企业档案规范管理培训

企业档案规范管理培训

第一章企业档案综述

第二页，共72页。

企业档案

是直接记述和反映企业生产、经营、管理等各项活动，归档保存的企业文件材料。第三页，共72页。企业档案的种类各类企业档案企业档案的根本类别第四页，共72页。企业档案的特点综合性专业性现实性数量大门类多第五页，共72页。

企业档案工作的内容宏观企业档案工作微观企业档案工作工作范围工作环节第六页，共72页。档案工作的根本原那么集中统一地管理科技档案维护科技档案的完整、准确、系统、平安实现科技档案有效利用第七页，共72页。企业档案的作用是实现科学管理的纽带是资产的重要凭证是维护企业、职工合法权益的依据是实现企业稳定、平安生产运行的根本条件是企业合法生产、经营的根本保障第八页，共72页。

第二章企业档案工作管理职能

第九页，共72页。档案工作总那么企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成局部。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的根底性管理工作。企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续开展提供有效效劳。企业应维护档案的完整、准确、系统与平安。第十页，共72页。档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各工程专兼职档案人员为根底的企业档案工作体系。第十一页，共72页。企业管理职责企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业开展规划和工作方案，为档案工作持续开展提供保障。企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、工程及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和工程负责人及有关人员职责履行情况进展考核。企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和平安。企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字〔1998〕6号文件的要求进展，其他企业可参照。企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。第十二页，共72页。企业部门职责企业各职能或承办部门及工程负责人，应对本部门或工程归档文件的完整和系统负责。企业各职能或承办部门及工程文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。企业各职能或承办部门及工程对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发字〔2002〕5号文件要求。第十三页，共72页。档案部门职责统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。指导企业各部门、工程及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。监视、指导、检查企业所属单位〔包括派出机构和投资的全资、控股企业〕的档案工作。依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。第十四页，共72页。

第三章企业档案标准管理与企业文件控制管理第十五页，共72页。?企业档案管理标准?的特点以企业全部档案为整体，确定了管理框架，和业务工作流程适应企业改革开展，对重点档案进展了调整和明确根据现代企业治理构造及经营、管理的状况，对新的类别、归档文件范围进展了增补将电子文件管理及企业信息化放在了突出的位置第十六页，共72页。

标准与标准化

标准起源于工业产品生产和交换。现代标准化是近二、三百年来伴随着工业化进程而开展起来的美国泰勒的科学管理日本的企业管理革命，其核心是质量随着信息技术而来的以“扁平化〞、“个性化〞为特征的“企业流程再造〞第十七页，共72页。

?企业档案工作标准?与ISO9001?质量管理体系要求?1987年国际标准化组织发布第一版9000系列标准；2021年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出一点是，经过八年的实践，增加了多处对档案记录建立和管理维护的要求。第十八页，共72页。

国际标准ISO9001?质量管理体系要求?“档案记录的控制〞

的规定

“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。〞“机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程〔DocumentedProcedure〕，以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。〞“档案记录必须保持易于识别、快捷确证和可以检索。〞第十九页，共72页。

?企业档案工作标准?与国际标准ISO15489.1?档案管理通那么?

2001年，国际标准化组织公布了国际标准ISO15489.1?档案管理通那么?。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。目前在国际标准中，属于系统档案管理的只有国际标准ISO15489?档案管理通那么?。而ISO15489?档案管理通那么?中明确说明，该标准是适应除档案馆外的所有机构。第二十页，共72页。

ISO15489.1?档案管理通那么?的特点档案的价值及资产属性领导的作用系统管理过程控制第二十一页，共72页。企业档案工作标准?构造与ISO9001ISO15489构造比照

ISO9001DA/T42ISO15489第4章质量体系工作总那么档案管理收益第5章管理责任组织建立规章制度环境第6章资源管理制度建立方针与职责第7章产品实现业务建立档案管理要求第8章措施分析与改进信息化建立档案系统设计与实施第二十二页，共72页。文件材料

