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文档简介

用友医药行业销售领域解决方案目录TOC\o"1-4"\h\z\u1医药客户关系管理 51.1医药客户关系管理概述 51.2客户档案管理 5客户级别 5客户档案 6科室档案 7客户联系人档案 81.3医院开发管理 8医院开发业务流程 8医院开发申请单 9医院开发报销申请单 11医生处方记录单 12医院开发分析 131.4拜访管理 16医生拜访规划 16拜访记录单 17拜访分析 192纯销管理 222.1纯销管理概述 222.2渠道管理 23渠道结构 23渠道能力 24客户分管 242.3客户库存管理 24出库跟踪单 25直销单 25流向跟踪单 25库存调整单 262.4纯销管理 26纯销方案 26纯销单 27终端支持费用 272.5客户库存报表 282.6纯销分析报表 293费用管理 313.1费用管理概述 313.2预算管理 33费用预算单 33预算控制 333.3费用拨付 343.4借款管理 343.5费用管理 35费用申请单 35费用合同单 35费用报销单 36费用调整单 373.6会计处理 373.7费用分析 374业务应收管理 394.1业务应收概述 394.2发货核销 41销账单 41发货核销与发票核销互动 414.3回款方案 424.4业务应收报表 425销售提成 445.1回款提成 44回款提成概述 44回款提成政策 46奖罚息政策 46回款提成单 46回款提成划拨政策 47回款提成划拨 47回款提成划拨单 485.2指标完成提成 48指标完成提成概述 48指标提成政策 49指标提成单 506销售返利 516.1回款返利与任务返利 51回款返利与任务返利概述 51回款返利政策 52回款返利单 53任务返利政策 53任务返利单 536.2高开返利 54高开返利概述 54高开返利单 557销售管理 557.1管理重点难点 557.2关键需求 557.3解决方案 568库存管理 598.1管理重点难点 598.2关键需求 608.3解决方案 607目标用户 618竞争优势 629成功案例 641医药客户关系管理1.1医药客户关系管理概述CRM〔CustomerRelationshipManagement〕就是客户关系管理。从字义上看,是指企业用CRM来管理与客户之间的关系。CRM是选择和管理有价值客户及其关系的一种商业策略,CRM要求以客户为中心的商业哲学和企业文化来支持有效的市场营销、销售与效劳流程。用友医药行业客户关系管理,是在总结大量医药生产与经营企业客户关系管理方面需求的根底上研发的,专门面向医药生产与经营企业应用的行业软件,主要包括:目标医院管理、医院开发管理、对医生的拜访管理等内容。1.2客户档案管理客户档案管理的客户范围包括医药公司、医院和药店,包括医药公司的联系人,医院的科室和医生,药店的门店和导购。药厂的直接客户,主要有医药公司、医院和药店。一般而言,医药公司是药厂的直接客户,也就是与药厂发生买卖关系的客户,医院和药店多是药厂的间接客户,是客户的客户,即是药厂的客户医药公司的客户。但医药公司也可能是间接客户,比方二级医药公司。医院和药店也可能是直接客户,比方直销医院和药店。客户级别按客户的重要程度定义客户级别,比方把医院分作战略核心医院、重点医院、价值医院、一般医院。(请注意在备注中加注CRM字样,只有加注CRM字样的,才在医院开发分析报销中参与分析)医院的分级,可以按照卫生部?医院分级管理方法?分成三级十等(形式如三甲医院、三乙医院),该分级方法已预置在客户渠道属性中,用户选择录入。客户档案客户档案包括医药公司和医院、药店等。将医药公司、医院和药店录入客户档案中,参照录入已经定义的客户级别(该内容重要,与后续业务逻辑相关)。同时录入客户分类、行业分类、分管部门、分管业务员等信息。以下是医药商业客户档案界面:以下是医院客户档案:科室档案可以为医院定义实际科室和标准科室。标准科室的作用是将各目标医院的千差万别的科室名称统一为标准的科室名称,利于数据归集和数据分析。提供标准科室与医院实际科室的对照关系。如果是连锁药店,也可以把各门店比照医院的科室来处理。客户联系人档案客户联系人档案用于录入医药公司的联系人、医院的联系人(医生)、药店的联系人。对于医生,完善门诊量、医师等级、月拜访次数、最大间隔天数等资料。1.3医院开发管理医院开发业务流程在建立医院档案、科室档案、医生档案后,就可以实际进行医院开发。医药代表根据公司的市场拓展方案,提出医院开发申请。医院开发申请一般至少包括开发费用和承诺销量。根据授权由办事处经理或大区经理(当然也可以更高层级)审批是否同意开发。开发完成后,医药代表提出开发费用的报销申请,办事处经理或大区经理在审批报销申请时,可以对实际处方量与承诺量进行比拟,判断是否到达预期开发成果,以确定最终可以报销的开发费用。医院开发申请单医药代表提出细化到医生的目标医院开发申请,明确开发费用和承诺销售量等(比方1-4月能承诺到达每月1000盒),医院开发申请,根据申请金额大小,一般分别由办事处经理、大区经理、销售付总等级别领导的审批才进入正式执行状态。李平提交医院开发申请,申请费用1万:李平承诺未来4月销量各1000盒:办事处经理张研登录用友后看到要处理的事务(消息的模式有三种:U8平台、短信、电子邮箱):双击后进行实际审批,并签注审批意见:审批意见反回给业务员李平,李平可以有三种模式(短信、电子邮件、U8平台消息)获知开发申请已获批准,并组织实际开发。医院开发报销申请单开发完成后,根据实际销量与承诺销量的比拟,客户关系改善,学术支持度提高等指标,评价开发目标是否达成,达成目标可以全额报销费用,未能达成目标的,一般只能报销局部费用。开发完成后,李平提交开发费用报销申请:李平开发的该医生5-8月的平均处方量是(500+1000+1200+1300)/4=1012盒>800盒,可以全额报销开发费用1万。办事处经理张研登录用友后,可以看到李平提交的报销申请,审批后传财务报销。(审批界面与医院开发申请的相似,不再截图)医生处方记录单详细记录医生处方量的专用单据。