华油天然气公司内部控制诊断报告

北京华油天然气有限责任公司

内部控制诊断报告（汇报版）2004年9月报告说明1、本报告是新华信对华油天然气公司内部控制方面所作出的初步诊断报告，并对存在的问题提出的相应建议和意见；2、随着项目的进展和对华油天然气公司了解的深入，新华信可能会修正这些建议，并形成最终的分析报告；3、本报告旨在从管理的角度对华油天然气公司进行分析判断，报告结论不针对任何部门和个人。目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议根据股份公司的统一安排，内部控制风险分析工作于7月下旬正式开始风险控制分析管理层测试2004年7月下旬-9月15日2004年12月-2005年3月改进与完善2004年9月16日-11月底2005年后每个年度维护与改进地区公司自我测试（2004年12月-2005年2月）股份公司组织测试（2005年3月开始）为保证风险分析工作的顺利开展，华油公司采取了具体有效的措施为保证风险分析工作的顺利开展，公司召开了动员会，并进行了风险分析方面的知识培训，让各部门员工深入了解内部控制建设的重要性，并在实际工作中能给予积极的配合组织制定《内控项目风险控制分析工作考核评价办法》，对内控项目涉及部门从工作完成的及时性、准确性和与项目组的配合程度等方面进行绩效考核，从而从制度上对内控组的工作顺利开展提供保证建立定期的工作汇报机制，在每周一公司组织的经理办公会上，项目组要向公司管理层汇报项目进展成果，使得公司管理层始终能够掌握项目的进展情况，并为项目组及时解决所遇到的各种困难公司领导对风险分析阶段的工作作出了总体安排，确定了既要满足股份公司的要求，又要在此基础上提升管理水平的目标按照业务流程分类，进一步明确各部门职责，并在部门内开展讨论，参照股份公司下达的风险数据库，进行自我剖析和总结，配合内控组工作人员完善RCD文档的编写总体安排动员和培训组织讨论制定考核方案建立工作汇报机制在华油各部门的大力配合下，风险分析工作按照计划有条不紊的进行，下面是每个阶段的工作完成情况第一阶段的工作完成情况第二阶段的工作完成情况第三阶段的工作完成情况在风险分析过程中，新华信还搜集和查阅了大量相关文件和资料，为全面准确的把握问题奠定了基础信息来源：新华信华油天然气资料统计序号资料分类数量1北京华油天然气有限责任公司2001年度工作报告1册2北京华油天然气有限责任公司2002年度工作报告和2003年工作计划1册3刘总在公司2004年工作会议上的报告1册4企业资产管理（EAM)建设项目流程设计报告1册5北京天然气集输公司规章制度汇编（中册）1册6财务部有关文件14册7QHSE手册2册8QHSE记录表格汇编2册9QHSE程序文件2册10QHSE作业文件4册11陕京二线输气管理工程项目管理手册1册12陕京二线输气管理工程项目管理作业文件1册13陕甘宁气田至北京输气管道工程竣工验收会议文件（一）1册14陕京工程1册15陕京管道1册本阶段主要工作成果风险控制文档（RCD）阶段报告<<控制设计缺陷分析汇总>><<需要股份公司整体解决的问题>><<整改总体方案>>内部控制诊断报告<<华油天然气公司内部控制诊断报告>>主要工作成果展示---风险控制文档（RCD)主要工作成果展示---控制设计缺陷分析汇总主要工作成果展示---需要股份公司整体解决的问题主要工作成果展示---整改总体方案目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议股份公司下发的风险数据库，共有785个风险点一级流程风险点控制数量一级流程风险点控制数量规划计划14人力资源与业绩考核16建设过程27信息

