会展服务与管理教材

会展服务与管理主讲：朱晓磊923356178为什么要开会？政府、组织、企业每天都要举行许多大大小小的会议，为什么会有开不完的会？人们为什么要开会？百度热心网友的解答·人和动物的区别就是在于人有社会性，所以要开会，开个人民代表大会，是个很重要的事，多开会才能减少矛盾。·开会，虽然有很多是搞形式的，但要较好的解决一个问题还是要集大众之智慧啊！那样才能提高办事效率，所谓分工合作嘛！管理学家的解答“我们之所以碰头，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”-管理学家彼得·德鲁克会议的目的与特征会议的目的是通过沟通达成共识成功的会议有几个特征：1、会议时间恰如其分2、与会各方达成共识3、会议结果具体有效4、会议决定得到落实。项目5会议服务学习目标1、了解会议服务的相关内容2、了解会议从前期准备到送走宾客的一系列过程3、熟悉会议各项服务的要求5.1会议需求的产生2015年10月29日党的十八届五中全会允许实行普遍二孩政策，这是继2013年，十八届三中全会决定启动实施“单独二孩”政策之后的又一次人口政策调整。政府会议需求：调整人口政策5.1会议需求的产生昆山市模架协会第二次筹备大会将于2016年5月5日在昆山举办，本次会议将邀请昆山地区模架行业众多知名企业，共同探讨行业发展方向，鼓励各大模架企业成为协会会员，促进昆山模架协会早日成立。行业协会会议需求：整合资源5.1会议需求的产生罗氏药业将在昆山举办肺癌专题论坛，邀请国内癌症治疗的权威专家，分享最新的癌症治愈方面的研究成果，并介绍几款罗氏最新研制推广的抗癌新药。企业会议需求：产品推广5.2.1会议筹备备–制制定财务目目标会议财务目目标分为营营利性和非非营利性会议所需经经费的来源源：1、参会人人员的会费费2、广告商商赞助3、产品置置换4、政府拨拨款5.2.2会议筹备备–成成立会议组组织机构会议组织机机构——会会务组成立会务组组的目的：：1、明确人人员组织与与分工2、便于科科学制定会会议预算5.2.3会议筹备备–制制定财务预预测会议主办者者要对会议议未来的财财务状况作作出推测和和判断，保保证顺利实实现会议财财务管理的的最终目标标。预测手段包包括：专家家调查法报表调查法法历史类比法法集合意见法法5.2.3会议筹备备–制制定财务预预测预测的基本本内容：1、会议规规模2、固定支支出3、保本人人数4、会议收收入5、经济环环境5.2.4会议筹备备–编编制会议预预算通过编制会会议预算，，获得会议议各项支出出与收入的的预计量，，预估所需需会议经费费，避免出出现财务亏亏损。固定支出：：申办费、、宣传费、、考察费、、特邀报告人费用、、第三方服服务费、场场地及设备租赁费费、办公费费、人工费费可变支出：：住宿费、、餐费、广广告费、印印刷费、代表用品、、交通租车车费、5.2.5会议筹备备–会议议议程编排排会议议程1会议议程25.2.6会议筹备备–会议议场地选择择什么地方适适合举办会会议？扩展延伸：：世界会议议之都瑞士日内内瓦：永久久中立成就就国际会议议之都世界经济贸贸易组织（（）第八届届部长级会会议在日内内瓦会议中中心召开法国巴黎黎：全球第第一大国际际会议中心心联合国教科科文组织第第37届大大会在巴黎黎召开瑞士达沃沃斯：世界界经济论坛坛+好空气气=世界级级会议小镇镇2013年年冬季达沃沃斯论坛在在达沃斯举举办中国海南南海棠湾：：后发优势势，竞逐下下一个会议议天堂2013年年三亚·财财经国际论论坛在海棠棠湾举行新加坡：““亚洲最优优秀会议城城市”榜单单常客第十届香格格里拉对话话（亚洲安安全大会））在新加坡坡召开奥地利维也也纳：近代代史第一次次国际会议议在此举行行近代史第一一次国际会会议——““维也纳会会议”美国纽约约：联合国国总部与金金融中心的的威力68届联合合国大会在在纽约总部部召开比利时布布鲁塞尔：：欧洲中心心+欧盟中中心2013年年北约国防防部长级会会议与布鲁鲁塞尔中国北京京：中国越越强首都都越重要2014年年亚太经合合组织()领导人非非正式会议议将在北京京举行5.2.6会议筹备备–会议议场地选择择1、选择大大小适中的的会场会场与参会会人数之间间的关系：：参会人数：：不得少于于会场可容容人数的70%不得多于会会场可容人人数的10%2、选择附附属设施、、设备齐全全的会场照明、空调调、卫生、、服务、扩扩录投影5.2.7会议筹备备–会场场询价1、直接通通知会场供供应商报价价适用于中小小型会议、、单纯会议议2、通过招招标，由第第三方相互互竞价，择择优选取适用于大型型会议、综综合性会议议、公司有有相关规定定5.2.8会议筹备备–会场场布置方案案会场布置方方案通常在在第二次看看场地时确确定，包括括：主背景、投投影或屏幕幕主舞台音响听众席茶歇区安全通道签到区分会场5.2.9会议筹备备–预定定会场经过一次或或多次现场场勘查、价价格比较，，主办方最最终确定最最为符合本本次活动的的会场，在在确认所邀邀约的报告告人确定出出席本次活活动后，通通过缴纳场场地定金，，签订活动动协议的形形式，获得得当日该会会场的使用用权。