医院开发分析医院开发,包括医院开发、科室开发、医生开发、患者开发四个层面,最终落实在销售量的开发上。办事处要对区域内医院的重要程度进行分析,并且细化到科室,细化到医生,哪些值得开发,哪些容易开发,哪些优先开发。销售增长是销售管理永恒主题。增长的潜力在哪儿,如何挖掘增长的潜力,是销售团队每天都在思考的问题。我们提供医院开发和开发程度的系列分析,旨在帮助用户迅速发现和挖掘增长的潜力。医院开发分析报表:按客户级别查询哪些医院已经开发,哪些医院有待开发。可以查询某个城市的医院开发情况,也可以查询某个业务员分管的医院的开发情况,还可以查询某个级别(如三甲)医院的开发情况。报表以客户级别〔比方核心战略医院、战略医院、一般医院〕为行标题展开。用户可自由设置客户级别,可随时修改客户级别。医院开发分析表,意在帮助用户规划医院开发方案,从医院开发上挖掘销售增长。科室开发分析报表:帮助用户制定科室开发方案,从科室开发上发现和挖掘销售增长的潜力。比方一个医院有三十个科室,已经开发了十个科室,还有二十个科室等待开发。医生开发分析报表:反映医生开发和开发程度。医生级别包括潜力级别和实际级别两种分级。潜力级别分作A、B、C、D、E五个级别,是按医生的潜力销售能力划分的。实际级别也分作A、B、C、D、E五个级别,是根据医生的实际处方量划分的。医生开发一是要让没处方的医生实现处方0的突破,二是要不断提高处方量使实际级别不断提高以接近和到达潜力级别。从医生开发和开发程度上发现和挖掘增长的潜力。患者开发分析:提供明细到医生的某种药品的适应症患者数与实际使用该药品的患者数的比拟。从患者开发上发现和挖掘增长的潜力。销售量开发分析:全面反映医院开发程度、科室开发程度、医生开发程度、患者开发程度,包括潜力达成、目标达成和增量达成。比方张医生001存货的潜力销量1000盒,潜力级别是A,但目前实际处方量只有300盒,潜力级别是C,表示开发程度缺乏,潜力达成仅30%,有待提高。医生处方状态分析:医生处方状态是医药代表和办事处经理关心的重要数据,医生处方状态可用下列图表示:客户关系认可度分析:学术支持度分析:1.4拜访管理医生拜访规划定义代表对医生的月拜访次数,最长拜访间隔时间,还有适宜拜访地点和时间。1.4.2拜访记录单医药代表对医生的拜访可以记录在拜访记录单中。拜访记录单可详细记录拜访的对象(哪个医生),拜访时间和地点,拜访的费用,拜访是否达成既定目标。从而帮助总部销售管理人员了解每个医药代表的销售行为。这儿的拜访含义是广义,可以有具体拜访人,比方拜访了医生,拜访对象也可以不填。比方搞的某些活动。医药代表提交拜访记录单后,可以按照系统设定的路线传给相关人员(一般是办事处经理,或其他级别的人员)审阅,审阅后可以加注意见并反应给提交人。拜访记录的提交、审阅、反应的流程如下:医药代表李平提交拜访记录:办事处经理张研登录软件后,可以看到待处理的事务:双击直接进入,可审阅代表提交的拜访,并加注意见(办事处经理张研加注的意见是:请加强对慈祥医院张医生的费用投入!):医药代表李平登录系统,可以看到办事处经理的审阅后反应的消息(是否反应,系统可以自由设定):1.4.3拜访分析未提交拜访记录的业务员查询(可以查义某一天有哪些代表没交,也可以查询一个代表有哪几天没有交):一个医药代表本月拜访了哪些客户的查询:一个医生被拜访的历史:拜访频率分析,用于分析医药代表是否按规定的拜访频率拜访了医生。拜访效果分析,花了多少费用,取得了多少销售。2纯销管理2.1纯销管理概述纯销,就是纯粹的销售,即终端销售,完成销售全过程的销售。我们知道,厂家把商品卖给分销商后,分销商还要再卖给终端商,终端商再卖给消费者,商品销售的全过程才得以完成。我们把完成了销售全过程的销售称作纯销。纯销管理理论认为,商品只有被最终用户消费掉,厂家的销售风险才最终解除。纯销这个概念在医药行业普遍使用。准确的核算纯销,就必须做商品的流向跟踪,流向跟踪的过程,也就是管理客户库存的过程。因此我们也可以利用纯销管理软件管理客户库存。纯销管理的流程图如下:流程说明:销售发货时,在纯销系统中直接生成出库跟踪单,增加分销商库存,如果客户是终端商生成直销单,增加终端商(比方医院、药店或超市、卖场)的库存;一级分销商(一级承销商)将商品卖给二级分销商(二级承销商),减少一级分销商库存增加二级分销商库存;一级分销商或二级分销商(一、二级承销商)将存货卖给终端商(医院或药店),减少分销商库存,增加终端商库存,通过上述跟踪,存货进入了销售终端;终端商将存货卖给消费者实现纯销,实现纯销的同时按终端费用政策计提终端支持费用〔有些企业称作市场开发费、推广费、宣传费、临床费、促销费等〕。2.2渠道管理纯销管理的渠道在医药行业是指药品从厂方流经医药商业公司、药店、医院,最终被病人消费的物流通道。渠道管理的内容包括渠道档案管理,渠道结构管理,渠道能力管理等。2.2.1渠道结构纯销管理的渠道是指药品从厂方流经分销商、终端商(如医院、药店、超市、卖场),最终被消费者购置的物流通道。渠道结构表现为一个上游成员嵌套多个下游成员,一层套一层,多层叠加。比方某一级医药公司下嵌套两家二级医药公司6家医院,某二级医药公司下又嵌套3家医院。医药公司都是分销商(一级或二级分销商),医院和药店都是终端商。通过渠道级次维护功能系统自动维护各渠道成员在渠道结构体系中所处的层级,即一级渠道、二级渠道、还是末级渠道(级次不设限)。绝大部份药品是在渠道成员内流动并最终实现纯销,但在药品销售的全程中,难免有小部份药品流到渠道以外的经营实体(即未纳入渠道管理的实体,如小医药小药店),为了总括处理与反映流出渠道外的药品,可在渠道结构中设立“散户〞的渠道成员。渠道结构在流向跟踪单保存时被用于判断药品是否在指定的渠道体系内流向,如果跨渠道流向系统会自动报警,以及时发现异常的流向。在渠道现存量表、渠道台账、纯销明细表等多张报表中可按渠道结构展开查询,如查询某个医药公司及其所属下游渠道成员的当前库存量和纯销业绩等。2.2.2渠道能力渠道能力反映渠道对药品的通过能力。渠道能力包括规划月销量、历史最高月销量、上年实际销售、核定最高库存量、最低库存量等资料。