第4章-Excel 2000电子表格处理软件

第四章Excel2000电子表格处理软件4.1Excel2000的概述4.2数据记录的高级编辑4.3图表的应用4.4实例4.1Excel2000的概述Excel是Office中常用的组件，Excel的功能非常强大，它能够方便地建立、编辑和管理各种类型的电子表格，自动处理数据，产生和输出与原始数据相链接的各种类型的图表，同时它还具有数据库管理的功能。4.1.1Excel2000窗口界面Excel2000的启动与退出操作同word2000类似，在此不再重复。启动Excel2000后，工作界面如下图所示。标题栏菜单栏编辑栏行标状态栏工作表标签当前工作表当前单元格“常用”工具栏列标“格式”工具栏4.1.2Excel中的基本概念1．工作簿与工作表。工作簿就是一个Excel文件。当启动Excel后，Excel将自动创建一个新的工作簿文件，简称工作簿，例如book1.xls。一个工作簿由一个或多个工作表组成，系统一般默认为三个工作表，一个工作簿最多可包括255个工作表。工作表是工作簿中编辑二维表格的场所。每个工作表的行标题（行标）用字母A-IV表示，列标题（列标）用数字1-65536表示。为了区分不同的工作表，每个工作表都有一个名称，如Sheet1、Sheet2......称为工作表名。用户可以根据表格内容更改工作表名。多个工作表使数据管理形成了三维的环境。工作表的数量可根据数据管理的要求增加或删除。Excel窗口中，当前编辑的工作簿被称为当前工作簿。4.1.2Excel中的基本概念2．单元格及当前单元格。Excel中把工作表中的格子称为单元格。鼠标单击某一单元格，该单元格周围有一粗线框，这个被选中的单元格称为当前单元格。通过键盘上的[↑]、[↓]、[←]、[→]四个方向键也可以移动粗线框改变当前单元格。工作表中的单元格是规则的，用户可以通过选择【格式】菜单中的【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，在对齐选项卡中，通过选择“合并单元格”复选框，实现合并单元格或取消合并单元格。4.1.2Excel中的基本概念3．单元格区域。单元格区域是工作表中的矩形区域。用户可以对单元格区域进行各种编辑，如复制、移动、删除等。单元格区域用其左上角的单元格地址和右下角单元格地址，中间用冒号“:”分隔的形式表示，如A1:R6。4.1.2Excel中的基本概念4、单元格的地址。单元格是工作表的基本单位，Excel中，利用行标题与列标题的组合实现对单元格的引用，如A1单元格表示的是第A列第一行的单元格。R6单元格表示第R列第6行的单元格。A1、R6这种表示是单元格的相对引用地址。单元格的地址有3种引用方式。⑴相对引用地址。单元格地址的相对引用反映了该地址与引用该地址的单元格之间的相对位置关系。如果将引用相对地址的公式或函数复制到其他单元格时，这种相对位置关系也随之被复制。

⑵绝对引用地址。单元格的绝对引用地址是指将其复制到其他单元格时其地址不变。如$A$1、$R$6⑶混合引用地址。单元格的混合引用地址是指在行标题和列标题中，一个使用绝对引用地址，另一个使用相对引用地址。如$A1、R$6。4.1.3创建工作簿启动Excel2000后，Excel将自动产生一个新的工作簿book.xls。工作簿包括三个工作表，标签名分别是sheet1、sheet2、sheet3。用户可以通过【工具】菜单中的【选项】命令，在弹出的“选项”对话框里的“常规”选项卡中，重新设置新建工作簿中的工作表数。常用的创建方法是：选择【文件】菜单中的【新建】命令，在弹出“新建”对话框中选择要创建的类型，如常用工作簿或电子方案表格。4.1.4输入数据Excel中常用的数据类型包括数字、文本、日期、时间等常量数据，以及公式、批注、超链接等内容。Excel提供了多种数据输入方法及输入技巧来提高数据输入的速度。下面分别介绍。1．输入文本文本数据主要包括数字、文字及符号等内容。一个单元格中最多可以输入255个字符。默认情况下，所有的文本在单元格中都是左对齐的，数字都是右对齐的。⑴直接输入文本。单击某一单元格，直接输入文本，输入完毕后，按回车键、TAB键或方向键即可到下一个单元格继续输入。⑵在一个单元格中输入多行文本。⑶输入文本形式的数字。2．输入时间和日期日期：输入格式可以是“年-月-日”、“年/月/日”、“月/日”或“月-日”等格式。例如2008年1月1日，可以用以下几种格式：2008/1/1、2008年1月1日、08-1-1等格式。时间：输入格式可以是“时：分：秒”、“时：分：”、“时：分”、“时：”等格式，如13时30分，可以用以下几种格式：13：30、13时30分等格式。