缴纳纳场地定金金后，如果果因主办方方原因导致致计划改变变或取消，，按照合同同规定，主主办方将无无法退回先先前所支付付的定金。。5.3.1会议准备备–发发送会议邀邀请及广告告宣传确定会议时时间及地点点后，选择择恰当的时时间发送会会议通知，，具体发送送时间，以以让与会者者在接到通通知后，能能从容做好好赴会准备备，并能够够准时达到到会议场所所为宜。会议宣传可可以由第三三方会务公公司代理，，或者另外外选择广告告策划公司司负责5.3.1会议准备备–发发送会议邀邀请及广告告宣传部分主办方方在获得场场地供应商商口头确认认预定后，，即开始对对外宣传活活动，并根根据参会者者响应情况况，进一步步调整活动动方案，以以此获得足足够的周转转时间。5.3.1会议准备备–发发送会议邀邀请及广告告宣传5.3.1会议准备备–发发送会议邀邀请及广告告宣传5.3.2会议准备备–会会议相关信信息收集根据所收到到的邀请回回执单，统统计一下信信息：1、参加对对象基本情情况2、参会目目的3、抵离时时间及交通通工具4、食宿需需求5.3.3会议准备备–拟定定会议接待待方案1、确定接接待方针2、确定接接待规格3、确定接接待内容4、确定接接待日程5、分配接接待任务6、协调接接待经费5.3.4会议准备备–落实实接待事项项1、培训接接待人员2、安排食食宿3、准备接接待物品、、礼物4、落实交交通工具5、布置安安保工作6、选派翻翻译及陪同同人员7、落实相相关事宜5.3.5会议准备备–会议议进场准备备1、背景、、行架进场场2、灯光、、音响进场场5.3.6会议准备备–现场场彩排5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案人员安排––按参参会人数安安排人员1、40人人以下会议议配备2名名茶水服务务人员2、40-80人会会议配备3名茶水服服务人员3、80-120人人会议配备备4名茶水水服务人员员4、200人会议配配备6名茶茶水服务人人员人员安排––按场场地大小安安排人员人员安排––推荐荐方法☆以场地人人员配备标标准为基础础，根据会会议规模及及所需服务务项目，综综合进行人人员安排1、茶水服服务2、茶歇服服务3、会议期期间增加或或更换台型型4、会议转转用餐翻台台5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案标准会议摆摆台纸、笔书写垫瓶装水薄荷糖盖杯毛巾碟席位卡水果、点心心会议资料礼品5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案会议设备调调试电脑音响、麦克克风灯光行架空调投影仪及幕幕布大屏幕无线网同声传译5.4.1上岗准备备1、仪容仪仪表2、人员安安排3、知识储储备4、物品准准备5、会议摆摆台6、设备调调试7、应急预预案5.4.2接站与引引导5.4.3报到1、签到2、安检3、接收及及发放文件件、礼品4、预收费费用5、安排食食宿有政府领导导参与的活活动住宿安排住宿通常与与会场同时时安排，具具体要求如如下：1、距离会会场较近2、设施齐齐全、确保保安全3、合理分分配、照顾顾特殊4、规格适适中，勤俭俭节约安排住宿的的工作流程程1、制定住住宿安排工工作方案2、统计住住宿人数3、分析参参加对象的的情况4、确定预预定房间数数量5、预定房房间6、签到现现场分发房房卡房间入住的的简与繁1、主办方方全额付费费并担保房房间押金2、主办方方支付房费费，杂费自自理3、参会客客人自付费费4、参会客客人自付费费且需拼房房5、房间是是否撤迷你你吧、关电电话外线安排餐饮的的工作流程程1、制定餐餐饮工作方方案2、统计就就餐人数3、商定菜菜谱4、预定餐餐饮5、印发就就餐凭证6、餐前检检查7、回收用用餐凭证8、结算费费用9、餐后反反馈5.4.4会议现场场服务––准备工工作1、提前1小时确认认会议摆台台到位2、提前30分钟服服务人员到到位、播放放暖场音乐乐3、如需泡泡茶，在会会议前15分钟开始始冲泡4、如有签签字或者访访谈环节，，提前确认认签字桌、、沙发在后后场区域待待命5、如有茶茶歇，在会会议开始前前确认茶歇歇摆台、餐餐具到位。。在茶歇开开始前10分钟开始始摆放点心心、饮料、、水果6、如有接接待，需通通知主办方方领导或酒酒店领导准准时前来迎迎接5.4.4会议现场场服务1、主席台台客人就坐坐即开始服服务（特殊殊情况客人人另行通知知）2、如需毛毛巾服务，，按服务程程序上毛巾巾3、会场内内外分别有有服务员，，以便随时时发现会场场内外客人人的服务需需求4、如有茶茶水，每隔隔15-30分钟倒倒水一次5、及时更更换烟缸，，烟缸内烟烟头不得多多于3个6、随时应应对客人的的临时需求求，如加座座、调整空空调温度、、调整音响响音量、切切换灯光7、场地负负责人定期期进行会场场巡视，及及时发现、、解决问题题5.4.5茶歇现场场服务1、确认茶茶歇准时、、足量提供供2、茶歇开开始时为客客人提供指指引及疏导导3、迅速收收取客人使使用完毕的的餐具茶歇预定人人数可以比比参会人数数少吗？