渠道能力中的规划月销量由用户输入,历史最高月销量、上年实际销量由系统自动维护,帮助用户积累重要的客户历史资料。通过渠道能力维护功能维护历史最高销售量和销售额。渠道能力中的最高库存量、最低库存量,在报表[渠道超储短缺分析]中被引用,通过与实际库存量的比拟,判断渠道成员的库存超储或短缺。渠道能力中的最高库存量、最低库存量、历史最高销售量/销售额,上年销售量/销售额,在报表[客户流失及进货停滞分析]中被引用,作为评判客户流失对市场造成的负面影响。2.2.3客户分管客户分管,全程记录一个客户的某个药品在不同时期的分管部门和分管业务员。比方,医院0101的A药品,在2007年1月1日至2007年10月31日,由业务员王美玲分管,2007年11月1日起改由业务员唐朝分管。全程记录客户〔可明细到药品〕不同时期的分管业务员,实现客户分管历史可追溯,对考察业务员的营销能力客户分管单与按客户+存货编制的纯销方案结合,当业务员流动时,实现纯销方案的自动调整。(详细见纯销方案的相关描述)2.3流向管理商品流向跟踪的起点是销售出库,终点直达终端纯销实现。客户库存管理帮助用户管理渠道中的一级经销商、二级分销商、终端商(如医院、药店、超市、卖场、酒店等)的库存收发存。2.3.1出库跟踪单出库跟踪单是记录厂商将商品卖给分销商(如医药公司、烟酒批发商)的销售业务的专用单据。出库是指销售出库,跟踪是指增加客户库存以实现流向跟踪。出库跟踪单保存时,增加分销商(如医药公司)的可用库存。出库退回业务,在出库跟踪单中以负数表示,出库退回时减少分销商的库存,检查渠道是否超可用量退回。纯销管理与用友的库存管理无缝链接。在纯销管理模块与用友库存管理模块集成使用时,库存管理模块的销售出库单于审核时自动在纯销管理模块中生成出库跟踪单。出库跟踪单还可以从excel表中导入生成,该功能可帮助用户实现与第三方产品的数据集成,比方某用户目前在用第三方的进销存软件,只要该第三方软件能将数据导入到excel表中,再按纯销管理系统提供的模板稍作加工即可实现数据导入。2.3.2直销单直销单是记录厂商将商品直销给销售终端(医院、药店或超市)的销售业务的专用单据。纯销确认模式分为进货模式和实耗模式。进货模式是指药品卖给终端就作为纯销,实耗模式是指药品卖给医院仍不作为纯销,必须是医院将药品用于病人被实际消耗掉才作为纯销。如果纯销确认模式是进货模式,直销单相当于纯销单,确认直销业务实现纯销,如果纯销确认模式是实耗模式,直销单相当于出库跟踪单,增加终端商库存。2.3.3流向跟踪单流向跟踪单是记录商品在分销商(医药公司)之间或分销商与终端商之间流向的专用单据。流向跟踪单保存时减少流出方的库存量,增加流入方的库存量。流向退回业务,在流向跟踪单中以负数表示。流向跟踪在保存时分别流出方和流入方库存可用量控制。纯销管理提供流向导入的excel表标准模板,业务代表在取得商业客户药品流向的电子文档后,按标准模板稍作加工,即可顺利导入纯销管理系统并按规那么生成流向跟踪单。分销流向导入功能大量节约日常单据处理工作量。商品的流向跟踪,支持按批次跟踪和保质期管理。支持按出库跟踪入库,即在出库时指定出的是哪一批的进货。无论药品在渠道流经多少环节,都可以清晰跟踪出最初的客户(一级商),和销售出库单号、销售出库单日期、销售出库价格等。可以记录药品在渠道中流动的实际流水时间。可以由业务员在线填写上报数量后,通过审批流,物流专员予以确认流向数量。纯销管理对渠道库存(客户库存)的价值提供多种角度的计量,可按参考本钱、参考售价、标准价格、实际销售价格。如果用户需要核算精确的纯销价值,可选择按实际的出厂价格进行价格跟踪。控制药品在规定的区域内和渠道内流向,纯销管理系统在保存时可实时检查,流向是否跨区域和是否跨渠道,并给予提示,事后还可通过渠道调窜货明细表和渠道调窜货统计表追溯调窜货情况。2.3.4库存调整单用于调整(调增或调减)渠道成员的库存。这项工作一般在发现客户库存异常并盘点确认后进行。2.4纯销管理2.4.1纯销方案纯销方案,在很多企业也称作纯销指标或纯销任务。纯销管理软件提供两种模式的方案编制。一种是传统模式:即按部门+业务员+渠道+存货的任意组合的方案编制。这种方案编制模式的优点是:特别适合按部门制定方案的企业,或者是业务员队伍比拟稳定按业务员制定方案的企业。可以编制多个版本的纯销方案,比方把方案分作确保目标和奋斗目标。也可以编制层层加码的纯销方案,比方公司向大区下达方案100万,大区加码20万后向所属办事处下达120万方案。缺点是:很多行业业务员流动频繁,按业务员编制方案,业务员一旦流失,方案调整的工作量会很大。另一种是自动调整模式:即按客户+存货制定纯销方案,再根据客户分管关系把方案自动分配给业务员。方案编制的自动调整模式的根本原理是:客户的方案=∑〔负责的各个存货的方案〕。业务员的方案=∑〔负责的各个客户的方案〕。办事处的方案=∑〔所属的各个业务员的方案〕。大区的方案=∑〔下辖的各个办事处的方案〕。方案编制自动调整模式最大的好处是,在业务员发生流动时,无需调整方案,只需要调整客户分管关系,方案就自动调整到位了。比方业务员张三分管5家医院,每个医院20个品种,张三于3月底离职,4月初张三分管的医院分配给李四2家、王五3家。我们只需要把这5家医院的分管业务员从4月份分别修改为李四和王五即可,只需5个操作,系统就自动把这五家医院4月份以后的方案分配李四和王五。而如果按第一种模式编制方案,方案调整的工作量是:把张三分管的5家医院各20个品种的4到12月方案改为0(这需要800个操作:5家医院*20品种*8个月=800),再分别为李四新增2家医院各20个品种(这需要320个操作:2家医院*20品种*8个月=320),王五新增3家医院各20个品种的4到12月方案(这需要480个操作:3家医院*20品种*8个月=480)。一共需要1600个操作才能完成。这是巨大的工作量,没有一天时间是调整不完的。因此,方案编制的自动调整模式,特别适合业务员流动频繁的企业。当然,一个企业可以同时使用这两种模式编制方案,比方按传统模式编制部门方案,按自动调整模式编制客户方案通过分管关系分配给业务员。