办公室实务教学大纲

《办公室实务》教学大纲课程名称：办公室实务课程类别：专业任选课学时与学分：课程总学时：32课程总学分：2一、大纲说明课程的性质与任务本课程是汉语言文学专业的限选课。通过本课程的学习，使学生掌握《办公室实务》的基本理论、基本知识和秘书活动中的基本方法与技巧。课程的教学目的与要求教学目的.使学生掌握办公室实务的基本知识和基本原理；.使学生在掌握办公室实务的基本知识和原理的基础上，掌握相关的实践知识和操作技能，在今后的实际工作中充分运用该学科知识，适应社会对专业秘书人员的各方面需要。基本要求.加强对办公室实务知识的学习；.注重突出理论联系实际，在实践中灵活运用。二、教学内容、教学要求及教学重点和难点3、信息开发的主要形式4、信息编写的类型5、信息开发的要求（二）工作程序1、确定主题2、分析信息材料3、选择信息开发方法4、选择开发信息的形式5、形成信息产品二、信息的利用（一）相关知识1、信息利用的特点2、信息利用的要求（二）工作程序1、熟悉信息的内容2、确定利用需求3、确定信息利用服务的途径4、获取信息5、提供信息（三）注意事项三、信息的反馈（一）相关知识1、信息反馈的目的2、信息反馈的特点3、信息反馈的形式4、信息反馈的要求（二）工作程序1、明确目标2、选择信息反馈的方法3、获取反馈信息4、加工分析反馈信息5、传递反馈信息6、利用反馈信息（三）注意事项第六章办公室日常事务管理教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生掌握办公室日常事务的相关知识。教学重点办公室日常事务教学难点日常事务的管理教学内容、电话事务处理（一）电话接打程序（二）电话接听基本技巧二、安排值班工作（一）值班的含义及组织形式（二）值班工作的任务（三）值班工作的要求（四）值班资料的要求（五）突发事件的处理（六）建立完善的值班管理制度三、处理突发事件（一）相关知识（二）工作程序四、差旅事务（一）旅行前的准备工作（二）旅行计划（三）上司外出旅行时办公室人员的工作（四）上司回来后办公室人员的工作（五）旅行手续五、印章和介绍信管理（一）印章管理（二）介绍信的使用和管理六、现金使用与保管）零用现金的管理要求（二）零用现金管理一般程序（三）办理商务报销第七章会议管理第一节会前筹备教学目的和要求通过对本节的介绍，让学生掌握会前应做的准备。教学重点拟定会议的筹备方案教学难点应急方案的拟定教学内容一、会议筹备方案的拟定（一）会议筹备方案的作用（二）会议筹备方案与会议策划方案的关系（三）会议筹备方案的拟定程序（四）会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程（agenda）4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需要设备和工具，要满足会议的需要6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制的工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构，大型会议确定筹备机构及人员分工的组成二、布置会场和安排座次（一）布置会场（二）会议座次安排三、会议筹备的检查（一）检查的方法1、听取会议筹备人的汇报2、现场检查（二）检查汇报的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式（三）检查的内容1、会议准备是否充分；2、会议期间能否排除各种干扰；3、环境条件与用品准备；4、文件材料准备情况5、会场布置情况6、会议保卫工作情况7、其他检查五、拟定会议的应急方案第二节会中服务教学目的和要求通过对本节的介绍，让学生了解会中应做的服务。教学重点会议进程的原则与方法教学难点会中突发事件的处理教学内容一*、接站二、签到三、引导就座四、分发文件五、维持会场秩序六、做好会议记录七、做好会议信息工作八、做好安全保卫工作九、会议值班十、做好会议期间的生活服务工作（一）及时订购回程票（二）打印并分发会议代表通讯录（三）组织拍摄会议集体照及活动照（四）旅游、娱乐与陪同工作（五）餐饮服务第三节会后落实教学目的和要求通过对本节的介绍，让学生了解会后应做的工作。教学重点会议总结教学难点建立会议评估体系教学内容一、检查会场二、离会三、会议文件资料的收集四、撰写会议纪要五、会议文件的立卷归档六、会议经费结算七、跟踪反馈落实会议精神第八章接待工作教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生掌握接待的相关知识。