户可可以修改、删删除本人发布布的主题，可可以回复所有有人的主题；；电子论坛权权限组中的成成员可以管理理主题类别，，也可以删除除所有主题。。用户类型：电子论坛管理理者：删除主主题，管理主主题类别一般用户：新新建、修改、、删除本人主主题，回复所所有主题公共服务-----电电子论坛演示案例查看讨论主题题创建新主题回复主题公共服务-----电电子论坛演示示案例演示案例：查查看讨论主题题登录公共服务电子论坛选择左侧某一分类双击某条主题,查看该主题公共服务-----电电子论坛演示示案例演示案例：发发表文章登录公共服务电子论坛点击右侧上方方“发表文章””输入主题及内内容选择文章版面面分类保存关闭公共服务-----电电子论坛演示示案例演示案例：回回复主题登录公共服务电子论坛点击某条主题题