纯销方案,支持手工直接填制,也支持从excel表中导入。2.4.2纯销单纯销单是反映销售终端完成商品销售全过程中的最后一环,即终端销售完成的专用单据。在医药企业即经统方确认被患者购置。纯销管理软件的纯销确认模式分作进货模式和实耗模式。所谓进货模式:即只要商品进了渠道终端(医院、药店、超市、酒店)就界定为实现了纯销。所谓实耗模式:即进了终端还不算纯销,而是经过统计消耗(终端销售)确认被最终用户(消费者)购置才界定为实现纯销。在同一账套中同时支持进货模式和实耗模式。在实耗模式时,纯销单保存时减少终端商的库存,作可用量检查。纯销退回业务,在纯销单中以负数表示。纯销单的填制,可以手工填制,也可以依据excel表导入,也可以短信导入。系统提供标准的excel表模板,由业务员将从终端商取得的消耗按模板整理后,导入到纯销系统自动生成纯销单。终端纯销导入功能大量节约日常单据处理工作量。2.4.3终端费用计算纯销管理提供灵活的终端费用计算提取方法,终端费用的计算一般需要解决三个问题,即:时间(什么时间计提)、多少(提成金额是多少)、谁(给谁的提成)。终端费用,在有些企业称作促销费、宣传费、开发费、临床费。时间(什么时间计提):用户可以在以下方法中选择其中一种:终端进货时,终端进货时+收回货款,终端销售时,终端销售时+收回货款。多少(提成金额是多少):纯销管理提供灵活的终端费用政策体系,包括按存货、按渠道类、按渠道定义终端费用政策。用户录入单据时可自动匹配恰当的费用政策,无需人工查找,提高工作效率,减少过失。谁(给谁的提成):可以为业务代表计提,也可以是给客户联系人计提。费用报销单可以参照纯销单上提取的终端费用自动生成,系统做总额控制,即报销的终端费用不得超过提取数。终端费用还可以进一步分解生成多个费用类别,比方再细分为终端代表提成、办事处经理提成、办事处公共费用、医生处方费等。费用进行细分后,再经费用报销单报销支付。2.5客户库存报表渠道现存量表,查询渠道成员中各级客户的库存的现存数量和可动用数量情况。流向明细表,反映存货在渠道中流向的明细情况,包括实际发生流动的时间,从哪儿流向哪儿等信息。渠道台账,即客户库存台账,清晰反映每笔存货从哪里流入,又流出到哪里去。可以联查单据。渠道收发存汇总表,供各渠道成员的库存收发存汇总表,即渠道各存货的流入、流出和结存的总括情况。用户可以通过对报表相关列的隐藏,得到专门反映各渠道的进货,进货退回,各渠道的销货、销货退回等样式的报表。渠道收发存趋势分析表,逐月反映渠道的收发存动态。用户可以通过对报表相关列的隐藏,得到渠道的进货(收)趋势,销货趋势,库存趋势。渠道保质期分析,提供渠道各环节(分销商、终端商)库存存货的保质期过期、到期、期内等分析。调货窜货明细表,按渠道的分管部门不同来查询存货在渠道间的调窜货明细情况。即药品从一个部门〔区域〕调入或窜入另一个部门〔区域〕。调货窜货统计表,按渠道的分管部门不同来查询存货从一个区域调窜到另一个区域的总数。一般而言,发货数是考核区域工作的重要指标,但调窜货的发生,使发货考核丧失了它的客观公正,我们可以据此表提供的调窜货对发货数作调正:净发货数=发货数-净调窜出数。渠道超储短缺分析,将核定的最高库存和最低库存与实际库存比拟,分析库存的超储与短缺情况。2.6纯销分析报表纯销明细表,提供纯销数量与金额及终端费用的明细报表。终端费用明细表,提供终端费用的提取、已确认等待支付和实际支付的明细表。纯销趋势分析表,提供纯销趋势分析(按进货量或出货量),可按部门、业务员、客户(医院)、客户联系人(如医院的医生)、存货、存货分类、客户分类、客户级别、行业分类等多角度做趋势分析。纯销结构分析表,提供纯销结构分析(按进医院数量或出医院数量),可按部门、业务员、客户、客户联系人(如医院的医生)、客户分类、客户级别、行业分类等多角度做纯销结构分析。纯销方案完成情况分析,包括实际业绩与同期方案的比拟,也包括实际业绩与年度方案的比拟。客户指标完成情况分析,按客户+存货定义纯销方案时,结合客户分管关系,对终端商(也可以是分销商)做指标(方案)完成分析,即本期进货业绩与本期进货指标、累计进货业绩与累计进货指标、累计进货指标与全年进货指标的比拟。终端流失及进货停滞分析,分析终端客户流失或进货停滞及其给市场带来的损失。流失的判定:1、人为指定客户流失。2、人为指定客户某个品种流失。3、查询条件中规定的时间长度内未有进货。这个时间长度由用户在过滤条件中确定〔停止进货日期〕。销售量与医院数量统计(专门为医药行业开发,在其他行业可以比照使用),一定时期内销售量(指销售给医院的量)在一定销量区间的医院数量统计。比方3月份销售A药品在1000-1200合之间的医院数量及其分布。3费用管理3.1费用管理概述费用,是企业控本降耗,提高企业经济效益的重要控制指标。在医药行业,费用控制比本钱控制具有更重要的意义。比方制药企业,费用大约占到销售收入的比重50%左右,而本钱只占销售收入一般缺乏10%。根据会计学重要性原那么,显然在制药行业费用控制远比本钱控制重要得多。费用控制只是费用管理的一个方面,费用管理的重点不在控制,更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。?费用管理?管理的费用范围包括销售费用和管理费用。?费用管理?为用户提供费用预算的编制,费用报销的支付,费用报销的预算控制,费用的投入产出效果分析等功能。流程说明:编制费用预算,费用预算可以手工录入,也可以从excel表中导入,还可根据纯销或回款直接计提生成费用预算。费用预算在审批后下发执行。由业务员提出费用申请,费用申请受费用预算控制,即只能在预算内提出费用申请。一般而言,市场费用才需要走申请流程,象日常费用报销多简化处理,直接填费用报销单。有的费用申请需要进一步签订费用合同,比方在药店或超市要举办某个市场活动,经常需要与药店或超市签订一个费用支持合同,即药店或超市配合举办某个市场活动,厂家给予一定的费用支持。对于需要签订费用合同的,依据费用申请单生成费用合同单。费用合同,也可以手工填制。费用合同同样受费用预算的控制。