生产经营过程24技术发展5物资采购57健康、安全、环保17服务采购38财务资产385产品销售22内部审计

存货管理56合同与纠纷21投资管理103合计785其中，财务资产的风险控制点有385个，占了一半以上，其他流程的风险控制点也大多与财务有关二级流程风险点数量二级流程风险控制点数量预算管理31税收管理43资金管理109价格管理11无形资产核算18成本管理22油气及固定资产管理和核算55费用管理23债务管理17权益17关联交易8财务报告14财务风险管理4会计核算13合计385因此，本次风险分析工作主要涉及财务部，规划计划部、供应部三个部门牵头部门一级流程风险控制点数量规划计划部规划计划、建设过程、合同与纠纷、服务采购100财务部产品销售、财务资产、内部审计、投资管理510生产运行部生产经营过程、技术发展、信息29供应部物资采购、存货管理113质量安全环保部健康安全环保17人事部人力资源与业绩考核16合计785从风险分析的结果来看，大多数风险得到有效控制部门风险控制点数量控制充分有缺陷规划计划部1008515财务部51046842供应部11310112其他62548合计78570877从风险分析的结果来看，财务部、规划计划部的风险控制措施比较完善，但需要修订、补充的相关制度比较多财务部需要修订、补充的制度主要有：《预算管理实施细则》、《资金管理办法》、《资金授权管理办法》、《销售结算及清欠管理办法》、《纳税管理办法》、《发票管理程序》、《资产管理办法》规划计划部需要修订、补充的制度主要有：《合同管理程序》、《固定资产管理程序》、《计划项目拨款管理规定》按照股份公司的下发的风险数据库分析，供应部的风险控制措施比较完善，但为了加强管理，还有一些需要细化的地方按照股份公司的下发的风险数据库，供应部的风险控制措施比较完善，但还有一些需要细化的地方股份公司的下发的风险数据库，没有涉及如何有效的降低库存等问题目前供应管理存在的问题，有些不是供应部本身能够解决的，需要公司领导的支持，各部门的积极配合，综合治理目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议华油天然气公司财务管理控制中存在的差异一、为了建立完善的全面预算管理体系，需要根据《中石油预算管理暂行办法》，修订、补充本单位的《预算管理实施细则》二、为了加强货币资金管理，需要修订《资金管理办法》(包括内部资金划拨称程序和外币支付业务程序）三、需要根据《中石油资金授权管理办法》，制定《华油天然气资金授权管理办法》，明确预算内外的资金审批权限以及相关流程四、根据股份公司下发的《关于进一步明确清欠有关问题的通知》，制定《销售结算及清欠管理办法》五、按照上级的要求，应制定《纳税管理办法》六、为了加强发票管理，需要制定《发票管理程序》七、为了加强公司资产的价值管理，需要修订《资产管理办法》第一，为了建立完善的全面预算管理体系，需要根据《中石油预算管理暂行办法》，修订、补充本单位的《预算管理实施细则》XX公司预算管理实施细则第一章总则第一条为确保学习XX公司战略发展以及经营目标的实现，强化内部管理和控制，制定本办法。第二条预算是为实现公司五年业务发展计划，对预算经营年度的生产经营目标及相应措施作出的预期安排。第三条…第二章预算管理的组织机构第六条为加强对预算工作的组织和领导，公司成立预算委员会。预算委员会由各单位有关领导和部门负责人组成。预算委员会的日常工作由财务总监或总会计师负责。第七条预算委员会的职责…第三章预算的内容第十条预算编制工作由预算委员会组织完成。第十一条预算编制依据：…第四章预算的编制第五章预算的执行第六章预算检查和审计第七章预算报告和考核第八章附则举例《预算管理实施细则》主要内容的控制目标预算编制保证预算内的范围、主体、期间等符合规定。保证编制预算的资料采集的完整性。保证预算内容完整，无多项和缺项。保证编制预算的基础材料的可靠性、准确性。选用正确的计算方法，保证预算计算过程及结果的准确性。及时编制年度预算。保证预算的编制基本符合实际情况，不会与实际产生重大的脱节。保证所有的预算都经过有效的批准和授权。保证所有了解预算信息的人员都经过有效授权。保证下达预算内容的准确性保证准确分解预算保证将预算分解到预算范围内的各级单位保证所有分解的预算指标合理分解预算指标，符合实际情况保证总预算指标的分解与管理层批准的一致性保证分解预算的及时性保证所有的预算执行信息全面反映给管理层保证所有支出都列入预算管理范围保证预算的执行情况都真实地反映了实际情况保证预算的执行情况都真实地反映了实际情况，无人为调节预算的情况保证对所有单位的预算执行情况进行了分析保证超出预算的支出都经过追加预算审批保证对预算执行情况的检查由预算执行单位以外的人员担任保证所有的支出都经过了有效的批准预算分解预算执行和控制保证预算考核标准确定的正确性保证预算考核计算的准确性保证预算考核程序的公开性、透明性保证预算考核范围和标准调整都经过适当的审批保证严格执行考核制度，对每个预算单位执行相同的标准保证所有预算考核结果都经过适当的审批保证所有阅读、使用、复制、保管考核信息的人员都经过适当的授权预算考核和评价详见GP04.05物流管理RCD文档第二，为了加强货币资金管理，需要修订《资金管理办法》，其中，首先应包括内部资金划拨的程序办法所有内部资金的划拨都按照规定的程序审批，确保资金支付的合规、准确。及时进行资金划拨，保证资金入帐的准确性、及时性。按照审批后的付款帐户划拨资金，保证资金的安全性。按照授权审批后的拨付资金明细表完整、准确进行资金拨付的原始交易记录。保证所有涉及内部资金划拨的会计记录的完整性与准确性，防止错误、重复、遗漏入帐。保证所有的会计记录、修改经过适当授权。内部资金划拨的控制目标详见GP13.02.03内部资金划拨RCD文档其次，根据外管局《外汇管理条例》、《结汇、售汇、付汇管理办法》，需要在《资金管理办法》中补充外汇支付业务的程序办法保证所有经办外币购付汇业务的人员都经过适当的授权保证所有的外汇收支按照国家《外汇管理条例》执行保证所有的外币购付汇都经过恰当的审批按规定选用汇率，准确计算购汇成本保证所有涉及外币支付的会计记录的完整性与准确性，防止错误、重复、遗漏入帐保证所有涉及外币支付票据的会计记录、修改经过适当授权外汇支付业务的控制目标详见GP13.02.08外汇管理RCD文档第三，需要根据《中石油资金授权管理办法》，制定《华油天然气公司资金授权管理办法》，明确预算内外的资金审批权限以及相关流程北京华油天然气有限责任公司资金授权管理办法第一章总则第一条为加强资金集中管理，规范资金支出程序，提高资金使用效益，建立资金管理的约束和监督机制，明确各项资金支出的审批权限和办理程序，根据《中华人民共和国会计法》、《总会计师条例》等有关法规、《北京华油天然气有限责任公司章程》，制定本办法。第二条本办法所称资金支出是指公司为组织经营活动和其他需要所发生的支出，包括预算内、外资金支出，理财资金支出等…第二章授权的内容第四条资金授权管理包括：预算内、外资金支出，理财资金支出，提供担保等。第五条…第三章分级授权第四章审批程序第五章监督和责任制第六章附则举例第四，根据股份公司下发的《关于进一步明确清欠有关问题的通知》，制定《销售结算及清欠管理办法》