5.4.6会议结束束收尾工作作1、会议结结束时，将将会场门打打开，在门门口指引参参会客人有有序离开或或前往餐厅厅用餐2、如仅为为半场会议议结束，应应在客人离离开会场后后，迅速组组织人员清清理会议桌桌，重新摆摆放会议用用品3、小型会会议如进入入开始用餐餐，客人物物品（如电电脑等）通通常不会带带离会场，，此时应将将会议室锁锁上，必要要时在厅门门口守候4、收拾清清点会议用用品，如有有丢失物品品需作好记记录，确认认是客损或或自损，必必要时需征征调场内监监控，确认认损坏原因因5、确认会会场是否有有客人遗留留物品，报报大堂副理理并由其联联系主办方方6、注意断断水、断电电，做好当当班记录5.5.1宴会服务务–中中餐宴会服服务1、会议签签到结束后后再次与主主办方确认认用餐人数数是否有增增加，由主主办方确认认是否加桌桌，或者取取消备桌，，并及时通通知厨房2、由于会会议结束时时间不固定定，尽可能能提前完成成餐具摆台台工作，在在用餐开始始前1小时时完成检查查3、按照客客人要求将将酒水摆放放到位，如如客人自带带酒水需确确认酒水抵抵达时间，，并提供搬搬运工作4、如需会会议翻台用用餐，需按按照活动规规模准备人人员，必要要时可以提提前向酒店店各部门请请求支援宴会服务–中餐宴会服服务5、开餐前半半小时与客客人再次确确认会议进进程，确认认是否按照照原定计划划开餐6、开餐前15分钟上冷菜菜，如客人人要求提前前斟酒，可可同时进行行7、开餐前5-10分钟，在餐餐厅门口迎迎候客人8、客人抵达达时迅速引引导客人有有序就坐，，为晚到的的客人寻找找座位9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。02:37:1202:37:1202:3712/31/20222:37:12AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2202:37:1202:37Dec-2231-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。02:37:1202:37:1202:37Saturday,December31,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2202:37:1202:37:12December31,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。31十十二月20222:37:12上午午02:37:1212月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月222:37上上午12月-2202:37December31,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/312:37:1202:37:1231December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。2:37:12上上午2:37上上午02:37:1212月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。02:37:1302:37:1302:3712/31/20222:37:13AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2202:37:1302:37Dec-2231-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。02:37:1302:37:1302:37Saturday,December31,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2202:37:1302:37:13December31,202214、意志坚强强的人能把把世界放在在手中像泥泥块一样任任意揉捏。。31十二二月20222:37:13上上午02:37:1312月-2215、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荆荆门门九九派派通通。。。。。十二二月月222:37上上午午12月月-2202:37December31,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/312:37:1302:37:1331December202217、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。2:37:13上上午2:37上上午午02:37:1312月月-229、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。12月-2212月-22Saturday,December31,20