库存管理和订货培训讲义

库存管理和订货讲师：木子库存管理基本概念1、商品的基本库存：某种商品在门店中未销售的总数量和总金额。2、库存天数:

商品库存天数=单品库存数量/日均销售（DMS）*小分类库存天数=小分类库存成本/日均销售成本*大分类库存天数=大分类库存成本/日均销售成本

库存管理基本概念3、高库存商品：*02处商品库存周转>30天03处*31\32\33部门商品的库存周转>45天*34部门商品库存周转>60天*36部门商品库存周转>45天*37\38部门商品库存周转>60天4滞销商品：*02处商品无销售>20天*03处商品无销售>30天

库存管理基本概念5、系统库存（电脑库存）：是电脑系统中记录的商品的库存数量和商品成本金额。6、库存区：用来存放商品的非销售区域。7、库存周转：商品库存与销售相比而体现周转次数的数据。系统库存的维护1、系统库存维护的原则：使系统中的库存数据与实际商品的库存数据一样。2、影响系统库存的原因：包括影响库存变化的原因和影响库存系统不准确的原因增加？减少？系统库存的维护使库存增加的原因*商品收货(包括商品的店间调入及赠品收货)*顾客的退货

*供应商补赠品

使库存减少的原因

1、商品销售

2、商品的退货（退给供应商）

3、商品的调出

4、偷盗

5、商品报损

6、商品的领用

系统库存的维护使系统库存数据不准确的原因客观原因：时间差和空间距离造成错误商品被盗窃或被损坏而未被发现

主观原因：*收货部点数错误；所收商品混有其他物品*录单错误；收单未及时录入系统*商品被损坏发现后未执行商品库存调整程序楼面在盘点时的错误点数*将条形码贴错（窜码），导致商品库存错误*收银员在结帐使用数量键时，发生错误*收银员在结帐时，多个同类商品过机扫描错误系统库存的维护解决实际库存与系统差异的方法﹠验收、退货、报损、店内调拨等单据及时录入系统。系统库存和实际库存不一致，申请库存调整﹠发现空瓶空盒及时报损﹠加强责任心，如盘点、输入单据等错误，对出错人员进行培训和教育库存的管理与控制

（一）库存控制管理工具--电脑系统报表管理层每日应阅读※商品日进销存报表※分析商品库存平衡※各处前50销售排名（按数量、按金额）※检查部门店前50名的库存状况※对比前一天可知缺货状况负库存商品清单※改正库存错误※日营业额比较表

