秘书时间管理实务

秘書時間管理

roger’s時間管理方法論 願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間.多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人.

您的時間資源在那裡,您的成就就在那裡.時間管理大綱一.什麼是時間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實作(40min)四.執行能力的強化(20min)在開始之前你的快樂是…你的成功是…關心你的人及你所關心的人是…請閉目一分鐘思考這個問題找出你心的中優先順序當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰?他是你最關心的人.第一件浮現你腦海的事情是什麼?那是你認為最重要的事情可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當作是你的最後1天吧!人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那裡開始時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?請架設一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為為何會想不不出來?因為你跳不不出原來的的思維習慣慣但是假設你你畫了出來來.恭喜喜你,你你可以用新新的角度去去思考一個個舊有的問問題而roger的的時間管理理方法論就就是一個新新的思考方方法,你你只要了解解,接接受,執執行,持持續的做就就會得到一一個良好的的時間管理理習慣你的時間管管理目標設設定幫自己設定定個目標吧吧比如說:三三個月之之後自己做做完原有的的事情後,時間還還可多出30%你的期望:不把工工作帶回家家;假日日不用趕到到公司;一一天花幾幾個小時陪陪陪家人或或者是你最最關心的人人;一個個禮拜花些些時間到外外面走走……時間管理是是什麼?先瞭解時間間管理不是是什麼?時間本身不不是問題.因為每每個人每天天所擁有的的時間都是是一樣多所以時間管管理的問題題本身不在在於時間多多少,而而是在於自己如何善善用及分配配你自己的的時間…關關注如何有效率率的把事情情做出來……效率如何做最好好的時間規規劃…計劃劃如何說到做做到…執行行力持續時間管管理的做法法…習慣養養成時間管理是什麼?時間管理是是讓自己更更有績效,更富效效能效率是你能能夠善用資資源或者熟熟能生巧地地把事情做做完效能是很聰聰明地把事事情做好.多聽聽聽專家的意意見,找找到最佳方方法,事事先有計劃劃地做事情情時間管理從從良好的計計劃開始,良好的的計劃又從從行動開始始.有計計劃沒行動動,達成成率為零.有行動動沒計劃容容易浪費時時間在修正正錯誤上,所以兩兩者應該並並重讓我們先來來討論…準備:A4白紙,一般書書寫筆(紅紅,黑,藍藍筆)請分組每組組5-6人人請寫出每天天妳花在工工作最多的的時間是什什麼?請寫出每件件工作平均均花掉多少少你多少時時間?每件事情請請判斷它是是急或不急急,重要要或不重要要請按照所花花時間最多多排序下來來每組只要報報告10個個每一組指派派一位代表表報告排序事情時間重要/急12…時間管理架架構緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確確的行事優優先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事事優先順序序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時時間的配置置不對Reaction消消極回應v.s.Proaction積積極掌握積極掌握就就是擬定計計劃,做做好事情事事先的準備備,不要要等事情發發生了再來來補救.譬譬如說客客戶的要求求事先未澄澄清,做做出好幾千千個產品後後再來修補補,要花花多少時間間呢?而而客戶會如如何想呢最好的控制制是預防不合理的時時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間間配置III1.重要的的事情著重重在PlanPlan著著重在DoDo著重重在CheckCheck著重在在Action2.重要的的事情要逐逐漸地交給給信任的部屬屬,這叫叫“灌能能”如何克服忙忙與盲的窠窠臼第一件事情情是把這些些迫在眉睫睫的事情很很快地把它它解決.第二件事情情是再多花花一點時間間,去想想想以後要要怎麼做才才能不用處處理這些事事情,或或者不用這這麼緊張地地處理這件件事情.一天的時間間要花大部部份時間在在思考事情情要怎樣做做是最節省省時間最不不花力氣的的.而不不是很快的的把已經發發生的事情情處理完畢畢陷阱二:拖延延除了第四四項以外外,其其它的做做起來都都不太愉愉快不急的事事情一拖拖延之後後往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分分析法成本..................好處..................克服2.思維習習慣的改改變這件事令令人感到到為難,但是是它非做做不可,因此此我立即即將它做做完,以以便儘儘早忘掉掉它.養成速戰戰速決的的習慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務,快速速地完成成每一塊塊的任務務先完成容容易的部部份,讓讓事情情有進度度,再再完成最最關鍵的的20%,讓讓事情看看起來像像做完80%一般般.