是记录和反映生产、经营、管理及专业业务活动文字、图表、声像等文件材料的总称。第二十三页，共72页。文件材料的种类从内容分：公文、科技文件材料、会计核算材料、人事文件材料从形式分：文字材料、图样、表格、及非纸质科技文件材料胶片、磁性载文件材料“模拟〞电子科技文件材料“数字〞第二十四页，共72页。标准文件管理的效用1.保证业务质量和效率以有序、高效、负责的方式开展业务活动；以一致和公平的方式提供效劳；支持并记录政策的形成和管理决策的过程；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率；方便业务活动在整个机构内的有效开展。2.在受灾的情况下，提供持续运作的可能第二十五页，共72页。3.满足法律的要求及支持满足有关档案、审计和监视方面的法律法规的要求；为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持。4.维护法人及员工的权益保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权利。第二十六页，共72页。5.是法人建立开展的重要历史记录支持并记录当前和未来的研究活动、进展状况、取得的成绩以及历史研究活动；提供事务活动、个人活动和文化活动的证据。建立事务标识、个人标识和文化标识；维护机构记忆、个人记忆或集体记忆。第二十七页，共72页。

文件材料的形成与积累第二十八页，共72页。

技术文件材料的控制管理

第二十九页，共72页。产品文件的形成及成套性产品开发技术调查和决策阶段前期开发阶段后期开发阶段产品制造样〔机〕品试制阶段小批量试制阶段正式生产阶段第三十页，共72页。根本建立文件材料的形成

和成套性

工程立项准备阶段设计阶段施工阶段竣工阶段第三十一页，共72页。外购设备文件材料的形成

及成套性设备采购及开箱设备安装调试设备使用第三十二页，共72页。科研文件材料的形成和成套性科研前期科研实施科研鉴定推广第三十三页，共72页。管理性文件的控制管理?党政机关公文处理工作条例?(中办发〔2021〕14号)公文种类公文格式行文规那么公文拟制公文办理1996年5月3日中共中央办公厅发布的?中国共产党机关公文处理条例?和2000年8月24日国务院发布的?国家行政机关公文处理方法?停顿执行。第三十四页，共72页。收文办理主要程序签收登记初审承办(阅知性公文批办性公文)传阅催办答复第三十五页，共72页。发文办理主要程序复核登记印制核发第三十六页，共72页。文件材料积累

就是按照一定的要求和方式，将科技文件及时集中和妥善保管起来。第三十七页，共72页。企业文件材料积累要求明确科技文件材料积累的职责科技文件材料积累范围确保积累的质量完善积累的条件第三十八页，共72页。文件材料积累的方式个人积累专兼职档案员积累档案人员代为积累第三十九页，共72页。

文件材料的整理与归档第四十页，共72页。文件整理的要求文件整理应当以企业纳入企业归档范围的文件为对象整理工作应当在企业分类的总体框架下，依据文件不同的类别，以相对应的标准和规定作为整理的依据。第四十一页，共72页。文件材料完整性鉴别科技文件材料的完整性鉴别科技文件材料完整性的方法：确定科技活动的范围分析科技活动的具体程序分析本单位在科技活动中地位第四十二页，共72页。科技文件材料准确性

的标准科技文件材料应当同它所反映的对象相一致同一科技工程之间在内容上应当一致第四十三页，共72页。管理性文件的整理依据DA/T22—2000

?归档文件整理规那么?

分类及整理的方法第四十四页，共72页。科技文件材料的整理依据GB/T11822—2021

?科学技术档案案卷构成的一般要求?

分类整理的方法第四十五页，共72页。会计核算材料的整理依据?会计档案管理方法?〔财会字[1998]32号〕分类及整理的方法第四十六页，共72页。职工文件材料的整理依据?企业职工档案管理工作规定?〔劳力字[1992]33号〕企业职工文件材料的分类整理第四十七页，共72页。企业事业单位档案的分类?工业企业档案分类暂行规那么?档案分类方案第四十八页，共72页。档号的构成全宗号〔工程代号〕＋分类号＋案卷〔归档文件〕排列顺序号例：XD12—6.3.5—0350002—3.2021.1—025第四十九页，共72页。档案编目归档文件的编目科技档案的编目企业档案分类目录第五十页，共72页。

第四章电子文件管理与档案信息化第五十一页，共72页。档案信息化archivalinformationisation

运用现代信息技术为主对归档文件、数据档案信息及档案进展采集、整合、维护、处置、管理和提供利用效劳的档案管理提升和工作方式。第五十二页，共72页。企业事业单位档案信息化