※及时了解全店的销售库存存的的管管理理与与控控制制管理理层层每每周周应应阅阅读读（1））缺缺货货商商品品清清单单周转转天天数数02处处7天天以以下下、、03处处10天天以以下下（2））部部门门周周销销售售报报表表（3））高高库库存存商商品品清清单单（4）无销售售商品清单周转天数02处14天、、03处30天（5）营业额额周报比较表表库存的管理与与控制▲管理层每月月应阅读（1）月库存存绩效报告（2）商品缺缺货损失报告告（3）部门日日进销存报表表▲建立库存控控制的指标库存控制的指指标是指单品品库存金额、、库存周转以以及部门库存存金额、库存存周转以及年年库存周转的的控制。所有有的指标以公公司的预算指指标为准。库存的管理与与控制（二）库存过过大和缺货1、高库存高库存的不利利因素（1）库存空间间被占用，不不利于库存空空间周转（2）导致资资金的周转下下降（3）浪费更更多的人力来来进行库存的的维护和整理理（4）导致商商品可能被损损坏程度加大大（5）导致商商品被清仓销销售而造成损损失库存的管理与与控制高库存的原因因（1）系统的库库存数据不准准确，导致订订货不准确而而造成库存过过大（2）楼面人人员的实物库库存管理不当当，未找到库库存，造成重重复订货（3）商品促促销的预计数数量与实际销销量相差比较较远，导致商商品库存较大大（4）季节性性商品过季后后滞销（5）商品属属于滞销商品品（6）商品的的陈列空间与与商品的周转转不成比例，，导致商品的的库存数数量过大（7）商品的的最小订货数数量与商品的的周转不成比比例库存的管理与与控制高库存异常处处理（1）核查进进货资料,订订货人员,库库存金额,保保存期限,平平均销量,陈陈列位置,市场价格,促销效率,商品质量,样品功能等等。（2）联络采采购协调供应应商共同解决决,能否退退货,换货货,换新机机种,新商品品，或是赞助助费用降价促促销。（3）举办各各种联合促销销活动,买A送A,买A送B,买两个送一个个,抽奖特卖卖,入口处叫叫卖促销等。。（4）没有有卖不出去去的商品,只有卖不不出去的价价钱,最后后还可以转转为自用,或是捐捐给慈善机机构,建建立公益形形象,亦或或是作为各各项活动的的奖品,赠赠品。库存的管理理与控制2、缺货缺货的概念念理论上，当当某一商品品的库存数数字为零时时，即为缺缺货。但实际营运运中，缺货货的含义包包括许多：：（1）货架架上的商品品只有几个个或少量，，不够当日日的销售，，为缺货；；（2）服装装、鞋类商商品的某些些颜色缺少少或尺码断断码；家电电商品只有有样机；（3）商品品陈列在货货架上，但但商品外包包装有瑕疵疵，所以顾顾客不会挑挑选；（4）系统统库存不等等于零，实实际库存为为零；（5）广告告彩页新商商品未能到到货；（6）商品品的目前库库存不能满满足下一次次到货前的的销售，为为潜在的缺缺货。库存的管理理与控制缺货的原因因（1）订货货不足或不不准确；（2）系统统中的库存存不准确，，导致门店店的订单错错误；（3）某些些商品漏订订货或某个个供应商漏漏供货；（4）顾客客的集中购购买；（5）商品品特价等因因素导致商商品热销；；（6）供应应商缺货不不能提供等等。库存的管理理与控制缺货的危害害（1）缺货货导致超市市的销售业业绩下降；；（2）缺货货导致顾客客不能买到到所需的商商品，降低低顾客服务务的水平，，不利于商商场形象的的维护；（3）缺货货过多导致致顾客不信信任超市，，甚至怀疑疑该公司的的商品经营营实力；（4）缺货货导致货架架空间的浪浪费库存的管理理与控制关于周转天天数及毛利利的一些算算法单品周转天天数=单品品库存数量量/DMS毛利率={1—[净净含税进进价÷(1+进项税税)]÷÷[售价价÷(1+销项税)]}××100%}DMS=昨日日均销销量×（1—OPL指数）+今今日销量量×OPL指数库存的管理理与控制缺货的分析析1）缺货数数量：缺货货数量是部