销售结算的控制目标确保收到的货款全部记录在收到的期间。确保收款通知单据、发票填写正确。确保应收帐款的回收情况监控有效，并及时收回货款。保证发票实际开出数量与计量交接数据相一致。确保无漏开发票，确保发票上的要素得到真实、完整、准确表述。按时开具发票，确保发票存根联保存完整，发票由专人负责保管和开具。确保预收帐款会计记录得到真实、完整、准确表述。防止预收款被错误的确认为销售收入。及时收回到期的欠款及时对到期未还的欠款进行确认，保证享有对欠款的追索权。对清欠收回的款项或实物帐及时处理入帐。

清欠管理的控制目标详见GP13.02.06.01欠款管理－清欠管理RCD文档第五，按照上级的要求，应制定《纳税管理办法》确保各税种的计算基础和计算方法的正确性确保纳税申报表的正确性确保所得税调整事项上报资料及时准确确保所得税调整及时进行确保汇算清缴及时进行保证关税、增值税选用减免的税收减免政策恰当、充分保证企业所得税选用的税收减免政策恰当、充分确保税费申报、缴纳的的及时、准确营业税核算程序企业所得税核算程序其他税费核算程序税费减免程序缴纳税费程序主要控制目标主要内容详见GP13.08税收管理RCD文档第六，为了加强发票管理，需要制定《发票管理程序》明确发票管理各具体岗位以及具体操作要求确保发票的购买申请及支付经过有效审核确保发票妥善保管确保所有领用的发票均经过专人登记，记录详细领用信息确保已开具的发票(发票存根)由专人负责保管，并按连续编号装订成册，供税务稽查使用确保发票的缴销、销毁的及时、恰当的进行确保按照规定开具发票避免接受虚假发票确保合格人员经办管理发票事项财务部高级主管审核发票请购单财务部税务会计岗将发票簿锁于保险箱之内，专门负责日常保管和领用财务部负责保管发票人员对领用的发票登记领用日期，领用人，发票张数和发票号码财务部税务会计岗将已开具（包括作废的）的发票存根联按连续编号每50张或100张装订成册，并交专人统一保管按当地税务部门规定的时间办理发票的缴销、销毁财务部委托华北销售公司开具发票，如发现错误，三联全部收回，加盖作废章，由华北销售公司按照正确的数据重新开具发票财务部销售岗按照生产日报表与开具的发票数量进行核对，其他发票的控制是会计主管审核开出的发票和实际的收款业务相符供应部对供应商进行评估，对其资质进行审查，财务部对其开具的发票基本要素（监制章、水印等）进行审核经办管理发票业务的人员必须有会计人员从业资格证书现有发票控制措施发票管理控制目标详见GP13.08.05发票管理RCD文档第七，为了加强公司资产的价值管理，需要修订《资产管理办法》资产管理制度