(大塊時時間法則則)陷阱三:事必必躬親諸葛亮凡凡事必躬躬親,後後來過過勞而死死.為何需要要事事躬躬親?要求標準準過高不放心部部屬,不不信任任部屬因為怕部部屬取代代灌能:就就是將將重要的的事情交交給他人人去做,讓他他可以學學習處理理事情也也學習獨獨當一面面.過過程給予予重點的的輔導,上軌軌道之後後即完全全授權,但是授權權卻不授授責陷阱四:有求求必應受人尊敬敬重要,還是是受人歡歡迎重要要每個人都都有一個個好朋友友,叫叫“施施小惠””,可可以適當當地接受受.不自量力力而接受受他人請請託只有有兩種結結果,一一是累累死自己己,二二是信用用受損努力自己己茁壯成成為大樹樹,讓讓自己的的果實惠惠及眾人人面對任何何事情馬上做拒絕做賦權給別別人做延遲做值得做嗎嗎?需親自做做嗎?應馬上做做嗎?NNN結論是……1.捨得得2.勇於於拒絕3.交待待1.怡情情養性2.輕鬆鬆一下時間管理理架構1.兵貴貴速戰速速決2.多花花一點時時間去思考……1.決勝勝於廟堂堂之上2.灌能能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事如何提高高工作效效率提高工作作效率的的三方法法三法則則三個方法法1.了了解自己己每天不不同時段段體力的的分佈狀狀況來決決定要做做什麼樣樣事情2.讓讓自己充充滿活力力,最最簡單的的方法,就是是養成每每個禮拜拜固定運運動的好好習慣3.均均衡的生生活作息息,培培養一個個良好的的嗜好三個法則則1.批批次處理理法則.集中中時段處處理所有有性質相相同的事事情2.80/20法法則,這這法則則是在有有限的時時間挑選選出重要要的事情情來做3.高高效率法法則:roger大塊塊時間法法則批次處理理法則一段時間間處理同同一性質質的事情情,一一次處理理多件,多件件累積到到一定數數量才處處理如果個別別處理或或出現才才處理會會把自己己的時間間切割成成很多片片斷,譬譬如看看Email,接接電話,或者者是不速速之客的的打斷都都是…一次只只專心心完成成一整整塊的的任務務,不不要要心有有二用用,避避免免出錯錯反而而要花花更多多的時時間處處理後後續的的問題題80/20法法則theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖圖法則則花最少少的力力氣,獲獲得最最多的的效益益你所完完成的的工作作裡,80%的成成果,來自自於20%的時時間=>也也就是是說80%的努努力是是與成成果低低相關關的80/20原原理意意示圖圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的的少數事事物瑣碎的的多數事事物規劃有有效的的做法法roger大大塊時時間法法則:30/90法則則大塊時時間法法則是是培養養工作作情緒緒的法法則,前前30分鐘鐘做容容易做做的事事情讓讓事情情看起起來有有進度度;後後90分分鐘做做最重重要的的事情情.儘量讓讓這120分鐘鐘不受受干擾擾,你你可可以告告知週週遭的的人或或者主主動拒拒絕干干擾養成習習慣一一天至至少一一塊大大塊時時間,每每天保保有基基本的的績效效,有有心心情時時再做做第二二塊,則則有高高績效效大塊時時間三三步曲曲1.把把今今天要要做的的事情情一一一列舉舉出來來,分分成成容易易做的的,重重要要的及及其它它的事事情,由80/20法則則排出出事情情處理理的優優先順順序2.前前30分分鐘完完成最最容易易完成成的事事情,時時間一一到不不管有有沒有有做完完就切切到重重要事事情上上3.後後90分分鐘完完成最最重要要的事事情.若若做得得起勁勁時一一直做做下去去也無無所謂謂有空的的時間間再來來做其其它未未完成成容易易的事事大塊時時間示示範列舉今今天要要做的的事-快速速回Email-打電電話-規劃劃專案案-開會會-批電電子文文件-歸還還文件件-與同同事溝溝通…以難易易度排排列易易難1固定時時間易易難2…前30分先先做簡簡單單的事事情後90分再再做難難的的事情情(1)(2)(3)1.捨捨得2.勇勇於拒拒絕3.交交待1.怡怡情養養性2.輕輕鬆一一下良好的的時間間管理理來自自於計計劃1.兵兵貴速速戰速速決2.快快刀斬斬亂麻麻1.決決勝於於廟堂堂之上2.灌灌能均衡衡緊迫的的事不緊迫迫的事事重要的的事不重要的事事PADC不好好耗用時時間花時間間在計計劃上上才是是最最節省省時間間的作作法耗用時時間計劃是是什麼麼?妳要往往哪裡裡去?目標設設定(目目的)妳如何何去?目標如如何達達成(手手段)執行是是從那那裡展展開日常業業務老闆指指示狀況執行匯整進進度報報告告回報報妳每天在做的事情備忘錄時間管管理的的利器器:to-doList備忘錄緊急的的事情情1.老老闆今今天交交待2.臨臨時狀狀況重要的的事情情1.工工作計計劃2.人人生規規劃3.家家庭,健康康,財財富ScheduleList1.Meeting2.行行事曆曆3.紀紀念日日RoutineWork1.日日常工工作2.定定期約約會如何計計劃要要執行行的事事項列出ToDo-CheckList,該該做做的事事情由由專案案的任任務項項目展展開要設計有CheckBox,如:□for要把計劃外的的變數(如:突發狀況)也納入考量量,如工作作時間乘上1.5倍每天下班後花花10分鐘檢檢討今天做的的事情及計劃劃明天要做的的事情備忘錄實作作1.製作當天天個人約會,會議及例例行事項放入入2.列出您今今天要做的事事情,分成成一定要做的的事,容易的的事,突發發的事,可可以先緩一緩緩的事3.依照大塊塊時間法則擺擺入.執行行完畢後□打勾4.下班時將將今天沒有做做完的+明天天的要做事情情再重寫一張張時間:20分請準備書寫紙紙兩張執行能力的強強化良好工作習慣慣的養成兵貴速戰速決決養成做備忘錄錄的習慣可以早上做完完的事,決不不拖到下午完完成