部门的缺货货数量和门门店的缺货货数量，同同时对商品品大类的缺缺货进行统统计，排名名2）缺货损损失销售额额：所有属属于该部门门的抽货商商品销售损损失金额的的合计３）缺货的的比率：缺缺货的数量量占所有商商品品项的的比率，包包括部门的的比率、门门店的比率率和商品大大类的比率率４））缺缺货货超超过过2周周以以上上的的商商品品数数量量：：缺缺货货2周周以以上上仍仍然然没没有有解解决决的的，，按按部部门门进进行行统统计计，，包包括括品品名名、、以以往往的的销销量量等等等等５））商商场场的的销销售售金金额额、、数数量量前前50名名的的缺缺货货情情况况：：重重点点监监管管商商品品的的缺缺货货、、缺缺货货天天数数、、缺缺货货损损失失的的金金额额６））目目前前缺缺货货且且无无未未来来订订单单的的数数量量：：将将目目前前已已经经缺缺货货但但无无未未来来订订单单的的商商品品数数量量进进行行统统计计库存存的的管管理理与与控控制制缺货货的的控控制制措措施施（1））楼楼面面管管理理层层必必须须对对所所有有正正常常商商品品的的订订货货进进行行审审核核（2））楼楼面面主主管管、、处处长长必必须须对对所所有有的的缺缺货货进进行行审审核核，，确确定定是是否否为为真真正正的的缺缺货货查找找缺缺货货的的原原因因（1））若若重重点点商商品品缺缺货货，，对对可可以以替替代代的的类类似似商商品品补补货货充充足足或或进进行行促促销销，，以以减减少少缺缺货货带带来来的的损损失失（2））对对商商品品缺缺货货立立即即采采取取措措施施，，进进行行追追货货，，重重点点、、主主力力商商品品要要立立即即补补进进货货源源（3））所有有缺货货商品品是否否全部部有缺缺货标标签（４））所有有牌缺缺货状状态或或准缺缺货状状态的的系统统库存存是否否准确确（５））处理理缺货货商品品报告告库存的的管理理与控控制（三））其他他异常常商品品库存存控制制的措措施低库存存商品品的处处理(1)核查查订货货资料料,订订货人人员,订单单号码码,订订货日日期,预计计到货货日期期,订订货数数量,目前前库存存量,平均均销售售,陈陈列位位置等等.(2)联络络供应应商确确认状状况,何时时可以以到货货,并并记录录电话话，姓姓名,职务务,以以及回回复内内容,若属属信用用不佳佳的供供应商商,同同时通通知采采购协协助施施压确确认交交货期期.(3)紧紧急情情况或或是供供应商商食言言,立立即联联络采采购协协助处处理.(4)同时时处理理现在在已经经缺货货的,即将将缺货货的,和未未来缺缺货的的商品品,诸诸如:季初初的商商品,促销销的商商品,特殊殊意外外的新新闻性性商品品等.(5)收收货区区优先先安排排收货货,并并通知知楼面面的人人员立立即取取货至至卖场场补货货.库存的的管理理与控控制滞销商商品的的处理理(1)核核查商商品库存存,盘点点数量,陈列位位置,库库存金额额,保存存期限,平均销销量,市市场价格格,商品品品质,订货记记录,促促销效果果,样品品质量，，功能说说明等.(2)确确认事事实滞销销后,立立即联络络采购协协助处理理,退货货换货,降价出出清,举举办促销销活动作作为奖品品赠品,亦或是是搭配其其他商品品出清,并建议议采购可可替代之之新商品品资料,品名,价格,公司名名称,住住址电话话等.(3)优优先处处理库存存金额高高的,保保存期限限短的,机种型型号落后后的,滞滞销时间间长的,流行时时效短的的,体积积重量巨库存的管管理与控控制清仓商品品的处理理(1)按按正常常情况,清仓品品都是采采购确认(2)稽核排面的陈列及销售情况,注意员工私藏货品的状况.(3)利用周末节庆假日,专业团队现场叫卖往往是最有效的处理方式,至少要有主管级以上的干部带领出清活动才有实质的效果.(4)同滞销品处理一样,优先处理体积大的,重量大的,快过期的,金额高的,数量少的等等,清仓品不清完,新商品就进不来.