第一章

总则第二章

资产管理的范围及内容第三章

资产管理部门的职责及权限第四章

资产管理的方式及方法第五章

资产的增加第六章

资产的期末计价第七章

资产的日常管理第八章

资产的处置及转让第九章

罚则第十章

附则举例对华油天然气公司财务管理控制的建议总结根据《中石油预算管理暂行办法》，修订、补充本单位的《预算管理实施细则》修订《资金管理办法》(包括内部资金划拨称程序和外币支付业务程序）制定《华油天然气资金授权管理办法》，明确预算内外的资金审批权限以及相关流程制定《销售结算及清欠管理办法》按照上级的要求，制定《纳税管理办法》制定《发票管理程序》，加强发票管理修订《资产管理办法》，加强公司资产的价值管理目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议华油天然气公司计划管理控制中存在的差异一、《合同管理程序》的部分内容需要修改和补充二、缺少咨询类的服务项目的验收管理办法三、《固定资产管理程序》需要补充预转资和转资、资产评估、租赁管理、处置审批、保险管理等内容四、工程进度款的拨付的实际操作已经调整，但没有体现在《计划项目拨款管理规定》中第一，《合同管理程序》的部分内容需要修改和补充《合同管理程序》中未涉及人事部门签订的合同《合同管理程序》5.4.10规定：“公司对外签订合同，一律加盖公司合同专用章，使用公司公章、部门印章、财务专用章代替的，合同无效。”公司公章的法律效力大于公司合同专用章，对外具有法律效力。因此，加盖公司公章的合同应是有效的。该规定在部分部门未能得到有效执行，如：《北京华油天然气有限责任公司通州站劳务承包合同》（2004.6.14签订）加盖的是人事部门章，没有法律效力。

现状第二，缺少咨询类的服务项目的验收管理办法北京华油天然气有限责任公司咨询类服务合同验收管理办法1、范围为了加强咨询类服务项目的验收管理，制定本办法。本办法规定了咨询类服务项目验收的管理内容。本办法适用咨询类服务项目的验收2、职责规划计划部是咨询类服务项目验收的主管部门，负责组织验收工作3、管理内容3.1公司的咨询类服务均由规划计划不会同相关部室进行验收3.2…4、更改5、相关文件和记录举例第三，《固定资产管理程序》需要补充预转资和转资、资产评估、租赁管理、处置审批、保险管理等内容固定资产的增加固定资产的减少固定资产的调拨固定资产的清查闲置固定资产的处理已有内容固定资产的预转资和转资固定资产的资产评估固定资产的租赁管理固定资产的处置审批固定资产的保险管理固定资产财务明细账和实物账核对程序需要补充内容详见GP13.04.油气及固定资产管理和核算RCD文档第四，工程进度款的拨付的实际操作已经调整，但没有体现在《计划项目拨款管理规定》中3.3工程进度款的拨付3.3.1基本建设项目进度款的拨付。规划计划部根据项目部经理签证的“工程形象进度报表”和“工程拨款申请书”，审核计算工程进度款，并根据合同相关规定，抵扣工程进度款，根据审核计算结果填制“工程价款拨款通知单”，交财务部审核，经财务总监签字后办理工程进度款拨款手续。3.3.2更新改造大修改项目进度款的拨款。规划计划部根据项目形象进度及“工程拨款申请书”（20万元以上的项目拨款需经公司主管领导审批），审核计算工程进度款，根据审核计算结果填制“工程价款拨款通知单”，交财务部审核，经财务总监签字后办理工程进度款拨款手续。预算内的工程预付款和尾款支付由财务总监审批，其余的工程进度款由财务部主管经理审批后直接拨付，财务总监不需要审批。《计划项目拨款管理规定》目前实际操作对华油天然气公司计划管理控制的建议总结修改和补充《合同管理程序》的部分内容修订咨询类的服务项目的验收管理办法修订《固定资产管理程序》，补充预转资和转资、资产评估、租赁管理、处置审批、保险管理等内容根据工程进度款的拨付的实际操作，修订《计划项目拨款管理规定》目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议华油天然气公司物资供应管理中存在的差异一、实际操作中的平库过程和平库责任人，采购计划的审批流程和审批责任人，没有体现在《物资采购管理程序》中二、为了加强供应商管理，应该修订《供应商管理程序》三、当前存在单据传递、入库信息录入不及时现象四、供应部虽然再三要求不相容职责要分离，但仍存在个别违规的情况五、供应部制定了很多管理文件，尚未纳入到体系文件中第一，实际操作中的平库过程和平库责任人，采购计划的审批流程和审批责任人，没有体现在《物资采购管理程序》中详见GP04.01采购计划管理RCD文档第二，为了加强供应商管理，应该修订《供应商管理程序》详见GP04.02采购管理RCD文档第三，当前存在单据传递、入库信息录入不及时现象详见GP04.05物流管理RCD文档第四，供应部虽然再三要求不相容职责要分离，但仍存在个别违规的情况验收单号：BJK31-07-0001开单日期：2004-7-15验收日期：2004-7-15供货单位：德州新北方电子应用中心合同号：SYD-S-04-158器材：管道避雷器FK-2实收数量2实际单价2700实际金额5400计划单价2700计划金额5400制单人：赵xx保管：赵xx验收：赵xx器材验收入库单收货人、验收人、与开单人是同一人第五，供应部制定了很多管理文件，尚未纳入到体系文件中《陕京二线物资中转库管理办法》《中转库实施细则》《合同签订管理办法》《非招标采购管理办法》《关于加强物资采办管理的补充规定》供应部制定的部分管理文件对华油天然气公司物资供应管理的建议总结修订和补充《物资采购管理程序》，体现实际操作修订《供应商管理程序》，加强供应商管理改变当前存在单据传递、入库信息录入不及时的现状加强内部管理，减少违规情况的发生供应部的很多管理文件，应该纳入到体系文件中目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议华油天然气公司仓储管理控制中存在的差异一、在某些情况下，平库动作可能失真二、物资保管保养没有严格按规定执行三、需要进一步完善《积压物资的管理办法》四、上报物资需求计划应尽量准确，否则一旦需求放大，导致“多购”，最终会造成库存积压五、工单录入的滞后，是造成EAM系统库存数据不准的主要原因之一六、封闭的库存信息，不利于降低库存目标的实现基建和生产运行的库存总额高达3.8亿，占压了大量资金截止到6月20日，库存资金总计3.8141亿元其中一级库的库存资金为2.8218亿元，二级库的库存资金为0.9923亿元。其中基建项目的库存资金为2.5476亿元，生产运行的库存资金为1.2664亿元。如何在保证安全生产的前期下，降低库存，成为衡量公司管理工作的重要指标2003年共处理往年的报废物资1300万元《2003年度财务报告编制说明》

