设备档案管理环节

设备档案管理环节爱辉区档案局臧晓璐在这个课程里，会多次提到科技档案这个概念，因为设备档案是科技档案中的一类，所以对设备档案管理方面的要求，除了收集范围是属于设备档案个性的部分外，其余的管理规定都是共性的，适用于各类别的科技档案。在讲设备档案管理环节前先讲一下科技档案管理要诀。目的是让大家对科技档案有更深刻的认识，科技档案同其他门类的档案一样重要。科技档案管理要诀：一法二条：《中华人民共和国档案法》是我们检查包括设备档案在内的科技档案工作的法律性依据。《黑龙江省档案管理条例》《科学技术档案工作条例》是我们管理、利用和保护包括设备档案在内的科技档案的专业性法规。两家领导：一家领导是专业领导部门，国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关负责领导本专业的科技档案工作（例如，设置本专业科技档案的管理机构，并配备管理人员，制定本专业科技档案的管理制度、分类大纲、保管期限表等等。）另一家领导是档案管理部门（包括：国家档案局和各级档案管理机关），档案管理部门负责监督、检查全国的科技档案工作，并有针对性地进行科技档案管理的业务指导。一、设备档案概述1、设备档案（亦称设备仪器档案，或称仪器设备档案）：是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。2、设备档案，按构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁和有色冶金企业的冶炼设备的档案，这种设备档案是与基建档案难以截然分开，因此可作为基建档案的一个组成部分；另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开独立存在。本课程所讲述的设备档案是指可以同土建工程分开独立存在的一种。3、设备从来源看有两种。一种是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、实验的特殊需要而自制的专用设备；另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。因此，设备档案也相应地有两种情况：一种是在自制设备的设计和研制过程中形成的科技文件材料，一种是随外购设备的进货带来的科技文件。两种都是设备档案的重要组成部分，都应妥为保存，科学管理。二、设备档案管理的工作环节设备档案管理的工作环节包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用八个环节。（一）收集：就是科技档案人员按照国家和有关专业主管部门的规定，通过接收、征集等方式，把分散在单位（机构）和个人手中的科技文件材料或科技档案集中到科技档案部门。1、收集时需要执行的制度：（1）三纳入制度：科技文件材料工作阶段的三纳入，各企业、科技单位（或部门）应当将科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。科技档案管理工作阶段的三纳入，各科技单位（或部门）应当将科技档案工作纳入生产技术管理、科学研究管理、基本建设管理中。（2）四参加制度：科技档案部门和科技档案工作人员必须参与科研成果鉴定，参与基建工程竣工验收，参与设备仪器开箱，参与新产品鉴定和定型，参与有关科技工作的会议。