库存的管理理与控制新商品的处处理(1)销售售2/8理理论原则,新商品永永远是我们们的机会点点,“季初初季末变化化大,油门门刹车稳准准快”.同同理可说““新品上市市机会大,油门刹车车稳准快””。(2)关注注新品的销销售陈列状状况,积极极促销叫卖卖,做好各各项市调工工作,核查查价格,品品质,样品品,功能,陈列,标标牌,库存存,说明等等等,确认认给予新品品最好的机机会,才有有可能创造造最好的结结果。(3)新品品试销期间间,一般来来说食品类类以60天天为准,非非食品类以以90天为为准,就可可以观察出出是否被顾顾客所接受受,是否有有大量销售售的潜力了了.当然,广告,美美工,展示示,叫卖,陈列,促促销的动作作是不可以以缺少的,否则就有有可能错失失良机。库存的管理理与控制负库存商品品的处理(1)这是是损耗发生生的信号,一定要彻彻底地追查查,第一步步就是盘点点该小分类类所有商品品乃至于各各项收货的的记录,订订货的情况况,销售的的情形等。。(2)若盘盘点库存核核对无误之之后,就要要追踪商品品条码的管管理,以及及前台客服服的调研工工作,换标标签,键入入错误,已已收货未键键入,办退退货又返回回楼面销售售等等。(3)正常常的负库存存销售亦应应注意追踪踪记录，确确保各项数数据的正常常,诸如生生鲜部分,干杂散装装部分,百百货大体积积商品的先先销后进,只销不进进,亦或是是特殊专柜柜的保底抽抽成,都要要特别注意意,维持正正常的营运运操作。订货系统维维护与修正正重大节假日日订货1、整理后后仓，加速速清仓，腾腾出所有可可能的空间间。2、抓紧时时间，处理理高库存，，尤其是体体积大、毛毛利低的非非季节性春春节商品，，每日查看看后仓即知知。3、拟定计计划，协调调采购配合合，做好促促销准备，，可概分为为节前一个个月，节前前十天以及及过节十五五天商品。。．4、调整人人力，安排排休假计划划，确保节节日前后拥拥有足够人人力，顺利利正常运作作。5、加强沟沟通，交又又支援，做做好思想准准备工作，，团队合作作，按计划划落实执行行。订货系统维维护与修正正重大节假日日订货6、春节订订货、思考考逻辑、把把握时效、、寸土寸金金。——季节性性考量，时时间性考量量，前、中中、后等等等。——体积小小，重量轻轻，毛利高高，回转快快的商品优优先。——货源性性考量，配配合性考量量以及市场场竞争性考考量。——商品特特色，价格格包装，保保存期限，，品质颜色色，能否退退货，风险险系数，促促销方式，，陈列计划划，广告宣宣传…等因因素。——同一系系列商品，，若需屯积积，亦以畅畅销前1——2名为主主，无需屯屯积所有商商品。同时时配合采购购促销计划划，弹性机机动调整。。订货系统维维护与修正正紧急缺货处处理方法1、目前已已经缺货的的商品，由由报表中即即可得知，，未下单立立即下单，，己下单立立即催货。。2、近日即即将缺货的的商品，库库存量不足足一周的商商品，于巡巡视后仓、、加高层、、货架即可可查觉。3、未来可可能缺货的的商品、季季节性、气气候变化、、特殊状况况、促销效效果……等等可能因素素，及早准准备预防，，彻底降低低缺货数量量。（库存存充足是我我们的天职职而且和营营业额，损损耗，服务务环环相扣扣。库存管管理的好，，营业额自自然好，损损耗必然低低，服务质质量当然高高）订货系统维维护与修正正订货思考及及合理的库库存量※商品订货货是商品销销售、库存存管理的第第一步。※数量精准准的订货，，附以适当当的陈列和和季节性配配合，满足足了广大顾顾客的需求求，为商场场创造出高高的销售，，细致的商商品毛利组组合，也为为商场带来来利润。※合理订货货亦使缺货货降低又无无积压之忧忧，高速流流转本身就就在为商场场创造财富富。※商品单品品库存下降降到某临界界点时，我我们需要对对商品进行行订货。※多数情况况下我们是是根据商品品在货架上上陈列的状状况来判断断是否需要要订货。※一般情况况下我们的的满排量定定为2周销销量，所以以一般当库库存不足一一周销量时时我们就要要开始订货货1、非食品品应维持在在14—20天。。2、食品干干杂应保持持在7—14天。3、生鲜冻冻品应维持持在7天以以下。订货流程如果库存天数大于指定天数不能订，系统默认30天。（如果是大宗订货可不受库存天数限制），非总部允许订货的商品不能订，如果是促销商品按促销价订部门确定订货供应商及订货商品数量并在系统中制单确认；供应商、供应商商品、商品属性均正常订货完成如商品税率不同，系统按不同税率商品生成订单如果是总部订货，系统会自动将订单下传到分店开始订货部门人员填写“订货单审核申请表”、写明订货单号、供应商编码、订货数量、订货金额、到货日期及备注。财务、处长、ALC、店长根据订货单号，在系统中进行查看订货量是否合理，且在手工“订货单审核申请表”签字确认。ALC审核系统订单，并打印订单，传真到供应商订货流程订货时要注注意的商品品类别﹡购销—月月结数期：：此类供应应商的付款款日期在货货到下月N天内付款（（N为付款期限限），结算算金额为收收货单金额额；﹡购销—数数期结算：：此类供应应商的付款款日期在货货到N天内付款（（N为付款期限限），结算算金额为收收货单金额额；﹡购销—批批结：此类类供应商的的付款日期期为货到付付上批货款款，结算金金额为收货货单金额；；﹡代销—进进价核算：：此类供应应商一般为为一个月付付款一次，，为实销实实结，付款款金额为为∑（（商品进价价×销售数数量），系系统能够查查询任意期期间内销售售数据并按按先进先出出原则计算算结算金额额；﹡代销—售售价核算：：与上相似似，但付款款金额为∑∑（商品售售价）×（（销售数量量）×（1-提成比比例/100）生鲜订货部门生产计计划以各个个商品的陈陈列面积陈陈列量而定定，原则上上以补满陈陈列位为准准，当商品品不太丰满满时但要计计划生产，，保持商品品不要严重重缺货或货货量太少，，当然也不不要一次性性生产太多多而造成积积压，影响响商品质量量甚至变质质熟食订货熟食属于生生产加工部部门，熟食食的订货分分为原材料料的订货、、成品的订订货、半成成品的订货货三大块。。生鲜订货原材料订货货按订货周期期内的平均均用量订货货：在相应的订订货周期内内，平均均用量是是订货的重重要参考指指标，同时时将送货的的因素考虑虑进去。保质期原则则：任何一种原原料都有其其使用的保保质期，原原料的保质质期的长短短不同，所所有原料的的量都应控控制在保质质期内用完完。