经审批后的费用申请单(不需要签订费用合同的)、费用合同单,可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金,也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证,传入用友总账模块。从费用费用申请到费用报销各环节,都可以设置审批流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人,可以按超预算金额大小设定审批人,可以按预算工程、费用管理类、客户、部门、报销人等多角度设置审批人。3.2预算管理3.2.1费用预算单可以灵活定义预算工程,可以为不同的预算工程指定不同的编制口径(按部门+业务员+客户+工程多种组合)。费用预算的手工录入费用预算单;在excel表中先行编制费用预算再导入到费用预算单中;在纯销实现时,按规那么在纯销单中计提可用费用,自动生成费用预算单;在回款时,按规那么在回款提成单中计提可用费用,自动生成费用预算单。支持预算调整,可以调增,也可以调减。3.2.2预算控制可以定义费用管理类与预算工程的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算工程。比方可以把预算工程定义为办事处日常费用,费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算工程。费用报销时,只要录入费用管理类,系统就可以自动匹配带入默认的预算工程。默认的预算工程可以修改,用于调剂余缺。根据选项,当月的预算结余或预算透支可以转入下月。预算控制力度分为超预算时提醒,超预算时强制终止,不控制等选项。绝大多数企业,都是超预算时不容许保存单据,但也有少数用户要求超预算走审批流审批使用,U8费用管理软件同时支持这两种模式。预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人,提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反应给提交人,提请按审批意见修改。下列图为审批的反应信息:3.3费用拨付处理公司财务向营销财务,营销财务向大区或办事处划拨款项的专用单据。在医药企业,一般在公司账套之外再设立一个营销财务的账套,营销财务管辖的各个大区、办事处还会在所在地银行开设备用金账户。营销财务需要系统反映与公司账套间的资金往来,与大区、办事处的资金往来。可以根据活动申请单、活动报销申请单和医院开发申请单、医院开发报销申请单批准的划拨额向办事处拨款。3.4借款管理借款单是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。可以多角度记录借款用途,包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、工程(如某项市场活动,进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。可以直接选择借款单还款,支持屡次还款,支持一个员工替另一个员工还款。可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款。借款明细表,详细反映员工借款和还款情况。3.5费用管理3.5.1费用申请单费用申请单是业务代表提交费用的使用申请,以及费用申请的多级审批的专用单据。应用场景:业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动,先提出费用使用申请,申请金额2000元,按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后,申请可以付诸实行。费用申请提出时占用预算额度,根据选项,超预算时单据不能保存,或超预算时可以走审批流申请审批。3.5.2费用合同单费用合同单是用于记录厂家与客户(主要是药店、超市)签订的费用支持合同的专用单据。应用场景:业务代表提出的在某药店举办的市场宣传活动,经领导审批后,业务代表与药店洽谈实际达成支持费用为1800元,即某药店配合厂家做市场宣传活动给予的费用支持是18000元,双方签订费用支持合同。费用合同单可以手工填制,也可以参照费用申请单生成。费用合同单保存后占用预算预算额度,超预算时可以走审批流申请审批。3.5.3费用报销单费用报销单是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据。费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户。比方报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员,报销的市场支持费用结算对象是客户(比方药店、超市)。费用报销单是费用管理模块的核心单据,可以手工填制,也可以从excel中导入生成。还与多个模块的多张单据有接口关系,接口关系图如下(即:可以参照这些单据生成费用报销单):费用管理模块为费用提供两种分类方法:一是费用管理类,只用于内部管理,不对外,二是费用会计类,用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如:学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等;将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合,既真实记录灰色支出,又有效抹平灰色支出痕迹,将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比方:临床费是一种敏感的费用,但在药品销售中却又必不可少。