Excel把日期和时间存储为数值的形式，所以在显示正确的日期和时间时采用的是右对齐的方式，并且可以将日期和时间进行加、减、乘、除等各种数值运算。输入当天的系统日期可以按Ctrl+；输入当前的系统时间可以按Ctrl+Shift+；3．输入公式或函数⑴输入公式。如果在单元格中输入公式，必须以“＝”开头。表达式中的运算对象可以是常量，也可以是单元格地址。如下图所示：演示3．输入公式或函数⑵输入函数。如果在单元格中输入函数，如SUM（B2:D2）、AVERAGE(B2:D2)等，如图所示：演示3．输入公式或函数⑶自动求和

在“常用”工具栏中，利用“∑”按钮，可以快速地求和。如下图所示。演示4．输入序列数据如果输入的是序列数据，如星期一、星期二…或2、4、6、8...等有规律的数据，Excel提供了一种自动填充数据的功能。填充的内容可以是Excel提供的自定义序列，也可以是数字、文本、文本与数字的混合形式，甚至是公式或函数。有两种方法可以实现自动填充。⑴菜单方法。⑵鼠标拖动方法。

⑶数据填充的几种应用（补充内容）。

演示演示4.1.5选择编辑区1．选择单元格。选择单元格主要有3种方法⑴最简单的方法是直接单击该单元格。被选中的单元格外面有一个黑框，并且在公式编辑栏的“名称框”中显示该单元格的名称。⑵选择【编辑】菜单中的【定位】命令，在弹出的“定位”对话框中输入要选择单元格或单元格区域的名称，单击“确定”按钮即可。⑶在公式编辑栏的“名称框”中直接输入单元格的名称，然后按回车键也可以选中该单元格。演示4.1.5选择编辑区2．选择单元格区域。单元格区域是指多个单元格，可以是连续的或不连续的。⑴最简单的方法是直接用鼠标拖动可以选择一个连续的单元格区域；⑵在“定位”对话框中输入单元格区域的表达形式，如A1：B5；⑶在编辑栏的“名称框”中直接输入单元格区域的表达形式⑷首先选择一个单元格，然后按住Ctrl键，利用鼠标选择其他不连续的区域。结合Shift键，可以选择一个连续的区域。首先选择一个单元格，然后按住Shift键，利用鼠标单击单元格区域右下角的单元格即可。演示4.1.5选择编辑区3．选择整行或整列。利用鼠标在行标题或列标题上直接单击，即可选中该行或该列。在行标题或列标题上拖动鼠标可以选择多行或多列。结合Ctrl键可以选择不连续的多行或多列。演示4.1.5选择编辑区4．选择整个工作表。选择整个工作表可以利用Ctrl+A快捷键实现全选。但最常用的方法是单击行标题和列标题交叉处的“全选”按钮，可以快速地选择整个工作表。⑴先选定某个工作表，然后按住Ctrl键，再分别单击其他工作表的标签。⑵先选定某个工作表，然后按住Shift键不放，再单击另一个工作表标签，这样，这两个工作表之间的所有工作表将被选中。4.1.5选择编辑区4．选择整个工作表。⑶在任一工作表标签处右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，则工作簿中的所有工作表被选中。取消选定：单击任一工作表标签都会取消对所有工作表的选定。演示4.1.6编辑单元格1．调整单元格的行高和列宽。⑴最简单的方法是直接用鼠标拖动行标题或列标题的边界，当鼠标处在边界位置时，鼠标变成一个双向箭头，此时按住鼠标左键拖动即可改变行的高度或列的宽度。如果在边界位置双击鼠标左键，Excel将自动调整行高或列宽以适应单元格中内容的长度或高度；如果选中多行或多列，再用鼠标拖动最下边或最右边的边界时，Excel将同时调整全部所选的行或列的大小。演示4.1.6编辑单元格1．调整单元格的行高和列宽。⑵首先选择需要调整的行或列，然后选择【格式】菜单的【行】或【列】中的【行高】或【列宽】命令⑶在选定的整行或整列上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”或“列宽”命令，同样会弹出“行高”对话框或“列宽”对话框，输入合适的值确定即可。演示演示4.1.6编辑单元格2．移动和复制单元格。单元格的复制与移动同word中文本的复制与移动操作方法类似，都有菜单方法、快捷菜单方法、鼠标拖动法和快捷键法，单元格的移动和复制可以在一个工作表中进行，也可以在不同的工作表或工作簿之间进行。