控制库存原原则：由于大部分分原材料的的保质期相相对较长，，按制合理理的库存结结构和库存存数量，即即使订货周周期相同的的每一种原原料在周期期内有存货货，且无个个别品项的的库存相对对于订货周周期库存较较大。生鲜订货成品订货以销订货：：参考每个品品项的近两两日销量及及参照上周周同期的销销量，严格格按日销量量进行订货货，订货时时将送货的的因素计算算在内，订货时一定定要考虑促促销的因素素，季节性性的因素以质订货：：若商品质量量好，适当当可以多订订货;质量一般，，适当减少少订货，质质量不符合合标准，不不订货。（（订了送来来不符合标标准，不收收货）生鲜订货半成品的订订货以销订货：：按每个品项项的近两日日销量及参参照上周同同期的销量量订货，订订货时将送送货的因素素考虑在内内。控制库存：：因熟食半成成品存放在在冷冻的温温度下，保保质期相对对较长，订订货时控制制库存，条条件允许，，采用勤订订货方式，，周转期不不超过三天天。生鲜订货水产订货1、原则以销订货的的原则：参考每个品品项的近两两日销量及及参照上周周同期的的销量，严严格按日销销量进行订订货，订货货时将送货货的因素计计算在内货源\季节的的原则水产品的货源源不稳定，受受天气、季节节、自然灾害害的影响，即即使人工饲养养的品种，货货源也很难保保证日日稳定定。订货时要要考虑是否充充足，货源不不足的品项少少订，货源充充足的品项可可以适当加大大订量以作补补充生鲜订货水产订货品种的配置的的原则：水产的品种有有三大类：主主力商品、次次要商品、辅辅助商品。订订货时要适当当配置，既保保证销售，又又有品种的多多样性和变化化性价格毛利的原原则：水产品的价格格浮动频繁，，幅度大，毛毛利变化大，，水产品多数数时价格敏感感性商品，价价格对销量影影响较大。订订货时考虑这这一原则，能能起到减少损损耗，预控毛毛利的作用。。生鲜订货2、技巧应季性：蔬果是季节性性很强的商品品，随着季节节的变化而经经营应季的蔬蔬果既可获得得高利润，又又增加品种的的多样性，借借以引导潮流流、吸引客流流。例如：广广东省的荔枝枝都是5月份份上市，那么么我们5月就就要开始大量量订货。季节性：大部分的蔬果果都有其生长长的淡旺季，，尽管保鲜技技术的发展和和蔬菜的南北北调运，使相相当部分的品品种可以实现现全年的供应应，但是处于于旺季的蔬果果产量大、品品质新鲜、价价格低廉，成成为顾客消费费的热点，我我们可以借此此创造高销售售。生鲜订货2、技巧优惠价格：某些品种在一一段时间内，，供货方给予予特价，进货货成本降低，，可借此品项项增加毛利或或优惠顾客以以建立低价形形象。促销活动：节假日或店庆庆等大型的促促销活动，订订货数量、促促销价格、重重点品种应提提前作好计划划，列入订货货计划中。生鲜订货流程程部门订货计划划：部门订货计划划主要是第二二天的商品促促销，商品陈陈列（不同的的陈列位置、、方式对商品品的销量会有有很大影响））。订货的主主要根据是销销量，平时每每天的正常销销量（一般商商品的销量都都可能比较稳稳定除特价和和特殊天气、、节假日除外外）及上周同同期的销量和和商品前几次次特价时的销销量，特价和和畅销商品可可适当多订一一些货以保证证货源充足。。部门生产计划划：部门生产计划划以各个商品品的陈列面积积、陈列量而而定，原则上上以补满陈列列位为准，当当商品不太丰丰满时便要计计划生产，保保持商品不要要严重缺货或或货量太少，，当然也不要要一次性生产产太多造成大大量积压，影影响商品质量量甚至变质，，原则上只保保持两层商品品在陈列。生鲜订货流程程1、理货员盘盘点现有实物物库存（此盘盘点一定要准准确）2、根据实物物盘点情况，，记录手工订订单3、根据订货公式式或预算，计计算出理论订订货量4、根据预估或主主管建议适当当调整订货量量5、在电脑系统中中制作并保存存订货单6、主管在电脑系系统中审核订订货单7、打印订货单传传真至供应商商（ALC打印传真）8、在订单上上手工注明所所需规格、及及相对应的数数量9、根据到货货情况，如到到货种类或数数量，立即重重新追加订货货量9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。13:18:5013:18:5013:1812/29/20221:18:50PM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2213:18:5013:18Dec-2229-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。13:18:5013:18:5013:18Thursday,December29,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2213:18:5013:18:50December29,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。29十十二二月月20221:18:50下下午午13:18:5012月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月221:18下下午午12月月-2213:18December29,202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/2913:18:5013:18:5029December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。1:18:51下下午午1:18下下午午13:18:5112月月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。13:18:5113:18:5113:1812/29/20221:18:51PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2213:18:5113:18Dec-2229-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。13:18:5