的目标和原那么应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标档案信息化原那么是坚持技术与管理并重，与企业信息化协调同步企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案的要求第五十三页，共72页。电子文件的一般定义国家标准?电子文件归档与管理标准?〔GB／T18894—2002〕〔以下简称?标准?〕将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。〞第五十四页，共72页。电子文件概念的理解：1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的根本组织形式。第五十五页，共72页。电子文件的特点信息存储的密集性信息载体的不确定性信息构造的二重性对信息技术的依赖性信息内容的易改性载体材料和信息的不稳定性背景及相关信息的不完整性信息处理的快捷性信息利用的共享性文件类型的复杂性第五十六页，共72页。电子文件管理的意义有利于提高业务效率和质量有利于提高档案管理水平有利于信息资源的开发和利用有利于社会信息平安第五十七页，共72页。电子文件的分类〔一〕按文件存在形式分1、文本文件〔Text〕2、图像文件〔Image〕3、图形文件〔Graphic〕4、影像文件〔Video〕5、声音文件〔Audio〕6、数据库文件7、命令文件〔二〕按与一样内容的纸质文件的关系分1、草稿类电子文件2、辅助类电子文件3、正式电子文件〔三〕按文件的内容分可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、根本建立、设备仪器、会计、企业职工等十大类。第五十八页，共72页。电子文件的管理要求保障真实性保障完整性保障有效性保障平安性第五十九页，共72页。电子文件的归档范围和要求1、明确电子文件的归档范围2、明确电子文件的积累要求〔1〕确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本〞，并对电子文件进展标准命名。〔2〕对电子文件进展收集积累，将非通用格式的电子文件转换为通用格式，即进展“迁移〞。〔3〕编制电子文件的目录，并将电子文件连接到相应的目录条目中去。〔4〕对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进展组合，即进展“预立卷〞。〔5〕按标准要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。〔6〕对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进展平安保护。第六十页，共72页。

电子文件的归档的要求

企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。电子文件的真实性、完整性、平安性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。

第六十一页，共72页。电子文件类型

推荐数据格式

文本

PDF、XML、TXT、RTF、CEB

图像、照片

TIFF、JPEG、PDF、DWG

音频

MP3、WAV

视频

MPEG-2、MPEG-4、AVI

数据库与光盘数据表

DBF、XML

图形

DXF、SVG、DWF

网页

HTML、XML

第六十二页，共72页。电子文件归档方式物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进展，也可定期完成。介质传递宜定期完成。逻辑归档是在计算机网络上进展，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应实时进展，并定期进展物理归档。

第六十三页，共72页。电子文件的组盘组盘根本规那么：一是将同一保管期限的文件组合；二是将同一密级的文件组合；三是将同一部门的文件组合；四是将同一档案类别、同一工程工程、同一设备工程的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用；五是按标准著录规那么建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件；六是如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的翻开和阅读。第六十四页，共72页。

1、从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为以下三种格式：A类：原设计存储文件格式，满足档案原始性要求，保存所有设计信息，主要用于今后技术改造中修改图纸时再利用，规定为DWG、RTF、XLS格式；B类：经转换，用于归档浏览、复原打印的文件格式，从而保证在档案部门计算机环境下能被准确地复原成纸质文件，并用于在线检索。规定为PDF、TIFFgroup4格式；C类：非常用软硬件环境下的文件转换成为的中间文件格式，当需要时可转换成设计可用的文件格式。规定为DXF、TXT格式，设计单位在提供纸质资料的同时，必须同时提供两种格式的电子文件即B类文件＋A类文件或B类文件＋C类文件。2、每张光盘内的文件夹按以下方法设置：〔1〕根目录下存储说明文件README.TXT：用于说明该光盘的整体信息，如光盘编号、工程名称、设计单位、光盘制作单位、光盘制作时间等；〔2〕根目录下存储辅读信息文件ASSIST.TXT：用于列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息,如：光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等；〔3〕根目录下存储目录文件CDDOC.XLS：用于存放光盘内电子文件详细目录清单，描述每个盘内电子文件的特征信息，即著录信息；〔4〕设置子目录DATA：用于存放PDF、TIFF等B类文件；〔5〕设置子目录DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A类和C类文件；〔6〕设置子目录OTHER:用于存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确复原的环境文件及其他说明文件等。3、制定电子文件平安管理措施。第六十五页，共72页。传统载体档案数字化企业可以根据保管和利用的实际，有选择地对传统档案实施数字化扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。

第六十六页，共72页。纸质档案和照片档案数字化的

要求

扫描分