（1）菜单方法（2）快捷菜单方法（3）快捷键法（4）鼠标拖动法分别演示4.1.6编辑单元格2．移动和复制单元格。选择【编辑】菜单中的【粘贴】命令可以复制整个单元格，包括公式、数值、批注和单元格格式等。用户可以有选择的进行粘贴。选择【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如下图所示。演示4.1.6编辑单元格3．删除或清除单元格数据。在编辑过程中，如果要删除单元格数据，首先选择需要删除内容的单元格区域，然后（1）按键盘上的“Del”键（2）选择【编辑】菜单中的【清除】子菜单中的清除【全部】命令（3）选择【编辑】菜单中的【删除】命令（4）如果只想清除格式、内容或批注等，可以选择【编辑】菜单中的【清除】命令，实现有目的的清除。4.1.6编辑单元格4．设置单元格格式。单元格格式包括数字类型、对齐样式、字体样式、边框样式、单元格底纹和单元格保护。操作步骤如下：（1）选中需要进行格式设置的单元格区域；（2）选择【格式】菜单中的【单元格...】命令，出现“单元格格式”对话框，如图所示。在“单元格格式”对话框中有6个选项卡，分别是“数字”选项卡、“对齐”选项卡、“字体”选项卡、“边框”选项卡、“图案”选项卡和“保护”选项卡。演示4.1.7编辑工作表一个工作簿最多可以包含255个工作表，每个工作表可以输入不同的内容，并且一个工作表也可以分成多个部分，分别编辑数据，编辑工作表包括对工作表的编辑以及对工作表中数据的编辑。1．添加工作表。2．删除工作表。3．重命名工作表。4．移动和复制工作表5．保护工作表。分别演示4.2数据记录的高级编辑工作表中的数据通常是由一条一条的记录组成的，就像是一个数据库，用户可以对这些记录进行条件格式、排序、筛选、分类汇总等高级编辑。下面分别介绍条件格式排序筛选分类汇总