2、收集内容：按设备来源分：（1）自制设备：包括设备在设计、研制、试验、制造、安装、使用、维修、改造过程中形成的文件材料（2）外购设备：包括设备购置文件（设备技术经济计算文件，有关购置设备的谈判文件，订购协议或合同书等）；随机文件（设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，设备安装规程等）；设备安装、使用过程中形成的文件（设备安装记录、试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等）3、具具体收收集设设备文文件材材料范范围：：（1））图样样（图图纸））（2）文文字材材料：：调查查报告告、计计划任任务书书、设设计任任务书书、技技术任任务书书、技技术协协议书书、技技术建建议书书、运运行报报告、、计算算书、、标准准化审审查报报告、、技术术经济济分析析报告告、试试制总总结、、概算算书、、鉴定定书、、说明明书（（技术术设计计说明明书、、使用用说明明书、、产品品证明明书））（3）目目录、、表格格式文文件材材料：：明细细表、、图样样目录录、表表格式式文件件、配配套目目录、、汇总总表；；（4）电电影胶胶片、、照片片、缩缩微胶胶片、、幻灯灯片、、录音音带、、录像像带、、唱片片、光光盘、、磁盘盘、计计算机机磁带带。(二)整理理:整整理就就是对对收集集来的的科技技档案案进行行系统统整理理编目目、编编号并并系统统排列列，使使之系系统有有序.A：纸纸质文文件材材料的的整理理：1、分分类：：（收收集流流程之之后））(1)、性性质——型号号分类类法：：性质质—型型号——结构构隶属属—案案卷：：如生生产设设备——LYY打打磨机机-01（（案卷卷）；；医疗疗设备备—彩彩超透透视仪仪—01（（可省省略结结构隶隶属））；办办公设设备——方正正科技技电脑脑—显显示器器—01（（案卷卷）(2)、工工序——型号号分类类法：：工序序—型型号——结构构隶属属—案案卷如如：：一个个啤酒酒制造造企业业的设设备档档案按按工序序可分分为：：发酵酵———A保保温机机—01，，粉碎碎—M磨浆浆机——01，罐罐装等等工序序。（3））种类类分类类法：：电教教设备备、办办公设设备、、车辆辆（4））型号号分类类法：：Ⅰ型型焊接接机ⅡⅡ型焊焊接机机2、组组卷（（分类类流程程之后后）（1））组卷卷原则则组卷要要遵循循设备备文件件材料料的形形成规规律，，保持持案卷卷内文文件材材料的的有机机联系系，便便于档档案的的保管管和利利用。。同一一案卷卷内的的设备备文件件材料料的密密级应应尽量量保持持一致致，以以便于于提供供利用用。若若同一一案卷卷内的的设备备文件件材料料的密密级不不一致致的话话，则则提供供利用用时，，低密密级的的服从从高密密级的的。即即有非非密的的设备备档案案，又又有秘秘密的的档案案，只只能能直接接提供供给具具有利利用秘秘密权权限的的用户户使用用。（2））组卷卷要求求案卷内内设备备文件件材料料内容容必须须准确确反映映设备备及其其管理理活动动的真真实情情况。。案卷内内设备备文件件材料料要齐齐全、、完整整。案卷内内设备备文件件材料料的载载体和和书写写材料料应符符合耐耐久性性要求求，不不能有有热敏敏纸，，不能能有铅铅笔、、圆珠珠笔、、红墨墨水、、纯蓝蓝墨水水、复复写纸纸等书书写的的字迹迹。（3））组卷卷方法法1)直直接针针对具具体设设备的的管理理性科科技文文件材材料放放入所所针对对的设设备类类别里里组卷卷。2)设设备仪仪器方方面的的科技技文件件材料料按其其种类类、结结构或或阶段段等分分别组组卷。。种类类：即即将同同一种种类设设备组组织到到一卷卷中。。结构构：即即将一一个组组件、、一个个部件件、一一个零零件中中的科科技文文件材材料分分别组组卷。。阶段段：即即自制制的设设备按按制造造、使使用过过程分分成各各阶段段分别别组卷卷。如如立项项阶段段、设设计阶阶段、、研制制阶段段、试试运行行阶段段、安安装调调试阶阶段、、运行行阶段段、维维护修理阶阶段、、设备备管理理阶段段。购购置的的设备备分别别按设设备购购置阶阶段、、安装装调试试阶段段、运运行阶阶段、、维护护修理理阶段段、设设备管管理阶阶段组组卷。。引进设设备中中的成成套科科技文文件材材料可可不拆拆散组组卷。。3）一一个单单位保保存一一套相相关的的通用用图、、标准准图，，并单单独组组卷；；采用用了这这些通通用图图、标标准图图的设设备，，设备备文件件材料料组卷卷时可可在卷卷内备备考表表中说说明并并标注注标准准图、、通用用图的的图号号。