展务管理说明

展务管理展前管理方案：一．参展商预示卡展前两个月根据根据参展商信息和数据，制作具有展会特色的系列名片和胸卡，在展会举办前寄送至参展商手中。二．观众登记（由于展会由非专业观众主导到专业观众主导，登记将分为两种方式）为了了解更多关于专业观众的信息，也为了更好的进行确认，更为了为展会提供更为优质贴心的服务，建立展会数据库，便于这次展会的信息反馈以及下次展会的招展招商和宣传推广，观众填写简单的观众登记表。（由于展会由非专业观众主导到专业观众主导，观众登记表分为专业观众预登记和非专业现场登记两种）对于预登记的专业观众将在展会前优先收到展会服务手册和资料，并发放专业观众参观证；现场登记的观众将现场发放资料。三．参展商报到注册报到注册是对资料库信息的校对与验证，进行预注册过的参展商可以直接拿到自己的相关证卡、资料等，未预注册的参展商在提交相关信息进行注册之后领取资料。（资料由展会形象识别的环保袋统一包装）四．参展商申请服务管理参展商在报到时可能申请其他服务，如住宿、饮食、旅游、租用某些设备等，对于参展商提出的一些要求要做到妥善的处理与安排。在预注册的时候就要实现确认需不需要住宿，对于需要住宿的可以统一安排在某个酒店，并跟酒店商量好预留一些住房。旅游的话可以免费为参展商提供杭州地图，并适当联系一些旅游公司，为他们提供咨询服务等。五．布展管理1．确定布展时间：年月号2.展台筹备:展台筹备核心工作步骤工作内容与要点制定计划制定详细计划，工作进度表，规定截止期，协调安排相互关联的工作布置任务将计划表发给展台人员，明确各自任务.职权范围，工作期限，明确相关人员和工作的前后衔接关系监督建立健全的检查监督机制，做好检查监督工作，确保展前工作的顺利进行协调出现问题，立即协调整理，确保工作顺利进行。特别是展位划线和现场展位搭建协调工作，进行现场施工的管理和验收，做好现场的安保工作，消防和安全检查，现场垃圾的清理和卫生的保持。检查验收对后勤，联络，展品运输，施工，宣传，公关，行政等工作都进行检查验收，形成书面凭证。办理工商、消防、安保、海关等相关手续，办理外地车辆进城证。与展会指定的承建商和展品运输代理进行充分的协调与沟通，保证布展现场不混乱，有秩序。3展台人员分配:种类展台管理人员维护展台工作秩序,保证展台工作效率展台业务人员接待观众,介绍展品,洽谈贸易,签订合同展台辅助人员辅助展示,维护展台秩序,维护展台安全整洁等数量小展出者一个展台配备人员不少于3名(可根据实际情况增减)大展出者每十平方米展出面积安排1名展台人员,(按需要再进行增减)素质个性外向型,能主动积极投入活动中,灵活性以及”外交手段”体力体质强,有一定的耐力,能适应高强度工作条件经验有较好的专业经验知识有较好专业知识技术有较好专业技术4．展前人员培训：部分步骤内容第一部分情况介绍人员介绍，筹备情况介绍，展出介绍，展出活动介绍，展品介绍，市场介绍第二部分工作安排是每个人理解展出目的，向展台人员布置展台工作，包括观众接待，贸易洽谈资料散发，公关工作，新闻工作以及后续工作等，并提出要求和标准，对工作时间，轮班安排每日展后会议，记录管理等进行布置，对宿，膳，行，日程等进行行政安排第三部分技术训练使用模拟方式，并应准备完整，系统的培训资料进行展台的接待和推销技巧训练展中管理方案：（一）展会开幕管理1．开幕式现场布置在举办开幕式前，将开幕现场布置妥当，所有工作人员能够就位，以便展会顺利举行。2．.嘉宾接待对于贵宾的接待要较为特别，从接机到到达展会现场到参观展览都要有专人陪伴并进行讲解和带领，对于餐饮、住宿都应有特别而又周到的安排，对于重要贵宾还需事先制定接待计划，并上报相关负责部门和相关人员审定后执行。3．媒体接待管理展会开幕前，办展机构需与有关媒体联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行参访并做好报道准备。4．展会开幕(1)开幕式支持人和演讲人的确定(2)开幕式讲话稿和新闻通稿(3)开幕流程的确定（二）展会期间管理1．普通观众现场登记：观众通过登记进入展会，展会会对观众参观、信息咨询、场地休息、参与贸易谈判等提供便利和服务。2．保持与参展商的现场联系：展会派专门的工作人员或者负责人到展会拜访参展商，与他们进行交流，联络感情，并了解他们的需求，征询意见，为他们提供及时而又优质的服务。3．对参展商和观众进行管理：对于参展商，根据参展合同及参展商手册的有关规定进行。派出工作人员进行巡逻。对观众，派出小分队保持现场的通畅。维持良好的秩序。4．在展会现场搭建一个客服中心。认真解决各种投诉和展会出现的问题5．对现场参展观众进行统计，可以了解到此次展会的规模，为下次展会的举办提供依据。(一是依据观众办理登记手续的内容进行统计；二是根据参展商的客户统计。)6.展会基本资料的发放，每位到达现场的观众。(尽量避免重复浪费)7．随时关注天气变化，及时向参展商、观众和管理人员公布天气实况，特别是在户外的活动，天气会对其产生较大影响，这一点需要特别注意。8．对前往观展的观众的车辆进行疏通和引导，进行统一停放。9．展会安全管理：（1）对参展工作人员进行安全教育，提出安全工作要求，将《参展人员须知》发到每个单位，并张贴于出入口处；（2）成立危机管理小组，做好紧急预案。（3）做好临时搭建的设施、建筑物的安全检查，消除安全隐患落实医疗救护、灭火、应急疏散等救援措施。（4）加强展区巡查，及时发现可疑对象，以保证参展人员的人身安全与财产安全（5）每日召开碰头会，交流情况，总结经验，研究处理工作中遇到的疑难问题（6）每天闭馆前15分钟用广播向参展、参观人员预告，做好闭馆的准备工作。每天展览结束后做好展会现场垃圾清理工作，保持现场清洁展后管理方案：撤展：1．展位的拆除。展会委托承建商负责展位的拆除。办展单位进行监督。特装展位或参展商自己搭建的标准展位，由参展商自己负责。办展单位会监督各参展商或承建商按规定的时间和.程序进行展位的拆除工作。参展商租用展具的归还。参展商需按规定归还，如有损坏按规定偿还。3．参展商展品的处理和回运。展会最后一天对参展商的展品处理意愿进行调查收集，对需运回的可委托展会运输承办商，需销毁的展品展会主办方将统一处理。4．做好展场的清洁工作，主办方需监督展会撤展的清洁工作。总结与宣传：1．将展会总结报告寄往展会参展商和专业观众。2．邮寄调查表，了解专业观众、展商对展会的评价。3．在总结基础上，将有关情况提供给展览会和新闻界，进一步扩大展出影响。后勤工作：1．财务人员尽快计算出各项工作的成本和成本效益2．准备好