2003年对陕京一线投产以来部分库存物资，由于技术淘汰、物资老化超期失效、锈蚀严重等原因，经技术鉴定和审批程序进行削价或报废处理净损失507万元。2003年对因技术淘汰、单位能耗大、运行参数不能适应生产需要的陈旧闲置设备，经技术鉴定和审批程序，资产报废处理净损失824万元。

经济批量采购需求放大需求不明确库存物资积压工程设计变更重复采购不合格物资入库物资缺乏保养呆滞物资不能及时处理降低库存不仅仅是供应部的工作，需要公司各部门的大力配合，需要“综合治理”第一，在某些情况下，平库动作可能失真可用量=现有库存量－需求申请量可用量是当前即时的可用量，不涉及未来的可用量可用量=现有库存量＋计划收到量－需求申请量不仅要知道当前的可用量，还有知道未来的可用量现状：应该达到的目标：一个采购之前的平库动作失真的的例子（理论上）

例如某备件库存量4个，安全库存4个，经济采购批量10个，采购周期3周。第一周，甲单位申请5个，库存量不足，库存量4个被锁定，可用量为－1，供应部按经济采购批量购买10个，第四周到货。（平库动作真实）第二周，乙单位申请2个，可用量－1，不足，供应部按经济采购批量购买10个，第五周到货。（平库动作失真）第四周，第一批10个到货，甲单位领用5个，乙单位领用2个，可用量为7个。第五周，第二批10个到货，可用量为17个。（大大超过安全库存）举例周12345现有库存44447计划收到0001010需求量57770可用量－1－3－3717当第二周乙单位申请2个时，完全可以预测到第四周的可用量将达到7个，没有必要再发出采购申请。解决可能出现的平库失真，必须借助信息系统的支持，靠供应部自身无法解决虽然据供应部反映，因为目前不存在批量采购问题，尚没有发生平库失真的情况，但希望能够引起注意：平库动作在某些情况下，可能失真平库动作要求信息系统提供不仅要知道当前的可用量，还有提供未来的可用量。第二，物资保管保养没有严格按规定执行

物资仓储管理办法3.2物资保管保养3.2.3对库存物资要加强维护保养，每季度要全面检查一次器材的维护保养情况，作出定期保养规划。对容易腐烂和变质物资随时进行维护保养，并认真填写物资维护保养记录。3.2.7有储存期限的物资，应标明生产及入库日期，分期存放，先收先发。临近期限的物资要主动向公司供应部有关部门反映，并及时处理。定期保养执行不够物资维护保养记录不完备先收先发执行不够没有做到主动反映完善并严格执行《物资仓储管理办法》，加强物资保管保养管理对入库物资按管理规定作出具体保养计划，按照计划执行完善物资保管保养记录建立切实可行的监督机制对有储存期限的物资，务必做到分期存放，先进先出第三，需要进一步完善《积压物资的管理办法》积压物资的管理办法不完善，缺少具体的操作方法