4.2.1条件格式条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的单元格中，并突出显示满足指定条件的数据。条件格式的操作步骤如下：选择条件格式的使用范围，即单元格区域选择【格式】菜单中的【条件格式】命令，弹出“条件格式”对话框，在“条件格式”对话框中输入数据的条件，如图所示：4.2.1条件格式3.单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，设置满足指定条件的数据格式，如图所示：4.2.1条件格式4.如果有多个条件，单击“添加”按钮，添加“条件2”，然后重复第三步继续设置数据格式；如果要删除一个或多个条件，单击“删除”按钮，然后在弹出的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件。如图所示：4.2.1条件格式5.最后单击确定按钮，完成条件格式的设置，请看演示。演示4.2.2排序对工作表中的数据记录进行排序，可以方便用户进行查询、分析和处理等操作。排序方法有2种。简单排序。简单排序是利用“常用”工具栏中的升序和降序按钮进行的。菜单排序。菜单排序是利用菜单命令进行的。4.2.2排序1.简单排序。操作步骤如下：⑴在工作表中选定参与排序的单元格区域；⑵按TAB键，将光标移至要排序的某一列，如“平均分”列。单击“常用”工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，Excel将根据这一列为选定的单元格区域重新排序。说明：如果在排序前没有选定单元格区域，而是选中排序所依据的列中任意一个非空单元格，然后单击“常用”工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，Excel将自动识别单元格区域，进行重新排序。演示4.2.2排序2.菜单排序⑴在工作表中选定参与排序的单元格区域；⑵选择【数据】菜单中的【排序】命令，弹出“排序”对话框;⑶在“排序”对话框中，单击“主要关键字”下拉列表，选择排序所依据的主要关键字，并通过后面的单选按钮设定排序方式，即升序或降序。⑷如果按主要关键字进行排序时出现数值相等的情况，例如主要关键字是“平均分”，如果有两位或更多同学的平均分都相等时，用户可以通过“次要关键字”的设置，进一步排序。如果又出现相等情况，还有“第三关键字”。⑸当所有的排序条件设置好后，单击“确定”按钮完成排序操作。演示4.2.2排序在“排序”对话框中，如果选中“无标题行”单选按钮，Excel将不显示“英语”、“总分”、“平均分”等字段名，而只显示“按列A”、“按列B”等，并且在排序时字段名也参与排序，因此，用户要慎选这一单选按钮。如果单击“选项”按钮，将弹出一个“排序选项”对话框，用户可以更详细地设定排序的方向和方法，如图所示：4.2.3筛选筛选数据是从庞大的数据集中筛选出符合一定条件的记录，并将它们显示或打印出来，同时隐藏不符合条件的记录。筛选数据主要有两种方法。1．自动筛选。2．高级筛选。4.2.3筛选1．自动筛选。操作步骤如下：⑴选定要进行筛选的区域，一般要包含字段名。⑵选择【数据】菜单中的【筛选】选项中的【自动筛选】命令，此时选中的区域中每列数据的字段名旁边出现一个下拉按钮；⑶单击工作表中字段名旁边的下拉按钮，在下拉列表中包含了该列所有的值、自动筛选“前10个”、“自定义...”选项等。⑷设置完成后，单击“确定”按钮，完成自动筛选，并显示筛选后的结果。演示4.2.3筛选取消自动筛选：只要选择【数据】菜单中的【筛选】选项中的【自动筛选】命令，则回到初始状态，重新显示全部数据。演示4.2.3筛选2．高级筛选。使用自动筛选方式寻找符合特定条件的记录方便且快捷，但条件较多并且较复杂时，就可以利用高级筛选。使用高级筛选，必须要建立条件区域。条件区域中的条件标志必须与列表区域具有相同的字段名，以作为匹配条件的依据，并且至少有一行用来定义筛选条件。演示4.2.4分类汇总分类汇总是Excel提供的一项统计计算功能，它可以将相同类别的数据进行统计汇总，如求和、求平均分、求最大值或最小值等。分类汇总必须在数据已排序的基础上进行。分类汇总的操作步骤如下：1.对学生成绩情况表按性别进行排序，然后选中参与分类汇总的单元格区域；2.选择【数据】菜单中的【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框，如图所示。演示分类汇总设置分类汇总结果4.2.4分类汇总取消分类汇总的操作是：选择【数据】菜单中的【分类汇总】命令，在弹出的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮，即可删除分类汇总。演示4.3图表的应用在Excel中，图表是指将工作表中的数据用图的方式表示出来，如“柱形图”、“条形图”、“折线图”等。在工作表中引入图表，可以使数据分析更加清晰、直观。（1）创建图表（2）编辑图表（3）图表格式4.3.1创建图表操作步骤如下：1.选择需要创建图表的数据区域说明：创建图表的第一步也可以不选择数据区域，只要在选择数据表中的任一单元格即可，因为在图表向导的第二步可以重新选择数据区域。2.选择【插入】菜单中的【图表】命令，或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，弹出图表向导的“4步骤之1-图表类型”对话框，选择所需要的图表类型，然后在右侧的“子图表类型”中选择一个具体的图表类型，如“簇状柱形图”、“三维柱形图”等。单击“按下不放可查看示例”按钮，可观查图表的样式。4.3.1创建图表操作步骤如下：3.单击“下一步”按钮，出现图表向导的“4步骤之2-图表数据源”对话框，

在“数据区域”选项卡中，用户可以改变源数据区域。在数据区域的文本框后，单击按钮隐藏对话框，在工作表中选择所需的单元格区域，然后单击按钮显示对话框。在该选项卡中，用户还可以根据需要改变系列产生在“行”或“列的设置，改变后的图表变化通过预览区浏览。4.3.1创建图表操作步骤如下：4.单击“下一步”按钮，出现图表向导的“4步骤之3-图表选项”对话框。4.3.1创建图表操作步骤如下：5.单击“下一步”按钮，弹出图表向导的“4步骤之4-图表位置”对话框。在该对话框中，设置图表是作为对象插入到工作表中还是作为新工作表插入。演示4.3.2编辑图表认识图表图表标题：是整个图表的名称，位于图表的顶端，如图中的“成绩表”；4.3.2编辑图表认识图表数值轴标题：是数值轴的名称，如图中的“分数”；4.3.2编辑图表认识图表分类轴标题：是分类轴的名称，如图中的“姓名”；4.3.2编辑图表认识图表图例：标明图表中各种颜色所对应的含义。如图的右侧图例中黄色代表数学、红色代表英语；4.3.2编辑图表认识图表