行政文秘人员职业化训练教程 第07讲 办公室事务

第七讲办公室事务1辰建科技课程安排办公室环境的布置邮件的收发与传阅妥善安排约会2辰建科技办公室环境办公室布置的原则办公室用品的选购与摆放3辰建科技点评根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点4辰建科技办公室布置的原则办公室要布置得整齐洁净，采光良好。走道上不要放置有碍行走的物品。办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。5辰建科技办公室布置的原则将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。（续上表）6辰建科技办公室布置的原则办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。办公桌和办公区域要保持清洁。（续上表）7辰建科技

办公用品的选购与摆放

选购办公用品的原则办公用品的基本配备办公用品的摆放原则8辰建科技选购办公用品的原则

一、是满足工作要求二、是提高工作效率三、是节约人工费用四、是树立企业公众形象

9辰建科技根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单小组讨论：10辰建科技邮件的收发与传阅邮件收进的程序和要求邮件的发出11辰建科技小组讨论如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？12辰建科技收信件细节上司或同事的私人信件原封送交。“误拆”应立即封口、签名、致歉裁开或剪开封口，保持信件完整检查信封内有无单据或名片，避免遗漏如有必要，可以登记信封的信息13辰建科技邮件收进的程序和要求分类拆封登记分送阅办14辰建科技请每组设计一份邮件登记表实战演练：15辰建科技邮件登记表编号收到日期发出日期收阅人/部门邮件种类处理办法备注1、2、3、4、5、16辰建科技资料、邮件分送上司亲收件要立即呈送部门信件交到负责人手中传阅资料请附上签字单17辰建科技阅办仔细认真，重点要圈划长篇要进行摘要适当提出拟办意见办毕保管备查18辰建科技观看录影片段一评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？19辰建科技讨论这位行政人员的工作应该如何改善？观看录影片段二20辰建科技邮件的发出内容校核信封、封皮查对邮件寄发21辰建科技妥善安排上司约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节22辰建科技安排约会的原则配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会23辰建科技观看资料片一、二请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？24辰建科技安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会。出差回来当天周末或假日临近下班25辰建科技下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。安排约会需要注意的细节（二）时间约会事由所带资料参加人员地点26辰建科技及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。安排约会需要注意的细节（三）27辰建科技安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容。保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知