物资仓储管理办法3.6废旧物资3.6.1公司供应部设立专库存储基建、更新改造、大修理及一、二、三级保养等项目回收的废旧物资。3.6.2负责存放废旧物资的仓库对回收的废旧物资应妥善进行保管，并应建立实物账，做到账、卡、物三对口，并按规定摆放。3.6.3废旧物资各单位和个人无权进行处理，由公司供应部定期进行回收，交指定的仓库统一保管与处理。收回的货款由公司财务按规定作账。可能形成积压物资的原因工程设计变更，采购已执行需求不明确使用单位需求多报重复采购供应部门按经济批量采购的多余部分储备定额核定的不够合理仓储部门对物资保管不力形成积压物资及时处理积压物资，也能起到降低库存成本的效果与其他公司，以物换物的方式相互交换再利用调拨其他单位使用降价处理积压物资的处理办法节约仓储空间物尽其用减少资金积压节省人力及费用目标。。。及时处理积压物资，也需要信息系统的大力支持信息系统要实现对物资的保质期控制信息系统要实现出库环节做到先进先出控制，防止一些物资库龄过长，最终报废信息系统系统要提供预警功能，对临近过期的物资信息能够自动报警第四，上报物资需求计划应尽量准确，否则一旦需求放大，导致“多购”，最终会造成库存积压为保证安全生产，各单位上报物资需求可能大于实际需要量分公司、生产运行部基于安全生产的前提，核定的物资消耗定额可能大于实际需要量基建物资和生产运行物资的分别管理，可能大于实际需要量因为经济批量采购，供应部门采购的物资可能大于实际需要量直接导致“多购”最终造成库存积压第五，工单录入的滞后，是造成EAM系统库存数据不准的主要原因之一工单录入的滞后器材验收单的滞后器材调拨单的滞后EAM系统库存数据不准第六，封闭的库存信息，不利于降低库存目标的实现在中石油系统内，对重要备品备件采用库存信息交流，实现库存信息共享，能起到降低库存的作用公开呆滞物资的库存信息，能够及时处理呆滞物资，从而起到降低库存的作用对供应商公开物资消耗信息，便于供应商及时安排补货，从而减少不必要的采购对华油天然气公司仓储管理控制的建议总结一、借助信息系统的支持，避免平库失真情况的发生二、完善并严格执行《物资仓储管理办法》，加强物资保养管理三、借助信息化手段，及时处理呆滞物资四、物资需求计划尽量准确，避免需求放大情况五、及时录入工单，保证EAM系统库存数据的及时准确六、实现库存信息共享，促进交流和合作，最终达到降低库存的目标目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议华油天然气公司其他管理控制中存在的差异一、目前各部门的《岗位规范》内容与目前实际情况有较大出入，需要重新修订二、部分培训管理的实际操作与《培训管理程序》规定不符三、《事故管理程序》需要增加事故统计计算、保险索赔、赔付及罚款处理等内容四、《污染物管理规定》需要增加有关排污费用的审批等内容五、数据编码工作的实际操作没有按《EAM系统管理程序》规定执行六、器材代码的搜索条件单一，影响工单录入的准确性和及时性七、EAM系统中，固定资产管理未能和设备管理结合起来，不能及时掌握固定资产的维修保养信息八、虽然公司的股权投资比重较小，但为了股权投资的管理，规避潜在投资风险，需要制定《股权投资管理办法》九、华油天然气的内部审计工作主要由上级部门或聘请外部审计机构来完成，目前缺少《内部审计管理程序》第一，目前各部门的《岗位规范》内容与目前实际情况有较大出入，需要重新修订，首先明确岗位职责

系统管理岗：按规定系统管理岗不能同时是系统的操作人员，尤其是会计凭证的录入人员不能兼任系统管理岗，需要进行岗位调整，并修改《规范》外币业务相关的出纳及会计岗位应该明确由专人兼任，尤其是购汇、付汇业务，由专人办理，定期轮换人员；需要在《规范》中补充完善实际工作中，审核凭证的工作由高级主管负责，《规范》中的审核岗负责审核所有的凭证，与实际操作不符，需要修改财务部岗位存在的问题举例明确岗位职责后，还需要补充岗位操作规范

明确各级别财务人员的使用财务管理信息系统的权限范围。财务记账凭证和会计报表录入、查阅、修改、删除的权限适用范围和途径。对月底结帐前审核的具体步骤做出详细描述，确保月底结帐分录的准确性和完整性。明确制定财务部管理制度有关实施细则的具体操作程序。明确对于不同的业务审核原始凭证的具体操作要求和注意事项。财务部岗位操作规范的主要内容举例第二，需要完善和补充《培训管理程序》，增加应急培训管理办法

《培训管理程序》有关出国培训管理规定凡公司组织的出国培训由公司人事部会同相关部门提出人选，报公司领导批准出国培训前要就培训内容、培训时间等内容到人事部登记，培训超过三个月（含三个月）以上者，还要与公司签订出国人员培训协议书，明确双方的权利和义务。培训结束后要进行考核，成绩不合格者，个人承担全部培训费用

《培训管理程序》有关培训经费管理规定培训经费由公司人事部统一管理，使用中接受公司财务部的监督。凡涉及到培训费用方面的协议要有人事部参与谈判并签订培训协议

缺少应急培训管理办法第三，《事故管理程序》需要增加事故统计计算、保险索赔、赔付及罚款处理等内容

确保事故损失统计的完整性和准确性确保赔付、罚款有相关文件的支持确保赔付金额是经过适当的审批确保赔付金额的准确性确保保险索赔及时确保赔付、罚款结算的单据、项目的完整性控制目标《事故管理程序》需要增加的内容事故损失统计、计算程序缺乏赔付处理程序缺乏罚款处理程序保险索赔的处理程序