临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的,但这些费用还得想法报销入账,实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账,但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少。用户可以根据管理的实际需要,按部门+业务员+客户+预算工程设定不同报销金额的审批流程,按部门+业务员+客户+预算工程设定超预算的审批流程。实现对费用发生全过程的有效管理。费用报销款项的支付对象可以是业务员,也可以是客户,可以支付现金(银行存款)也可以用于抵还之前的借款。3.5.4费用调整单费用调整单主要用于录入直接在会计部门入账,而营销账套中未能及时反映的费用。比方固定资产折旧,一般在会计部门计提并入账,但此费用又纳入营销业绩考核,就应该录入费用调整单。3.6会计处理可根据已审核的费用报销单、费用拨付单、借款单和还款单编制会计凭证,传入总账系统。费用报销单生成凭证时,根据科目设置中的费用科目设置取借方科目,根据结算科目设置取贷方科目。费用报销单编制凭证借什么科目贷什么科目,可自动匹配实现。费用拨付单、借款单、收款单、费用申请单和费用合同单,借贷方科目直接取自单据上的相关字段。假设需要将费用与总账分属两个账套,费用账套中编制的会计凭证可通过总账工具导入到总账的账套中,实现数据集成,减少凭证录入工作量。3.7费用分析费用明细表:反映费用发生的明细情况,是一张最根本的费用报销。可以明细反映各个业务员报销了多少费用,各个办事处报销了多少费用,也可以反映费用是因为哪个客户或哪个存货而发生。预算执行情况分析表:按月反映预算使用及结余或透支情况的分析报表。在预算范围内使用和报销费用,是费用管理的根本需求。抵票报销对照表:反映一个业务员用什么发票报销了什么费用。在实际工作中,由于有很多费用在发生时无法取得合法的报销凭据(比方给医生的临床费),一般由业务员自己找替代的发票来报销。这样在账上记录的全是按替代发票的口径记录的账务,无法知道费用的真实用途。企业需要把账务上的记录再复原成真实的用途,因此也有称作费用复原的。投入产出分析,投入是指投入了多少费用,产出是指产出了多少纯销或回款,反映各分析对象(业务员、办事处、客户、存货)的花钱效果。可查询新开发客户的投入产出情况,可对投入的费用(如市场开发费)做产出纯销的跟踪。投入产出分析在管理上有重要的作用,比方各种存货的投入产出效益是不一样的,有的存货每投入一元钱,可能纯销额就会有较大的窜升,而有的存货对投入费用缺乏敏感,投的费用再多,可能纯销额也不会有大的改观。比方对部门的投入产出分析,我们就可以知道哪些区域的花钱效果最好,哪些在平均线以上,哪些在平均线以下,实现对部门作出客观而公正的奖惩。费用管理模块还提供如费用趋势分析、付款明细、预算台账、预算控制、借款账龄分析等多张分析报表。4业务应收管理4.1业务应收概述业务应收是相对于财务应收而言的。用友的?应收款管理?模块核算的是财务应收款,?业务应收?模块对发货单做回款核销,核算的是业务应收款。财务业务一体化的难点是财务应收与业务应收的一体化。在先发货后开发票企业中,会计部门按照发票核算财务应收款,销售部门按照发货单核算业务应收款。两个应收款是经常的不一致,但是差的是哪些发货单,哪些发票、哪些回款,哪些代垫款项,却没方法闹明白。ERP的售前参谋遇到这样的问题总是无奈的回避和绕着走。这是ERP用户之痛,也是ERP厂商之痛。企业选择先发货后开发票,一般而言,就是为了延期纳税。但是未开发票的发货单没有纳入标准的账务体系,完全依靠人的良好职业操守和工作零过失来保证业务应收的资产平安,企业往往得不偿失。因此,实现财务应收与业务应收的一体化管理,确保资产平安,是一项非常紧迫的工作。?业务应收?必须与用友U8的?销售管理?、?应收款管理?模块集成使用。?业务应收?还提供回款方案的编制,考核各主体(部门、业务员、客户、存货)回款方案完成情况。业务应收流程图:流程说明:收到货款后,如果用户对发票做核销,系统会自动把发货单核销掉。(适用于发货并已开发票)在收到货款时先核销了发货单,后开发票,在发票审核时自动继承发货核销痕迹把发票核销掉。(适用于收到货款时发货未开发票)支持对发货单做特殊核销,比方赠品发货、样品发货、发货后确认坏账的发货单核销。也支持从发货到发票从发票到收款的价格变化的核销(分别作为商业折扣和现金折扣处理)。根据发货核销形成的销账单,结合返利政策给客户做销售返利(包括回款返利和任务返利)。根据发货核销形成的销账单,结合提成政策和奖罚息政策给业务员计算回款提成和奖罚息。提供业务应收台账等丰富的分析报表。4.2发货核销4.2.1销账单销账单是记录发货与回款核销详细情况的专用单据。与应收模块的发票核销不同,发货核销的工作成果以可视化的单据作为载体,更形象直观。销账单可以参照收款单和发货单录入。支持发票对于发货单的高开或低开,在销账单作为商业折扣处理;支持收款对于发票的多少或少收,在销账单中作为现金折扣处理;支持异客户核销;支持一笔发货屡次收款,或一笔收款与多笔发货核销。4.2.2发货核销与发票核销互动应收款管理模块对发票做回款核销,业务应收模块对发货做回款核销,用户会不会因此而增加核销的工作量呢?不会!因为发货的回款核销与发票的回款核销,两个核销功能是互动的。如果用户在收回货款时,已经开据发票,建议用户对发票做回款核销,系统会自动的把发货单核销掉。如果用户在收回货款时,没有开据发票,并且在未来的一段时间内不打算开据发票,用户也可以先核销发货单,未来开发票时,在发票审核时自动继承发货核销痕迹把发票核销掉。继承时判断核销的发货单价和发票单价的一致(考虑商业折扣和现金折扣因素),只有一致的才继承。发货核销与发票核销是否互动,由选项控制。用户也可以通过选项,设置成不互动,即发货单的回款核销,与发票的回款核销各做各的。特别说明:使用?业务应收管理?,用友的?应收款管理?模块在初始化时,务必把应收期初余额录入期初发票中,而不是期初应收单!4.3回款方案制定回款方案,并考核回款方案完成,是绝大多数企业单位的重点考核内容,但用友的标准产品中却一直缺失这局部内容,为此,业务应收模块提供回款方案的编制和回款方案的完成分析。