教学重点涉外礼仪教学难点相关工作程序教学内容一、接待的意义与原则(一)意义1、展示形象的重要窗口2、牵线搭桥的主要形式3、获取信息的有效渠道(二)原则1、一般原则(1)诚恳热情(2)讲究礼仪(3)细致周到(4)俭省节约，按章办事(5)保守秘密(6)对口接待，分工负责2、涉外接待的原则(1)不卑不亢(2)依法办事(3)内外有别(4)尊重个人(5)女士优先(6)入乡随俗二、接待的类型、规格与内容(一)类型1、按来访者的国别分类内宾接待外宾接待2、按来访者事先是否预约分类有约接待无约接待3、按来访者的人数分类个别接待团体接待(二)接待规格1、高规格接待2、对等接待3、低规格接待（三）接待工作的内容三、接待工作流程（一）日常事务接待工作流程（二）团体接待工作流程（三）接待准备1、环境准备2、心理准备3、信息准备（四）接待工作程序及礼仪1、热情迎客2、诚恳待客3、礼貌送客4、落实和检查第九章文书档案工作教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生掌握文书工作的相关知识。教学重点第一章绪论教学目的和要求通过对本课程的介绍，让学生了解本课程的相关知识教学重点和难点对本课程的认识教学内容本课程的介绍一、办公室的含义二、办公室的职能三、办公室工作的内容四、办公室工作的特点第二章办公环境管理教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生了解办公环境管理的相关知识。教学重点办公模式及办公布局教学难点办公布局教学内容一、办公环境概述（一）办公环境的概念文书工作教学难点相关工作程序教学内容一、发文处理（一）拟稿（二）审核（三）签发（四）复核（五）缮印（六）校对（七）用印（八）登记（九）分装（十）核发（十一）立卷归档二、收文处理（一）签收（二）启封（三）登记（四）初审（五）分送（六）传阅（六）拟办（七）批办（八）承办（九）催办（十）注办（十一）立卷归档三、档案管理（一）文书整理归档的基本原则（二）文书整理归档的范围（三）机关文件材料不归档范围（四）归档文件整理方法三、教学时数及分配表章次课程内容总学时第1章办公室工作概述2第2章办公环境管理4第3章时间管理4第4章办公用品4第5章信息管理3第6章日常事务管理4第7章会议管理3第8章接待4第9章文书档案管理2复习考试2合计32四、考核方式考查：平时成绩30%+期末考试70%五、课程使用的教材与主要参考书1、黄良友《办公室工作与管理》首都经济贸易大学出版社2008年版2、胡鸿杰办公室事务管理中国人民大学出版社2004年版3、张强、王玉霞办公室工作实务北京航空航天大学出版社2008年版4、赵华、张媛办公室规范管理实务2009年版（二）办公环境的构成二、办公模式的选择（一）导致办公模式变化的原因（二）办公模式的种类与管理（三）选择不同办公模式的程序（四）注意事项三、办公室布局（一）办公室布局的作用（二）办公布局的原则（三）办公室布局种类1、开放式办公室2、封闭式办公室3、混合式办公室（四）工作程序（五）设计办公结构和布局应考虑的因素四、办公环境的管理（一）日常维护（二）安全管理第三章办公室时间管理教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生了解如何有效管理时间教学重点办公室时间运用的基本方法教学难点办公室时间运用艺术教学内容一、时间管理概述（一）定义（二）时间管理理论的发展阶段二、办公室时间运筹的基本原则（一）史密斯法则（二）二八原则（2/8定律）三、时间运筹的方法（一）时间表管理法1、年度时间安排表2、季度时间安排表3、月时间安排表4、周时间安排表5、日时间安排表（二）工作日志管理法（三）目标时间管理法1、耶鲁大学的目标设定七步骤2、设定目标的SMART原则3、实施目标时间管理法的步骤四、常见的时间管理杀手五、时间管理的方法与艺术（一）方法（二）运用艺术六、安排领导日程应注意的事项第四章办公用品管理教学目的和要求通过对本章的介绍，让学生了解办公用品管理的基本知识。教学重点办公用品管理的程序教学难点采购预算方案的制订教学内容一、办公用品的类别（一）纸簿类（二）笔尺类（三）装订类（四）归档类（五）办公设备专用易耗品（六）办公设备（七）办公书籍二、办公用品管理过程（一）计划（二）采购（三）保管（四）发放（五）经费核算三、预算方案编制原则（一）真实性原则（二）重点性原则（三）目标相关性原则（四）经济合理性原则四、预算的程序（一）确定预算的核算基数（二）进行市场调研（三）确定采购用品种类及价格（四）编写预算方案（五）征求意见，完善方案五、采购预算方案的内容（一）预算的项目名称（二）目标（三）需用的办公资源（四）采用的预算方法（五）测算的依据（六）支出的预算标准六、编制预算方案的注意事项（一）进行调查研究（二）不要一味追求高档（三）必须购置（四）考虑存放位置（五）选择供应商（六）征求各方意见七、获得办公用品使用权的方式（一）购买（二）租用八、政府采购概述（一）政府采购的原则（二）采购的方式九、采购程序（一）提出购买申请（二）审批，落实经费（三）招标，选择供应商（四）签订供货合同（五）货物入库（六）支付货款十、采购注意事项十一、办公设备的租用（一）提出租用申请（二）审校标准（三）选择出租商（四）签订租用合同（五）验收租用设备（六）使用租用设备十二、表格示范（一）申购表（二）订货单（三）交货单十三、库存管理（一）