可以一一天做完的事事,決不分成成兩天完成每天至少完成成一件事情,特別是在在工作情緒低低潮時“執行”的寫寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨旨行動才是企劃劃的開始把掌控著力焦焦點集中在計計劃最緊要的的20%執行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處處,刀折劍劍斷“執行”的需需要與不需要要不需要退卻思考,猶豫豫需要“蝦米都不驚驚”,勇往往直前毅力轉彎韌性執行不是一成成不變的合理性Reasonable表表示用心試探一下是不不損傷毫髮的的平時基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場場應用時最能能顯現效果應變的意示圖圖:投石問問路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒有!不行,90.(擋擋看!)Buffer緩衝區並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時地處理掉掉,相信我我們會變得神神經兮兮的所以應該要有有一個地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時間到時時又要能提醒醒我們如何處理情緒緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完完整任務就會會有力氣再做做第二件事情情個人習慣的養成當你了解了某某一個觀念,如WBS,大塊時時間法則,進進而接受它它執行它時,經過廿一一天之後你就就可以把這個個觀念內化,並且將這這種做法化為為生活中的習習慣…這就是是習慣養成法法則當你覺得需要要時間管理,去做時間間管理,得得到實質的好好處,更強強化自己時間間管理的動機機,成為一一良好的正向向循環我的成功和快快樂的定義就就是…9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。20:32:1820:32:1820:3212/25/20228:32:18PM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2220:32:1820:32Dec-2225-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。20:32:1820:32:1820:32Sunday,December25,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2220:32:1820:32:18December25,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。25十十二月20228:32:18下午午20:32:1812月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。。十二月月228:32下下午午12月月-2220:32December25,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/2520:32:1820:32:1825December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。8:32:18下下午8:32下下午20:32:1812月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。20:32:1820:32:1820:3212/25/20228:32:18PM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2220:32:1820:32Dec-2225-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。20:32:1820:32:1820:32Sunday,December25,202213、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2220:32:1820:32:18December25,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。25十十二月20228:32:18下午午20:32:1812月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月228:32下午午12月-2220:32December25,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/2520:32:1820:32:1825December202217、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。8:32:18下午午8:32下午午20:32:1812月-229、杨柳散散和风，，青山澹澹吾虑。。。12月-2212