第四，《污染物管理规定》需要增加有关排污费用的审批等内容确保排污费用开支是经过适当的审批确保排污费用管理报表信息准确性，完整性

确保排污费用的原始交易记录准确性、完整性确保排污费用项目的真实性排污费用的控制目标第五，数据编码工作的实际操作没有按《EAM系统管理程序》规定执行《EAM系统管理程序》5.2.9数据编码规定：EAM系统中的各类数据严格按照《EAM系统编码规范》进行编制，公司成立数据编码委员会，由各部门主要业务和信息专业人员组成，负责EAM应用过程中的编码规则制定和修改，具体数据合理性的审查等工作。编码委员会定期审查数据编码的合理性和准确性。对于临时出现的编码要求，由所需编码业务负责单位的编码委员会成员按照已有的编码规范进行编制，并录入到系统以满足生产活动开展的需求，同时，将新增加或更改的编码记录在册，在编码委员会定期召开的功能工作会议上进行最终审查。如果新增编码不符合要求，在编码委员会统一讨论并确定后，由EAM系统维护人员统一进行修改和调整，并在公司内进行公示。以上规定在实际操作中未能按照程序文件执行第六，器材代码的搜索条件单一，影响工单录入的准确性和及时性器材代码数量大，达到14225条尤其是大型的更新改造项目，涉及的器材很多，器材代码选择的工作量很大，影响工单的录入准确性和及时性器材代码的搜索条件单一，查找困难，且容易选错提供多条件查询功能，提高代码选择的准确率和选择速度第七，EAM系统中，固定资产管理未能和设备管理结合起来，不能及时掌握固定资产的维修保养信息固定资产管理设备管理EAM系统第八，虽然公司的股权投资比重较小，但为了加强股权投资的管理，规避潜在投资风险，需要制定《股权投资管理办法》

股权投资管理投资决策管理投资收益管理投资减值管理投资处置管理投资信息管理详见GP08.01长期投资RCD文档第九，华油天然气的内部审计工作主要由上级部门或聘请外部审计机构来完成，公司没有专门的内部审计机构，但设立了内部审计岗位，目前缺少《内部审计管理程序》股份公司华油天然气公司审计审计机构配合聘请审计信息来源：新华信华油天然气访谈研究对华油天然气公司其他管理控制的建议总结修订各部门的《岗位规范》，首先明确岗位职责，再补充岗位操作规范按照培训管理工作的实际操作，修订《培训管理程序》修订《事故管理程序》，增加事故统计计算、保险索赔、赔付及罚款处理等内容修订《污染物管理规定》，增加有关排污费用的审批等内容按照数据编码工作的实际操作，修订《EAM系统管理程序》提供多条件查询功能，保证工单录入的准确性和及时性EAM系统中，固定资产管理实现设备管理的有机结合，及时掌握固定资产的维修保养信息修订《股权投资管理办法》，加强股权投资的管理，规避潜在投资风险修订《内部审计管理程序》目录一、华油天然气内部控制风险分析阶段工作回顾二、华油天然气内部控制风险分析结论综述三、华油天然气内部控制风险分析及建议1、财务管理控制差异分析2、计划管理控制差异分析3、物资供应管理差异分析4、仓储管理控制差异分析5、其他方面管理控制差异分析四、一些管理改进建议一些管理改进建议一、按照价值和风险对采购物资进行分类，突出供应的管理重点二、对不同类别的物资的考虑采取不同的采购策略和采购流程三、充分利用进口代理商的作用，可以缩短进口物资的采购周期成本四、加强供应商评价与跟踪管理，优化供应商的结构

如何缩短采购周期，降低采购成本，是采购供应管理面临的主要困难大多数项目的工期要求很紧，采购程序的各环节又要得到有效控制，因此对物资采购周期提出很高的要求。目前的采购方式比较单一，《物资采购管理办法》规定：单项合同金额达到50万元人民币、10万美元以上物资和工程关键设备、材料采取招标订货方式。目前的采购流程比较单一，一般都要经过需求申请、平库、询价、供应商选择、签订合同、运输、验收、货款结算等环节。有必要对现有的采购供应管理模式重新思考现有的采购供应管理模式缩短采购周期，降低采购成本，建议从三个方面考虑分析物资的采购特性，对不同类别的物资的考虑采取不同的采购策略和采购流程如何按照价值和风险对采购物资进行分类，突出管理重点如何充分发挥进口代理商的作用，缩短进口物资的采购周期成本第一，根据价值和风险可以把采购物资分成为ABC三大类采购特征物资分类A类B类C类单一的采购金额大核心物资的采购复杂度高对采购人员的行业知识、技术知识和市场经验要求高物资成本是采购控制的重点单一的采购金额小除瓶颈物资之外，采购的复杂度较低对采购人员的要求一般单一的采购金额非常小采购风险低标准化的程度较高内容核心物资：采购价值大，采购风险高杠杆物资：采购价值大，采购风险低瓶颈物资：采购价值小，但采购风险高非关键物资：采购价值小，采购风险低其他物资第二，采购流程应该考虑根据不同类型的物资，实现差异化策略，并开始实施标准合同管理说明差异化的采购流程流程步骤适合的