提供部门+业务员+客户+存货的任意组合的回款方案制定。可以编制多个版本的纯销方案,比方把方案分作确保目标和奋斗目标。也可以编制层层加码的纯销方案,比方公司向大区下达方案100万,大区加码20万后向所属办事处下达120万方案。4.4业务应收报表为了帮助客户管理好业务应收款,业务应收模块还提供丰富的分析报表:业务应收台账:明细反映发货回款,发货开发票,发票回款的报表。客户对账函:以发货回款核销为根底的可以直接打印用于与客户核对往来欠账的报表。回款周期分析表:以发货核销为根底对发货单的回款天数做分析并落实到各个周期区间段的明细报表。发货账龄分析表:包括期初欠款余额、本期发货、本期回款、期末欠款余额等栏目,对期末欠款余额做欠款天数分析并落实到各个账龄区间段的明细报表。回款趋势分析表:以发货核销为根底对收回的货款按月排列的回款趋势的明细报表。回款结构分析表:以发货核销为根底对收回的货款按品种排列的回款结构明细报表。回款指标完成分析表:反映各个办事处、代表、品种回款指标完成情况的明细报表。发货结构分析表:以发货单为依据,分析发货产品的构成的明细报表。发票结构分析表:以销售发票为依据,分析发票的产品结构的分析报表。发货未开票结构分析表:发货未开票,是指在查询截止日未开发票的发货数量和金额。是查询截止日期不是当前日期。比方当前日期10月10日,但您可能需要查询在9月30日时的发货未开票的数量和金额。5销售提成医药企业的销售提成,常见有四种模式:一是终端计提模式,即在药品流入终端时计提并支付(该模式在纯销管理模块已经介绍);二是回款计提模式,即在收回货款后计提并支付;三是回款并终端模式,即收回货款时计提,在药品流入终端时才支付;四是按指标完成情况计提并支付。此处讲的销售提成,泛指销售费用的计算提取,也可以专指医药代表的个人奖金计算。5.1回款提成5.1.1回款提成概述依据收回货款的发货单即销账单,计算回款提成(包括奖罚息),并根据药品流入终端的时间先后划拨给各岗位人员(可细分为多个费用类别)。回款提成可以用以下公式表示:毛提成金额=(回款单价-结算单价)*回款数量*差价分成率+结算底价*回款数量*底价提成率+回款数量*数量提成单价差价税=回款数量*〔回款单价-厂定销价〕*差价税率%。公司提留=回款数量*(回款单价-厂定销价)*公司提留%。提成金额=毛提成金额-差价税-公司提留+调整金额。奖罚息是指提前收回货款奖励利息,超期收回货款罚利息。终端划拨,是指按药品流入终端的时间先后,将回款提成划拨分解到各岗位各费用类别中,形成可用费用(有些企业称作资金池、费用池)。回款提成的流程图:流程说明:定义回款提成政策,回款提成政策包括结算底价、厂定销价、差价分成率、底价提成率、数量提成单价、差价税率、公司提留率等内容。定义奖罚息政策,包括多个时间段的提前天数及其对应的奖息率,多个时间段的超期天数及其对应的罚息率。定义费用划拨政策,即在药品流入终端后,将回款提成划拨给各岗位并细分到各费用类别中的政策。提供按回款提成划拨,回款数量划拨、回款金额划拨等多种方式。根据销账单及回款提成政策、奖罚息政策,自动生成回款提成单,对计算结果用户可以调整。跟踪药品流向至销售终端(医院或药店),根据流入终端的流水时间先后,将回款提成顺序划拨给该终端分管代表(业务员)及各级分管部门领导(比方办事处经理、大区经理)。每个岗位还可以细分为多个费用类别,比方划拨给业务员的费用再细分为个人奖金、差旅费等。参照回款提成划拨单生成费用预算单,费用报销时控制使用。5.1.2回款提成政策提供灵活的回款提成政策的制定,回款提成政策覆盖了所有按回款计算销售提成的各种可能。可以按差价分成模式制定回款提成(超过结算底价以上的回款按一定百分比分成给业务员);可以按回款金额的一定比例制定回款提成;可以按回款数量计算回款提成;可以按结算底价计算回款提成;可以制定标准开发票价格,对超此价格以上的回款扣除差价税或公司提留等。不同的办事处,同一办事处中不同政策组,同一政策组中不同业务员,可以执行不同的回款提成政策。5.1.3奖罚息政策为了鼓励业务员尽早收回货款,企业常用的方法就是提前收回的给予奖息,超期收回的给予罚息。可以按回款天数定义奖息或罚息的条件。奖罚息可根据超期或提前天数分段采不同利率计算。结合奖罚息政策结算出提前回款奖息或迟延回款罚息。5.1.4回款提成单根据发货回款核销形成的销账单上记载的详细的发货和回款记录,结合回款提成政策,结合奖罚息政策,结算出业务员应得的回款提成和奖息或罚息。其中回款提成可以分解成以下局部:差价提成额,也有称作差价分成额的。即按回款的差价的一定比例给业务员计算提成。有两个特例,一是当结算底价为0时,也就是不扣减底价,也就是按回款全额计算提成。二是差价分成率是100%,也就是不做分成,也就是差价全归业务员所有。数量提成额,即按收回货款的数量计算提成,比方每一盒(瓶)计算10元提成。可以规定大于等于公司底价才计算提成,小于公司底价不计算提成。底价提成额,按收回货款的结算底价给业务员计算提成。以上是回款提成的计算。有些企业根据回款计算的提成就可以直接支付了。有些企业还需要对回款提成,按药品流入终端的先后进划拨,并在划拨时分解成多种费用类别。如果是这样的需求,请看以下主题:5.2.1回款提成在药品流入终端后,将回款提成划拨给各岗位并细分到各费用类别中的政策。系统预置55个费用类别,用户可以根据自己需要随便修改费用类别名称。5.2.2将回款提成单上的待划拨回款提成,按终端+政筹划拨分解到各个岗位人员和各个费用类别。所谓终端,是指药品流向终端的记录,所谓政策,是指费用划拨政策。5.2.3根据药品经分销商流入终端的流水记录,将回款提成单上计算的提成金额确认可以支付,并分解到各个费用工程的专用单据。回款提成划拨单转入费用管理模块的费用预算单中,进行实际的费用报销支付。5.3指标完成提成5.3.1指标完成提成概述根据指标完成情况计算销售提成。所谓指标,在很多企业也称作方案,或者叫任务,比方纯销指标,也称作纯销方案,或纯销任务。回款指标,也称作回款方案,或回款任务)目前版本关联的指标有:保底量、纯销完成率、纯销完成率+回款完成率。