4）底底图以以张为为单位位单独独保存存和管管理。。5）设设备更更换零零部件件时，，保留留新形形成的的科技技文件件材料料并单单独组组卷排排列在在原设设备案案卷之之后。。6）设设备备维修修中形形成的的科技技文件件材料料单独独组卷卷。外外购设设备中中的随随机文文件材材料可可以单单独组组卷。。4、排排列（（组卷卷之后后）（1））图纸纸按图图号、、隶属属关系系（总总图组组件图图部部件图图零零件图图）排排列。。（2））文字字材料料按重重要程程度（（成果果材料料原原始材材料中中间间材料料）、、时间间、地地区、、逻辑辑关系系排列列。（3））混合合材料料：全全面说说明，，文字字在前前，图图样在在后；；补充充说明明、局局部说说明，，图样样在前前，文文字在在后。。有译译文的的外文文资料料译文文在前前，原原文在在后。。（4））按设设备依依据性性材料料、外外购设设备开开箱验验收（（自制制设备备的设设计、、制造造、验验收））、设设备安安装调调试、、随机机文件件材料料、设设备运运行、、设备备维护护等排排列。。5、编编号、、编目目：（1））页号号：为了便便于查查找卷卷内的的设备备文件件材料料，就就需要要重新新逐页页编写写案卷卷统一一的流流水顺顺序页页号。。1)案案卷内内设备备文件件材料料均以以有书书写内内容的的页面面编写写页号号。2)单单面书书写的的设备备文件件材料料在其其右下下角编编写页页号；；双面面书写写的设设备文文件材材料，，正面面在其其右下下角，，背面面在其其左下下角编编写页页号。。图样样页号号编写写在标标题栏栏外。。3)成成套图图样或或印刷刷成册册的设设备文文件材材料，，自成成一卷卷的，，应排排在卷卷内文文件材材料最最后，，将其其作为为一份份文件件填写写卷内内目录录，不不必重重新编编写页页号，，可在在备注注中注注明总总页数数。卷卷内目目录、、卷内内备考考表不不编写写页号号。（2）卷卷内内目录录：排排列在在卷内内文件件首页页之前前。项项目有有：序序号、、文件件编号号、责责任者者、文文件材材料题题名、、日期期、页页号、、备注注。1)序序号应应用阿阿拉伯伯数字字从1起依依次标标注卷卷内设设备文文件材材料件件数的的顺序序。2)文文件编编号应应填写写设备备文件件材料料的文文号或或图样样的图图号、、设备备代号号等。。3)责责任者者应填填写设设备文文件材材料的的形成成部门门或主主要责责任者者。4)文文件材材料题题名应应填写写设备备文件件材料料的全全称。。5)日日期应应填写写设备备文件件材料料的形形成日日期。。6)页页号应应填写写每件件设备备文件件材料料首尾尾页上上标注注的页页号。。（3））、卷卷内备备考表表的编编制。。卷内内备考考表，，卷内内文件件状况况的记记录单单，排排列在在卷内内文件件之后后。1)卷卷内备备考表表（A4纸纸）。。内框左左右边边线距距左右右纸边边为25mm，，内框框上下下边线线距上上下纸纸边35mm2)说说明包包括：：案卷卷内设设备文文件材材料的的件数数、页页数以以及在在组卷卷和案案卷提提供使使用过过程中中需要要说明明的问问题。。3)立立卷人人应由由责任任立卷卷人签签名。。4)立立卷日日期应应填写写完成成立卷卷的日日期。。5)检检查人人应由由案卷卷质量量审核核者签签名。。6)检检查日日期应应填写写审核核的日日期。。7)互互见号号应填填写反反映同同一内内容而而形式式不同同且另另行保保管的的档案案保管管单位位的档档号。。档号号后应应注明明档案案载体体形式式，并并用括括号括括起来来。8)卷卷内备备考表表排列列在卷卷内文文件材材料之之后。。（4））案卷卷封面面的编编制1)案案卷封封面印印制在在卷盒盒的正正表面面，也也可采采用内内封面面形式式。2)案案卷题题名应应简明明、准准确地地揭示示卷内内设备备文件件材料料的内内容，，一般般由三三部分分组成成。一一是项项目名名称或或代字字、代代号，，是指指卷内内设备备文件件材料料所属属设备备等的的名称称或其其代号号；二是案案卷针针对的的内容容，是是指卷卷内设设备文文件材材料的的内容容，如如结构构、阶阶段、、性质质等，，案卷卷题名名；三三是卷卷内文文件材材料名名称，，如图图纸，，说明明书，，计算算书、、实验验记录录、成成果报报告等等。