物资类型每一单询价、谈判、下单、结算供应商的数量较多通过多个供应商的价格比较降低价格和采购风险流程

方案

一需求

分解

核算物料

需求

计划询

价谈

判选择

供应

商下

订

单运

输结

算部分核心物资(A类)瓶颈物资(B类)流程

方案

三标准合同与供应商签订1年的供货合同供应商数量较少且稳定(1~2家)通过管理库存安排供应长期

供货

合同

(如:1年)供应

安排运

输结

算部分非关键物资(B类)大部分C类物资流程

方案

二标准合同与供应商签订较长期的标准合同(3个月，半年或1年)供应商的数量较少，也比较稳定(1~3家)物料

需求

计划签订

标准

合同下

订

单运

输定期

结算杠杆物资(A类)部分核心物资(A类)部分非关键物资(B类)部分C类物资供应商1供应商2供应商3供应商4标准合同的条款可以根据不同的供应商而有所不同全部覆盖部分覆盖没有覆盖供应商标准合同的主要条款合同双方的定义和业务描述合同内容定义价格/折扣支付条件币种交货条款：

-运输方式-包装形式交货期协议质量协议法律问题海关、税务及支付程序排它性解约规定专有技术保护/保密协议示例实行标准合同管理可以降低采购成本，并促使物资质量的提高和稳定标准合同对物资价值的影响批量效应平均每个供应商更大的采购量更大的运输单位更好的对采购能力的应用：管理资源的合理配置计划的安全性提高讨价还价的能力质量安全和控制能够较好地实施，可以降低质量风险价值上升成本下降质量价格=绝大部分A、B类物资可以考虑实现流程方案二或方案三降低供应商的数量现在未来与主要供应商建立起战略联盟加强供应市场的分析和预测减少专用物资的数目频繁地询价、选择供应商、签合同单一物资的供应商数量多供货的供应商不稳定合同期比较短(如：1个月)相对较长期的合同(3个月、半年、1年)价格相对稳定(合同期内)集中于几个实力较强的供应商身上，并建立良好的长期伙伴关系1234对C类物资和部分B类非关键物资管理的目标可以考虑实现“供应商管理库存”的采购模式现状分析需求和计划根据生产计划进行发，核算每一个物资的需求处理例外事件短期内的计划调整下订单/供货计划安排每月(半月)的订单通过电话、传真、EMS传递支付/结算每一笔支付/结算目标(“供应商管理库存”)由供应商根据需求来安排供货计划根据最高/最低的库存水平限制决定供货安排自动地传送消耗情况和预测近期通过传真或者电子邮件，未来能过Internet每月搜集信用单据库存属于供应商，以领用数量作为支付/结算的基础供应商核对发票华油提供仓库(免费或以有竞争力的价格)给供应商“供应商管理库存”通过实施流程方案三：长期供货标准合同可以实现及时供货(JIT，Just-in-time)和零库存的目标供应商库房华油公司的站场“供应商管理库存”的运作模式领料区IIIIIIVIIVVVII与供应签订长期供货标准合同供应根据最低、最高库存的要求和滚动生产计划决定供货计划和安排生产库房内的产品属于供应商，领料时才发生购买行为每个供应商能获得自己的库存数据库存由华油统一管理实时地根据各站场的实际需求进行配送避免运输车队的交叉而导致的效率损失快速反应说明供应商I供应商II供应商III站场I站场II站场IIIIIIIII……IIIVVIIVIIIIIIVIIVIIIIIIVI简单、标准化的采购流程可以大大节省C类物资的采购时间和流程成本供应商选择、订立长期的合同供应计划安排和实施支付和结算C类物资的采购流程采购控制选择和评价供应商、确定供应商(1~2家)签订长期的供货合同(价格、质量、付款、结算)与供应商一起确定最高/最低的安全库存业务员把年、季、月、日的需求计划提供给供应商供应商根据需求计划，并在最高/最低库存的约束下自己安排配送计划供应商可以获得库存数据华油从集中库领取时才发生采购行为，以领取的的时点做好付款结算的时间起点月度的结算质量协议的执行情况(物资质量检验/下线合格率)最高/最低库存线的执行情况与华油的配合情况(如：紧急订货等)通过签订较长期的标准合同，可以缩短内部的采购流程时间，从而部分达到缩短采购周期的目的采购流程时间的缩短（天）每一笔合同均需要询价、谈判、选择供应商订单的处理程序比较繁烦，需要与供应商反复签字确认需求

分解

核算申请货源确定订单生成订单确认现在将来流程比较精简订单根据标准合同的内容生成，订单很大程度上仅充当要货单的作用订单不需