纯销,是医药、烟草等少数行业特有的概念,是指终端销售,比方药厂把药品卖给医药公司,医药公司再卖给医院,医院再卖给患者。医院卖给患者,称为纯销。流程说明:在费用管理类档案中定义需要计算的提成类别,提成类别不受限制可以根据需要任意定义,比方代表月奖、代表季奖、临床费,医院开发费等。定义指标提成政策,可以按提成类别+存货定义是否关联指标(不关联、关联保底量、关联指标完成率),是否进行平衡补差。根据当期纯销量结合指标提成政策,计算当期的销售提成。不关联指标的,按纯销量直接计算提成(比方医生临床费);关联保底量的,完成保底销量的才计算提成,没有完成保底销量的,不计算提成(比方代表月奖);关联指标完成率的,根据完成率取得不同的提成单价计算提成(比方代表季奖)。支持销售提成的平衡补差,根据平衡期纯销指标完成率和提成政策,计算提成的平衡补差。比方提成政策规定业务代表指标完成率达100%以上的,按10元/盒计算月奖,完成90%-100%按7元/盒计算月奖,年底进行平衡补差。假设业务代表张平2月份的指标完成率是93%,根据提成政策,张平2月份的月奖暂按7元/盒计算,但张平全年的指标完成率是106%,大于100%,年底平衡补差时应将2月份补提月奖3元/盒。将销售提成支付给各岗位人员(比方业务代表、办事处经理、大区经理等)。5.3.2指标提成政策提供按提成类别+部门+政策组+存货的指标提成政策制定。支持对多个提成类别计算提成,比方临床费、市场开发费、代表月奖、代表季奖、经理季奖,提成类别由用户自由定义。销售提成可以关联保底量,可以关联纯销指标完成率,可以关联回款指标完成率,也可以不关联任何指标。可以设定是否做平衡补差,比方全年做一次平衡补差,或者是半年做一次平衡补差。所谓平衡补差,是指各期比方2月份因业绩不佳而少计提甚至没计提奖金的销售业绩,在整个奖金考核期内比方1-6月因整体业绩完成较好,而把各期少计提的奖金给予补回的政策。提成对象可以是普通的业务员,也可以是办事处主任〔经理〕。5.3.3指标提成单根据指标完成情况给业务员计算销售提成的专用单据。当期提成计算:按提成政策计算当期应享受的提成。可以设定只有完成销售保底量才计算提成,否那么不计算提成。可以按指标完成率设定不同的提成比例,完成率〔也就是业绩〕越高提成也越高。举例:A产品的提成政策关联的是保底量,月保底销量800盒,完成保底量按8元/盒计算提成,但张研在2月份只完成790盒,没有完成保底量,故张研销售A产品在2月份不享受提成;B产品的提成政策关联的是纯销完成率,纯销完成率在100%以上时按10元/盒计算提成〔为标准提成单价〕,完成80%-100%时按6元计算提成,完成70%-80%,按3元计算提成,完成70%以下不计算提成,张研在2月份的纯销指标完成率是87%〔方案1000盒,业绩870盒〕,故张研销售B产品在2月份只享受按每盒6元计算提成〔比标准提成单价少4元〕,即870盒*6元/盒=5220元。平衡补差计算:确定之前各期因业绩不佳按政策少计算的奖金是否应该补齐。举例〔依前例〕:政策规定每半年做一次平衡补差,结果张研在上半年的A产品月均销量大于800盒,故要将2月份没有计算提成的全部补回,即790盒*8元/盒=6320元,B产品完成率也大于100%,故将2月份每盒少计算的4元补回,即870盒*4元/盒=3480元。6销售返利6.1回款返利与任务返利6.1.1回款返利与任务返利概述所谓回款返利,是指按回款所在的回款时间区间给予计算返利,比方30日内回款给3%的返利,31到60天给予2%返利,61到90天给予1%返利,超91天不给返利。回款返利可以鼓励客户尽早回款。所谓任务返利,是指于年初给客户制定一个回款任务,完成回款任务就给予一定的返利,未完成就不给返利。比方年初给A客户的回款任务是100万,如果完成那么于年底给予3万的返利,如果未完成即使完成回款99万仍不能享受返利。可以是年任务,也可以是半年任务,也可以是季任务,也可以是两月任务,或月任务。流程说明:按回款区间定义回款返利政策,比方30日内回款给3%的返利,31到60天给予2%返利,61到90天给予1%返利,超91天不给返利。可以按金额返(%),可以按数量返(元/个)。根据销账单和回款返利政策,计算回款返利。回款返利计算时,经常会遇到自扣,即客户在打款时自行将该享受的返利扣下。计算返利金额时,先计算返利,再把自扣金额刨掉。即:返利金额=(回款数量*按数量返)+(回款金额*按金额返)+调整金额-自扣。定义任务返利政策,可以按客户定义一个总任务,也可以按客户+存货定义分任务。可以按金额返(%),可以按数量返(元/个)。根据销账单和任务返利政策,计算任务返利。将回款返利和任务返利支付给客户,可以屡次支付。6.1.2回款返利政策按客户+存货的回款区间定义回款返利政策,比方30日内回款给3%的返利,31到60天给予2%返利,61到90天给予1%返利,超91天不给返利。可以按金额返(%),可以按数量返(元/个)。6.1.3回款返利单根据发货回款核销情况结合回款返利政策计算回款返利的专用单据。回款返利计算时,经常会遇到自扣,即客户在打款时自行将该享受的返利扣下。计算返利金额时,先计算返利,再把自扣金额刨掉。即:返利金额=(回款数量*按数量返)+(回款金额*按金额返)+调整金额-自扣。6.1.4任务返利政策定义任务返利政策,可以按客户定义一个总任务,也可以按客户+存货定义分任务。可以按金额返(%),可以按数量返(元/个)。6.1.5任务返利单比方给客户制定一个年回款任务(也可以是季回款任务或月回款任务,时间长度不限制),只有到达回款任务才能享受到的返利。可以是给一个客户制定总任务,也可以是给一个客户的各个品种制定分任务。可以按数量返利,也可以按金额返利。6.2高开返利6.2.1高开返利概述高开返利,是指处理应客户要求高开发票价格而形成的发票价与发货价的差额,并将该高开差额向客户返还。发货客户与发票客户可以一致,也可以不一致。即支持如下业务:将货发给A,应A的要求将发票高开给B,收回B的款后,将多收的

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