案案卷题题名一一般由由立卷卷人拟拟写。。3)立卷卷单位位应填填写负负责设设备文文件材材料组组卷的的部门门或项项目负负责部部门。。4)起起止日日期应应填写写案卷卷内设设备文文件材材料形形成的的起止止日期期。5)保保管期期限应应依据据有关关规定定填写写组卷卷时划划定的的保管管期限限。（（根据据设备备使用用期限限确定定，如如永久久，长长期，，短短期或或者注注明：：设备备实体体报废废5年年后。。6)密密级应应依据据保密密规定定填写写卷内内设备备文件件材料料的最最高密密级。。7)档档号，，即以以字符符形式式赋予予档案案实体体的用用以固固定和和反映映档案案排列列顺序序的一一组代代码。。档号号应填填写全全宗号号、分分类号号（项项目代代号或或目录录号））、案案卷号号。全宗号号由各各单位位根据据本单单位法法人的的变更更情况况自设设定，，需向向国家家档案案馆移移交的的档案案，其其全宗宗号另另定；；分类类号是是指按按统一一的分分类规规则划划分本本单位位全部部档案案后所所给定定的类类别号号；项项目代代号是是指设设备档档案所所反映映的设设备的的代号号或代代字；；目录录号一一般指指分类类目录录号；；案卷卷号是是指设设备档档案按按一定定顺序序排列列后的的流水水号。。如:32-S.BG-00132-立档档单位位的全全宗S-设设备大大类的的代号号BG-办公公设备备的代代号001-案案卷号号5)档档案馆馆号应应填写写国家家档案案行政政管理理部门门赋予予的档档案馆馆代码码。（5））案卷卷脊背背的编编制案卷脊脊背项项目有有保管管期限限、档档号、、案卷卷题名名，式式样及及规格格见图图。保保管期期限填填写方方法同同案卷卷封面面的编编制相相同。。6、编编制检检索工工具：：可编编制科科技档档案总总目录录、科科技档档案分分类目目录（（均为为A4横幅幅）科技档档案总总目录录是按按照接接收归归档的的先后后顺序序，以以案卷卷为对对象登登记著著录的的目录录。即即设备备类档档案是是按照照接收收的先先后顺顺序，，和其其他类类别的的科技技档案案一起起流水水登记记的。。总目录录主要要起库库藏管管理作作用，，但若若库藏藏科技技档案案是按按照归归档的的先后后顺序序排架架的话话，那那么总总目录录也可可以用用于检检索库库藏的的科技技档案案，作作为检检索目目录使使用。。科技档档案总总目录录项目目依次次为：：总顺顺序号号、归归档时时间、、案卷卷题名名、档档号、、分数数、张张数、、编制制（单单位、、日期期）、、密级级、保保管期期限、、更改改登记记、备备注。。科技档档案分分类目目录是是按照照科技技档案案实体体分类类、排排列顺顺序，，以案案卷为为对象象登记记著录录的目目录。。即以以设备备类档档案作作为单单独编编制单单位，，按照照设备备类档档案下下设的的小类类排列列顺序序进行行登记记。科技档档案分分类目目录项项目依依次为为：分分类顺顺序号号、归归档时时间、、案卷卷题名名、档档号、、分数数、张张数、、编制制（单单位、、日期期）、、密级级、保保管期期限、、备注注。7、案案卷的的装订订（装装盒））（1））案卷卷可采采用装装订和和不装装订（（装盒盒）的的两种种形式式。装装订的的目的的是固固定与与保护护案卷卷，避避免散散失与与损失失。不不便装装订的的图纸纸、簿簿、本本、册册等，，放在在卷夹夹或卷卷盒内内。（2）案卷内内不同幅面的的设备文件材材料要折叠为为统一幅面，，破损的要先先修复。（3）案卷内内不允许有金金属物。需装装订的设备文文件材料，可可用不锈钢夹夹、线绳装订订。（4）不装订订的案卷，应应在每份科技技文件材料的的右上角加盖盖档号章，式式样见图。档档号填写同案案卷封面、序序号填写同卷卷内目录中每每份文件材料料的序号一致致。8、卷皮、卷卷内表格的规规格及其制成成材料（1）设备档档案案卷卷皮皮采用卷盒、、卷夹两种形形式。（2）卷皮规规格和制成材材料1)卷盒